Handboek voor Adobe Acrobat Sign
Nieuwe functies
Aan de slag
- Snelstartgids voor beheerders
- Handleiding om snel aan de slag te gaan voor gebruikers
- Bibliotheek voor videotutorial
- Veelgestelde vragen
Beheerder
- Overzicht Admin Console
-
User Management
- Gebruikers toevoegen
- Op functies gerichte gebruikers maken
- Controleren op gebruikers met provisioningfouten
- Naam/e-mailadres wijzigen
- Groepslidmaatschap van een gebruiker bewerken
- Een gebruiker tot een beheerdersrol bevorderen
- Typen gebruikersidentiteiten en SSO
- Gebruikersidentiteit wisselen
- Gebruikers verifiëren met MS Azure
- Gebruikers verifiëren met Google Federation
- Productprofielen
- Aanmeldingservaring
-
Begeleiding voor regelgevingsvereisten
- Toegankelijkheid
- HIPAA
- AVG
- 21 CFR deel 11 en EudraLex bijlage 11
- Klanten in de gezondheidszorg
- IVES-ondersteuning
- Overeenkomsten archiveren
- Overwegingen voor EU/VK
- Uw domein claimen
- Koppelingen voor het melden van misbruik
Overeenkomsten verzenden, ondertekenen en beheren
-
Opties voor ontvangers
- Een e-mailherinnering annuleren
-
Opties op de pagina voor elektronisch ondertekenen
- Overzicht van de pagina voor elektronisch ondertekenen
- Openen om de overeenkomst zonder velden te lezen
- Weigeren om een overeenkomst te ondertekenen
- Ondertekeningsbevoegdheid delegeren
- Een PDF van de overeenkomst downloaden
- Geschiedenis van de overeenkomst weergeven
- Berichten over de overeenkomst weergeven
- Een elektronische handtekening naar een geschreven handtekening converteren
- Een geschreven handtekening naar een elektronische handtekening converteren
- Door formuliervelden navigeren
- De gegevens uit de formuliervelden wissen
- Vergroting en navigatie van de pagina voor elektronisch ondertekenen
- De taal wijzigen die wordt gebruikt in de tools en informatie van de overeenkomst
- Juridische kennisgevingen controleren
- Cookievoorkeuren voor Acrobat Sign aanpassen
- Overeenkomsten verzenden
-
Velden in documenten opnemen
-
In-app authoringomgeving
- Automatische velddetectie
- Velden slepen en neerzetten met de authoringomgeving
- Formuliervelden toewijzen aan ontvangers
- De rol Vooraf invullen
- Velden aanbrengen met een herbruikbare veldsjabloon
- Overdracht van velden naar een nieuwe bibliotheeksjabloon
- Bijgewerkte authoringomgeving bij het verzenden van overeenkomsten
- Formulieren met tekstlabels maken
- Formulieren maken met Acrobat (AcroForms)
- Velden
- Veelgestelde vragen over ontwerpen
-
In-app authoringomgeving
- Overeenkomsten ondertekenen
-
Overeenkomsten beheren
- Overzicht pagina Beheren
- Overeenkomsten delegeren
- Ontvangers vervangen
- Documentzichtbaarheid beperken
- Een overeenkomst annuleren
- Nieuwe herinneringen maken
- Herinneringen voor beoordeling
- Een herinnering annuleren
- Toegang verkrijgen tot Power Automate-flows
-
Meer handelingen...
