Handboek voor Adobe Acrobat Sign
Nieuwe functies
Aan de slag
- Snelstartgids voor beheerders
- Handleiding om snel aan de slag te gaan voor gebruikers
- Bibliotheek voor videotutorial
- Veelgestelde vragen
Beheerder
- Overzicht Admin Console
-
User Management
- Gebruikers toevoegen
- Op functies gerichte gebruikers maken
- Controleren op gebruikers met provisioningfouten
- Naam/e-mailadres wijzigen
- Groepslidmaatschap van een gebruiker bewerken
- Een gebruiker tot een beheerdersrol bevorderen
- Typen gebruikersidentiteiten en SSO
- Gebruikersidentiteit wisselen
- Gebruikers verifiëren met MS Azure
- Gebruikers verifiëren met Google Federation
- Productprofielen
- Aanmeldingservaring
-
Account-/groepsinstellingen
- Overzicht van instellingen
-
Algemene instellingen
- Nieuwe ervaring voor ontvangers
- Workflows voor zelfondertekening
- In bulk verzenden
- Webformulieren
- Power Automate-workflows
- Bibliotheekdocumenten
- Formuliergegevens bij overeenkomsten verzamelen
- Beperkte documentzichtbaarheid
- Een PDF-kopie van de ondertekende overeenkomst bijvoegen
- Een koppeling opnemen in de e-mail
- Een afbeelding opnemen in de e-mail
- Bestanden die bij een e-mail worden gevoegd, krijgen de naam
- Controlerapport bij documenten bijvoegen
- Meerdere documenten samenvoegen tot één document
- Afzonderlijke documenten downloaden
- Een ondertekend document uploaden
- De standaard tijdzone instellen
- Gebruikers in meerdere groepen (UMG)
- Machtigingen voor groepsbeheerder
- Ontvanger vervangen
- Controlerapport
- Voettekst van transactie
- Klant in de gezondheidszorg
- Account instellen
-
Voorkeuren handtekening
- Goed ingedeelde handtekeningen
- Aangepaste gebruiksvoorwaarden en openbaarmakingsbeleid
- Ontvangers door formuliervelden navigeren
- Overeenkomstworkflow opnieuw starten
- Weigeren te ondertekenen
- Ondertekenaars toestaan een schriftelijke handtekening af te drukken en te plaatsen
- Vereisen dat ondertekenaars een mobiel apparaat gebruiken om hun handtekening te maken
- Verzoeken om IP-adres van ondertekenaars
- Digitale handtekeningen
- Elektronische zegels
- Digitale identiteit
-
Rapportinstellingen
- Beveiligingsinstellingen
-
Verzendinstellingen
- Ontvangersnaam bij verzenden vereisen
- Naamwaarden voor bekende gebruikers vergrendelen
- Toegestane ontvangersrollen
- Elektronische getuigen toestaan
- Ontvangersgroepen
- CC's
- Toegang tot overeenkomst voor de ontvanger
- Velden afvlakken
- Overeenkomsten wijzigen
- Privéberichten
- Toegestane handtekeningtypes
- Herinneringen
- Overeenkomstbericht verzenden via
- Opties voor indentificatie van ondertekenaar
- Inhoudsbeveiliging
- Handtekeningvolgorde
- Liquid Mode
- Bio-Pharma-instellingen
- Notariële instellingen
- Betalingsintegratie
- SAML-instellingen
- Voorschriften voor gegevens
- Instellingen tijdstempel
- Extern archiveren
- Accounttalen
- E-mailinstellingen
- Migreren van echosign.com naar adobesign.com
- Configuratieopties voor ontvangers
-
Begeleiding voor regelgevingsvereisten
- Toegankelijkheid
- HIPAA
- AVG
- 21 CFR deel 11 en EudraLex bijlage 11
- Klanten in de gezondheidszorg
- IVES-ondersteuning
- Overeenkomsten archiveren
- Overwegingen voor EU/VK
- Uw domein claimen
- Koppelingen voor het melden van misbruik
Overeenkomsten verzenden, ondertekenen en beheren
-
Opties voor ontvangers
- Een e-mailherinnering annuleren
-
Opties op de pagina voor elektronisch ondertekenen
- Overzicht van de pagina voor elektronisch ondertekenen
- Openen om de overeenkomst zonder velden te lezen
