Welkom bij de Aan de slag-gids van Adobe Sign.

In deze handleiding worden de aanbevolen eerste stappen besproken voor het configureren van uw Adobe Sign-account, zodat u transacties kunt gaan verzenden.

Hieronder vindt u twee tabbladen, één voor gebruikers van het systeem en één voor accountbeheerders. Op elk tabblad ziet u een lijst met functies die u kunt configureren. Rechts van de functienaam ziet u de serviceniveaus waarop de functie betrekking heeft.

We adviseren alle gebruikers eerst hun persoonlijke gebruikers-id te configureren. Als u ook de accountbeheerder bent, gaat u daarna naar het tabblad Beheer om de accountinstellingen te configureren.

Opmerking:

Individuele accounts zijn accounts voor één licentie, zodat de ene gebruiker per definitie ook de accountbeheerder is.

Gebruikers

Wanneer u zich voor het eerst aanmeldt bij Adobe Sign, is het verstandig uw persoonlijke gebruikersgegevens te controleren. Deze informatie wordt in diverse sjablonen gebruikt, dus het is van belang dat deze correct is.

  • Plaats de muis boven uw naam in de rechterbovenhoek om het menu te openen en klik op Mijn profiel.
profile_drop-down

De profielpagina bevat de specifieke waarden die Adobe Sign gebruikt voor het aanpassen van al uw transacties. Met name interessant zijn:

  • Uw volledige naam: deze wordt gebruikt in e-mailcommunicaties en voor de standaard typografische versie van uw handtekening
  • Uw functie: deze wordt automatisch ingevuld in alle velden Titel
  • Uw bedrijfsnaam: deze wordt vermeld in e-mailcommunicaties, dit moet de volledige juridische bedrijfsnaam zijn
  • Tijdzone: datum- en tijdstempels worden uitgevoerd in uw tijdzone, dit verbetert de duidelijkheid bij het uitvoeren van rapporten.

Als u gegevens wilt aanpassen, klikt u op de knop Profiel bewerken, brengt u de gewenste wijzigingen aan en klikt u op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan.

Er zijn drie mogelijke handtekeningstijlen in Adobe Sign, afhankelijk van uw persoonlijke of zakelijke vereisten:

  • Lettertype in scriptstijl: Momenteel de standaardwaarde en voorkeursstijl. Er wordt een lettertype toegepast op uw naam om de weergave van een met de hand geschreven handtekening te bereiken.

Als u deze optie selecteert, is geen expliciete configuratie vereist

Script like sig

Aangepaste handtekeningen

Maak uw unieke handtekening door te navigeren naar Persoonlijke voorkeuren > Mijn handtekening

Klik op de knop Maken om het handtekeningvenster te openen en selecteer de methode om uw handtekening te maken:

  • Biometrisch: Teken uw handtekening met een muis, stylus of uw vinger.  Het tekenen van uw handtekening op een tablet met uw vinger geeft doorgaans het beste resultaat
    • Met de optie Mobiel kunt u de handtekening verzenden vanaf het apparaat dat u momenteel gebruikt en weergeven op een telefoon met aanraakfunctie
  • Afbeelding van handtekening: Als u een afbeelding van uw handtekening hebt, kunt u deze uploaden naar het systeem. Adobe Sign past de afbeelding dan toe als uw handtekening wanneer u uw handtekening plaatst.

Klik op Toepassen wanneer u een geschikte handtekening hebt gemaakt.

create_signature

Voor hoofdgebruikers die op de hoogte willen blijven van hun transacties kunt u mijlpalen timen die een e-mail naar uw Postvak IN kunnen activeren of een waarschuwing die in een rapport kan worden aangeboden.

Als u uw pagina met gebeurtenissen/waarschuwingen wilt weergeven, navigeert u naar Persoonlijke voorkeuren > Mijn gebeurtenissen/waarschuwingen

my_events_and_alerts

Een aantal definities:

  • Gebeurtenissen: Acties die worden uitgevoerd voor een transactie (verzenden, weergeven, ondertekenen, enzovoort).
  • Waarschuwingen: Verwachte acties die niet binnen een opgegeven tijdsbestek plaatsvinden (niet weergegeven binnen acht uur, weergegeven maar niet ondertekend binnen drie uur, enzovoort).

U kunt zowel gebeurtenissen als waarschuwingen configureren om op twee manieren een kennisgeving te tonen. U kunt één optie, geen van beide of juist beide opties selecteren door de configuratieopties in te schakelen. Het gaat om de volgende opties:

  • E-mail: Als u deze optie selecteert, verzendt u een e-mail telkens wanneer de gebeurtenis of de waarschuwing plaatsvindt. Afhankelijk van uw volume, kan deze optie tot grote aantallen e-mails leiden, houd dus rekening met uw e-mailvolume voordat u deze optie instelt.
  • Gebeurtenis: Gebeurtenissen worden gemarkeerd voor weergave op uw tabblad Start (in de sectie Gebeurtenissen/Waarschuwingen) en worden weergegeven in alle rapporten die u op de pagina Gebeurtenissen/Waarschuwingen maakt.