- De werking van de zoekfunctie
- Een overeenkomst weergeven
- Een sjabloon maken op basis van een overeenkomst
- Overeenkomsten verbergen/zichtbaar maken
- Een ondertekend document uploaden
- Bestanden en velden van een verzonden overeenkomst wijzigen
- De verificatiemethode van een ontvanger bewerken
- Een vervaldatum toevoegen of wijzigen
- Een opmerking toevoegen aan een overeenkomst
- Een individuele overeenkomst delen
- Delen van een overeenkomst ongedaan maken
- Een individuele overeenkomst downloaden
- De afzonderlijke bestanden van een overeenkomst downloaden
- Het controlerapport van een overeenkomst downloaden
- De veldinhoud van een overeenkomst downloaden
- Controlerapport
- Rapportage en gegevensexports
Geavanceerde voorzieningen en workflows voor overeenkomsten
- Webformulieren
-
Herbruikbare sjablonen
- US Government-formulieren in de Acrobat Sign-bibliotheek
- Een bibliotheeksjabloon maken
- De naam van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Het type van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Het machtigingsniveau van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Een gedeelde sjabloon kopiëren, bewerken en opslaan
- De verzamelde veldgegevens voor een bibliotheeksjabloon downloaden
- Eigendom van webformulieren en bibliotheeksjablonen overdragen
-
Power Automate-workflows
- Overzicht van de Power Automate-integratie en opgenomen rechten
- De Power Automate-integratie inschakelen
- Contextuele acties op de pagina Beheren
- Gebruik van Power Automate bijhouden
- Een nieuwe flow maken (voorbeelden)
- Triggers die worden gebruikt voor flows
- Flows van buiten Acrobat Sign importeren
- Flows beheren
- Flows bewerken
- Flows delen
- Flows in- of uitschakelen
- Flows verwijderen
-
Nuttige sjablonen
- Alleen beheerder
- Archivering van overeenkomst
- Archivering van webformulierovereenkomst
- Data-extractie van de overeenkomst
- Overeenkomstmeldingen
- Overeenkomst genereren
- Workflows op maat verzenden
- Gebruikers en overeenkomsten delen
Integreren met andere producten
- Acrobat Sign voor Salesforce
- Acrobat Sign voor Microsoft
- Overige integraties
- Door partners beheerde integraties
- Een integratiesleutel verkrijgen
Acrobat Sign Developer
- REST-API's
- Webhooks
Ondersteuning en probleemoplossing
Door gebruikers toe te staan overeenkomsten van meer dan één groep te verzenden, kunnen beheerders bibliotheeksjablonen, verificatie van ontvangers en handtekeningvereisten krachtig aan één groep koppelen. Hierdoor wordt de groep primair bepaald door de workflow, en niet door de groepsleden.
Overzicht
Wanneer een overeenkomst wordt gemaakt, bepalen de instellingen op groepsniveau die grotendeels de beschikbare assets (sjablonen/workflows) en door het systeem ingestelde eigenschappen van de overeenkomst (merkpositionering, rollen van ontvangers, verificatiemethoden, PDF-beveiliging en -retentie, enz.).
Opgenomen zijn in één groep betekent dat elke individuele gebruikers-id is vergrendeld in één set standaardinstellingen, één reeks sjablonen en workflows, en één nalevingsconcept voor ondertekening.
Door gebruikers toegang te geven tot meerdere groepen, kunnen beheerders voortaan groepen beschouwen als meer dan alleen een verzameling gebruikers. Groepen kunnen zo worden beschouwd als een omgeving voor specifieke ondertekeningsvereisten van documenten waartoe u gebruikers toegang verleent.
De ene groep kan bijvoorbeeld worden ontworpen rond een reeks zeer strikte nalevingsgerelateerde ondertekenings- en distributieregels, en een andere kan worden geconfigureerd voor interne workflows en sjablonen met lage verificatievereisten. Een gebruiker die aan beide groepen is toegewezen, heeft toegang tot alle bronnen voor elke groep.
Beheerders op groepsniveau kunnen ook meerdere groepen beheren, waardoor de praktische inzetbaarheid van de beheerdersrol op groepsniveau wordt verbeterd.
Dit document is bedoeld om de veranderingen te benadrukken die UMG aanbrengt in de interface en/of functionaliteit voor gebruikers, en om aan te geven met welke overwegingen beheerders te maken krijgen bij de migratie naar UMG.
