De Workflow Designer wordt geopend en het deelvenster Informatie over workflow wordt weergegeven:
Laatst bijgewerkt op
Overzicht van aangepaste workflows
De Custom Workflow Designer wordt gebruikt om workflowsjablonen te maken die vooraf de overeenkomstsamenstelling en ondertekeningsprocessen definiëren volgens uw specifieke bedrijfsvereisten. Gebruikers kunnen workflowsjablonen ontwerpen met behulp van een intuïtieve interface waarmee ze eenvoudig de kenmerken van de deelnemers kunnen specificeren, inclusief vooraf gedefinieerde namen, rollen en routings, de documenten die in een overeenkomst moeten worden opgenomen, formuliervelden die vooraf moeten worden ingevuld door de afzender, e-maildistributie voor de deelnemers, het verlopen van de overeenkomst of wachtwoordopties, en meer.
Afzenders die een workflowsjabloon gebruiken, worden door het verzendproces geleid met aangepaste instructies en velden. Het verzendproces wordt hierdoor gebruiksvriendelijker en er is minder risico op fouten.
Afhankelijk van de account-/groepsinstellingen kunnen alle gebruikers workflows voor persoonlijk gebruik maken of met hun groepen delen.
- Beheerders kunnen sjablonen maken en delen op groepsniveau.
- Beheerders op accountniveau kunnen een workflow in de hele organisatie delen.
- Beheerders op accountniveau kunnen een workflow in de hele organisatie delen.
- Gebruikers die geen beheerder zijn, kunnen worden gemachtigd om zelf workflows te ontwikkelen en deze desgewenst te delen met de groepen waarvan ze lid zijn.
De geschiedenis en het controlerapport voor de overeenkomst die door de workflow zijn gemaakt, zijn toegankelijk vanaf de Beheerpagina.
Terwijl de overeenkomst wordt verwerkt, kunt u herinneringen toevoegen en andere taken uitvoeren.
Als u bent aangemeld, selecteert u Workflows in het bovenste menu van het startscherm.
Een workflow-gegenereerde overeenkomst ondertekenen/goedkeuren en beheren
De overeenkomst die door het workflowproces wordt gegenereerd, is precies dezelfde als elke andere overeenkomst die via dezelfde groep is verzonden.
Ondertekenaars en goedkeurders kunnen het document ondertekenen via de koppeling in het e-mailbericht waarin hun wordt gevraagd om het document te ondertekenen of goed te keuren. Als ze geregistreerd zijn als Acrobat Sign-gebruikers, kunnen ze het document ook ondertekenen via de pagina Beheren.
Afzenders hebben dezelfde opties om de overeenkomst te beheren vanaf hun pagina Beheren.
Export van rapporten en gegevens behandelen de overeenkomst op dezelfde manier als elke andere handmatig gemaakte overeenkomst.
Configuratie
Beschikbaarheid:
De Aangepaste omgeving voor verzendworkflow is beschikbaar voor licentieplannen voor ondernemingen
Configuratiebereik:
De besturingselementen die van invloed zijn op Aangepaste verzendworkflows kunnen worden geopend op account- en groepsniveau.
Het inschakelen van de nieuwste workflowervaring brengt workflows dichter bij de functionaliteit van het handmatige verzendproces.
Ingeschakelde functies met deze optie:
- Aanpasbare pagina-indeling
- Digitale handtekeningen te gebruiken voor een of meer van uw ontvangers
- Ontvangers configureren om premium identiteitsverificatie te gebruiken
- Groepen met ontvangers configureren tijdens het verzendproces
- Documenten bijvoegen uit alle ingeschakelde bronnen tijdens het verzendproces
Ga voor de nieuwste ervaring naar: Accountinstellingen > Verzendinstellingen > Aangepaste workflow-besturingselementen
Premium identiteitsverificatie
In de Workflow Designer worden alle ingeschakelde verificatiemethoden weergegeven in het ontvangersobject.
De verificatiemethoden worden nu weergegeven als selectievakjes, zodat opties voor de afzender mogelijk zijn in het workflowontwerp.
Als meerdere opties zijn ingeschakeld in de Designer, staan dezelfde opties tijdens het verzendproces ter beschikking van de afzender.
Ontvangersgroepen
De ontvangersobjecten in de Designer kunnen worden gemarkeerd als ontvangersgroepen. Hierdoor kan de afzender een herbruikbare ontvangersgroep uit het adresboek gebruiken om een reeks e-mailadressen te identificeren die mogen worden gebruikt voor die ene ondertekeningsstap.
Als bijvoorbeeld een van de vijf managers samen met u moet ondertekenen, kunt u een ontvangersgroep toevoegen die alle vijf e-mails bevat. Wanneer de handtekeningencyclus naar de groep met ontvangers wordt gestuurd, worden alle vijf managers op de hoogte gesteld, maar hoeft er slechts één de actie te voltooien.
Als u een herbruikbare groep ontvangers wilt toevoegen, selecteert u de optie Ontvangersgroep toevoegen om de groepskiezer te openen.
- De ontvangersgroep moet worden gemaakt voordat deze aan de workflow kan worden toegevoegd. Er is geen methode om een ad-hocontvangersgroep te maken binnen de Workflow Designer.
- Alleen ontvangersgroepen met compatibele gebruikersmachtigingen zijn beschikbaar:
- Een aangepaste workflow die toegankelijk is voor een heel account, kan alleen door een account beheerde ontvangersgroepen gebruiken
- Een aangepaste workflow die voor een hele groep toegankelijk is, kan groepen met ontvangers en groepen met accountbeheer gebruiken
- Een aangepaste workflow die toegankelijk is voor een individuele gebruiker, kan gebruikersgroepen en groepen met ontvangers met accountbeheer gebruiken
- Een aangepaste workflow die toegankelijk is voor een heel account, kan alleen door een account beheerde ontvangersgroepen gebruiken
- De naam van de herbruikbare ontvangersgroep wordt automatisch ingevoegd als de groepsnaam wanneer u de sjabloon gebruikt om een overeenkomst te verzenden.
