Handboek voor Adobe Acrobat Sign
Nieuwe functies
Aan de slag
- Snelstartgids voor beheerders
- Handleiding om snel aan de slag te gaan voor gebruikers
- Bibliotheek voor videotutorial
- Veelgestelde vragen
Beheerder
- Overzicht Admin Console
-
User Management
- Gebruikers toevoegen
- Op functies gerichte gebruikers maken
- Controleren op gebruikers met provisioningfouten
- Naam/e-mailadres wijzigen
- Groepslidmaatschap van een gebruiker bewerken
- Een gebruiker tot een beheerdersrol bevorderen
- Typen gebruikersidentiteiten en SSO
- Gebruikersidentiteit wisselen
- Gebruikers verifiëren met MS Azure
- Gebruikers verifiëren met Google Federation
- Productprofielen
- Aanmeldingservaring
-
Account-/groepsinstellingen
- Overzicht van instellingen
-
Algemene instellingen
- Nieuwe ervaring voor ontvangers
- Workflows voor zelfondertekening
- In bulk verzenden
- Webformulieren
- Power Automate-workflows
- Bibliotheekdocumenten
- Formuliergegevens bij overeenkomsten verzamelen
- Beperkte documentzichtbaarheid
- Een PDF-kopie van de ondertekende overeenkomst bijvoegen
- Een koppeling opnemen in de e-mail
- Een afbeelding opnemen in de e-mail
- Bestanden die bij een e-mail worden gevoegd, krijgen de naam
- Controlerapport bij documenten bijvoegen
- Meerdere documenten samenvoegen tot één document
- Afzonderlijke documenten downloaden
- Een ondertekend document uploaden
- De standaard tijdzone instellen
- Gebruikers in meerdere groepen (UMG)
- Machtigingen voor groepsbeheerder
- Ontvanger vervangen
- Controlerapport
- Voettekst van transactie
- Klant in de gezondheidszorg
- Account instellen
-
Voorkeuren handtekening
- Goed ingedeelde handtekeningen
- Aangepaste gebruiksvoorwaarden en openbaarmakingsbeleid
- Ontvangers door formuliervelden navigeren
- Overeenkomstworkflow opnieuw starten
- Weigeren te ondertekenen
- Ondertekenaars toestaan een schriftelijke handtekening af te drukken en te plaatsen
- Vereisen dat ondertekenaars een mobiel apparaat gebruiken om hun handtekening te maken
- Verzoeken om IP-adres van ondertekenaars
- Digitale handtekeningen
- Elektronische zegels
- Digitale identiteit
-
Rapportinstellingen
- Beveiligingsinstellingen
-
Verzendinstellingen
- Ontvangersnaam bij verzenden vereisen
- Naamwaarden voor bekende gebruikers vergrendelen
- Toegestane ontvangersrollen
- Elektronische getuigen toestaan
- Ontvangersgroepen
- CC's
- Toegang tot overeenkomst voor de ontvanger
- Velden afvlakken
- Overeenkomsten wijzigen
- Privéberichten
- Toegestane handtekeningtypes
- Herinneringen
- Overeenkomstbericht verzenden via
- Opties voor indentificatie van ondertekenaar
- Inhoudsbeveiliging
- Handtekeningvolgorde
- Liquid Mode
- Bio-Pharma-instellingen
- Notariële instellingen
- Betalingsintegratie
- SAML-instellingen
- Voorschriften voor gegevens
- Instellingen tijdstempel
- Extern archiveren
- Accounttalen
- E-mailinstellingen
- Migreren van echosign.com naar adobesign.com
- Configuratieopties voor ontvangers
-
Begeleiding voor regelgevingsvereisten
- Toegankelijkheid
- HIPAA
- AVG
- 21 CFR deel 11 en EudraLex bijlage 11
- Klanten in de gezondheidszorg
- IVES-ondersteuning
- Overeenkomsten archiveren
- Overwegingen voor EU/VK
- Uw domein claimen
- Koppelingen voor het melden van misbruik
Overeenkomsten verzenden, ondertekenen en beheren
-
Opties voor ontvangers
- Een e-mailherinnering annuleren
-
Opties op de pagina voor elektronisch ondertekenen
- Overzicht van de pagina voor elektronisch ondertekenen
- Openen om de overeenkomst zonder velden te lezen
- Weigeren om een overeenkomst te ondertekenen
- Ondertekeningsbevoegdheid delegeren
- Een PDF van de overeenkomst downloaden
- Geschiedenis van de overeenkomst weergeven
- Berichten over de overeenkomst weergeven
- Een elektronische handtekening naar een geschreven handtekening converteren
