Handboek Annuleren

Gebruikers toewijzen aan meerdere groepen

 

Handboek voor Adobe Acrobat Sign

Nieuwe functies

Aan de slag

Beheerder

Overeenkomsten verzenden, ondertekenen en beheren

Geavanceerde voorzieningen en workflows voor overeenkomsten

Integreren met andere producten

Acrobat Sign Developer

Ondersteuning en probleemoplossing

Door gebruikers toe te staan overeenkomsten van meer dan één groep te verzenden, kunnen beheerders bibliotheeksjablonen, verificatie van ontvangers en handtekeningvereisten krachtig aan één groep koppelen. Hierdoor wordt de groep primair bepaald door de workflow, en niet door de groepsleden.

Overzicht

Wanneer een overeenkomst wordt gemaakt, bepalen de instellingen op groepsniveau die grotendeels de beschikbare assets (sjablonen/workflows) en door het systeem ingestelde eigenschappen van de overeenkomst (merkpositionering, rollen van ontvangers, verificatiemethoden, PDF-beveiliging en -retentie, enz.).

Opgenomen zijn in één groep betekent dat elke individuele gebruikers-id is vergrendeld in één set standaardinstellingen, één reeks sjablonen en workflows, en één nalevingsconcept voor ondertekening.

Door gebruikers toegang te geven tot meerdere groepen, kunnen beheerders voortaan groepen beschouwen als meer dan alleen een verzameling gebruikers. Groepen kunnen zo worden beschouwd als een omgeving voor specifieke ondertekeningsvereisten van documenten waartoe u gebruikers toegang verleent.

De ene groep kan bijvoorbeeld worden ontworpen rond een reeks zeer strikte nalevingsgerelateerde ondertekenings- en distributieregels, en een andere kan worden geconfigureerd voor interne workflows en sjablonen met lage verificatievereisten. Een gebruiker die aan beide groepen is toegewezen, heeft toegang tot alle bronnen voor elke groep.

Beheerders op groepsniveau kunnen ook meerdere groepen beheren, waardoor de praktische inzetbaarheid van de beheerdersrol op groepsniveau wordt verbeterd.

Opmerking:

Dit document is bedoeld om de veranderingen te benadrukken die UMG aanbrengt in de interface en/of functionaliteit voor gebruikers, en om aan te geven met welke overwegingen beheerders te maken krijgen bij de migratie naar UMG.

Voorwaarden

  • Alleen accounts op bedrijfs- en ondernemingsniveau komen in aanmerking om gebruikers in meerdere groepen in te schakelen
  • Zorg ervoor dat uw netwerkbeveiliging expliciet toegang biedt om Acrobat Sign-eindpunten toe te staan
  • De meest recente versie van de interface Aangepaste workflows, Start en Beheren moet zijn ingeschakeld voor het account
    • Als u van account wisselt om gebruikers in meerdere groepen toe te staan, worden automatisch de nieuwe paginaversies ingeschakeld (als dat nog niet het geval is). Ook worden de opties uitgeschakeld om terug te keren naar de oude interface.  Dit is inclusief de koppelingen "Omschakelen"
      • De oudere 'legacy' pagina's Workflow/Start/Beheren zijn niet compatibel met gebruikers in meerdere groepen
      • Als u een back-up maakt van UMG, wordt de pagina Start/Beheren niet hersteld
  • Controleer alle door Acrobat Sign ondersteunde integraties, aangepaste API-ontwikkelingen en/of integraties van derden in een ontwikkelaarsaccount om functionaliteit te garanderen

De primaire groep

Alle gebruikers onder UMG-regels krijgen een "primaire groep" toegewezen.  De primaire groep is:

  • De standaardgroep die de gebruiker laadt wanneer ze de pagina Verzenden openen
  • De groep die de handtekeningbevoegdheid/parameters van de gebruikers-id's definieert als een overeenkomst naar hun e-mailadres wordt verzonden
  • De groep waarnaar wordt verwezen als een instelling op groepsniveau nodig is en de aanvragende bron niet op de hoogte is van UMG
    • Acrobat Sign-integraties kunnen bijvoorbeeld meerdere versies omvatten. Oudere versies die niet 'UMG-bewust' zijn, hebben een standaardobject nodig om naar te verwijzen, en dat is in dit geval de primaire groep

Groepsaffiliatie van assets

Overeenkomsten, webformulieren en evenementen voor In bulk verzenden die zijn gemaakt vóór het inschakelen van UMG zijn alleen gerelateerd aan het maken van de gebruikers-id.