Voorwaarden
- Alleen accounts op bedrijfs- en ondernemingsniveau komen in aanmerking om gebruikers in meerdere groepen in te schakelen
- Zorg ervoor dat uw netwerkbeveiliging expliciet toegang biedt om Acrobat Sign-eindpunten toe te staan
- De meest recente versie van de interface Aangepaste workflows, Start en Beheren moet zijn ingeschakeld voor het account
- Als u van account wisselt om gebruikers in meerdere groepen toe te staan, worden automatisch de nieuwe paginaversies ingeschakeld (als dat nog niet het geval is). Ook worden de opties uitgeschakeld om terug te keren naar de oude interface. Dit is inclusief de koppelingen "Omschakelen"
- De oudere 'legacy' pagina's Workflow/Start/Beheren zijn niet compatibel met gebruikers in meerdere groepen
- Als u een back-up maakt van UMG, wordt de pagina Start/Beheren niet hersteld
- Als u van account wisselt om gebruikers in meerdere groepen toe te staan, worden automatisch de nieuwe paginaversies ingeschakeld (als dat nog niet het geval is). Ook worden de opties uitgeschakeld om terug te keren naar de oude interface. Dit is inclusief de koppelingen "Omschakelen"
- Controleer alle door Acrobat Sign ondersteunde integraties, aangepaste API-ontwikkelingen en/of integraties van derden in een ontwikkelaarsaccount om functionaliteit te garanderen
De primaire groep
Alle gebruikers onder UMG-regels krijgen een "primaire groep" toegewezen. De primaire groep is:
- De standaardgroep die de gebruiker laadt wanneer ze de pagina Verzenden openen
- De groep die de handtekeningbevoegdheid/parameters van de gebruikers-id's definieert als een overeenkomst naar hun e-mailadres wordt verzonden
- De groep waarnaar wordt verwezen als een instelling op groepsniveau nodig is en de aanvragende bron niet op de hoogte is van UMG
- Acrobat Sign-integraties kunnen bijvoorbeeld meerdere versies omvatten. Oudere versies die niet 'UMG-bewust' zijn, hebben een standaardobject nodig om naar te verwijzen, en dat is in dit geval de primaire groep
- Acrobat Sign-integraties kunnen bijvoorbeeld meerdere versies omvatten. Oudere versies die niet 'UMG-bewust' zijn, hebben een standaardobject nodig om naar te verwijzen, en dat is in dit geval de primaire groep
Groepsaffiliatie van assets
Overeenkomsten, webformulieren en evenementen voor In bulk verzenden die zijn gemaakt vóór het inschakelen van UMG zijn alleen gerelateerd aan het maken van de gebruikers-id.
Overeenkomsten, webformulieren en evenementen voor In bulk verzenden die zijn gemaakt na het inschakelen van UMG, zijn gerelateerd aan de groeps-id waarmee ze zijn gemaakt, naast de gebruikers-id waarmee ze zijn gemaakt.
In de praktijk betekent dit dat de assets die zijn gemaakt voordat UMG is ingeschakeld, samen met de gebruiker worden verplaatst als u de primaire groep van de gebruiker wijzigt. Gebruikers die de groep bekijken (via het delen van accounts) zullen de zichtbaarheid van deze assets verliezen wanneer de gebruiker uit de gedeelde groep wordt verwijderd.
Assets die worden gemaakt nadat UMG is ingeschakeld, zullen aan de groep gerelateerd blijven. Gebruikers die de groep bekijken, blijven de assets die in de groep zijn gemaakt, ook zien nadat de gebruiker die ze heeft gemaakt, is verplaatst naar een nieuwe primaire groep.
De optie voor gebruikers in meerdere groepen inschakelen
Het in- of uitschakelen van UMG kan alleen worden gedaan door een beheerder op accountniveau Raadpleeg dit artikel voor instructies om uw account te upgraden.
Terugkeren van UMG is mogelijk met de volgende belangrijke effecten:
- Alle beheerdersvlaggen op groepsniveau worden gewist
- Beheerdersvlaggen op accountniveau worden niet beïnvloed
- Beheerders op groepsniveau kunnen opnieuw rechten krijgen voor hun speciale groepen
- Alle gebruikers bestaan uitsluitend binnen hun primaire groep
Een gebruiker kan lid zijn van maximaal 100 groepen.
Verschillen op gebruikersniveau
Veranderingen op gebruikersniveau zijn overal te zien. Alle gebruikers die zich kunnen aanmelden bij Acrobat Sign, zullen de onderstaande wijzigingen opmerken:
Verschillen tussen beheerders op groepsniveau
Deze wijzigingen in de interface zijn alleen waarneembaar door de beheerders van het account (zoals toegestaan door de beheerfuncties op accountniveau):
De rol van de beheerder op groepsniveau is aanzienlijk verbeterd, aangezien één gebruiker voortaan beheerder kan zijn voor meerdere groepen en niet meer beheerder hoeft te zijn van alle groepen waarvan ze lid zijn.
Beheerders op groepsniveau in meerdere groepen kunnen documenten en workflows voor bredere teams beter beheren en rapporteren over de inhoud van meerdere groepen, zonder dat ze toegang krijgen tot de volledige dataset voor het account.