- Een geschreven handtekening naar een elektronische handtekening converteren
- Door formuliervelden navigeren
- De gegevens uit de formuliervelden wissen
- Vergroting en navigatie van de pagina voor elektronisch ondertekenen
- De taal wijzigen die wordt gebruikt in de tools en informatie van de overeenkomst
- Juridische kennisgevingen controleren
- Cookievoorkeuren voor Acrobat Sign aanpassen
- Overeenkomsten verzenden
-
Velden in documenten opnemen
-
In-app authoringomgeving
- Automatische velddetectie
- Velden slepen en neerzetten met de authoringomgeving
- Formuliervelden toewijzen aan ontvangers
- De rol Vooraf invullen
- Velden aanbrengen met een herbruikbare veldsjabloon
- Overdracht van velden naar een nieuwe bibliotheeksjabloon
- Bijgewerkte authoringomgeving bij het verzenden van overeenkomsten
- Formulieren met tekstlabels maken
- Formulieren maken met Acrobat (AcroForms)
- Velden
- Veelgestelde vragen over ontwerpen
-
In-app authoringomgeving
- Overeenkomsten ondertekenen
-
Overeenkomsten beheren
- Overzicht pagina Beheren
- Overeenkomsten delegeren
- Ontvangers vervangen
- Documentzichtbaarheid beperken
- Een overeenkomst annuleren
- Nieuwe herinneringen maken
- Herinneringen voor beoordeling
- Een herinnering annuleren
- Toegang verkrijgen tot Power Automate-flows
-
Meer handelingen...
- De werking van de zoekfunctie
- Een overeenkomst weergeven
- Een sjabloon maken op basis van een overeenkomst
- Overeenkomsten verbergen/zichtbaar maken
- Een ondertekend document uploaden
- Bestanden en velden van een verzonden overeenkomst wijzigen
- De verificatiemethode van een ontvanger bewerken
- Een vervaldatum toevoegen of wijzigen
- Een opmerking toevoegen aan een overeenkomst
- Een individuele overeenkomst delen
- Delen van een overeenkomst ongedaan maken
- Een individuele overeenkomst downloaden
- De afzonderlijke bestanden van een overeenkomst downloaden
- Het controlerapport van een overeenkomst downloaden
- De veldinhoud van een overeenkomst downloaden
- Controlerapport
- Rapportage en gegevensexports
Geavanceerde voorzieningen en workflows voor overeenkomsten
- Webformulieren
-
Herbruikbare sjablonen
- US Government-formulieren in de Acrobat Sign-bibliotheek
- Een bibliotheeksjabloon maken
- De naam van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Het type van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Het machtigingsniveau van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Een gedeelde sjabloon kopiëren, bewerken en opslaan
- De verzamelde veldgegevens voor een bibliotheeksjabloon downloaden
- Eigendom van webformulieren en bibliotheeksjablonen overdragen
-
Power Automate-workflows
- Overzicht van de Power Automate-integratie en opgenomen rechten
- De Power Automate-integratie inschakelen
- Contextuele acties op de pagina Beheren
- Gebruik van Power Automate bijhouden
- Een nieuwe flow maken (voorbeelden)
- Triggers die worden gebruikt voor flows
- Flows van buiten Acrobat Sign importeren
- Flows beheren
- Flows bewerken
- Flows delen
- Flows in- of uitschakelen
- Flows verwijderen
-
Nuttige sjablonen
- Alleen beheerder
- Archivering van overeenkomst
- Archivering van webformulierovereenkomst
- Data-extractie van de overeenkomst
- Overeenkomstmeldingen
- Overeenkomst genereren
- Workflows op maat verzenden
- Gebruikers en overeenkomsten delen
Integreren met andere producten
- Acrobat Sign voor Salesforce
- Acrobat Sign voor Microsoft
- Overige integraties
- Door partners beheerde integraties
- Een integratiesleutel verkrijgen
Acrobat Sign Developer
- REST-API's
- Webhooks
Ondersteuning en probleemoplossing
Overzicht
Elke Acrobat Sign-overeenkomst doorloopt een aantal gebeurtenismijlpalen die de vooruitgang van de transactie bepalen.