- Als de ontvanger is geconfigureerd als een groep met ontvangers, is de ontvanger niet langer Bewerkbaar wanneer u de sjabloon gebruikt om een overeenkomst te verzenden.
- De leden van de herbruikbare ontvangersgroep kunnen niet worden bewerkt, verwijderd of toegevoegd.
- De ontvanger kan niet uit de ondertekeningsworkflow worden verwijderd wanneer een ontvangersgroep wordt geconfigureerd, ook niet als de ontvanger niet is gemarkeerd zoals vereist.
Bestandsbijlagen
Tijdens het verzendproces kunnen documenten nu uit alle ingeschakelde Acrobat Sign-bronnen worden bijgevoegd.
De gebruikerservaring onder de "nieuwe" instelling is bijgewerkt naar een modern aanpasbaar ontwerp, zoals de pagina Verzenden.
De instructies die vroeger rechts van de ontvangerslijst stonden, staan nu boven aan de pagina in een inklapbaar venster.
Door sjabloon gedefinieerde veldtoewijzing
Sjabloongedefinieerde veldtoewijzingen leggen een sterk verband tussen de ontvangerslijst zoals gedefinieerd in de workflowdesigner, en de juiste veldtoewijzingen op uw ontworpen formulieren.
Gebruiksvoorbeeld:
- De ondertekenaar (klant) moet eerst ondertekenen
- Naar keuze kan een medeondertekenaar als tweede ondertekenen
- Een interne tweede handtekening wordt geplaatst door een verkoopvertegenwoordiger
Hiervoor zouden traditioneel gesproken twee formulieren nodig zijn vanwege de manier waarop de ontvangers zijn geïndexeerd op de pagina Verzenden:
- Eén voor het scenario met één ondertekenaar, waarbij de interne controlehandtekening wordt toegewezen als de index van de tweede ondertekenaar
- Eén voor het scenario met een medeondertekenaar, waarbij de medeondertekenaar de index van de tweede ondertekenaar is, en de controlehandtekening die van de derde
Met de nieuwe "door de sjabloon gedefinieerde" regelstructuur, construeert u één volledig ingeschakeld formulier waarin alle mogelijke ontvangersvelden zijn gedefinieerd.
De index van de ontvanger-ondertekenaar (zoals gedefinieerd in de workflowdesigner) wordt nadrukkelijk afgedwongen, zonder rekening te houden met velden die zijn toegewezen aan weggelaten (optionele) ontvangers wanneer de overeenkomst wordt verzonden.
In dit gebruiksvoorbeeld is de medeondertekenaar altijd de index van ondertekenaar 2, maar als de medeondertekenaar niet is opgenomen op het moment dat de overeenkomst wordt verzonden, worden de velden voor ondertekenaar 2 genegeerd, en heeft de tegenondertekenaar (index van ondertekenaar 3) nog steeds alleen maar toegang tot de velden voor ondertekenaar 3.
U kunt deze nieuwe functionaliteit instellen door te navigeren naar: Accountinstellingen > Verzendinstellingen > Besturingselementen voor aangepaste workflows > Door sjabloon gedefinieerde plaatsing van handtekening inschakelen
Opmerking:
Als u de functie Sjabloongedefinieerde plaatsing van de handtekening inschakelt, kunt u de overeenkomst niet meer ontwerpen tijdens het verzendproces.
Inzicht in de relatie tussen ontvangers en velden
Elke ontvanger die te maken heeft met een overeenkomst krijgt een indexgetal als ondertekenaar toegewezen. Dit indexgetal is nodig om de ontvanger te associëren met de velden waarin ze inhoud mogen invoeren (zoals een handtekeningenveld).
Het indexgetal is gebaseerd op de plek van de ontvanger in de stapel op de pagina Verzenden. De ontvanger die boven aan de stapel staat is 1, de volgende ontvanger 2, enz. Dit indexnummer is te zien wanneer de overeenkomst is geconfigureerd als Voltooien in volgorde, maar is nog steeds aanwezig wanneer de workflow is ingesteld als Voltooien in willekeurige volgorde.
Bij het bouwen van de ontvangersstroom in Workflow Designer wordt de ondertekenaarsindex toegewezen op basis van de volgende regels:
- Van boven naar beneden
- Van links naar rechts
In het onderstaande voorbeeld staan de ondertekenaar en de medeondertekenaar boven aan de stapel.
- De "ondertekenaar" staat links en krijgt dus index 1 toegewezen
- De "medeondertekenaar" staat ook bovenaan, maar rechts van de ondertekenaar. Hij of zij krijgt dus index 2 toegewezen
In dit gebruiksgeval maakt het niet uit wie er fysiek als eerste ondertekent, en daarom zijn beide rollen opgenomen in een parallelle ondertekeningsstroom. Toch wordt de handtekeningindex strikt afgedwongen om te verzekeren dat de ondertekenaar zijn of haar inhoud toepast op de juiste "ondertekenaarsvelden" en dat de medeondertekenaar alleen toegang heeft tot de toegewezen "medeondertekenaarsvelden".
De "verkoopvertegenwoordiger" ondertekent als derde, nadat zowel de ondertekenaar als de medeondertekenaar klaar zijn.
Als vierde wordt "goedkeuring door management" gevraagd, nadat de controlehandtekening van de verkoopvertegenwoordiger is geplaatst.
Opmerking:
De namen van de ontvanger: 'ondertekenaar', 'medeondertekenaar', 'verkoopmedewerker', enz. zijn niet van invloed op de veldtoewijzing. Dit zijn gewoon door de beheerder gedefinieerde labels die ter verduidelijking worden gebruikt in de workflowjabloon.
Bij de bovenstaande Designer-workflow voor ontvangers wordt een sjabloon voor de pagina Verzenden gemaakt die er als volgt uitziet.
(Op de pagina Verzenden is de stapelorde duidelijker, alhoewel de indexgetallen niet worden getoond.)
Wanneer u een formulier met velden ontwerpt, wordt elk veld toegewezen aan een specifieke ondertekeningsindex (we negeren op dit punt even de velden voor "iedereen").