- Weigeren om een overeenkomst te ondertekenen
- Ondertekeningsbevoegdheid delegeren
- Een PDF van de overeenkomst downloaden
- Geschiedenis van de overeenkomst weergeven
- Berichten over de overeenkomst weergeven
- Een elektronische handtekening naar een geschreven handtekening converteren
- Een geschreven handtekening naar een elektronische handtekening converteren
- Door formuliervelden navigeren
- De gegevens uit de formuliervelden wissen
- Vergroting en navigatie van de pagina voor elektronisch ondertekenen
- De taal wijzigen die wordt gebruikt in de tools en informatie van de overeenkomst
- Juridische kennisgevingen controleren
- Cookievoorkeuren voor Acrobat Sign aanpassen
- Overeenkomsten verzenden
- Overeenkomsten ondertekenen
-
Overeenkomsten beheren
- Overzicht pagina Beheren
- Overeenkomsten delegeren
- Ontvangers vervangen
- Documentzichtbaarheid beperken
- Een overeenkomst annuleren
- Nieuwe herinneringen maken
- Herinneringen voor beoordeling
- Een herinnering annuleren
- Toegang verkrijgen tot Power Automate-flows
-
Meer handelingen...
- De werking van de zoekfunctie
- Een overeenkomst weergeven
- Een sjabloon maken op basis van een overeenkomst
- Overeenkomsten verbergen/zichtbaar maken
- Een ondertekend document uploaden
- Bestanden en velden van een verzonden overeenkomst wijzigen
- De verificatiemethode van een ontvanger bewerken
- Een vervaldatum toevoegen of wijzigen
- Een opmerking toevoegen aan een overeenkomst
- Een individuele overeenkomst delen
- Delen van een overeenkomst ongedaan maken
- Een individuele overeenkomst downloaden
- De afzonderlijke bestanden van een overeenkomst downloaden
- Het controlerapport van een overeenkomst downloaden
- De veldinhoud van een overeenkomst downloaden
- Controlerapport
- Rapportage en gegevensexports
Geavanceerde voorzieningen en workflows voor overeenkomsten
- Webformulieren
-
Herbruikbare sjablonen
- US Government-formulieren in de Acrobat Sign-bibliotheek
- Een bibliotheeksjabloon maken
- De naam van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Het type van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Het machtigingsniveau van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Een gedeelde sjabloon kopiëren, bewerken en opslaan
- De verzamelde veldgegevens voor een bibliotheeksjabloon downloaden
- Eigendom van webformulieren en bibliotheeksjablonen overdragen
-
Power Automate-workflows
- Overzicht van de Power Automate-integratie en opgenomen rechten
- De Power Automate-integratie inschakelen
- Contextuele acties op de pagina Beheren
- Gebruik van Power Automate bijhouden
- Een nieuwe flow maken (voorbeelden)
- Triggers die worden gebruikt voor flows
- Flows van buiten Acrobat Sign importeren
- Flows beheren
- Flows bewerken
- Flows delen
- Flows in- of uitschakelen
- Flows verwijderen
-
Nuttige sjablonen
- Alleen beheerder
- Archivering van overeenkomst
- Archivering van webformulierovereenkomst
- Data-extractie van de overeenkomst
- Overeenkomstmeldingen
- Overeenkomst genereren
- Workflows op maat verzenden
- Gebruikers en overeenkomsten delen
Integreren met andere producten
- Acrobat Sign voor Salesforce
- Acrobat Sign voor Microsoft
- Overige integraties
- Door partners beheerde integraties
- Een integratiesleutel verkrijgen
Acrobat Sign Developer
- REST-API's
- Webhooks
Ondersteuning en probleemoplossing
Overzicht
De nieuwe in-app-ontwerpervaring van Adobe Acrobat Sign is ontworpen zodat gebruikers over het algemeen nu nog gemakkelijker documenten kunnen bouwen.
