Online betalingen instellen

Beschrijving van functie

De service Online betaling in Adobe Acrobat Sign is geïntegreerd met Braintree dat als betalingsgateway is gekoppeld aan het ondertekeningsproces. U schakelt deze integratie in door het veld Betaling aan uw formulier toe te voegen.

U kunt formulieren maken met velden Betaling op basis van:

• Een statische waarde, zoals in het geval van een offerte voor een verleende dienst
• Een dynamische waarde, afgeleid van berekende velden in het formulier, zoals in een bestelformulier met meerdere artikelen, hoeveelheden en verzendmethodes
• Een door de ontvanger ingevoerde waarde, zoals een schenkingsverzoek

De Braintree-integratie voegt een betaalvenster toe aan de interface van de ondertekenaar nadat deze op de knop Betalen en ondertekenen heeft geklikt.  In dit venster wordt alle persoonlijke betaalinformatie verzameld, zodat de ondertekenaar al deze persoonlijke gegevens niet in een Acrobat Sign-formulier hoeft te typen. Dit verbetert niet alleen de algemene beveiliging van de persoonsgegevens van de ondertekenaar, maar betekent ook dat de verzender de betaling niet handmatig hoeft te registreren en te verwerken. 

Gebruik

U hoeft alleen maar een formulierveld Betaling op te nemen in de overeenkomst om een functionerend betaalformulier te maken.

Als u nog niet eerder formulieren hebt ontworpen in Acrobat Sign, wordt u aangeraden even de tijd te nemen om vertrouwd te raken met de ontwerpfunctie in de app.

Gebruikers die bekend zijn met het ontwerpproces, hoeven alleen te leren werken met het nieuwe veldtype (Betaling).

Authoring met slepen en neerzetten gebruiken

Het veld Betaling staat onder aan de lijst met veldcategorieën, rechts in het ontwerpvenster.

Het toepassen van het veld Betaling vereist zorgvuldige aandacht voor de veldopties om ervoor te zorgen dat uw formulier goed functioneert.

Specifiek geldt het volgende:

Toegewezen aan – Wijs het veld toe aan de ontvanger die verwacht wordt de betaling te verschaffen. Voor een statische betalingswaarde druist dat wellicht tegen uw intuïtie in, maar deze toewijzing koppelt de betaler aan de betalingsrecord.

Type waarde – Deze instelling is gekoppeld aan de functie van het formulier

• Ingevoerde waarde – Een statische waarde, hetzij een vermelde waarde zoals een offerte ofwel een geaccepteerde waarde, zoals een donatie.
• Berekende waarde – Een afgeleide waarde van een formule waarbij andere velden betrokken zijn. Dit wordt gebruikt voor een dynamisch bestelformulier.

Alleen-lezen – Als deze optie is ingeschakeld, moet de verzender ervoor zorgen dat dit veld een vaste waarde of een berekende waarde bevat.

Als deze optie is uitgeschakeld, ziet u hier de standaardwaarde die tijdens het ontwerpen is ingesteld of de waarde die is ingevoerd door de ontvanger.

Standaardwaarde – Wordt gebruikt als uw formulier een vaste waarde heeft voor statische betalingen of een voorgestelde donatiewaarde.

Valuta – Hier stelt u de gewenste valuta voor uw doelgroep in. Duizend yen is iets heel anders dan duizend pond.

Waardebereik – Dit is handig als u grenzen wilt stellen aan waarden voor donaties.

Statische waarde (offertes)

Voor een formulier met een statische waarde moet een Ingevoerde waarde zijn vastgesteld tijdens het ontwerpen.

• Het veld dient te worden gedefinieerd als Alleen-lezen
• Er dient een Standaardwaarde te worden ingevoerd die niet gelijk is aan nul
• Selecteer de juiste Valuta voor de beoogde ontvanger

De gebruiker ziet het veld en de waarde, maar kan deze waarde niet wijzigen.

Dynamische waarde (bestelformulier)

De dynamische waarde in het veld Betaling dient te worden geconfigureerd als een Berekende waarde.

• Voor velden met berekende waarden moet de optie Alleen-lezen zijn ingesteld, dus deze optie is verwijderd uit het eigenschappenmenu 
• De berekende waarde wordt afgeleid van andere velden waarmee de ontvanger kan communiceren (aantal, verzendmethoden, verzekeringsopties, enz.)
• Tijdens het ontwerpen wordt de formule in het veld weergegeven in plaats van een numerieke waarde

Selecteer de gewenste Valuta

De gebruiker kan het veld zien en de waarden van het veld worden in real-time aangepast als opties worden geselecteerd, maar de ontvanger kan het veld niet rechtstreeks bewerken. (Zie de markering hieronder)

Door de ontvanger bepaalde waarden (donaties)

In een door de ondertekenaar gedefinieerd betalingsveld kunnen gebruikers de waarde van de betaling rechtstreeks invoeren. Dit veld dient te worden geconfigureerd als een Ingevoerde waarde en de optie Alleen-lezen moet worden uitgeschakeld.

Een standaardwaarde is ingeschakeld, maar deze kan vrij worden bewerkt.

Een waardebereik is toegestaan en zal streng worden nageleefd.  Dat betekent dat u desgewenst een beperking kunt instellen voor de laagst acceptabele waarde.

De gebruiker ziet het veld en kan het veld naar wens bewerken, mogelijk met een standaardwaarde als het ontwerp dat toelaat.

Als een boven- of ondergrens is gedefinieerd en een waarde buiten deze beperkingen wordt ingevoerd, treedt er een fout op en kan de ontvanger het formulier pas ondertekenen als de waarde is gecorrigeerd.

Negatieve waarden zijn niet toegestaan.

Transactierecords

Het veilig opslaan van gegevens is van essentieel belang bij de verwerking van persoonlijke gegevens, zoals betaalgegevens. Acrobat Sign en Braintree delen alleen de minimaal noodzakelijke gegevens om de transactie te voltooien en ervoor te zorgen dat een betaling correct kan worden gecontroleerd in het kader van een overeenkomst.

Braintree-records

Het Acrobat Sign-systeem beheert de overeenkomstdocumenten en de records met betrekking tot ontvangers en interacties. Braintree is op geen enkel moment op de hoogte van de inhoud van de transactie of van de volledige lijst met ontvangers. (Braintree dient natuurlijk wel op de hoogte te zijn van de betaler.)

Op het moment dat de knop  Betalen en ondertekenen wordt geselecteerd, wordt een I-frame geopend voor de Braintree-service en worden vier gegevensobjecten doorgegeven:

1. Het type Valuta – Nodig om ervoor te zorgen dat het juiste leveranciersaccount wordt gebruikt in Braintree
2. De numerieke waarde in het veld Betaling – Nodig om de waarde van het te innen bedrag te herkennen
3. Het e-mailadres van de betalende partij – Nodig om de betaler te identificeren
4. De participatiecode van de transactie – Nodig om de betalingsrecord rechtstreeks te kunnen koppelen aan de overeenkomstrecord 

Acrobat Sign-ondertekeningsrecords

Braintree is de beheerder van de betalingsrecords en geeft records die zijn gekoppeld aan persoonlijke gegevens van de betalende partij, nooit door aan Acrobat Sign.

Wanneer de betaling is voltooid, wordt uitsluitend het Braintree-transactienummer teruggestuurd naar Acrobat Sign. Deze transactie-ID is te vinden in het logboek met activiteiten (op de pagina Beheren) en in het controlerapport:

In- of uitschakelen

U kunt alleen met betalingsvelden werken in Acrobat Sign als u een Braintree-account hebt.

Een productieaccount kan hier worden geregistreerd: https://www.braintreepayments.com/sales-apply

De functie Online betalingen van Acrobat Sign kan op accountniveau worden ingeschakeld door een beheerder op accountniveau.

• Instellingen op groepsniveau zijn toegestaan en overschrijven de waarden op accountniveau.
  • Voor elke groep kan een eigen, uniek Braintree-account worden ingeschakeld

Uw Braintree-aanmeldingsgegevens wijzigen

Doe het volgende als u de Braintree-referenties wilt wijzigen (bijvoorbeeld wijzigen in een nieuw Merchant-account):

Braintree uitschakelen maar integratiereferenties behouden

De integratie tussen Acrobat Sign en Braintree uitschakelen en de aanmeldingsgegevens voor later behouden:

Braintree uitschakelen en de integratiereferenties verwijderen

U kunt de integratie tussen Acrobat Sign en Braintree uitschakelen en de aanmeldingsgegevens uit de accountinstellingen verwijderen door:

Configuratieopties

De Braintree-service biedt een aantal configuratieopties die de ervaring van uw ondertekenaars sterk verbeteren. Iedereen verlangt iets anders van een betalingsdienst en het is zeker de moeite waard alle Braintree-functies grondig te verkennen.

Met betrekking tot de Acrobat-integratie heeft een aantal functies rechtstreeks invloed op de ervaring van de ondertekenaar:

• Valuta – Welke valuta accepteert u?

Braintree accepteert een groot aantal verschillende valuta en u kunt een leveranciersaccount maken voor elke valuta die u accepteert. In dit account kunt u verder bepalen welke soorten betalingen u accepteert (PayPal en/of verschillende creditcards).

In Acrobat Sign moet het veld Betaling worden geconfigureerd voor één type valuta. Deze ingestelde waarde is gekoppeld aan het leveranciersaccount met hetzelfde type valuta. 

De waarden die worden vermeld in de Acrobat Sign-veldeigenschappen, worden bepaald door de valuta's die worden geaccepteerd in uw Braintree-leveranciersaccounts.

Tijdens het instellen van een standaardleveranciersaccount wordt ook de standaardvaluta gedefinieerd die in het Acrobat Sign-veld Betaling is geplaatst.

• Controle dubbele transactie – Hiermee wordt voorkomen dat dubbelklikken tot twee transacties leidt, zodat de ondertekenaar niet twee keer betaalt.

Handige weetjes

Bekend probleem: betalingen zijn uitgeschakeld na het wijzigen van een gedelegeerde overeenkomst

Er is een bekend probleem waardoor de overeenkomst het betalingsproces omzeilt en de overeenkomst als succesvol voltooit zonder dat de betaling is vastgesteld. Het probleem doet zich alleen voor in de volgende gevallen:

1. de eerste ontvanger delegeert zijn/haar ondertekeningsbevoegdheid
2. de afzender wijzigt de overeenkomst na de delegatie

Het wordt aanbevolen om de functie Overeenkomst wijzigen in elke groep uit te schakelen met behulp van de betalingsintegratie.

PCI-inhoud en opslag

Tijdens het betaalproces wordt alle informatie ingevoerd in de Braintree-interface.

Alle betaalgegevens worden uitsluitend opgeslagen in het Braintree-account.

In de Acrobat Sign-omgeving worden alleen de API-aanmeldingsgegevens voor het Braintree-account en het transactienummer opgeslagen dat door Braintree wordt teruggestuurd (geregistreerd in het Acrobat Sign-controlespoor).

De daadwerkelijke betaalgegevens komen nooit in het Acrobat Sign-systeem terecht. Dit garandeert optimale PCI-compatibiliteit en beveiliging van de ondertekenaar.

Onderbroken transactie tussen betaling en handtekening

Wanneer betalingen deel uitmaken van het ondertekeningsproces, bestaat dit proces uit twee stappen:

• Voltooi het ondertekeningsproces op de pagina voor elektronische ondertekening
  
• Leg de betaling vast en voltooi de handtekening

Zo kan de overeenkomst pas worden voltooid als de betaling is geregistreerd.

Als het proces om welke reden dan ook wordt onderbroken, kan de ondertekenaar de overeenkomst opnieuw openen via de oorspronkelijke koppeling (of een herinneringskoppeling als herinneringen zijn geconfigureerd) en het proces hervatten.

Dubbele betaling voorkomen

De Braintree-service beschikt over de functie Controle dubbele transactie waarmee meerdere transacties naar dezelfde transactie-id binnen een ingestelde periode worden voorkomen.  Zo voorkomt u dat meerdere betalingen worden geregistreerd wanneer meerdere malen op een knop wordt geklikt.

De optie voor controle op dubbele transacties configureren:

1. Meld u aan bij uw Braintree-account

2. Ga naar Instellingen > Verwerking > Controle dubbele transactie.

3. Schakel deze instelling in.

Betalingsgeschillen

Ontvangers die een betaling om welke reden dan ook willen aanvechten, dienen contact op te nemen met de partij die de overeenkomst heeft verzonden door te antwoorden op de oorspronkelijke e-mail voor controle en ondertekening.

Acrobat Sign levert het platform voor het ondertekeningsproces, maar besteedt het betalingsproces uit aan Braintree.

Er wordt geen betaling of betalingsinformatie verzameld door Acrobat Sign. Acrobat Sign geeft alleen het betalingsportaal weer dat de afzender van de overeenkomst heeft geconfigureerd.