Verschillen tussen beheerders op accountniveau
Alleen beheerders op accountniveau hebben toegang tot het onderstaande:
Verschillen tussen beheerders op privacyniveau
De tools voor beheerderstools op privacyniveau zijn momenteel niet gewijzigd door de UMG-instellingen.
API-verschillen
Alleen v6 van de REST-API wordt bijgewerkt om UMG mogelijk te maken.
De legacy SOAP-API wordt niet bijgewerkt om UMG mogelijk te maken.
SOAP-API's of v5 REST (en ouder) blijven functioneren zonder besef van de UMG-functionaliteit, en de primaire groep van de gebruiker blijft van kracht.
v6 REST-API-eindpunten die worden uitgevoerd binnen de context van een specifieke groep, zijn uitgebreid met een optionele groupId die in een verzoek kan worden doorgegeven als queryparameter, koptekst of als onderdeel van de hoofdtekst van de aanzoek.
Deze parameter is optioneel en als deze wordt weggelaten, wordt de code standaard ingesteld op de primaire groep van de gebruiker.
Er zijn twee soorten groepsspecifieke acties:
- Gebruikersbeheer
- CRUD-bewerkingen op bronnen
Verandering in gebruikersbeheer is beperkt tot de mogelijkheid om meerdere groepslidmaatschappen te beheren in één API-aanroep en door de uitbreiding van het beveiligingsmodel waardoor de groepsbeheerder minder opties krijgt, dat wil zeggen: waardoor de groepsbeheerder geen wijzigingen kan doorvoeren in een groep buiten zijn of haar bereik.
Een wijziging in resourceactiviteiten is de extra parameter groupid voor verzoek- en/of reactiemodellen, die een groepscontext biedt voor overeenkomsten, webformulieren en gebeurtenissen met In bulk verzenden.
De groeps-id-parameter is alleen toegevoegd in de v6 REST-API. Versies onder v6 REST gebruiken de primaire groep voor achterwaartse compatibiliteit.
INVALID_GROUP_ID
Een veelvoorkomende foutcode INVALID_GROUP_ID wordt geactiveerd wanneer:
- De geïdentificeerde groep niet is gevonden
- De geïdentificeerde gebruiker geen lid is van de geïdentificeerde groep.
- De functie is uitgeschakeld en de groeps-id komt niet overeen met de primaire groep van de gebruiker
Als UMG niet is ingeschakeld, gedragen alle bestaande eindpunten zich zoals voorheen. De primaire groep van de gebruiker wordt gebruikt als het enige geldige groepslidmaatschap. Als een andere groeps-id wordt doorgegeven aan een eindpunt, wordt INVALID_GROUP_ID geretourneerd.
Gebruikers toevoegen aan meerdere groepen
U kunt op twee manieren een gebruiker toevoegen aan meerdere groepen:
Overeenkomsten maken
UMG-regels worden getoond aan het begin van het proces om een nieuwe overeenkomst tot stand te brengen.
Als een gebruiker het proces start door een sjabloon of workflow te selecteren in op de pagina Start > Starten vanuit bibliotheek, moet de gebruiker eerst de groep uitvouwen van waaruit ze verzenden. Vervolgens selecteren ze de gewenste sjabloon/workflow uit de beschikbare opties binnen de groep.
Door de sjabloon/workflow te selecteren en op Start te klikken, wordt de pagina Verzenden geopend. Hier kan de gebruiker de configuratie voltooien.
Als de gebruiker een overeenkomst start vanuit een sjabloon of workflow op groepsniveau, wordt de groepswaarde ingevoegd op de pagina Verzenden, en wordt de optie om de groep te bewerken, onderdrukt.
Als een workflow of sjabloon op accountniveau is geselecteerd, kan de groepswaarde door de afzender worden geselecteerd.
Als de gebruiker het proces start vanaf de pagina Verzenden wordt de groep waaraan de overeenkomst is gekoppeld, gedefinieerd door de vervolgkeuzelijst Verzenden vanaf.
Door de groep te selecteren, wordt de overeenkomst beperkt tot de bibliotheeksjablonen die beschikbaar zijn voor de gekozen groep.
Als u de groep wijzigt, worden ook de eigenschappen gewijzigd die op de overeenkomst worden toegepast Zo wordt de pagina gedwongen om zich te vernieuwen en gaat alle ingevoerde inhoud op veldniveau verloren.