U ziet ook dat er twee tabbladen voor deze gebeurtenissen/waarschuwingen zijn.

  • Mijn gebeurtenissen/waarschuwingen verwijst naar de opties voor transacties waarvan u de afzender bent.
  • Gedeelde gebeurtenissen/waarschuwingen zijn de instellingen voor alle andere gebruikers-id's die hun account met u delen. Als u de Gedeelde gebeurtenissen/waarschuwingen wilt configureren, navigeert u naar Persoonlijke voorkeuren > Gedeelde gebeurtenissen/waarschuwingen.

 

En ten slotte kunt u de rapportage onder aan de pagina configureren om u een overzicht te sturen van de gebeurtenissen die u hebt ingeschakeld. Dit rapport kan volgens uw voorkeur één keer per week, elk werkdag of elke dag van de week worden verzonden. 

Met de serviceniveaus Bedrijven en Ondernemingen kunnen gebruikers een persoonlijke voettekst, zoals een handtekeningbestand in een e-mail maken.

Als de optie door uw accountbeheerder is ingeschakeld, kunt u deze instellen door naar Persoonlijke voorkeuren > Mijn e-mailvoetnoot te gaan

  • Als u de optie niet ziet, kan uw accountbeheerder deze functie inschakelen op account- of groepsniveau.

Deze voettekst wordt onder aan uw transactie-e-mails geplaatst, maar boven eventuele voetteksten op accountniveau:

email_footer
Branded Email2

Er zijn twee standaardtaalopties die u kunt instellen:

  • Mijn Taalvoorkeur - bepaalt de gebruikte standaardtaal bij e-mails die naar u worden verzonden, en de gebruikte taal voor navigatie op het scherm
  • Ondertekeningstaal - bepaalt de gebruikte standaardtaal voor e-mails en aanwijzingen op het scherm voor ontvangers buiten uw Adobe Sign-account
my_lanaguage_preferences

Beheerders

Welkom beheerders!

Hopelijk heeft de configuratie van uw persoonlijke gebruikers-id geen problemen opgeleverd en bent u klaar voor de belangrijke beslissingen voor het volledige account.

De onderstaande beschrijvingen zijn behoorlijk lang, maar door uw account op de juiste manier in te stellen, zorgt u ervoor dat uw afzenders en ondertekenaars het proces probleemloos kunnen implementeren en dat u minder vragen krijgt na de implementatie.

Opmerking: Niet alle beschikbare opties worden volledig behandeld, neem dus contact op met de Ondersteuning als u vragen hebt.

Het is verstandig om kopieën van uw ondertekende overeenkomsten te bewaren, net als u back-ups maakt van uw computer of telefoon. In plaats van de overeenkomsten één voor één te downloaden van de Beheerpagina, kunt u met Extern archiveren een kopie van ondertekende overeenkomsten naar een alternatief e-mailadres, een Evernote-account of een Box-account sturen.

Extern archiveren instellen

Meld u aan als accountbeheerder en blader naar Account > Accountinstellingen > Extern archiveren.

Archive

Als u kopieën van de overeenkomsten in uw account naar een alternatief e-mailadres wilt sturen, typt u het desbetreffende e-mailadres in het veld Verstuur een extra exemplaar… en klikt u op de knop Wijzigingen opslaan.

External Archive Field

Opmerking:

Het veld Extern archiveren kent een limiet van 255 tekens. Gebruik dus een distributielijst als u een document naar meer personen moet verzenden.

Als u een kopie naar Evernote of Box wilt laten sturen, klikt u op de desbetreffende Klik hier-koppeling. De desbetreffende instructies worden dan weergegeven in een nieuw venster.

Box

Voorkeuren handtekening!

Er zijn veel opties voor deze instellingen.

Navigeer naar Account > Voorkeuren handtekening

signature_preferences

De eerste twee instellingen bepalen de automatische opmaak van de regel voor de handtekening. De handtekeningdatum wordt onder de regel ingevoegd:

  • Gebruik goedgeformatteerde handtekeningen en initialen
    • Schakel deze optie in om de regel te plaatsen met de inhoud van de handtekening eronder
    • Als u deze optie uitschakelt, wordt alleen de handtekening geplaatst zonder de markeringen die aangeven dat het een elektronische handtekening is

  • Regel onder handtekening en initialen dynamisch aanpassen 
    • Schakel deze optie in om de regel onder de handtekening dynamisch aan te passen, zodat deze slechts een paar pixels langer is dan de werkelijke handtekening/initialen
    • Schakel deze optie uit om de volledige regel voor de lengte van het originele handtekeningveld af te drukken


Toestaan dat ontvangers ondertekenen en initialen plaatsen door

In de volgende sectie bepaalt u hoe uw ontvangers hun handtekening kunnen toepassen. Tenzij u een specifieke zakelijke reden hebt om de opties te beperken, raden wij doorgaans aan om ontvangers in staat te stellen hun handtekening op de door hen gewenste manier toe te passen.