In de authoringomgeving van Acrobat Sign gebeurt dit door een Deelnemer te selecteren en velden voor die deelnemer te plaatsen.
Elke deelnemer krijgt een kleurcode voor een visueel onderscheid tussen de velden die aan elke deelnemer zijn toegewezen.
Als u tekstmarkeringen gebruikt, biedt de markering zelf een argument (bijvoorbeeld :signer1) waarmee het veld is toegewezen aan de ondertekenaarsindex.
De functie moet zijn ingeschakeld om de optie voor configuratie van workflows te hebben.
Navigeer naar Accountinstellingen > Algemene instellingen > Aangepaste verzendworkflows en schakel Workflow Designer voor beheerders inschakelen in.
Eenmaal ingeschakeld hebben alle beheerders op account- en groepsniveau toegang tot de Workflow Designer in hun beheerdersmenu.
- Beheerders op groepsniveau kunnen workflows maken voor de groepen waarover ze beheerdersbevoegdheid hebben.
- Beheerders op accountniveau kunnen voor elke groep een workflow maken, evenals organisatiebrede workflows.
- Wanneer de instelling is ingeschakeld, is de optie Aangepaste workflows beschikbaar nadat u het tabblad Workflows hebt geselecteerd.
- Als de instelling is uitgeschakeld, is de optie Aangepaste workflows niet beschikbaar.
Voor het inschakelen van de optie voor het maken van workflows met het gebruiksbereik "Alleen ik" moet de workflowdesigner voor alle gebruikers zijn ingeschakeld. Als de optie niet voor alle gebruikers is ingeschakeld, kunnen workflows alleen worden gekoppeld aan groepen of de hele organisatie.
Ga naar Accountinstellingen > Algemene instellingen > Aangepaste verzendworkflows en schakel Toegang tot workflowdesigner toestaan voor alle gebruikers in.
- Wanneer de instelling is ingeschakeld, is de optie voor Aangepaste workflows beschikbaar na het selecteren van het tabblad Workflows.
- Als de instelling is uitgeschakeld, is de optie Aangepaste workflows niet beschikbaar.
Gebruikers zonder beheerdersrechten kunnen standaard alleen workflows voor zichzelf maken en zijn niet bevoegd om een workflow met hun groep te delen.
De bevoegdheid voor gebruikers om hun workflows te delen met hun groepen kan echter worden ingeschakeld op account- of groepsniveau.
Ga naar Accountinstellingen > Algemene instellingen > Aangepaste verzendworkflows en schakel Gebruikers mogen hun zelf gemaakte workflows delen met hun groepen in.
- Wanneer de instelling is ingeschakeld, zien gebruikers de vervolgkeuzelijst voor de groepsselectie als een optie voor wie de workflow kan gebruiken.
- Wanneer de instelling is uitgeschakeld, wordt de vervolgkeuzelijst voor de groepsselectie niet weergegeven in de interface.
Accounts die nadrukkelijk specifieke workflows voor al hun documenten willen afdwingen en het verzendproces willen stroomlijnen tot een minimum aan input door de gebruiker, kunnen al hun documentworkflows volledig definiëren en gebruikers verbieden ad hoc te verzenden.
Accounts die gebruikmaken van Gebruikers in meerdere groepen, kunnen de configureerbare opties uitbreiden tot de instellingen op groepsniveau, zodat de juiste handtekeningopties en kennisgevingsprocessen strikt worden afgedwongen.
Als u gebruikers wilt beperken tot uitsluitend verzenden met goedgekeurde workflows, gaat u naar Accountinstellingen > Algemene instellingen > Aangepaste verzendworkflows en selecteert u Verzenden van overeenkomsten uitsluitend via workflows inschakelen.
Foutrapportage voor veelvoorkomende problemen
Sommige elementen van de oude workflow-ervaring zullen fouten veroorzaken onder de nieuwe interface als gevolg van verbeterde controle en beveiliging in de nieuwste ervaring. Er is extra foutopsporing ingevoerd om deze fouten duidelijker te laten zien en te verklaren wanneer ze optreden.
Als het account is geconfigureerd voor de moderne verzendervaring en er een workflow is gestart waardoor fouten optreden, krijgt de gebruiker nu een rode banner te zien waarmee de fout wordt aangegeven:
Als het account nog standaard is geconfigureerd voor de klassieke interface, wordt de workflow gewoon uitgevoerd onder de klassieke regels.
De moderne ervaring geeft fouten weer wanneer ze worden gedetecteerd.
Als er meer dan één probleem is gevonden, worden alle ontdekte fouten getoond.
Om de workflow geldig te maken voor de regels van de nieuwe interface, moet een beheerder de workflow bewerken en de ontdekte problemen corrigeren:
Onder de klassieke regelset kunnen tekenreeksen voor e-mails een onjuiste indeling hebben of onjuist gescheiden zijn (bijvoorbeeld door spaties in plaats van komma's).
Als deze fout optreedt, moet de beheerder het volgende controleren:
- Bevatten de CC-e-mails het juiste scheidingsteken?
- Zijn alle gedefinieerde tekenreeksen voor e-mails naar de ontvangers correct geconstrueerd?
- (bijvoorbeeld naam@domein.tld)
-
- De moderne interface accepteert komma's of puntkomma's
In de moderne interface zijn unieke waarden vereist voor alle documentnamen op de pagina Documenten van Workflow Designer.
Tijdens het ontwerpen van een workflow kan een beheerder een documentsjabloon koppelen met een beperkt toegangsbereik.
Wanneer een gebruiker buiten dit bereik de workflow probeert te laden, kan het document niet worden bijgevoegd en wordt er een beveiligingsschending geactiveerd.
Een beheerder kan bijvoorbeeld een nieuwe documentsjabloon maken met eigenschappen die de toegang beperken tot de eigenaar. De beheerder kan dit document bij de workflow voegen omdat hij of zij de eigenaar is.
Elke andere gebruiker van het systeem is niet de eigenaar, en valt dus buiten het toepassingsgebied van het document.