- De veldplaatsing is drastisch verbeterd omdat de gebruiker nu meerdere velden van hetzelfde type direct kan plaatsen, zonder deze afzonderlijk te moeten slepen en neerzetten.
- Veldeigenschappen (grootte, kleur en stijl) zijn permanent nadat ze zijn geconfigureerd, zodat de individuele veldconfiguratie aanzienlijk sneller en makkelijker wordt.
- Het bewerken van de standaardveldwaarde is verbeterd, zodat u eenvoudig in het veld kunt klikken en de gewenste waarde kunt typen.
- Veldeigenschappen staan in het linkerdeelvenster zodat de bijbehorende opties duidelijker te zien zijn.
Beschikbaarheid
- Bij nieuwe Acrobat-webaccounts en gratis Acrobat-gebruikers is de omgeving automatisch ingeschakeld.
- Accounts van de ondernemingslaag in de Acrobat Sign-oplossing kunnen de nieuwe ontwerpervaring inschakelen in Accountinstellingen > Algemene instellingen
Hoewel de nieuwe omgeving nu al nuttig is voor de meeste transacties die via het Acrobat Sign-systeem worden verzonden, wordt deze nog steeds ontwikkeld. In volgende versies komen verdere verbeteringen van de ervaring.
Er zijn verschillende beperkingen waar gebruikers zich bewust van moeten zijn, voornamelijk dat de omgeving alleen beschikbaar is bij het verzenden van een overeenkomst (vs. sjabloon samenstellen), en dat alleen de meest voorkomende veldtypen beschikbaar zijn. Een uitgebreidere lijst met beperkingen staat hieronder.
Ontvangers en veldtoewijzingen
De lijst met ontvangers staat boven in het linkerdeelvenster en toont een stip met een kleurcode die overeenkomt met de veldkleur die aan de ontvanger is toegewezen. Het kader om de geselecteerde ontvanger heeft een kleurcode wanneer de ontvanger is geselecteerd voor veldplaatsing.
Als een ontvanger is geselecteerd, weet het Acrobat Sign-systeem dat alle geplaatste velden aan die ontvanger moeten worden toegewezen. Hierdoor kunnen alle velden voor een ontvanger snel worden geplaatst.
Veldtoewijzing wijzigen
De veldtoewijzing kan voor elk geplaatst veld worden gewijzigd door te dubbelklikken op het veld dat u wilt wijzigen (waardoor het keuzemenu voor velden wordt weergegeven). Plaats de muis vervolgens op de optie Ontvangers wijzigen en selecteer de nieuwe ontvanger.
De kleurgecodeerde relatie is ook zichtbaar in de opties van het keuzemenu van de ontvanger.
Velden plaatsen
Als u velden in de formulierstructuur wilt plaatsen, selecteert u een veldtype in het linkerdeelvenster en klikt u vervolgens op de locatie in het formulier waar u het veld wilt plaatsen.
- De linkerbovenhoek van het veld wordt geplaatst op de plek waar u klikt.
- Elke keer dat u in de formulierruimte klikt, wordt een nieuw veld geplaatst.
- Bij elk type veld worden de veldhoogte en lettergrootte, kleur en stijl van het vorige veld gerepliceerd, met uitzondering van handtekeningen, selectievakjes en keuzerondjes (die hun eigen hoogtekenmerk behouden). Met dit type overerving van veldeigenschappen kunt u het eerste veld dat u plaatst configureren en vervolgens de rest van uw formulier invullen zonder elk veld individueel te moeten aanpassen.