Er zijn drie opties:

  • Hun naam en initialen te typen: hun naam typen is het eenvoudigste proces voor de meeste ondertekenaars omdat er geen extra handelingen zijn vereist. De ontvanger typt zijn of haar naam en een lettertype dat met de hand lijkt te zijn geschreven wordt toegepast
    • Laat dynamisch het lettertype van de ondertekening kiezen: er zijn meerdere als met de hand geschreven lettertypen beschikbaar in het systeem van Adobe Sign. Standaard worden deze in een vaste volgorde toegepast.  Als deze optie is ingeschakeld, wordt het beginpunt voor het gebruikte lettertype willekeurig gekozen
  • Hun handtekening en initialen op het scherm te plaatsen met de muis, pen of vinger: als deze optie is ingeschakeld, hebben de ontvangers de optie hun handtekening fysiek te tekenen
  • Een afbeelding van hun handtekening en initialen op te slaan: als deze optie is ingeschakeld, kunnen de ontvangers een afbeelding van hun handtekening uploaden van hun lokale systeem


Toestaan dat ontvangers hun opgeslagen handtekening gebruiken

Deze sectie met opties bepaalt of uw ontvangers een bestaande opgeslagen handtekening kunnen gebruiken (biometrische handtekeningen en op afbeeldingen gebaseerde handtekeningen worden opgeslagen).  Als u besluit om het gebruik van opgeslagen handtekeningen niet toe te staan, dient ontvanger zijn of haar handtekening expliciet te typen, tekenen of te uploaden, afhankelijk van de typen handtekening die u toestaat.

De volgende opties zijn beschikbaar:

  • Alle ontvangers: als deze optie is geselecteerd, mogen alle ontvangers hun opgeslagen handtekeningen gebruiken
  • Interne ontvangers: als u deze optie kiest, mogen alleen de ontvangers die ook als gebruikers in uw Adobe Sign-account voorkomen hun opgeslagen handtekeningen gebruiken
  • Niemand: het gebruik van een opgeslagen handtekening is niet toegestaan, voor geen enkele ontvanger

 

Deze sectie bevat een extra selectievakje:

  • Toestaan dat gebruikers in mijn account een afbeelding kunnen uploaden en opslaan naar hun profiel als hun handtekening en initialen: als u deze optie inschakelt, kunnen gebruikers in uw Adobe Sign-account een afbeelding van hun handtekening uploaden naar de sectie Persoonlijke voorkeuren.

Het toevoegen van de huisstijl van uw bedrijf is een uitstekende manier om Adobe Sign aan te passen voor de gebruikers in uw account en voor uw ondertekenaars.

Bedrijfsnaam en URL-hostnaam

In deze sectie stelt u de bedrijfsnaam en een hostnaam voor uw account in. Dit lijkt misschien voor de hand liggend, maar zo geeft u uw account een persoonlijk tintje. 

Deze twee instellingen gelden voor een geheel account en kunnen niet op groepsniveau worden aangepast.

Meld u aan als accountbeheerder en blader naar: Account > Accountinstellingen > Account instellen

account_setup

Bedrijfsnaam

De waarde die u in dit veld invoert, wordt weergegeven in alle e-mailcorrespondentie van Adobe Sign. Deze waarde wordt ook automatisch ingevuld in de velden Bedrijfsnaam van uw gebruikers wanneer deze een document moeten ondertekenen.

Company Name Field

Standaard kunnen gebruikers in Adobe Sign hun persoonlijke instellingen bewerken, dus ook de waarde bij Bedrijfsnaam voor hun individuele gebruikers.  Als u liever een vaste Bedrijfsnaam voor alle gebruikers wilt instellen, schakelt u het vakje Stel de bedrijfsnaam in voor alle gebruikers van het account in.

 

Hostnaam

Wanneer u de hostnaam voor uw account instelt, verandert de URL waarbij de gebruikers zich aanmelden en de URL waar de overeenkomsten voor uw ondertekenaars worden gehost.

Hostname Field

Het resultaat is een aangepaste URL met uw hostnaam.

Hostname URL

Branding is belangrijk! Uw klanten willen uw logo zien op de transacties die u verzendt. Door uw logo te uploaden, worden alle e-mails die Adobe Sign voor uw transacties verzendt, voorzien van uw merk.