Wanneer deze fout wordt veroorzaakt, moet de beheerder de eigenschappen van de bijgevoegde documentsjabloon aanpassen.
Hieronder wordt beschreven hoe u de sjablooneigenschappen kunt controleren en aanpassen
Een aangepaste workflow maken
Alle gebruikers hebben de mogelijkheid om workflows te maken, afhankelijk van de ingeschakelde instellingen op account-/groepsniveau.
- Accountbeheerders kunnen workflows voor hun gehele account maken, of voor specifieke groepen binnen hun account.
- Groepsbeheerders kunnen workflows maken voor de groepen waarover ze beheerdersbevoegdheid hebben.
- Als toegang op gebruikersniveau wordt verleend, kunnen alle gebruikers hun eigen persoonlijke workflows maken en deze delen met een groep waarvan ze lid zijn.
Workflows zijn toegankelijk door het tabblad Workflows in de bovenste navigatiebalk te selecteren.
- Er wordt een lijst weergegeven met alle bestaande workflows waartoe de gebruiker toegang heeft.
- Selecteer Workflow maken om een nieuwe workflow te configureren.
Zodra de workflow is geopend, ziet u de kopregel Workflowdesigner met een gekleurde stip en de workflownaam aan de linkerkant (bijvoorbeeld Nieuwe workflow). De stip naast de workflownaam geeft de status van de workflow aan: concept/inactief (grijze stip) of actief (groene stip).
Aan de rechterkant van de rail bevinden zich de workflowbesturingselementen:
- Workflow klonen
- Hiermee kunt u een kloon van de bestaande workflow maken onder een nieuwe naam.
- Workflow verwijderen
- Hiermee wordt de workflow verwijderd uit de accountweergave.
- Sluiten—Hiermee wordt de workflow gesloten. U krijgt een melding als er niet-opgeslagen wijzigingen zijn.
- Opslaan— Slaat alle wijzigingen in de workflow op.
- Activeren/deactiveren—Klik om de workflow te activeren (of deactiveren).
- Als de workflow is geactiveerd, wordt deze weergegeven met de status Actief in de workflowlijst en is deze beschikbaar voor de gebruiker/groep/organisatie (afhankelijk van het configuratiebereik).
- Als de workflow is gedeactiveerd, wordt de workflow weergegeven met de status Concept en is deze alleen toegankelijk voor de eigenaar of beheerder.
U maakt een workflow door de volgende informatie te definiëren:
- Informatie over workflow: hiermee bepaalt u de workflow zelf: geef de workflow een naam, voer aangepaste instructies in voor de afzenders die de workflow toepassen, en verleen rechten voor het gebruik ervan.
- Informatie over overeenkomst: definieer de informatie en maak de gegevens op maat die op de pagina Verzenden staan.
- Ontvangers: maak een routering door ontvangers (ondertekenaars en fiatteurs) toe te voegen aan de vereiste ondertekeningsvolgorde.
- E-mails: stel de e-mails op die op verschillende stappen van het ondertekeningsproces naar de andere deelnemers worden verzonden.
- Documenten: geef aan welke documenten in de workflow moeten worden opgenomen
- Invoervelden voor de afzender: definieer velden waarmee afzenders informatie kunnen invoeren bij het verzenden van de overeenkomst. De verzonden invoergegevens worden samengevoegd met de overeenkomst voordat deze naar de ondertekenaars en fiatteurs wordt verzonden.
De vereiste velden worden aangeduid met een rood sterretje.
Opmerking:
De instellingen en eigenschappen die in een aangepaste workflow zijn gedefinieerd, hebben voorrang op instellingen op groeps-/accountniveau. Dit geldt voor elk configureerbaar element van de workflow.
Als bijvoorbeeld de instelling op groepsniveau voor het verlopen van een document vijf dagen is, en de workflowsjabloon een deadline van drie dagen definieert, verloopt de overeenkomst over drie dagen.
-
Voer de volgende informatie in op de pagina Informatie over workflow:
- Naam van workflow: geef een naam op voor de workflow. Deze naam wordt weergegeven op de Workflow Designer-banner, in de vervolgkeuzelijst Gebruik een workflow op de startpagina en boven aan de pagina Verzenden wanneer de workflow wordt gebruikt om een overeenkomst te verzenden.
- Instructies voor afzender: voer de gebruiksinstructies in voor de workflow. Deze instructies worden boven aan de pagina Verzenden weergegeven als de workflow wordt gebruikt om een overeenkomst te verzenden.
Opmerking:De instructies kunnen worden toegevoegd met behulp van HTML-tags. De volgende HTML-tags en de daarbij behorende kenmerken kunnen in de sectie met instructies worden gebruikt: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="fully qualified path"> en <a href="fully qualified path">.
Als u src- of href-paden wilt gebruiken, moet u de paden expliciet toestaan. Verstuur de URL's naar uw Customer Success Manager.
- Wie kan deze workflow gebruiken?: geef op wie de workflow kan gebruiken. De volgende opties zijn beschikbaar:
- Alleen ik - De workflow is alleen beschikbaar voor gebruik door de maker van de workflow.
- "Alleen ik" is alleen beschikbaar wanneer alle gebruikers toegang hebben tot aangepaste workflows.
- Gebruikers die toegang hebben tot meerdere groepen, hebben de mogelijkheid om te selecteren voor welke groep de workflow beschikbaar is.
- Geselecteerde groep: een vervolgkeuzelijst met alle groepen waartoe de maker toegang heeft.
- Wanneer Gebruikers in meerdere groepen is ingeschakeld voor het account, kunnen gebruikers workflows maken voor elke groep waarvan ze lid zijn.
- Workflows kunnen slechts aan één groep worden gekoppeld. De groepskiezer op de pagina Verzenden wordt onderdrukt.
- Als meerdere groepen toegang tot de workflow nodig hebben, voltooit u de workflowtest en kloont u vervolgens een kopie van de workflow voor elke groep die toegang nodig heeft.
