Handboek voor Adobe Acrobat Sign
Nieuwe functies
Aan de slag
- Snelstartgids voor beheerders
- Handleiding om snel aan de slag te gaan voor gebruikers
- Bibliotheek voor videotutorial
- Veelgestelde vragen
Beheerder
- Overzicht Admin Console
-
User Management
- Gebruikers toevoegen
- Op functies gerichte gebruikers maken
- Controleren op gebruikers met provisioningfouten
- Naam/e-mailadres wijzigen
- Groepslidmaatschap van een gebruiker bewerken
- Een gebruiker tot een beheerdersrol bevorderen
- Typen gebruikersidentiteiten en SSO
- Gebruikersidentiteit wisselen
- Gebruikers verifiëren met MS Azure
- Gebruikers verifiëren met Google Federation
- Productprofielen
- Aanmeldingservaring
-
Begeleiding voor regelgevingsvereisten
- Toegankelijkheid
- HIPAA
- AVG
- 21 CFR deel 11 en EudraLex bijlage 11
- Klanten in de gezondheidszorg
- IVES-ondersteuning
- Overeenkomsten archiveren
- Overwegingen voor EU/VK
- Uw domein claimen
- Koppelingen voor het melden van misbruik
Overeenkomsten verzenden, ondertekenen en beheren
-
Opties voor ontvangers
- Een e-mailherinnering annuleren
-
Opties op de pagina voor elektronisch ondertekenen
- Overzicht van de pagina voor elektronisch ondertekenen
- Openen om de overeenkomst zonder velden te lezen
- Weigeren om een overeenkomst te ondertekenen
- Ondertekeningsbevoegdheid delegeren
- Een PDF van de overeenkomst downloaden
- Geschiedenis van de overeenkomst weergeven
- Berichten over de overeenkomst weergeven
- Een elektronische handtekening naar een geschreven handtekening converteren
- Een geschreven handtekening naar een elektronische handtekening converteren
- Door formuliervelden navigeren
- De gegevens uit de formuliervelden wissen
- Vergroting en navigatie van de pagina voor elektronisch ondertekenen
- De taal wijzigen die wordt gebruikt in de tools en informatie van de overeenkomst
- Juridische kennisgevingen controleren
- Cookievoorkeuren voor Acrobat Sign aanpassen
- Overeenkomsten verzenden
-
Velden in documenten opnemen
-
In-app authoringomgeving
- Automatische velddetectie
- Velden slepen en neerzetten met de authoringomgeving
- Formuliervelden toewijzen aan ontvangers
- De rol Vooraf invullen
- Velden aanbrengen met een herbruikbare veldsjabloon
- Overdracht van velden naar een nieuwe bibliotheeksjabloon
- Bijgewerkte authoringomgeving bij het verzenden van overeenkomsten
- Formulieren met tekstlabels maken
- Formulieren maken met Acrobat (AcroForms)
- Velden
- Veelgestelde vragen over ontwerpen
-
In-app authoringomgeving
- Overeenkomsten ondertekenen
-
Overeenkomsten beheren
- Overzicht pagina Beheren
- Overeenkomsten delegeren
- Ontvangers vervangen
- Documentzichtbaarheid beperken
- Een overeenkomst annuleren
- Nieuwe herinneringen maken
- Herinneringen voor beoordeling
- Een herinnering annuleren
- Toegang verkrijgen tot Power Automate-flows
-
Meer handelingen...