JPEG-, GIF- en PNG-afbeeldingen worden ondersteund en in het algemeen bereikt u de beste resultaten met PNG.

Meld u aan als accountbeheerder en blader naar: Account > Accountinstellingen > Account instellen > Logo uploaden.

account_setup2

Klik op de knop Uploaden en navigeer naar de afbeelding die u wilt gebruiken. Afbeeldingen van de vermelde afmetingen (60 pixels hoog en 200 pixels breed) werken het beste.

Als u eenmaal een afbeelding hebt gekozen, wordt het logo rechts van de knop Uploaden weergegeven:

Logo Installed

Als u het logo moet wijzigen, klikt u op de knop Wissen en het logo wordt verwijderd.

De sectie Internationale instellingen van het tabblad Account bevat vele functies en alle instellingen gelden specifiek voor een bepaald gebruik.

Hieronder vindt u een korte uitleg van elke optie met onze aanbeveling, maar het is goed mogelijk dat uw situatie afwijkt van het "meest voorkomende gebruik".

Navigeer naar Account > Accountinstellingen > Internationale instellingen.

  • Bevestig een CSV met formuliergegevens aan de e-mails met de ondertekende overeenkomst van de afzender
    Schakel dit vak in als u formulieren gebruikt en een CSV-bestand van de veldgegevens voor elk ondertekend document wilt maken. Een apart CSV-bestand voor elke transactie is soms echter wat te veel van het goede.

    Als u gegevens moet verzamelen of gegevens in uw CRM wilt opnemen, kunt u beter de tijd nemen om een API-oplossing samen te stellen.

  • Beperkte documentzichtbaarheid
    Met deze functie kunt u aangewezen bestanden in uw transactie alleen zichtbaar maken voor uw ondertekenaars. Om Beperkte documentzichtbaarheid optimaal te kunnen benutten, hebt u een goed begrip nodig van de handtekeningenworkflow in verhouding tot de documenten die u verzendt en de manier waarop u die documenten bijvoegt.

    Deze instelling is geschikt als u een grote transactie met veel bestanden naar meerdere ondertekenaars wilt verzenden en delen van dat document wilt verbergen voor een of meer ondertekenaars! Hier volgt een korte video voor het geval u twijfelt.
  • Bevestig een PDF-exemplaar van het ondertekende document in e-mailberichten die worden verzonden aan
    Nadat de transactie is voltooid, ontvangt iedere betrokken partij standaard een kopie. Met deze instelling kunt u dat gedrag aanpassen, zodat alleen kopieën worden verzonden naar interne of externe belanghebbenden, naar beide of naar geen van beide.

    Deze instelling is afhankelijk van de aard van uw documenten. Als u vertrouwelijke informatie verzamelt, kunt u ervoor kiezen de ondertekende exemplaren niet per e-mail te verzenden. Dit is de beste optie uit beveiligingsoogpunt, maar de kans bestaat dat uw klanten u om een kopie van het document vragen. In dat geval raden we u aan de ondertekenaar een gratis Adobe Sign-account te laten openen, zodat hij of zij rechtstreeks een kopie kan opvragen bij Adobe Sign.

  • Bevestig controlerapport aan voltooide documenten
    Stel deze optie minimaal in voor de afzender als u auditrapporten wilt bijvoegen bij de kopie van het ondertekende document dat we u e-mailen.

  • Voeg meerdere documenten samen in één document na ondertekening
    Wanneer u meerdere bestanden uploadt voor één transactie, voegt Adobe Sign deze bestanden samen tot één PDF alvorens deze ter ondertekening te verzenden.

    Deze instelling bepaalt of uw e-mails Ondertekend en gearchiveerd één grote PDF bevatten of dat het document weer opgesplitst is in de verschillende bestanden.

Opmerking:

deze instelling is alleen van toepassing op de kopie die wordt bevestigd aan de e-mail Ondertekend en gearchiveerd. Kopieën die later van Adobe Sign worden gedownload, hebben altijd de vorm van één alomvattende PDF.

  • Verstuur een extra exemplaar van elke ondertekende overeenkomst naar deze e-mailadressen

Deze instelling betreft weer het externe archief, maar kan op groepsniveau worden geconfigureerd (voor Bedrijven en Ondernemingen), zodat u bijvoorbeeld voltooide verkoopcontracten naar de afdeling Boekhouding kunt sturen of ingevulde NDA's naar de afdeling Juridisch.


  • Upload ondertekend document
    Als u ondertekenaars toestaat om het document af te drukken, te ondertekenen en terug te faxen, dient u deze instelling in te schakelen. Het gebeurt een keer dat iemand een document afdrukt en naar u e-mailt. Als deze instelling dan niet is ingeschakeld, kunt u de transactie niet afsluiten in Adobe Sign.