- Als meerdere groepen toegang tot de workflow nodig hebben, voltooit u de workflowtest en kloont u vervolgens een kopie van de workflow voor elke groep die toegang nodig heeft.
- Wanneer een groep is geselecteerd, heeft elke gebruiker die lid is van die groep, toegang tot de workflow.
- Als alle gebruikers toegang krijgen tot aangepaste workflows, kunnen andere gebruikers de overeenkomst klonen en hun eigen versie van de workflow maken.
- Als alle gebruikers toegang krijgen tot aangepaste workflows, kunnen andere gebruikers de overeenkomst klonen en hun eigen versie van de workflow maken.
- Beheerders op groepsniveau hebben de bevoegdheid om elke workflow te bewerken die wordt gedeeld met een groep waarvoor ze beheerdersbevoegdheid hebben. (Beheerders op accountniveau hebben ook de bevoegdheid om de gedeelde workflows van groepen te bewerken, aangezien ze bevoegdheid hebben over alle groepen.)
- Elke gebruiker in mijn bedrijf: elke gebruiker in het Acrobat Sign-account kan de workflow gebruiken.
- Workflows op accountniveau kunnen worden verzonden vanuit elke groep waarvan de afzender lid is.
- Beheerders op accountniveau kunnen elke workflow bewerken die op organisatieniveau wordt gedeeld.
- Alleen ik - De workflow is alleen beschikbaar voor gebruik door de maker van de workflow.
Hieronder ziet u een voorbeeld van Informatie over workflow:
-
Klik op Informatie over overeenkomst in de linkerrail.
Opmerking:Merk op dat sommige veldlabels bewerkbaar zijn, zoals aangegeven door het potloodpictogram
.Door op het potloodpictogram te klikken kunt u een aangepast label invoeren dat wordt weergegeven op de pagina Verzenden wanneer de workflow wordt gebruikt om een overeenkomst te maken. Hiermee kunt u velden hernoemen om interne terminologie te gebruiken waarmee uw gebruikers vertrouwder zijn.
Om terug te keren naar het oorspronkelijke label klikt u op het pictogram Ongedaan maken
.De Naam van de overeenkomst kan bijvoorbeeld hernoemd worden naar de Naam van het contract:
-
Definieer de overeenkomstinformatie die moet worden ingevuld op de pagina Verzenden:
- Naam van de overeenkomst: voer de naam van de overeenkomst in. Deze naam wordt weergegeven op de pagina Verzenden wanneer de workflow wordt gebruikt om een overeenkomst te verzenden, en ook in de e-mailkop waarin de ontvanger wordt gevraagd om de overeenkomst te ondertekenen of goed te keuren.
- Bericht: typ een bericht voor de ontvangers. Dit bericht wordt weergegeven op de pagina Verzenden wanneer de workflow wordt gebruikt om een overeenkomst te verzenden.
- Cc: typ, indien nodig, de e-mailadressen voor cc-ontvangers. E-mailadressen moeten worden gescheiden door een komma of puntkomma
- Minimaal: geef het minimale aantal e-mailadressen op dat voor de optie Cc kan worden gebruikt.
- Maximaal: geef het maximale aantal e-mailadressen op dat voor de optie Cc kan worden gebruikt.
- Bewerkbaar: schakel deze optie in als u wilt toestaan dat afzenders de Cc-adressen van de workflow op de pagina Verzenden kunnen bewerken.
- Taal van ontvanger: de afzender kan hiermee de taal voor de ontvanger opgeven. Deze instelling bepaalt of de taalkiezer wordt weergegeven op de pagina Verzenden en, als dat het geval is, welke standaardtaal moet worden weergegeven.
- Als Taalkiezer niet weergeven is gekozen, wordt de standaardtaal van de ontvanger gebruikt die is gedefinieerd op account-/groepsniveau.
- Verzendopties
- Wachtwoord instellen om gedownloade PDF te openen: schakel deze optie in om toe te staan dat de afzender een wachtwoord opgeeft voor een gedownloade PDF.
- Vereist: schakel deze optie in als u altijd een wachtwoord verplicht wilt stellen voor de gedownloade PDF. Als deze optie is ingesteld, kunnen afzenders deze optie niet uitschakelen op de pagina Verzenden en moeten ze een wachtwoord opgeven.
- Deadline voor voltooiing: schakel deze optie in als u wilt toestaan dat een voltooiingsdeadline wordt ingevoerd op de pagina Verzenden.
- dagen om de overeenkomst te voltooien: selecteer het standaardaantal dagen waarin de ontvangers het ondertekeningsproces moeten voltooien. Het opgegeven aantal dagen kan altijd worden bewerkt op de pagina Verzenden.
- Authoring van documenten voorafgaand aan verzending toestaan: schakel deze optie in om toe te staan dat afzenders de documentvelden in de authoringomgeving kunnen wijzigen met de optie Voorvertonen en handtekeningvelden toevoegen op de pagina Verzenden.
- Authoring standaard inschakelen: schakel deze optie in om de optie Voorvertonen en handtekeningvelden toevoegen in te schakelen op de pagina Verzenden.
- Wachtwoord instellen om gedownloade PDF te openen: schakel deze optie in om toe te staan dat de afzender een wachtwoord opgeeft voor een gedownloade PDF.
Hieronder ziet u een voorbeeld van Informatie over overeenkomst:
- Naam van de overeenkomst: voer de naam van de overeenkomst in. Deze naam wordt weergegeven op de pagina Verzenden wanneer de workflow wordt gebruikt om een overeenkomst te verzenden, en ook in de e-mailkop waarin de ontvanger wordt gevraagd om de overeenkomst te ondertekenen of goed te keuren.
-
Klik op Ontvangers in het linkerdeelvenster om toegang te krijgen tot de sectie Routing van ontvangers
-
In de sectie Routing van ontvangers kunt u de ontvangers en de routeringvolgorde opgeven, precies zoals u dat wilt. U kunt zeer complexe workflows maken met seriële, parallelle, hybride of geneste hybride routering. De volgende instructies beschrijven de functionaliteit die beschikbaar is voor het instellen van de routering voor ontvangers.
