Adobe Acrobat Sign, een Adobe Document Cloud-oplossing, is een cloudgebaseerde service voor e-handtekeningen op ondernemingsniveau waarmee u handtekeningprocessen op papier en inkt kunt vervangen door volledig geautomatiseerde workflows voor elektronische handtekeningen. Met deze software kunt u snel en eenvoudig documenten ter ondertekening verzenden, laten ondertekenen en bijhouden. Het hele proces kan worden beheerd via een browser of een mobiel apparaat. Ook beschikt u over kant-en-klare opties voor integratie en over API's waarmee u de ondertekeningsworkflows kunt opnemen in uw interne bedrijfsapps en gegevenssystemen.

Tachtig procent van de bedrijven worstelt nog steeds met processen op papier die langzaam, foutgevoelig en gefragmenteerd zijn. Medewerkers besteden talloze uren aan het verkrijgen van goedkeuring en geschreven handtekeningen. En vervolgens moeten ze documenten afdrukken, scannen, faxen of e-mailen om de klus af te ronden. Zowel zakelijke partners als medewerkers raken gefrustreerd door de daaruit voortvloeiende vertraging die uiteindelijk ook slecht is voor de reputatie van het bedrijf. Acrobat Sign helpt bedrijven op papier gebaseerde processen te transformeren door volledig digitale workflows mogelijk te maken dankzij betrouwbare en rechtsgeldige e-handtekeningen. Met Acrobat Sign kunnen werknemers en organisaties het volgende doen:

• Handtekeningen verkrijgen binnen enkele minuten, niet dagen – Uw werknemers kunnen heel eenvoudig handtekeningen opvragen bij anderen, documenten ondertekenen en het hele volg- en beheerproces elektronisch uitvoeren.
• Overal en op elk apparaat werken – Ondertekenaars kunnen vanaf een willekeurige locatie, op elk gewenst moment en in een browser of op een mobiel apparaat op een koppeling klikken om documenten te ondertekenen. Ze hoeven zich niet aan te melden bij een account en niets te downloaden.
• Toevoegen aan uw systemen en processen - Integreer Acrobat Sign in de systemen en applicaties die u nu al gebruikt. Er verandert niets, behalve de snelheid van uw workflows en het gemak waarmee handtekeningen worden verkregen.
• Voldoen aan juridische vereisten en vereisten op het gebied van beveiliging - Acrobat Sign biedt de hoogste niveaus van beveiliging, beschikbaarheid en juridische compatibiliteit. We zijn de vertrouwde wereldleider op het gebied van veilige digitale documenten en uitstekende digitale ervaringen.

Aangezien Acrobat Sign een cloudservice is, kunt u er op vele manieren mee werken. Welk lidmaatschap u ook aanschaft voor Acrobat Sign, u kunt in een webbrowser of mobiele app werken om documenten te verzenden, te ondertekenen en bij te houden en om het ondertekeningsproces te beheren. Acrobat Sign kan ook in andere toepassingen worden gebruikt. Individuele gebruikers kunnen documenten ter ondertekening verzenden en andere taken uitvoeren tijdens het werken in populaire apps zoals Microsoft Office 365 Word en PowerPoint, maar ook Box, Dropbox en Google Drive. Met Acrobat Sign beschikken bedrijven over kant-en-klare-integratiemogelijkheden en API's waarmee workflows voor elektronische ondertekening kunnen worden toegevoegd aan uw zakelijke apps en datasystemen zoals Microsoft SharePoint en Dynamics 365, Salesforce, Workday, Ariba, Apttus en nog veel meer.

Een elektronische handtekening of e-handtekening is een wettelijke manier om toestemming of goedkeuring te verkrijgen op elektronische documenten of formulieren. Een van de meest vertrouwde definities definieert een elektronische handtekening als: '… een elektronisch geluid, symbool of proces dat is gekoppeld aan of dat logisch wordt geassocieerd met een record… toegepast door een persoon die de bedoeling heeft om de record te ondertekenen.'