  • Twitter-integratie
    Laat uw medewerkers pronken met hun succes! Stuur een kennisgeving via Twitter wanneer een transactie is voltooid.

  • Delegatie voor gebruikers in mijn account
    In dit geval betekent 'Delegatie' dat u een andere ondertekenaar (een ander e-mailadres) toestaat om het document voor u te ondertekenen. Delegeren betekent niet dat de oorspronkelijke partij de toegang wordt ontzegd, het geeft alleen een andere gebruiker de autoriteit om te tekenen.

    In het algemeen bepleiten we een zo eenvoudig mogelijk ondertekeningsproces en dat betekent dat delegatie wordt toegestaan. Er zijn echter enkele praktijkvoorbeelden waarin het belangrijk is dat slechts één aangewezen partij kan ondertekenen.

Opmerking:

houd er rekening mee dat de instelling naar gebruikers in uw Adobe Sign-account verwijst (en niet naar iedereen in uw bedrijf). Het is mogelijk dat uw ondertekenaars geen gebruikers-id's voor Adobe Sign in uw account hebben. Deze instelling is niet van toepassing op dergelijke partijen.

  • Volmacht om te ondertekenen
    Deze instelling bepaalt wat de standaardtoegang voor ondertekening van een document is voor de gebruikers in uw Adobe Sign-account.

    In het algemeen raden we aan om iedereen standaard volmacht te geven om te tekenen. Als u van plan bent om Adobe Sign te gebruiken voor HR-taken, is het zeker zaak om iedereen toestemming te geven om te ondertekenen.
    Als u besluit om standaard iedereen ondertekeningsbevoegdheid te weigeren, dient u expliciet de ondertekenaars in te schakelen die wel moeten kunnen ondertekenen.

    Tip!: Als Beheerder bent u niet opgenomen als een ondertekenaar. Als u dus documenten moet ondertekenen en u ondertekening standaard niet toestaat, dient u naar Gebruikers en groepen te gaan, op uw e-mailadres te klikken en uw ondertekeningsbevoegdheid in te schakelen.

  • Delegatie voor gebruikers buiten mijn account
    Functioneert net als de zojuist beschreven instelling, maar deze functie geldt specifiek voor gebruikers die niet deel uitmaken van uw Adobe Sign-account.

  • Stel een tijdzone in die kan worden gebruikt voor overeenkomsten die door de gebruikers van deze account worden gemaakt
    Hiermee stelt u de tijdzone in voor de tijd-/datumstempels op uw transacties.

  • Gerelateerde instellingen van groepsbeheerders
    De serviceniveaus Bedrijven en Ondernemingen kunnen groepen hebben. En als u groepen hebt, is het handig om met beheerders voor alleen die groepen te werken.

    Met deze twee instellingen kunt u groepsbeheerders al dan niet toestaan om nieuwe gebruikers toe te voegen of hun groepsniveau-instellingen te wijzigen (vrijwel dezelfde instellingen als in de sectie Algemene instellingen).

Opmerking:

Adobe Sign hanteert een model met boven- en onderliggende elementen en groepen zijn de onderliggende objecten van het account. Dit betekent dat een nieuwe groep de accounteigenschappen overneemt. Het betekent ook dat wijzigingen op groepsniveau de instellingen op accountniveau overschrijven.

De Verzendinstellingen zijn de functies die uw verzendingsmedewerkers kunnen zien op het tabblad Verzenden. In deze sectie worden alle configuraties besproken die beschikbaar zijn op die pagina.

Net zoals de Internationale instellingen zijn deze instellingen bijzonder specifiek voor bepaald gebruik.

Dit wordt een heel verhaal, dus haal diep adem en navigeer naar Account > Accountinstellingen > Verzendinstellingen.

  • Nieuwe verzendfunctie
    Met deze instelling kunt u de nieuwe verzendfunctie inschakelen. U kunt gebruikers ook toestaan om te schakelen tussen de nieuwe en de klassieke verzendfunctie.

  • Toon Verzendpagina na aanmelden
    Deze instelling stuurt uw gebruikers naar het tabblad Verzenden als ze zich hebben aangemeld bij Adobe Sign (in plaats van naar het tabblad Start).

    Als er vervelende vertraging optreedt wanneer u zich voor het eerst aanmeldt, is dat waarschijnlijk te wijten aan de scripts die worden uitgevoerd op het tabblad Start die ervoor zorgen dat de leuke rapportagediagrammen nauwkeurige gegevens weerspiegelen. Gebruik deze functie als uw gebruikers liever meteen naar het verzendproces willen gaan zonder hun gegevens op het tabblad Start door te nemen.