Deze mijlpalen kunnen gebeurtenissen zoals de volgende omvatten:
- Het maken van een document
- Wijzigingen in de verzonden transactie
- E-mails die naar ontvangers worden verzonden
- E-mails die door ontvangers worden bekeken
- Delegeren van de autoriteit van een ontvanger
- Handtekeningen/goedkeuringen die op overeenkomsten worden toegepast
- De status Voltooid/Afgewezen/Geannuleerd
Mijlpalen worden geregistreerd in twee indelingen met vergelijkbare inhoud, maar verschillende doelstellingen:
De lijst Activiteit is een overzicht van de transactie, die aangeeft waar deze zich bevindt in het volledige proces (van begin tot eind), gezien vanuit de Acrobat Sign-applicatie.
- De lijst Activiteit bevat een minimale hoeveelheid informatie: de gebeurtenis zelf, de gebruiker/ontvanger (geïdentificeerd door het e-mailadres wordt) die de gebeurtenis heeft geregistreerd en het tijd-/datumstempel van de gebeurtenis (aangepast aan de lokale systeeminstellingen voor de tijdzone van de gebruiker die het document heeft weergegeven)
- Elke gebeurtenis waardoor het document wordt veranderd (zoals een wijziging, of een actie van een ontvanger), bevat een koppeling die het document onmiddellijk na die gebeurtenis toont
- De activiteitenlijst heeft betrekking op de gehele transactie. Daarom kunt u soms informatie zien die niet is inbegrepen in het controlerapport (wat beperkter is ten aanzien van documentinteractie)
- Wanneer de transactie nog wordt uitgevoerd, ziet u onder aan de activiteitenlijst een overzicht van de ontvangers die in de overeenkomstworkflow actief blijven
- Retentie- en eVaulting-gebeurtenissen die plaatsvinden nadat het document is voltooid
- De activiteitenlijst is een element van de overeenkomst, dat wordt gewist door expliciete handelingen waardoor overeenkomsten worden verwijderd (bijvoorbeeld AVG). Als de overeenkomst om welke reden dan ook uit het gebruikersaccount wordt verwijderd, gaat de geschiedenisinhoud samen met de weergave van het desbetreffende item verloren. Deze gegevens kunnen niet worden hersteld
Auditrapporten bevatten dezelfde mijlpalen voor overeenkomsten als het deelvenster Geschiedenis, maar bevatten de transactie-ID van het gezaghebbende document op de Acrobat Sign-server.
Beheerders kunnen zo nodig het verzamelen van IP-adressen inschakelen.
Controlerapporten zijn bedoeld als betrouwbare documenten waarin staat hoe een document van begin tot eind is veranderd en welke fasen in de levenscyclus zijn doorlopen. U kunt deze rapporten opslaan als PDF-bestand en u kunt ze afdrukken als de interne bedrijfsprocessen dit vereisen.