Een veld verplaatsen
U kunt een veld verplaatsen door de muis op het veld te plaatsen, op de muis te klikken en vervolgens de muisknop ingedrukt te houden. (De cursor verandert in een pijl met vier richtingen.) Verplaats het veld naar een willekeurige locatie terwijl u de muisknop ingedrukt houdt. Het veld blijft op de nieuwe locatie staan wanneer de muisknop wordt losgelaten.
Veldgrootte aanpassen
U kunt de veldgrootte aanpassen door het veld te selecteren en de muis over de rand van een veld te bewegen. Er verschijnt een pijl voor het wijzigen van de grootte. Klik en sleep de veldrand naar de juiste grootte. Wanneer de muisknop wordt losgelaten, wordt de veldgrootte ingesteld.
Velden klonen en koppelen om automatisch herhalende velden te vullen
Stel dat u een set documenten heeft waarin meerdere keren om dezelfde informatie wordt gevraagd (bijv. naam, adres, enz.). In dat geval kunt u de velden klonen en koppelen, zodat wanneer een ontvanger de gegevens in het ene veld invoert, deze automatisch worden ingevuld in de andere gekloonde velden.
Gekloonde/gekoppelde velden maken:
- Dubbelklik op het veld om het menu met opties te openen.
- Selecteer het weglatingsteken (...)
- Selecteer Velden klonen en koppelen.
Als u het gekloonde veld controleert, wordt het menu met opties weergegeven waar u extra bedieningselementen vindt om de gekloonde velden te beheren.
- Klik op het kloonpictogram (hieronder gemarkeerd) om een derde kloon (of meer) toe te voegen. (Hieronder gemarkeerd).
- Klik op de pijl Vorige of Volgende om naar het vorige (volgende) gekloonde veld in de reeks te gaan.
- Onder het weglatingsteken vindt u een optie waarmee u alle exemplaren van het gekloonde veld kunt verwijderen (inclusief het origineel).
Een veld op alle pagina's herhalen
Er is een optie waarmee u een veld in de exacte x/y-coördinaten op elke pagina in de documentenset kunt repliceren.
- Deze velden worden niet gekloond en gekoppeld; ze hebben unieke veldnamen en kunnen unieke waarden accepteren.
- Als u een veld alleen op sommige (maar niet alle) pagina's nodig hebt, kunt u de afzonderlijke velden verwijderen.
Standaardwaarden invoegen
In velden die tekst accepteren, kunnen standaardwaarden worden ingevoegd.
Als u een standaard tekenreeks wilt invoegen, dubbelklikt u in het veld om er een invoerveld van te maken.
Typ uw standaardwaarde en klik buiten het veld om het veld met de waarde op te slaan.
Een standaardwaarde alleen-lezen maken
Als u een veld alleen-lezen wilt maken, voegt u de standaardveldwaarde in. Klik vervolgens buiten het veld om een vergrendelingspictogram helemaal rechts van het veld weer te geven.
Het veld is standaard niet vergrendeld, zodat de deelnemer de veldwaarde kan wijzigen.
Als u op het vergrendelingspictogram klikt, verandert dit om aan te geven dat het veld voor ontvangers is vergrendeld met de machtiging Alleen-lezen.
Veldopties en eigenschappen
Dubbelklik (of klik rechts) op een veld om een optiemenu voor velden te openen. Dit menu geldt voor het veld waarop is geklikt.
Dit korte menu biedt snelle toegang tot de (veldspecifieke) opties die het meest worden gebruikt bij het ontwerpen van een formulier.
Onderaan het menu staat de optie Veld aanpassen. Klik hierop om de veldeigenschappen in het linkerdeelvenster weer te geven.
- U kunt ook driemaal op het veld klikken om de eigenschappen te openen.
Alle opties in het optiemenu worden gerepliceerd in de eigenschappen die in het linkerdeelvenster staan (met uitzondering van Veld aanpassen).
Alle velden hebben een eigenschap die Naam van veldtype heet.