  • Documenten verzenden ter goedkeuring
    Vereist uw workflow de goedkeuring van een of meerdere personen, maar niet hun handtekening? Schakel dan deze functie in.

Opmerking:

formulieren kunnen zodanig worden ontworpen dat een fiatteur veldgegevens moet invullen, maar het document niet hoeft te ondertekenen.

  • Documenten bijvoegen
    Met deze instelling schakelt u alle kanalen in waarmee een gebruiker een document kan bijvoegen. Als versiebeheer voor uw documenten belangrijk is, kunt u het beste alle opties uitschakelen, met uitzondering van de bibliotheek waarin de huidige versie van uw formulieren zich bevinden.

  • Autom. invullen van documentnaam
    U bespaart tijd wanneer de documentnaam automatisch wordt ingevuld. Maar houd er rekening mee dat het document de naam van het eerste bijgevoegde bestand aanneemt. Als u deze optie dus inschakelt, is het verstandig om de afzender ook toe te staan om de documentnaam te bewerken. Gewoon voor het geval dat.
  • Talen
    Met deze instelling kunnen gebruikers de ondertekeningstaal voor de externe ondertekenaars instellen op de verzendpagina.
  • Berichtsjablonen
    Hiermee besparen gebruikers die met grote aantallen berichten werken veel tijd. Met de berichtsjablonen kunt u een nieuw standaardbericht instellen en een groot aantal aangepaste berichtsjablonen aanpassen. Neem de tijd om deze sjablonen te configureren als u vaak dezelfde documenten met hetzelfde bericht verstuurt.

  • Privéberichten aan ontvangers
    Hiermee kunt u een privébericht verzenden aan elke ontvanger.

  • Toegestane handtekeningtypes
    Standaard zijn alleen elektronische handtekeningen ingeschakeld. Er zijn echter nog een groot aantal mensen die hun documenten liever afdrukken en terugfaxen. Als uw klanten mogelijk tot deze groep behoren, schakelt u de optie Handtekening faxen in.

  • Handtekeninginstellingen afzender
    Deze instellingen zijn ontworpen voor situaties waarin de afzender de medeondertekenaar van het document is. En als u afzenders toestaat mede te ondertekenen, is het verstandig de standaardinstellingen van uw workflow zodanig in te stellen dat de afzenders elke transactie zo weinig mogelijk hoeven aan te passen.

  • Herinneringen
    Als uw proces vereist dat u herinneringen instelt, kunt u met deze instelling de frequentie en het bericht van de herinnering configureren om zo de cyclusduur voor uw afzenders nog korter te maken.

  • Wachtwoordbeveiliging ondertekend document
    Schakel deze optie in als u wilt dat de gebruiker een wachtwoord moet invoeren voordat hij de ondertekende PDF kan openen of online kan weergeven.

    Het is iets meer werk, maar het verbetert de beveiliging.

  • Identiteitsverificatie van ondertekenaars voor ondertekenaars in Mijn account
    Adobe Sign accepteert verschillende secundaire verificatiemethoden voor ondertekenaars. Afhankelijk van uw situatie, kunt u een of meerdere van deze opties toestaan. U kunt afzenders desgewenst ook toestaan zelf een methode te kiezen.

Opmerking:

u kunt geen, een aantal of alle methoden selecteren, maar als u Telefoonverificatie wilt inschakelen, dient u eerst Afzenders toestaan de opties voor identiteitsverificatie van ondertekenaars per ontvanger in te stellen in te schakelen.

  • Documentvervaldatum
    Als uw situatie een kort tijdsbestek omvat, zoals een speciale prijs die slechts de volgende XX dagen beschikbaar is, kunt u het desbetreffende tijdsbestek definiëren en het document laten verlopen als de gebruiker niet op tijd tekent.

    Als u deze optie inschakelt, is het verstandig de optie in te stellen op Wijzigen van vervaldatuminstellingen na verzenden van document toestaan. U hoeft de deadline niet te verlengen, maar het is wel fijn om de mogelijkheid te hebben.

  • Nieuwe voorbeeldpagina en ontwerpervaring
    Hiermee wordt de nieuwe ontwerpfunctie ingeschakeld. U kunt gebruikers ook toestaan om te schakelen tussen de nieuwe en de klassieke ontwerpfunctie.

  • Zie voorbeeld/zet handtekening/voeg formuliervelden toe
    Als u merkt dat u vaak velden toevoegt aan documenten, is het handig om het gereedschap voor het slepen en neerzetten van velden standaard in te schakelen. Als u echter met documenten met versiebeheer werkt, wilt u gebruikers waarschijnlijk niet de kans geven om velden aan te passen.