- Een belangrijk verschil om op te merken is dat alle evenementen in het Auditrapport standaard worden vermeld in de GMT-tijdzone. Zo wordt verwarring voorkomen voor auditors die transacties van gebruikers in meerdere tijdzones beoordelen.
- De Activiteitenlijst wordt dynamisch gegenereerd voor de kijker en weerspiegelt alle gebeurtenissen in de tijdzone van het lokale systeem van de kijker.
- Het tijdstempel van het zichtbare handtekeningveld dat is ingesloten in de overeenkomst weerspiegelt de tijdzone van het lokale systeem van de ondertekenaar op het moment dat de handtekening wordt aangebracht. De tijdzonecode wordt verschaft als context bij het weergeven van de PDF.
- De datumstempelnotatie is ingesteld op JJJJ-MM-DD.
- Controlerapporten worden onafhankelijk opgeslagen van de overeenkomstobjecten die worden weergegeven op het beheertabblad van de webtoepassing. Als u een object verwijdert van de beheerpagina, wordt het controlerapport niet verwijderd.
- Als u de transactie-id van een overeenkomst kent, dan kunt u het controlerapport voor die transactie van inzien op de website: https://secure.echosign.com/verify (indien de beveiligingsinstellingen dit toelaten)
Het controlerapport heeft twee stadia:
- Het “interimrapport”: wanneer een transactie nog in uitvoering is (en niet voltooid), wordt het controlerapport samengesteld op basis van de overeenkomstgebeurtenissen die zijn geregistreerd op het moment dat het verzoek wordt ingediend. Dit rapport is per definitie onvolledig en niet meer actueel zodra de eerstvolgende ontvanger een nieuwe registratiegebeurtenis uitvoert.
Tussentijdse rapporten staan duidelijk boven aan het rapport vermeld, zodat deze rapporten bij het opslaan of afdrukken niet per ongeluk als definitieve documenten kunnen worden geïnterpreteerd.
- Het “definitieve rapport”: zodra de overeenkomst een eindstaat bereikt (Ondertekend, Geannuleerd, Afgewezen of Verlopen), wordt het definitieve controlerapport samengesteld en opgeslagen. Vanaf dit moment worden er geen nieuwe gebeurtenissen met betrekking tot de transactie (bijvoorbeeld retentie) toegevoegd aan het rapport. Het definitieve rapport bevat dus alle gebeurtenissen die hebben plaatsgehad om het document ondertekend te krijgen, en niets meer dan dat.
Nadat u zich hebt aangemeld, selecteert u Beheren > Status van de overeenkomst die u wilt bekijken > Selecteer de naam van de overeenkomst en selecteer vervolgens Controlerapport downloaden in het rechterdeelvenster.
Het controlerapport is toegankelijk via het tabblad Beheren.
Selecteer de overeenkomst en klik op Controlerapport downloaden
Configuratie
Beschikbaarheid:
Het Activiteitenlogboek en Controlerapporten zijn beschikbaar voor alle Acrobat Sign-accounts.
Configuratiebereik:
Het Activiteitenlogboek en Controlerapporten zijn standaard ingeschakeld en kunnen niet worden uitgeschakeld.
Veel instellingen kunnen de gemelde gebeurtenissen (en de gebruikte terminologie) in de Controlerapporten beïnvloeden. Als er gebeurtenissen zijn waarvan u denkt dat deze in het controlerapport moeten worden opgenomen, neemt u contact op met uw groeps- of accountbeheerder om te controleren of deze kunnen worden toegevoegd.
Er zijn vier methoden die gebruikers toegang geven tot het Controlerapport:
- Voeg het controlerapport toe aan de e-mail Ondertekend en gearchiveerd.
- Controlerapport bijvoegen bij documenten tijdens het downloaden vanaf de beheerpagina.
- Toegang tot het controlerapport toestaan via de pagina voor transactieverificatie.
- Controlerapport via API koppelen wanneer getLatestDocument wordt aangeroepen.