Overeenkomsten, webformulieren en evenementen voor In bulk verzenden die zijn gemaakt na het inschakelen van UMG, zijn gerelateerd aan de groeps-id waarmee ze zijn gemaakt, naast de gebruikers-id waarmee ze zijn gemaakt.

In de praktijk betekent dit dat de assets die zijn gemaakt voordat UMG is ingeschakeld, samen met de gebruiker worden verplaatst als u de primaire groep van de gebruiker wijzigt. Gebruikers die de groep bekijken (via het delen van accounts) zullen de zichtbaarheid van deze assets verliezen wanneer de gebruiker uit de gedeelde groep wordt verwijderd.

Assets die worden gemaakt nadat UMG is ingeschakeld, zullen aan de groep gerelateerd blijven. Gebruikers die de groep bekijken, blijven de assets die in de groep zijn gemaakt, ook zien nadat de gebruiker die ze heeft gemaakt, is verplaatst naar een nieuwe primaire groep.

De optie voor gebruikers in meerdere groepen inschakelen

Het in- of uitschakelen van UMG kan alleen worden gedaan door een beheerder op accountniveau Raadpleeg dit artikel voor instructies om uw account te upgraden.

Terugkeren van UMG is mogelijk met de volgende belangrijke effecten:

  • Alle beheerdersvlaggen op groepsniveau worden gewist
    • Beheerdersvlaggen op accountniveau worden niet beïnvloed
    • Beheerders op groepsniveau kunnen opnieuw rechten krijgen voor hun speciale groepen
  • Alle gebruikers bestaan uitsluitend binnen hun primaire groep
Opmerking:

Een gebruiker kan lid zijn van maximaal 100 groepen.

Verschillen op gebruikersniveau

Veranderingen op gebruikersniveau zijn overal te zien. Alle gebruikers die zich kunnen aanmelden bij Acrobat Sign, zullen de onderstaande wijzigingen opmerken:

Verschillen tussen beheerders op groepsniveau

Deze wijzigingen in de interface zijn alleen waarneembaar door de beheerders van het account (zoals toegestaan door de beheerfuncties op accountniveau):

De rol van de beheerder op groepsniveau is aanzienlijk verbeterd, aangezien één gebruiker voortaan beheerder kan zijn voor meerdere groepen en niet meer beheerder hoeft te zijn van alle groepen waarvan ze lid zijn.

Beheerders op groepsniveau in meerdere groepen kunnen documenten en workflows voor bredere teams beter beheren en rapporteren over de inhoud van meerdere groepen, zonder dat ze toegang krijgen tot de volledige dataset voor het account.

Verschillen tussen beheerders op accountniveau

Alleen beheerders op accountniveau hebben toegang tot het onderstaande:

Verschillen tussen beheerders op privacyniveau

De tools voor beheerderstools op privacyniveau zijn momenteel niet gewijzigd door de UMG-instellingen.

API-verschillen

Opmerking:

Alleen v6 van de REST-API wordt bijgewerkt om UMG mogelijk te maken.

De legacy SOAP-API wordt niet bijgewerkt om UMG mogelijk te maken.

SOAP-API's of v5 REST (en ouder) blijven functioneren zonder besef van de UMG-functionaliteit, en de primaire groep van de gebruiker blijft van kracht.

v6 REST-API-eindpunten die worden uitgevoerd binnen de context van een specifieke groep, zijn uitgebreid met een optionele groupId die in een verzoek kan worden doorgegeven als queryparameter, koptekst of als onderdeel van de hoofdtekst van de aanzoek.  

Deze parameter is optioneel en als deze wordt weggelaten, wordt de code standaard ingesteld op de primaire groep van de gebruiker. 