- Een andere ontvanger voor of na een bestaande ontvanger toevoegen:
- Klik op het pictogram Toevoegen
. - Selecteer de rol die u wilt gebruiken (alle rollen die voor het account zijn ingeschakeld, zijn beschikbaar).
- Klik op het pictogram Toevoegen
- Als u een parallelle vertakking wilt opgeven, klikt u op het pictogram Toevoegen boven een ontvanger en selecteert u Parallelle takken.
- Als u een ontvanger wilt verwijderen, plaatst u de cursor boven de ballon van de ontvanger en klikt u op het pictogram Verwijderen
.
- Als u een ontvanger wilt aanpassen, plaatst u de cursor boven de ballon van de ontvanger en klikt u op het pictogram Bewerken
.
Tijdens het bewerken van een ontvanger kunt u de volgende opties instellen:
- Label van ontvanger: pas het label voor de ontvanger naar wens aan. U kunt het standaardlabel bijvoorbeeld instellen op Koper.
- De labels voor ontvangers moeten uniek zijn binnen de workflow.
- E-mailadres: voer het standaard e-mailadres van de ontvanger in.
- Ontvangersgroep toevoegen: als deze optie is geselecteerd, kunt u een ontvangersgroep kiezen uit uw lijst met herbruikbare ontvangersgroepen (geconfigureerd in uw adresboek) in plaats van een standaard e-mailrecord voor ontvangers.
- Deze ontvanger is de afzender: als deze optie is ingeschakeld, wordt de afzender ingevoegd als de ontvanger.
- Vereist: schakel deze optie in als een handtekening van de ontvanger vereist is.
- Bewerkbaar: schakel deze optie in om toe te staan dat de afzender het e-mailadres voor deze ontvanger op de pagina Verzenden bijwerkt.
- Rol: werk de rol van de ontvanger bij (Ondertekenaar, Goedkeurder, Formulierinvuller, enz.).
- Identiteitsverificatie: selecteer het vereiste type identiteitsverificatie voor de ondertekenaar.
- Mogelijke opties zijn Geen, Acrobat Sign, Telefoon, KBA, Wachtwoord en Overheids-ID.
- Alleen de ingeschakelde opties zijn zichtbaar.
- Een andere ontvanger voor of na een bestaande ontvanger toevoegen:
-
Zorg dat u op Opslaan klikt om de configuraties die u voor de ontvanger hebt ingesteld, op te slaan.
Hieronder ziet u een voorbeeld van informatie over Ontvangers en een routering waarbij de labels voor beide ondertekenaars (Koper en Directeur Verkoop) en voor de fiatteur (VP Verkoop) zijn aangepast.
-
Klik op E-mails in de linkerrail om naar de sectie E-mails te gaan.
- In de sectie E-mails kunt u bepalen welke e-mails worden verzonden tijdens het ondertekenings-/goedkeuringsproces op basis van verschillende gebeurtenissen.
- U kunt bijvoorbeeld opgeven dat kennisgevings-e-mails naar ontvangers en CC's worden verzonden wanneer een overeenkomst wordt geannuleerd.
-
Schakel de vakjes in voor de gebeurtenissen waarvoor u een e-mailmelding wilt activeren en sla de configuratie op.
-
Klik op Documenten in de linkerral om naar de sectie Documenten te gaan.
-
In de sectie Documenten kunt u de volgende opties configureren
- Documenttitel: voer een titel in voor het document. Deze titel wordt weergegeven in het gedeelte Documenten van de pagina Verzenden.
- Bestanden: klik op het pictogram Bestand toevoegen
om een document uit uw Acrobat Sign-bibliotheek bij te voegen. Dit document wordt automatisch toegevoegd als u het via deze workflow verzendt- Als er geen bestand is geselecteerd, heeft de afzender de mogelijkheid om een bestand op te geven wanneer de overeenkomst wordt verzonden
- Als een document is gemarkeerd als Vereist, wordt het automatisch gekoppeld aan de overeenkomst bij het starten van de workflow
- Bestand verwijderen: als u het verkeerde bestand toevoegt, klikt u op het pictogram Verwijderen (X) naast de naam van het bestand om het bestand te verwijderen
- Documentnaam: geef een betekenisvolle naam aan het document, zodat de afzender weet om welk document het gaat. De naam van het geüploade bibliotheekdocument wordt standaard weergegeven, maar dit kan worden overschreven
- Vereist: hiermee wordt aangegeven of het document al dan niet vereist is
- Document toevoegen: klik op de knop Document toevoegen om rijen toe te voegen voor extra documenten
- Documentnamen moeten uniek zijn
- Rij verwijderen: klik op het pictogram Rij verwijderen (X) om de volledige rij te verwijderen
- Documenttitel: voer een titel in voor het document. Deze titel wordt weergegeven in het gedeelte Documenten van de pagina Verzenden.
-
Hieronder ziet u een voorbeeld van de sectie Documenten:
-
Klik op Invoervelden voor afzender in het linkerpaneel om de sectie Invoervelden voor afzender te openen.
Deze invoervelden worden toegewezen aan formuliervelden die zijn gedefinieerd in de gekoppelde documenten (ofwel als onderdeel van het workflowontwerp, of als bestand dat door de afzender is geüpload).
Met deze velden kan de afzender inhoud vooraf invullen voordat hij de overeenkomst naar de ontvanger stuurt.
-
Klik in het deelvenster Invoervelden voor afzender op Veld toevoegen
Vervolgens kunt u de onderstaande opties configureren voor elke rij die u toevoegt:
- Veldtitel: voer een titel voor het veld in. Deze waarde wordt op de pagina Verzenden weergegeven als referentie voor de afzender
- Documentveldnaam: voer de veldnaam in voor een veld op het toegevoegde bibliotheekdocument
- De veldnaam die u hier invoert moet overeenkomen met de naam van het formulierveld in het document
- Standaardwaarde: voer een standaardwaarde in, indien aanwezig.