- De werking van de zoekfunctie
- Een overeenkomst weergeven
- Een sjabloon maken op basis van een overeenkomst
- Overeenkomsten verbergen/zichtbaar maken
- Een ondertekend document uploaden
- Bestanden en velden van een verzonden overeenkomst wijzigen
- De verificatiemethode van een ontvanger bewerken
- Een vervaldatum toevoegen of wijzigen
- Een opmerking toevoegen aan een overeenkomst
- Een individuele overeenkomst delen
- Delen van een overeenkomst ongedaan maken
- Een individuele overeenkomst downloaden
- De afzonderlijke bestanden van een overeenkomst downloaden
- Het controlerapport van een overeenkomst downloaden
- De veldinhoud van een overeenkomst downloaden
- Controlerapport
- Rapportage en gegevensexports
Geavanceerde voorzieningen en workflows voor overeenkomsten
- Webformulieren
-
Herbruikbare sjablonen
- US Government-formulieren in de Acrobat Sign-bibliotheek
- Een bibliotheeksjabloon maken
- De naam van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Het type van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Het machtigingsniveau van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Een gedeelde sjabloon kopiëren, bewerken en opslaan
- De verzamelde veldgegevens voor een bibliotheeksjabloon downloaden
- Eigendom van webformulieren en bibliotheeksjablonen overdragen
-
Power Automate-workflows
- Overzicht van de Power Automate-integratie en opgenomen rechten
- De Power Automate-integratie inschakelen
- Contextuele acties op de pagina Beheren
- Gebruik van Power Automate bijhouden
- Een nieuwe flow maken (voorbeelden)
- Triggers die worden gebruikt voor flows
- Flows van buiten Acrobat Sign importeren
- Flows beheren
- Flows bewerken
- Flows delen
- Flows in- of uitschakelen
- Flows verwijderen
-
Nuttige sjablonen
- Alleen beheerder
- Archivering van overeenkomst
- Archivering van webformulierovereenkomst
- Data-extractie van de overeenkomst
- Overeenkomstmeldingen
- Overeenkomst genereren
- Workflows op maat verzenden
- Gebruikers en overeenkomsten delen
Integreren met andere producten
- Acrobat Sign voor Salesforce
- Acrobat Sign voor Microsoft
- Overige integraties
- Door partners beheerde integraties
- Een integratiesleutel verkrijgen
Acrobat Sign Developer
- REST-API's
- Webhooks
Ondersteuning en probleemoplossing
Overzicht
Klanten in gereguleerde omgevingen moeten er mogelijk voor zorgen dat de naamwaarde die aan hun ontvangers is gekoppeld, consistent blijft gedurende de hele levenscyclus van de overeenkomst. Dit kan problematisch worden wanneer een naamwaarde wordt opgegeven en die naam verandert tijdens het ondertekeningsproces.
Een afzender kan bijvoorbeeld in zijn/haar account een ontvanger opnemen die ook een Acrobat Sign-gebruiker is. Het opnemen van een interne ontvanger levert een profiel op dat bekend is bij het Acrobat Sign-systeem, en op het moment dat de overeenkomst wordt verzonden, wordt de profielnaam van de gebruiker geïmporteerd in de auditrecords en op de pagina beheer.
Wanneer de interne ontvanger de overeenkomst opent, wordt zijn/haar profielnaam vooraf ingevuld in het handtekeningveld. Als de ondertekenaar niets doet, wordt zijn/haar naam als handtekening gebruikt en wordt het auditrapport gegenereerd met zijn/haar intern gedefinieerde naam. De ondertekenaar kan echter zijn/haar naam wijzigen binnen het handtekeningblok. Als de ondertekenaar dit doet, wordt de nieuwe naamwaarde vanaf dat moment gebruikt in het auditrapport en op de pagina Beheer.
Indien een klant het tussentijdse auditrapport onderzoekt om vast te stellen of het systeem aan de eisen voldoet, kan de wijziging van het tussentijds auditrapport in het eindcontroleverslag als niet-conform worden beschouwd.
Om dit te verhelpen kunnen beheerders als onderdeel van het configuratieproces van de overeenkomst hun account of groepen configureren om een naamwaarde voor elke ontvanger te vereisen. De naamwaarde kan worden gedefinieerd als verplicht of niet, afhankelijk van de vereisten van het document.
Deze functie is alleen van toepassing op overeenkomsten en webformulieren die zijn gemaakt via de Acrobat Sign-webtoepassing.