Deze eigenschap staat voor de naam van het veld die boven aan de kolommen wordt gebruikt wanneer de gegevens op veldniveau worden geëxporteerd tijdens de rapportage.
Standaard is de waarde een generieke veldtypenaam met een oplopend nummer.
Een eenduidige, betekenisvolle veldnaam is heel handig als u ooit van plan bent om rapportgegevens op te halen.
Veldtype wijzigen
Het veldtype kan voor elk geplaatst veld worden gewijzigd door te dubbelklikken op het veld dat u wilt wijzigen (waardoor het veldmenu wordt weergegeven). Plaats de muis vervolgens op de optie Veldtype wijzigen en selecteer het nieuwe type.
Beschikbare velden
Tekst zoeken in het document
U kunt de tekst van de geüploade documenten doorzoeken door op Ctrl/Cmd + F te klikken.
Het zoekdialoogvenster wordt geopend, waarin u een tekstreeks kunt invoeren om naar te zoeken in het geüploade document of de geüploade documenten.
- Alleen de tekst van het geüploade document wordt doorzocht. Veldcontent kan niet worden doorzocht.
- Documenten die van een afbeelding zijn gemaakt, leveren geen resultaten op.
- Tekenreeksen die overeenkomen met de zoekwaarde worden gemarkeerd en rechts van het zoekveld wordt een numerieke telling weergegeven.
- Met de pijlen links en rechts gaat u naar de volgende of vorige instantie van de gevonden tekst.
Hoe kunt u de functie in- of uitschakelen voor een groep en/of account?
Bij Pro-accounts en accounts voor kleine bedrijven/teams is de optie standaard ingeschakeld.
Beheerders op ondernemings- en bedrijfsniveau kunnen de omgeving beschikbaar maken voor gebruikers op account- en groepsniveau (instellingen op groepsniveau hebben voorrang op accountinstellingen).
Ga naar Accountinstellingen > Algemene instellingen > Nieuwe authoringervaring om de functie in te schakelen.
Schakelen tussen omgevingen als gebruiker
Gebruikers (voor wie de functie is ingeschakeld) kunnen schakelen tussen de nieuwe en klassieke ervaring.
- In de klassieke omgeving bevindt de schakelkoppeling zich aan de bovenkant van het rechterdeelvenster (boven de ontvangerslijst).
- In de nieuwe authoringervaring staat de schakelkoppeling onder in het linkerdeelvenster (onder de knoppen Opslaan/Terug/Verzenden).
Gebruikers kunnen tussen beide omgevingen wisselen, maar moeten hun wijzigingen vooraf opslaan, anders gaan die verloren.
- Als gebruikers proberen om te schakelen voordat eventuele wijzigingen zijn opgeslagen, krijgen ze een waarschuwingsbericht te zien met het verzoek om de updates op te slaan.
- Overschakelen van de klassieke ervaring is uitgeschakeld als er veldtypen zijn toegevoegd die niet worden ondersteund in de nieuwe omgeving.
Beperkingen
De functie is momenteel in ontwikkeling en de onderstaande regelitems zullen naar verwachting worden opgelost, waardoor de nieuwe ervaring in de volgende releases dezelfde functionaliteit biedt als de klassieke ervaring.
Momenteel biedt de nieuwe ontwerpervaring geen ondersteuning voor:
- Sjabloonbuild
- Velden met de toewijzing Iedereen
- Ontvangersgroepen
- Elektronische zegels
- Notariële workflows
- Zelfondertekening
- Webformulieren
- In bulk verzenden
- Bibliotheeksjablonen
- Tekstlabels
- Voorwaardelijke velden
- Berekende velden
- Validatie van reguliere expressies
- Slechts twee lettertypen
- Veldtypen:
- Stempels
- Titel
- Bedrijf
- Afbeeldingen
- Bestandsbijlagen
- Deelnamestempels
- Transactienummers
- Betalingsvelden