- Vereist: schakel deze optie in als een waarde voor dit veld moet worden ingevoerd voordat de overeenkomst kan worden verzonden
- Bewerkbaar: schakel deze optie in om toe te staan dat de standaardwaarde kan worden gewijzigd door de afzender van de overeenkomst
- Klik op het pictogram Rij verwijderen (X) om de volledige rij te verwijderen
Hieronder ziet u een voorbeeld van Invoervelden voor afzender:
Als u de workflow volledig hebt geconfigureerd, selecteert u Opslaan.
Als u klaar bent om de workflow te implementeren, selecteert u de knop Activeren.
Tip:
U wordt aangeraden de optie Wie kan deze workflow gebruiken? in te stellen op Alleen ik tijdens het testen van de workflow.
Als u zeker weet dat alles correct is geconfigureerd, kunt u de optie Wie kan deze workflow gebruiken? wijzigen naar de productiewaarde en de workflow Bijwerken.
Een aangepaste workflow bewerken
Gebruikers die de bevoegdheid hebben om workflows te maken, kunnen hun workflows op elk gewenst moment bewerken.
Groepbeheerders hebben de bevoegdheid om de workflows te bewerken die zijn gemaakt en gedeeld met hun groepen. Houd er rekening mee dat beheerders die een workflow bewerken die door een andere gebruiker met hun groep is gedeeld, de optie hebben om het delen van de workflow ongedaan te maken en terug te zetten naar een staat waarin alleen de eigenaar deze kan gebruiken. Als de workflow niet wordt gedeeld, verliest de beheerder de mogelijkheid om deze opnieuw te openen totdat de eigenaar deze opnieuw deelt met de groep.
- Het bewerken van een workflow kan worden gedaan terwijl de workflow actief is in het systeem.
- Bewerkingen aan de workflow die worden opgeslagen (bijgewerkt), worden onmiddellijk van kracht en zijn beschikbaar voor de volgende gebruiker die de workflow activeert om een overeenkomst te maken.
- Bewerkingen aan een workflow worden niet vertaald naar eerder verzonden overeenkomsten.
Let op:
Dit betekent niet dat, als een groepsbeheerder de gebruikers van de workflow wijzigt in Alleen ik (de oorspronkelijke maker), de workflow buiten het bereik van de groepsbeheerder valt en deze geen toegang meer kan krijgen om de workflow te bewerken.
-
Selecteer het tabblad Workflows in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens Aangepaste workflows in de linkerrail.
-
Selecteer in de lijst Workflows een workflow en klik op de knop <Workflow Name> openen.
-
De Workflow Designer wordt weergegeven
Zodra Workflow Designer is geopend, is de workflow volledig bewerkbaar. Alle secties kunnen naar wens worden gewijzigd en de wijzigingen worden pas opgeslagen nadat u op de knop Bijwerken hebt geklikt.
Aan de rechterkant van de rail bevinden zich de workflowbesturingselementen:
A. Workflow klonen
- Hiermee kunt u een kloon van de bestaande workflow maken onder een nieuwe naam.
B. Workflow verwijderen
- Hiermee wordt de workflow uit de accountweergave verwijderd.
C. Sluiten—Hiermee wordt de workflow gesloten. U krijgt een vraag als er niet-opgeslagen wijzigingen zijn.
D. Update — Slaat alle wijzigingen in de workflow op.
E. Activeren/deactiveren—Klik om de workflow te activeren (of deactiveren).
- De stip naast de workflownaam geeft de status van de workflow aan: concept/inactief (grijze stip) of actief (groene stip).
-
Bewerk de workflow.
Het bewerken van de workflow biedt dezelfde opties en functionaliteit als het maken van een nieuwe workflow
Beheerders die een workflow bewerken die is gemaakt door een gebruiker in hun groep (niet hun eigen workflow), krijgen een enigszins gewijzigde lijst met opties te zien bij Wie kan deze workflow gebruiken op het tabblad Workflow. In plaats van de tekenreeks Alleen ik, wordt de vervangende tekst Delen ongedaan maken (terug naar <Name of owning user>) weergegeven om aan te geven dat de beheerder niet de eigenaar is.
Als u het delen van de workflow ongedaan maakt, wordt de individuele controle onmiddellijk teruggegeven aan de eigenaar, wordt de bevoegdheid voor de beheerder om de workflow verder te bewerken verwijderd en wordt de beheerder uit de bewerkingsomgeving gezet.
-
Wanneer alle bewerkingen zijn voltooid, selecteert u de knop Bijwerken om de configuratie op te slaan.
De interface is bijgewerkt en de knop Bijwerken is grijs om aan te geven dat er geen niet-opgeslagen bewerkingen zijn. Op dit punt kunt u de workflow blijven bewerken, deze deze Activeren/Deactiveren of de workflowdesigner sluiten.
Een workflow activeren of deactiveren
Aangepaste workflows kunnen worden geactiveerd en gedeactiveerd door elke gebruiker met de bevoegdheid om de workflow te bewerken. Doorgaans is dit beperkt tot de gebruiker die hem heeft gemaakt en elke beheerder op groeps-/accountniveau die bevoegd is voor de groep waaraan de workflow is gerelateerd.
Door deactivering van een workflow wordt de status van de workflow ingesteld op concept en wordt de workflow verwijderd uit alle lijsten waar een gebruiker er toegang toe heeft om een nieuwe overeenkomst te genereren.
Het deactiveren van een workflow heeft geen invloed op overeenkomsten die eerder met behulp van de workflow zijn gegenereerd.
Een gedeactiveerde workflow kan op elk moment opnieuw worden geactiveerd en wordt onmiddellijk beschikbaar voor elke gebruiker die toegang heeft tot de scope (groep of organisatie) waaraan de workflow gerelateerd is.
Een workflow activeren:
-
Selecteer het tabblad Workflows in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens Aangepaste workflows in de linkerrail.
-
Selecteer in de lijst Workflows een workflow met de status Concept en klik op de knop Open <Workflow Name>.
-
De Workflow Designer wordt weergegeven
Zodra Workflow Designer is geopend, is de workflow volledig bewerkbaar. Alle secties kunnen naar wens worden gewijzigd en de wijzigingen worden pas opgeslagen nadat u op de knop Bijwerken hebt geklikt.