Elektronische handtekeningen zijn:

1. Rechtsgeldig – Elektronische handtekeningen zijn wettelijk bindend in vrijwel elk geïndustrialiseerd land, en ook economisch minder ontwikkelde landen zijn begonnen met het toepassen van een juridisch kader voor elektronische handtekening. In 2000 werd de ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce) van kracht in de Verenigde Staten waardoor elektronische handtekeningen rechtsgeldig werden voor vrijwel elke toepassing. In de Europese Unie werd de eIDAS (Verordening betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten) van kracht in juli 2016. Voor andere landen gelden vergelijkbare wetten. Lees de Engelstalige Algemene gids voor wetten op het gebied van elektronische handtekeningen: land voor land voor meer informatie over de wetgeving op het gebied van handtekeningen.
2. Getest - Acrobat Sign is de app voor elektronische ondertekening met de beste beoordeling in Salesforce AppExchange sinds 2006. Vele Fortune 500-bedrijven en overheidsinstellingen en tienduizenden kleine en middelgrote bedrijven vertrouwen op Acrobat Sign voor de verwerking van tientallen miljoenen overeenkomsten per jaar. Meer informatie over Acrobat Sign-klanten
3. Veilig - Elektronische handtekeningen zijn veiliger dan geschreven en gefaxte handtekeningen. Met Acrobat Sign beheert u het volledige proces, inclusief het routeren van documenten, het verzoeken om handtekeningen of goedkeuring, het genereren van notificaties en de opslag van ondertekende documenten in een beveiligde omgeving. Bovendien wordt het uiteindelijke document gecertificeerd met een zegel dat duidelijk laat zien als er met het document is geknoeid. Voor meer informatie gaat u naar het Vertrouwenscentrum.
4. Controleerbaar – Het proces waarin de elektronische handtekeningen van meerdere partijen worden verzamelen, wordt van begin tot eind bijgehouden om te garanderen dat alles voldoet aan de eisen. Acrobat Sign houdt een gedetailleerd controlespoor bij waarin alle gebeurtenissen en handelingen worden vastgelegd van iedereen die betrokken is bij de transactie.
5. Verifieerbaar – Bij elektronische-ondertekeningsprocessen worden allerlei verschillende methoden toegepast om de identiteit van ondertekenaars te verifiëren. Bij typische processen voor 'elektronische ondertekening' wordt het te ondertekenen document verzonden naar een opgegeven e-mailadres. Het feit dat de ontvanger toegang heeft tot het betreffende e-mailadres, wordt gebruikt als een eenvoudige verificatiemethode. Om het beveiligingsniveau te verhogen passen veel bedrijven extra verificatiestappen toe (multifactorverificatie) om de identiteit te verifiëren van alle ondertekenaars van belangrijke documenten. Voorbeelden zijn telefoonverificatie, eenmalige wachtwoorden, sociale-netwerkidentiteiten (zoals Google), overheids-ID-verificatie en Knowledge-Based Authentication waarvoor
   ondertekenaars hun identiteit moeten bewijzen door unieke, persoonlijke vragen te beantwoorden. Een andere verificatiemethode staat algemeen bekend als een 'digitale handtekening'. Hierbij moeten gebruikers een document ondertekenen met een digitale id die is gebaseerd op een certificaat. Elke handtekening wordt versleuteld en aan het document gekoppeld. Zowel de identiteit van de ondertekenaar als de integriteit van het ondertekende document kunnen door een vertrouwde certificeringsinstantie worden gevalideerd.

Elektronische handtekeningen zijn veiliger – en krijgen het werk sneller en goedkoper gedaan – dan handtekeningen op papier. Elektronische handtekeningen:

1. Zijn van toepassing op het gehele document – Als een papieren contract twee of meer pagina's bevat, en de handtekening wordt alleen op een enkele pagina toegepast, kunnen niet ondertekende pagina's zonder uw medeweten worden gewijzigd. Met Acrobat Sign wordt een versleutelde binding toegepast op het volledige document, waarna een PDF van het definitieve, ondertekende document wordt verzonden naar alle partijen. Zo ontstaat een gecertificeerd document met een zegel dat duidelijk laat zien als er met het document is geknoeid. Als er ook maar iets van de informatie op een van de pagina's verandert, tonen Adobe Acrobat en Acrobat Reader het bericht dat de certificering van het document niet meer geldig is.
2. Kunnen efficiënt worden bijgehouden en beheerd - Elektronische ondertekeningprocessen van Acrobat Sign bieden volledige zichtbaarheid in het ondertekeningsproces, zodat u de documentstatus in real time kunt bijhouden, bericht krijgt wanneer uw documenten worden ondertekend en naar wens herinneringen kunt instellen.
3. Kunnen niet met een kopieerapparaat of scanner worden gedupliceerd - Een handtekening op papier kan heel eenvoudig worden vervalst of nagemaakt door deze te kopiëren, te scannen, of met een pen na te tekenen. Met Acrobat Sign wordt een handtekening gekoppeld aan een specifiek exemplaar van het document en bijgehouden als onderdeel van een stapsgewijs ondertekeningsproces.
4. Kan niet met terugwerkende kracht worden gedateerd - Bij handtekeningen op papier kunnen ondertekenaars elke gewenste datum of tijd opgeven, waardoor een van de partijen de 'actieve' ondertekeningsdatum kan wijzigen zonder andere partijen hiervan op de hoogte te brengen. Met Acrobat Sign wordt de tijd centraal beheerd door de gehoste service en is antedateren niet toegestaan.
5. Zijn veel eenvoudiger te authenticeren – Het authenticeren van een handtekening op papier vereist een andere handgeschreven handtekening van dezelfde ondertekenaar ter vergelijking. Als er geen andere handtekeningen zijn, kan de authenticiteit niet worden bewezen. Met Acrobat Sign kunnen meerdere verificatiemethoden worden toegepast om de identiteit van ondertekenaars te garanderen.
   
6. Zijn vergelijkbaar met een bezoek aan de notaris, maar zonder alle moeite – Handtekeningen op papier kunnen veiliger worden als u met een vertrouwde derde partij zoals een notaris werkt, maar de ceremonie waarin iedereen persoonlijk zijn of haar handtekening moet zetten zorgt voor een kostbaar en traag ondertekeningsproces.
7. Drukken de kosten en lasten van opslag op de lange termijn – De opslag van elektronische documenten is minder kostbaar dan het huren van opslagruimte voor een papieren archief. Als er documenten moeten worden opgehaald, kan deze taak worden uitgevoerd met eenvoudige zoekopdrachten. Bovendien kunnen de documenten binnen enkele seconden naar de desbetreffende partij worden verzonden, in plaats van met de fax of via de post.
8. Voorkomen dat documenten worden geschonden – Papieren documenten kunnen worden geschonden wanneer ondertekenaars tekst in het document doorhalen. De elektronische-ondertekeningsprocessen van Acrobat Sign beschermen de integriteit van het oorspronkelijke document, zodat er geen informatie kan worden verborgen of verwijderd.

De termen mogen dan op elkaar lijken, maar verwijzen naar twee verschillende manieren voor het ondertekenen van documenten. Deze verschillen zijn gekoppeld aan de wet- en regelgeving op het gebied van ondertekening. Digitale handtekeningen zijn een subset van de grotere categorie 'elektronische handtekeningen'. Waar typische elektronische handtekeningen diverse methoden kunnen toepassen voor de verificatie van ondertekenaars (zoals e-mail, bedrijfs-id's of telefoonverificatie), gebruiken digitale handtekeningen één specifieke methode. Digitale handtekeningen verifiëren de identiteit van ondertekenaars aan de hand van een digitale id's die zijn gebaseerd op certificaten. Deze certificaten worden meestal door een vertrouwde certificeringsinstantie (derde partij) uitgegeven.

Een ander belangrijk verschil tussen typische elektronische handtekeningen en digitale handtekeningen is het bewijsmateriaal waarmee wordt aangetoond dat een document is ondertekend. Acrobat Sign beheert dit gehele proces op veilige wijze, waarbij elke stap in het ondertekeningsproces wordt bijgehouden en waarbij deze informatie in een controlespoor wordt vastgelegd. Zowel de audittrail als het ondertekende document worden gecertificeerd. Zo wordt een zegel toegepast waar niet mee kan worden geknoeid. De audittrail kan worden gebruikt als bewijsmateriaal voor de echtheid van de handtekening van elke partij. Digitale handtekeningen voegen één extra controleniveau toe. Bij digitale handtekeningen wordt elke handtekening gecodeerd en gekoppeld aan het document. Zowel de identiteit van de ondertekenaar als de integriteit van het ondertekende document kunnen door een vertrouwde certificeringsinstantie worden gevalideerd. Acrobat Sign biedt ondersteuning voor beide ondertekeningsmethoden via één schaalbare oplossing voor ondertekening. Lees de whitepaper over elektronische en digitale handtekeningen.