  • Handtekeningvolgorde
    De meeste documenten worden (zo blijkt uit onze ervaring) in een bepaalde volgorde ondertekend en dat is de standaardwaarde. Als u echter merkt dat in uw meest gangbare workflow een parallel ondertekeningsproces wordt gehanteerd waarbij iedereen tegelijk wordt gevraagd om te ondertekenen, kunt u deze instelling hier configureren.

    U kunt er ook voor kiezen om de afzenders te laten kiezen welke workflow het beste aansluit bij hun transacties.

Nog meer mogelijkheden voor branding!

Navigeer naar Account > E-mailinstellingen. Daar vindt u de volgende opties:

E-mailvoettekst – Deze instelling geldt voor het volledige account en plaatst een tekstbericht onder aan uw e-mails. Dit is een uitstekende plaats voor marketinginformatie of juridische kennisgevingen.

Laat gebruikers hun eigen e-mailvoetteksten gebruiken - Met deze instelling kunnen afzonderlijke gebruikers zelf de inhoud voor hun persoonlijke handtekening instellen

Koptekst- en voettekstafbeeldingen – Kop- en voetteksten voor e-mails lijken op logo's, maar zijn groter. Het is een goede manier om uw merk een prominente positie te geven in uw e-mails, zodat de klant weet van wie de e-mail afkomstig is.

Net als met logo's worden JPEG-, GIF- en PNG-bestanden ondersteund. 

Gebruik een afbeelding die 200 pixels hoog en maximaal 600 pixels breed is.

U ziet voor elke optie een koppeling voor het Uploaden van een nieuwe afbeelding. Hiermee kunt u op uw lokale systeem naar uw afbeelding bladeren. Klik op Opslaan.

 

Branded Email2

De beveiligingsinstellingen van Adobe Sign komen overeen met de algemene wachtwoordbeveiliginginstellingen voor andere toepassingen die u beheert, maar bevat ook een aantal excentrieke documentinstellingen.

Ga als volgt te werk om uw beveiliging in te stellen: kies Account > Accountinstellingen > Beveiligingsinstellingen.

  • Instellingen voor Eenmalige aanmelding
    Verifiëren uw gebruikers zich aan de hand van een gebruikersbestand van Adobe of Google? Als dat het geval is, dient u de juiste instelling in te schakelen. Schakel de functies die u waarschijnlijk niet gebruikt uit.

  • Instellingen voor Mij onthouden
    Hiermee kunnen de aanmeldingsgegevens van de gebruiker gedurende een bepaalde periode worden onthouden. Kies de periode in de vervolgkeuzelijst.

  • Wachtwoordbeleid voor aanmelding
    Met deze instelling stelt u in hoe vaak het wachtwoord opnieuw moet worden ingesteld en hoeveel historische wachtwoorden Adobe Sign onthoudt om te voorkomen dat dezelfde wachtwoorden worden ingesteld.

  • Wachtwoordsterkte voor aanmelding
    De vereiste sterkte van uw wachtwoorden is van essentieel belang voor uw accountbeveiliging en we raden u aan deze waarde op de hoogste waarde in te stellen die uw gebruikers kunnen accepteren.

  • Type PDF-codering
    Bij gebruik van PDF-coderingsniveaus dient u te weten welke versie van Reader uw ondertekenaars hebben geïnstalleerd. Meer geavanceerde codering vereist namelijk een modernere versie van de Reader.

    Hanteer de volgende vuistregel: stel deze waarde in op 128-bits AES als uw ondertekenaar enigszins technisch is ingesteld. Acrobat 7 is aan het begin van 2005 uitgebracht en de meeste mensen hebben sindsdien hun Reader bijgewerkt.

  • API
    Hiermee kunt u toepassingen van niet-gecertificeerde partners toegang geven tot gegevens in dit account. U staat zo ook toe dat gebruikers die geen accountbeheerders zijn, toepassingen ontwikkelen die gebruikmaken van de Adobe Sign-API.

  • Toegestane IP-bereiken
    Als u bang bent dat externe partijen proberen toegang te krijgen tot uw gebruikers, is het uitermate verstandig het IP-bereik te beperken. Zorg er alleen wel voor niemand thuis of via een mobiel apparaat gebruik maakt van uw netwerken.

  • Account delen
    Account delen is een geweldige functie voor het beheren van de gebruikers die aan u rapporteren. Houd echter wel toezicht op de personen met wie ze hun accounts delen. Veel beheerders kiezen ervoor alleen accountshares te maken bij het maken van nieuwe gebruikers en deze instelling op accountniveau uit te schakelen.

  • Identiteitsverificatie van ondertekenaars
    Moeten uw gebruikers zich aanmelden voordat ze een document ondertekenen? Dit kan een goede beveiligingsmaatregel zijn, afhankelijk van uw specifieke situatie.