Er zijn twee soorten groepsspecifieke acties:

  • Gebruikersbeheer
  • CRUD-bewerkingen op bronnen

Verandering in gebruikersbeheer is beperkt tot de mogelijkheid om meerdere groepslidmaatschappen te beheren in één API-aanroep en door de uitbreiding van het beveiligingsmodel waardoor de groepsbeheerder minder opties krijgt, dat wil zeggen: waardoor de groepsbeheerder geen wijzigingen kan doorvoeren in een groep buiten zijn of haar bereik.

Een wijziging in resourceactiviteiten is de extra parameter groupid voor verzoek- en/of reactiemodellen, die een groepscontext biedt voor overeenkomsten, webformulieren en gebeurtenissen met In bulk verzenden

De groeps-id-parameter is alleen toegevoegd in de v6 REST-API. Versies onder v6 REST gebruiken de primaire groep voor achterwaartse compatibiliteit.


INVALID_GROUP_ID

Een veelvoorkomende foutcode INVALID_GROUP_ID wordt geactiveerd wanneer:

  • De geïdentificeerde groep niet is gevonden
  • De geïdentificeerde gebruiker geen lid is van de geïdentificeerde groep.
  • De functie is uitgeschakeld en de groeps-id komt niet overeen met de primaire groep van de gebruiker 

Als UMG niet is ingeschakeld, gedragen alle bestaande eindpunten zich zoals voorheen. De primaire groep van de gebruiker wordt gebruikt als het enige geldige groepslidmaatschap. Als een andere groeps-id wordt doorgegeven aan een eindpunt, wordt INVALID_GROUP_ID geretourneerd. 

Gebruikers toevoegen aan meerdere groepen

U kunt op twee manieren een gebruiker toevoegen aan meerdere groepen:

Overeenkomsten maken

UMG-regels worden getoond aan het begin van het proces om een nieuwe overeenkomst tot stand te brengen.

Als een gebruiker het proces start door een sjabloon of workflow te selecteren in op de pagina Start > Starten vanuit bibliotheek, moet de gebruiker eerst de groep uitvouwen van waaruit ze verzenden. Vervolgens selecteren ze de gewenste sjabloon/workflow uit de beschikbare opties binnen de groep.  

Door de sjabloon/workflow te selecteren en op Start te klikken, wordt de pagina Verzenden geopend. Hier kan de gebruiker de configuratie voltooien.

Opmerking:

Als de gebruiker een overeenkomst start vanuit een sjabloon of workflow op groepsniveau, wordt de groepswaarde ingevoegd op de pagina Verzenden, en wordt de optie om de groep te bewerken, onderdrukt.

Als een workflow of sjabloon op accountniveau is geselecteerd, kan de groepswaarde door de afzender worden geselecteerd.

Overeenkomst starten vanuit sjabloon of workflow

 

Als de gebruiker het proces start vanaf de pagina Verzenden wordt de groep waaraan de overeenkomst is gekoppeld, gedefinieerd door de vervolgkeuzelijst Verzenden vanaf.

Door de groep te selecteren, wordt de overeenkomst beperkt tot de bibliotheeksjablonen die beschikbaar zijn voor de gekozen groep.

Als u de groep wijzigt, worden ook de eigenschappen gewijzigd die op de overeenkomst worden toegepast  Zo wordt de pagina gedwongen om zich te vernieuwen en gaat alle ingevoerde inhoud op veldniveau verloren.

Een overeenkomst starten vanuit Verzenden

Designer voor aangepaste workflows

Het maken en beheren van aangepaste workflows wordt tot dusver niet beïnvloed door UMG-regels:

  • Workflows die aan een groep zijn toegewezen, mogen alleen worden bewerkt door een beheerder (op groeps- of accountniveau) van wie de primaire groep is ingesteld als dezelfde groep waaraan de workflow is toegewezen
  • Workflows die zijn toegewezen op accountniveau kunnen alleen worden bewerkt door een beheerder op accountniveau (ongeacht de primaire groep)

In toekomstige updates beschikken beheerders over interface-opties waarmee ze de workflows die ze maken kunnen koppelen aan individuele groepen waarin ze beheerdersbevoegdheden hebben, ongeacht hun primaire groep.