Gebruik
Wanneer de optie om een waarde voor de naam van de ontvanger te vereisen is ingeschakeld, wordt de pagina Verzenden gewijzigd om een extra veld Ontvangersnaam invoeren in te voegen in het configuratiegedeelte van de ontvanger. Er wordt een asterisk toegevoegd aan de veldtekst wanneer de naam verplicht is:
Als deze optie is ingeschakeld, hebben alle ontvangers een veld voor de ontvangersnaam. Als de naam verplicht is, moeten alle ontvangers een naamwaarde opgeven.
Als de afzender een naamwaarde opgeeft, wordt de naam tijdens het ondertekeningsproces weergegeven als een veld dat alleen-lezen is en mag de ontvanger deze niet wijzigen.
Dit heeft alleen gevolgen voor ontvangers. Voor partijen in CC hoeft geen naamwaarde te worden opgenomen.
Ondersteunde functies
Huidige beperkingen
Webformulieren configureren
Wanneer Naam ontvanger vereisen bij verzenden is ingeschakeld, dwingt de configuratie van het webformulier ook een naamwaarde af voor gedefinieerde medeondertekenaars:
De ervaring van de ontvanger
De ervaring van de ontvanger is niet heel anders wanneer de vereiste naamwaarde wordt toegepast. De praktische verschillen zijn:
- Getypte handtekeningen vullen automatisch de gedefinieerde naamwaarde in en kunnen niet worden bewerkt.
- Getekende/afgebeelde handtekeningen tonen het naamveld in een alleen-lezenstatus.
De naamwaarde die is gekoppeld aan het auditrapport (en andere oppervlakken waar de naam wordt weergegeven), staat los van de handtekeningafbeelding. Hierdoor kunnen getekende (inclusief mobiele) en afbeeldingshandtekeningen een andere afbeelding van de naamtekenreeks weergeven dan de naamwaarde waarnaar wordt verwezen in het hele document en controlespoor.
Configuratie
Beschikbaarheid:
Naam ontvanger vereisen is beschikbaar voor licentielidmaatschappen voor ondernemingen.
Configuratiebereik:
De functie kan op account- en op groepsniveau worden ingeschakeld.
De besturingselementen voor deze functie kunnen worden geëvalueerd door naar Verzendinstellingen > Naam ontvanger vereisen bij verzenden vanuit Adobe Acrobat Sign-webtoepassing.
De volgende configureerbare opties zijn beschikbaar:
De instelling om namen van ontvangers te vereisen wordt in de transactie ingesloten wanneer de overeenkomst wordt verzonden. Het wijzigen van de instelling wordt onmiddellijk van kracht voor nieuw gemaakte overeenkomsten, maar heeft geen invloed op eerder verzonden overeenkomsten.
Gerelateerde instellingen
Ondertekenaars kunnen hun naam of initialen wijzigen
Door Ondertekenaars kunnen hun naam of initialen wijzigen in te schakelen kan de ontvanger de naam wijzigen op het moment dat ze hun handtekening toepassen.
Als deze instelling is uitgeschakeld, is de naamwaarde die door de verzender is opgegeven, alleen-lezen voor de ondertekenaar.
Als een ontvanger de naamwaarde wijzigt die de afzender heeft opgegeven, wordt een expliciete record in het controlerapport geregistreerd om die wijziging weer te geven:
Verificatiemethoden die de naamwaarde vergrendelen
Het menu Verzendinstellingen bevat verificatiemethoden met subinstellingen die een naam van een ondertekenaar vereisen op de pagina Verzenden (bijv. op kennis gebaseerde verificatie).
Wanneer deze instellingen zijn ingeschakeld in combinatie met de instelling Naam van ontvanger vereisen bij verzenden, wordt de naam die is toegevoegd aan de ontvangersrecord, automatisch geïmporteerd in de verificatienaamvelden.
Als de naamwaarde in de verificatiemethode wordt gewijzigd, worden de naamwaarden in de ontvangersrecord bijgewerkt zodat ze overeenkomen. Er is geen methode om verschillende waarden in deze twee interfaces te hebben.