Aan de rechterkant van de rail bevinden zich de workflowbesturingselementen:
A. Workflow klonen
- Hiermee kunt u een kloon van de bestaande workflow maken onder een nieuwe naam.
B. Workflow verwijderen
- Hiermee wordt de workflow uit de accountweergave verwijderd.
C. Sluiten—Hiermee wordt de workflow gesloten. U krijgt een vraag als er niet-opgeslagen wijzigingen zijn.
D. Update — Slaat alle wijzigingen in de workflow op.
E. Activeren- Klik om de workflow te activeren.
- De stip naast de workflownaam geeft de status van de workflow aan: concept/inactief (grijze stip) of actief (groene stip).
-
Bewerk de workflow zo nodig en selecteer Activeren.
-
De workflow is onmiddellijk beschikbaar voor de gebruiker, groep of organisatie.
Een workflow deactiveren:
-
Selecteer het tabblad Workflows in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens Aangepaste workflows in de linkerrail.
-
Selecteer in de lijst Workflows een workflow met de status Actief en klik op de knop <Workflow Name> openen.
-
De Workflow Designer wordt weergegeven
Zodra Workflow Designer is geopend, is de workflow volledig bewerkbaar. Alle secties kunnen naar wens worden gewijzigd en de wijzigingen worden pas opgeslagen nadat u op de knop Bijwerken hebt geklikt.
Aan de rechterkant van de rail bevinden zich de workflowbesturingselementen:
A. Workflow klonen
- Hiermee kunt u een kloon van de bestaande workflow maken onder een nieuwe naam.
B. Workflow verwijderen
- Hiermee wordt de workflow uit de accountweergave verwijderd.
C. Sluiten—Hiermee wordt de workflow gesloten. U krijgt een vraag als er niet-opgeslagen wijzigingen zijn.
D. Update — Slaat alle wijzigingen in de workflow op.
E. Deactiveren- Klik om de workflow te deactiveren.
- De stip naast de workflownaam geeft de status van de workflow aan: concept/inactief (grijze stip) of actief (groene stip).
-
Bewerk de workflow zo nodig en selecteer Deactiveren.
-
De workflow wordt onmiddellijk verwijderd uit de beschikbare workflowopties voor alle gebruikers.
Verzenden met een aangepaste workflow
Het verzenden van een overeenkomst met een workflow begint op de Startpagina door de knop Starten vanuit bibliotheek te selecteren en vervolgens de workflow te selecteren die u wilt gebruiken.
Zodra u een workflow hebt geselecteerd, wordt een gewijzigde pagina Verzenden weergegeven met de aangepaste volgorde van de ontvanger, eventuele aangepaste instructies, bijgevoegde bestanden, enzovoort.
-
Vanaf de pagina Start:
- Selecteer Starten vanuit bibliotheek.
- Selecteer Workflows uit de opties aan de linkerkant.
- Alle workflows die beperkt zijn tot alleen uw gebruik, bevinden zich in een samenvouwbare map met de naam 'Mijn workflows'.
- Alle workflows die beperkt zijn tot een groep, bevinden zich in samenvouwbare mappen met de naam van de groep.
- Alle workflows die beschikbaar zijn voor de hele organisatie bevinden zich in een samenvouwbare map met de naam 'Accountworkflows'.
- Selecteer de workflow die u wilt gebruiken
- Klik op Starten
De pagina Verzenden bevat de volgende onderdelen:
Op de hierboven weergegeven voorbeeldpagina Verzenden worden de volgende aanpassingen weergegeven:
A. In de sectie Informatie over workflow:
○ De workflownaam (GlobalCorp Servicecontract < 50K) bovenaan.
○ Instructies voor afzender (Deze workflow wordt gebruikt voor contracten van minder dan 50.000...).
B. In de sectie Informatie over overeenkomst:
○ Aangepaste overeenkomstnaam (GlobalCorp-servicecontract).
○ Het bericht (In de bijlage vindt u het servicecontract...).
○ De deadline voor voltooiing.
C. In de sectie Ontvangers:
○ De aangepaste labels voor de ontvangers (Ondertekenaar en Medeondertekenaar) en voor de gecertificeerde ontvangers (Juridisch team) worden weergegeven.
○ Het e-mailadres wordt verborgen wanneer de afzender een van de ondertekenaars is, in plaats daarvan staat er 'Ikzelf'.
○ De e-mailadressen van de ontvangersgroep (Juridisch team). Vooraf geconfigureerde leden worden weergegeven. Er kunnen aanvullende ontvangers worden ingevoerd, zoals aangegeven door de tekst E-mailadres ontvanger invoeren.
○ Een niet-bewerkbare partij in CC.
D. In de sectie Documenten:
○ De naam van het vooraf toegevoegde contract (Servicecontract) wordt weergegeven in de sectie Documenten.
○ De naam van het bestand dat de afzender moet uploaden, het verwijzingsdocument, wordt ook weergegeven met een koppeling om het uploaden van het bestand aan te vragen.
E. In de sectie Invoervelden voor afzender:
○ De gedefinieerde velden worden weergegeven in het gedeelte Velden.
○ De standaardwaarde is geïmporteerd, maar is bewerkbaar.
-
Vul de velden in die voor uw workflow zijn vereist.
In het bovenstaande voorbeeld zijn dat de volgende:
- Eventuele aanvullende e-mailadressen van het juridische team (optioneel).
- De vereiste veldinformatie (Product, Aantal en Totale kosten).
- Eventuele aanvullende e-mailadressen van het juridische team (optioneel).
-
Klik op Verzenden.
-
Schakel het selectievakje Handtekeningvelden voorvertonen en toevoegen in, breng wijzigingen aan in de formuliervelden en klik vervolgens op Verzenden.
-
Bekijk, update of beheer de nieuwe overeenkomst op de pagina Beheren, net als bij elke andere overeenkomst.
Gerelateerde informatie
Aanmelden bij je account