Bibliotheeksjablonen maken en beheren

Bij het maken van herbruikbare bibliotheeksjablonen is onder UMG-regels een extra stap toegevoegd voor het verlenen van toestemming op groepsniveau voor toegang tot de sjabloon:

Definieer de groep waaraan de bibliotheeksjabloon is gekoppeld. 

  • Dit gebeurt in een submenu wanneer u de machtiging Wie kan deze sjabloon gebruiken selecteert:
Opmerking:

De oorspronkelijke gebruikers-id die een sjabloon maakt, wordt gezien als 'eigenaar' van die sjabloon. 

De sjablooneigenaar heeft altijd toegang tot de sjabloon om deze te verzenden of te bewerken. Het maakt niet uit welk bevoegdheidsniveau de eigenaar van de gebruikers-id heeft, of dat de eigenaar wordt geassocieerd met de groep waaraan de sjabloon is blootgesteld.

Een bibliotheeksjabloon maken

Bestaande bibliotheeksjablonen beheren

De eigenschappen van bestaande bibliotheeksjablonen kunnen worden bewerkt via de pagina Beheren.

Open de sjabloon om deze te bewerken en als de sjabloon wordt gedeeld met Elke gebruiker in mijn groep, dan kan de editor de groepskoppeling wijzigen:

De eigenschappen van een sjabloon bewerken

Opmerking:

Het wijzigen van de groepskoppeling is niet van invloed op de groepskoppelingen van eerder gemaakte overeenkomsten.

Webformulieren maken en beheren

Als u een webformulier onder UMG-regels maakt, is een extra stap ingevoegd:

Definieer de groep waaraan het webformulier is gekoppeld.  Dit kan helemaal bovenaan de pagina.

  • Stel eerst de groepswaarde in, aangezien de pagina wordt vernieuwd zodra een groep wordt gewijzigd, en alle inhoud op veldniveau wordt gewist
Webformulier maken

Let op:

De gekoppelde groep kan niet worden bewerkt nadat het webformulier is gemaakt

Bestaande webformulieren beheren

UMG-regels zijn niet van invloed op de manier waarop bestaande webformulieren worden beheerd (aangezien de gekoppelde groep niet kan worden bewerkt).

Bij rapportage op basis van het webformulier moet ofwel de maker het rapport uitvoeren, ofwel een beheerder die bevoegd is voor de rapportgegevens in de groep.

Inhoud delen

Het delen van een individuele overeenkomst of sjabloon wordt niet beïnvloed door UMG-regels.

Accounts die de standaardmethode voor delen van accounts toepassen (alleen delen van gebruiker naar gebruiker ), worden niet beïnvloed door UMG-regels.

Bij het geavanceerd delen van accounts is het delen tussen gebruikers onderling, tussen groepen onderling, en tussen gebruikers en groepen toegestaan:

 

Documenten bewaren/AVG

Worden er geen wijzigingen verwacht in de AVG-toolset met betrekking tot de UMG-wijzigingen?

Integraties

Alle accounts op ondernemingsniveau kunnen UMG inschakelen, zelfs als een (of meer) integraties zijn geconfigureerd.

Momenteel ondersteunen de volgende integraties UMG-parameters:

  • Salesforce
  • Power Automate
  • Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word/PowerPoint)

Gebruikers die overeenkomsten verzenden via een integratie die niet bekend is met UMG, worden geacht alleen in hun primaire groep te staan en het verzenden van parameters wordt dienovereenkomstig afgestemd op de primaire groepsinstellingen.

 

API - REST v6

Bij veel REST v6 API-eindpunten is een optionele parameter voor de groeps-id toegevoegd aan de methode.

De huidige verwachting is dat elke bestaande REST v6 API-aanroep zal blijven werken, ongeacht of UMG is ingeschakeld of niet.

Eerdere API-versies (zowel SOAP als REST) blijven werken zoals verwacht en zien de gebruiker alleen als lid van hun primaire groep.

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?