Designer voor aangepaste workflows
Het maken en beheren van aangepaste workflows wordt tot dusver niet beïnvloed door UMG-regels:
- Workflows die aan een groep zijn toegewezen, mogen alleen worden bewerkt door een beheerder (op groeps- of accountniveau) van wie de primaire groep is ingesteld als dezelfde groep waaraan de workflow is toegewezen
- Workflows die zijn toegewezen op accountniveau kunnen alleen worden bewerkt door een beheerder op accountniveau (ongeacht de primaire groep)
In toekomstige updates beschikken beheerders over interface-opties waarmee ze de workflows die ze maken kunnen koppelen aan individuele groepen waarin ze beheerdersbevoegdheden hebben, ongeacht hun primaire groep.
Bibliotheeksjablonen maken en beheren
Bij het maken van herbruikbare bibliotheeksjablonen is onder UMG-regels een extra stap toegevoegd voor het verlenen van toestemming op groepsniveau voor toegang tot de sjabloon:
Definieer de groep waaraan de bibliotheeksjabloon is gekoppeld.
- Dit gebeurt in een submenu wanneer u de machtiging Wie kan deze sjabloon gebruiken selecteert:
De oorspronkelijke gebruikers-id die een sjabloon maakt, wordt gezien als 'eigenaar' van die sjabloon.
De sjablooneigenaar heeft altijd toegang tot de sjabloon om deze te verzenden of te bewerken. Het maakt niet uit welk bevoegdheidsniveau de eigenaar van de gebruikers-id heeft, of dat de eigenaar wordt geassocieerd met de groep waaraan de sjabloon is blootgesteld.
Bestaande bibliotheeksjablonen beheren
De eigenschappen van bestaande bibliotheeksjablonen kunnen worden bewerkt via de pagina Beheren.
Open de sjabloon om deze te bewerken en als de sjabloon wordt gedeeld met Elke gebruiker in mijn groep, dan kan de editor de groepskoppeling wijzigen:
Het wijzigen van de groepskoppeling is niet van invloed op de groepskoppelingen van eerder gemaakte overeenkomsten.
Webformulieren maken en beheren
Als u een webformulier onder UMG-regels maakt, is een extra stap ingevoegd:
Definieer de groep waaraan het webformulier is gekoppeld. Dit kan helemaal bovenaan de pagina.
- Stel eerst de groepswaarde in, aangezien de pagina wordt vernieuwd zodra een groep wordt gewijzigd, en alle inhoud op veldniveau wordt gewist
De gekoppelde groep kan niet worden bewerkt nadat het webformulier is gemaakt
Bestaande webformulieren beheren
UMG-regels zijn niet van invloed op de manier waarop bestaande webformulieren worden beheerd (aangezien de gekoppelde groep niet kan worden bewerkt).
Bij rapportage op basis van het webformulier moet ofwel de maker het rapport uitvoeren, ofwel een beheerder die bevoegd is voor de rapportgegevens in de groep.
Inhoud delen
Het delen van een individuele overeenkomst of sjabloon wordt niet beïnvloed door UMG-regels.
Accounts die de standaardmethode voor delen van accounts toepassen (alleen delen van gebruiker naar gebruiker ), worden niet beïnvloed door UMG-regels.
Bij het geavanceerd delen van accounts is het delen tussen gebruikers onderling, tussen groepen onderling, en tussen gebruikers en groepen toegestaan:
Documenten bewaren/AVG
Worden er geen wijzigingen verwacht in de AVG-toolset met betrekking tot de UMG-wijzigingen?
Integraties
Alle accounts op ondernemingsniveau kunnen UMG inschakelen, zelfs als een (of meer) integraties zijn geconfigureerd.
Momenteel ondersteunen de volgende integraties UMG-parameters:
- Salesforce
- Power Automate
- Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word/PowerPoint)
Gebruikers die overeenkomsten verzenden via een integratie die niet bekend is met UMG, worden geacht alleen in hun primaire groep te staan en het verzenden van parameters wordt dienovereenkomstig afgestemd op de primaire groepsinstellingen.
API - REST v6
Bij veel REST v6 API-eindpunten is een optionele parameter voor de groeps-id toegevoegd aan de methode.
De huidige verwachting is dat elke bestaande REST v6 API-aanroep zal blijven werken, ongeacht of UMG is ingeschakeld of niet.
Eerdere API-versies (zowel SOAP als REST) blijven werken zoals verwacht en zien de gebruiker alleen als lid van hun primaire groep.