  • Wachtwoord voor ondertekenen van overeenkomst
    Hiermee kunt u een wachtwoordbeleid toepassen voor het beschermen of weergeven van documenten.

  • Wachtwoordsterkte voor ondertekenen van overeenkomst
    Hiermee geeft u de sterkte van het wachtwoord op.

  • KBA-verificatie
    U kunt het aantal malen beperken dat ondertekenaars kunnen proberen om hun identiteit te valideren voordat de overeenkomst wordt geannuleerd.

Gaat u de API gebruiken? Als u een ontwikkelaar hebt en Adobe Sign wilt integreren in uw bestaande CRM-systeem (of een ander API-systeem), kunt u deze optie overwegen.

Adobe Sign ondersteunt een REST-API:

Navigeer naar Account > Adobe Sign-API.

Als u Adobe Document Cloud-API's wilt gebruiken om toegang te krijgen tot gebruikersgegevens, zijn OAuth-tokens vereist.

U kunt een integratiesleutel maken als u een oude toepassing hebt die geen ondersteuning biedt voor OAuth.

Neem contact op met de Ondersteuning als u de koppeling voor het maken van een integratiesleutel niet ziet.

Op deze pagina vindt u ook

Als de API eenmaal is ingeschakeld, ziet u links in het scherm een nieuwe koppeling naar het Logboek API-verzoek. Dit logboek toont de inkomende XML van uw API-aanroepen en kan bij het oplossen van codeproblemen van onschatbare waarde zijn.

 

De REST-API is beschikbaar via de optie API-toepassingen.

Klik op de desbetreffende pagina op de koppeling Nieuwe toepassing maken, geef uw toepassing een naam en klik op de knop Toepassing maken.

Uw nieuwe toepassings-id en geheim worden meteen gegenereerd en weergegeven.

Het verdelen van uw gebruikers in functionele groepen kan bijzonder nuttig zijn, vooral als u verschillende handtekeningsvereisten hebt of rapportagestructuren waaraan u zich moet houden.

Gelukkig is het bijzonder eenvoudig om een groep te maken in Adobe Sign. Navigeer naar
Account > Gebruikers of Account > Groepen.

 

Klik op de pagina Groep op de knop + in de rechterbovenhoek van de pagina en typ de nieuwe groepsnaam in het veld.

Er is ook een koppeling waarmee u de instellingen voor de groep kunt configureren: klik op de rij om de koppeling Groepsinstellingen te zien. Deze instellingen zijn vrijwel identiek aan de internationale instellingen die u op accountniveau hebt geconfigureerd, maar omdat groepen het onderliggende object van het account zijn, overschrijven de groepsinstellingen de accountinstellingen.

U ziet ook dat de groepsnaam altijd kan worden bijgewerkt, dus het is geen probleem als u de groepsnaam moet wijzigen.

Eindelijk, tijd om gebruikers toe te voegen!

Er zijn twee methoden om nieuwe gebruikers te maken in Adobe Sign:

Een voor een

of

En masse via CSV

Het is vrij eenvoudig om individuele gebruikers toe te voegen. Navigeer gewoon naar
Ga naar Account > Gebruikers en klik op de knop + in de werkbalk naast het zoekvak. Het dialoogvenster Maken wordt weergegeven.

 

Vul de velden voor het e-mailadres, de voornaam en de achternaam in en selecteer vervolgens een groep waaraan u de gebruiker wilt toewijzen (indien nodig).

U ziet ook het selectievakje Hun overeenkomsten bekijken. Met deze optie maakt u een accountshare tussen de nieuwe gebruiker en uw Admin-gebruiker. Als u de transacties van uw nieuwe gebruiker moet controleren, schakelt u dit selectievakje in.

Als dat niet hoeft, kunt u desgewenst een share maken met de functie Account delen.

Nadat u de gebruiker hebt gemaakt, wordt een e-mail verzonden naar het adres dat u hebt opgegeven tijdens het verzoek om een wachtwoord in te stellen. Daarna is de gebruiker actief en kan hij zijn eerste document verzenden.

Hier vindt u de methode voor het maken van grote aantallen gebruikers: ga naar Account > Gebruikers en klik op de knop + in de werkbalk naast het zoekvak. Klik in het dialoogvenster Maken op Gebr. in bulk maken.

 

Het proces bestaat uit het maken van een CSV-bestand met minimaal kolommen voor e-mailadres, voornaam en achternaam. Raadpleeg het CSV-voorbeeldbestand om de juiste indeling te zien. Klik op de koppeling download voorbeeld CSV-bestand. Bereid uw bestand voor in de opgegeven indeling. Als het bestand klaar is, klikt u op Bladeren en selecteert u het bestand.

Het nadeel van dit proces is dat u geen share tot stand kunt brengen tussen het account van de gebruiker en uw beheerdersaccount.

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid