Ondertekeningsworkflows instellen

Met Workflow Designer kunt u workflows maken waarmee ondertekeningsprocessen worden toegespitst op uw specifieke bedrijfvereisten. Met dit nieuwe gereedschap kunnen beheerders snel en gemakkelijk workflowsjablonen ontwerpen en beheren met een intuïtieve editor voor slepen en neerzetten. U kunt alles heel eenvoudig aangeven: de documenten die u in een overeenkomst wilt opnemen, kenmerken van deelnemers (inclusief vooraf gedefinieerde namen, functies en routeringen), formuliervelden die de afzender vooraf moet invullen, e-mails voor de deelnemers, opties voor de vervaldatum van overeenkomsten of voor wachtwoorden, en nog veel meer.

Met workflows kunt u eenvoudig te volgen verzendinstructies maken voor uw gebruikers, zodat de stappen in dat proces telkens weer consistent worden gevolgd. Afzenders die een workflowsjabloon gebruiken, worden door het verzendproces geleid met aangepaste instructies en velden. Het verzendproces wordt hierdoor gebruiksvriendelijker en er is minder risico op fouten.

 

Video bekijken

Een aangepaste workflow maken

Alleen beheerders kunnen workflows maken. Accountbeheerders kunnen workflows voor hun gehele account maken, of voor specifieke groepen binnen hun account. Groepsbeheerders kunnen alle workflows bekijken, maar ze kunnen alleen de workflows in hun groep bewerken.

U maakt een workflow door de volgende informatie te definiëren:

  • Informatie over workflow: hiermee bepaalt u de workflow zelf: geef de workflow een naam, voer aangepaste instructies in voor de afzenders die de workflow toepassen, en verleen rechten voor het gebruik ervan.
  • Informatie over overeenkomst: definieer de informatie en maak de gegevens op maat die op de pagina Verzenden staan.
  • Ontvangers: maak een routering door ontvangers (ondertekenaars en fiatteurs) toe te voegen aan de vereiste ondertekeningsvolgorde.
  • E-mails: stel de e-mails op die op verschillende stappen van het ondertekeningsproces naar de andere deelnemers worden verzonden.
  • Documenten: geef aan welke documenten in de workflow moeten worden opgenomen
  • Invoervelden voor de afzender: definieer velden waarmee afzenders informatie kunnen invoeren bij het verzenden van de overeenkomst. De verzonden invoergegevens worden samengevoegd met de overeenkomst voordat deze naar de ondertekenaars en fiatteurs wordt verzonden.

De vereiste velden worden aangeduid met een rood sterretje. Sommige veldlabels zijn bewerkbaar, zoals wordt aangegeven door het
potloodpictogram, bijvoorbeeld: Naam overeenkomst:

Klik op het pictogram Potlood om een aangepast label in te voeren. Dit label wordt weergegeven op de pagina Verzenden wanneer de workflow wordt gebruikt om een document te verzenden. Als u het oorspronkelijke label wilt instellen, klikt u op het pictogram voor herstel.

Opmerking:

Expliciet gedefinieerde aangepaste workflowinstellingen overschrijven de standaardinstellingen op groeps- of accountniveau (indien ingesteld).  

  1. Meld u aan als accountbeheerder en ga naar Account > Workflows 

  2. Klik op de knop Nieuwe workflow maken om Workflow Designer te openen. 

  3. De Workflow Designer wordt geopend en het deelvenster Informatie over workflow wordt weergegeven:

    Informatie over workflow

    Op de Workflow Designer-banner wordt de standaardnaam van de workflow weergegeven (bijvoorbeeld Nieuwe workflow).

    De stip naast de workflownaam geeft de status van de workflow aan: concept/inactief (grijze stip) of actief
    (groene stip).

    De volgende besturingselementen vindt u rechts:

    • Sluiten: klik om de workflow te sluiten
    • Opslaan: klik om uw wijzigingen op te slaan
    • Activeren/Deactiveren: klik hierop om de workflow voor de geselecteerde groep te activeren of deactiveren

     

    Voer de volgende informatie in op de pagina Informatie over workflow:

    • Naam van workflow: geef een naam op voor de workflow. Deze naam wordt weergegeven op de Workflow Designer-banner, in de vervolgkeuzelijst Gebruik een workflow op de startpagina en boven aan de pagina Verzenden wanneer de workflow wordt gebruikt om een overeenkomst te verzenden. 
    • Instructies voor afzender: voer de gebruiksinstructies in voor de workflow. Deze instructies worden boven aan de pagina Verzenden weergegeven als de workflow wordt gebruikt om een overeenkomst te verzenden. 
    Opmerking:

    De instructies kunnen worden toegevoegd met behulp van HTML-tags. De volgende HTML-tags en de daarbij behorende kenmerken kunnen in de sectie met instructies worden gebruikt: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="fully qualified path"> en <a href="fully qualified path">.

    Als u src- of href-paden wilt gebruiken, moeten de paden op een whitelist staan. Verstuur de URL's naar uw Customer Success Manager

    • Wie kan deze workflow gebruiken?: geef op wie de workflow kan gebruiken. De volgende opties zijn beschikbaar:
      • Geselecteerde groep: een vervolgkeuzelijst met alle groepen waartoe de maker toegang heeft.
        • Wanneer slechts één groep is geselecteerd, heeft elke gebruiker die lid is van die groep, toegang om de overeenkomst te verzenden.
        • Wanneer Gebruikers in meerdere groepen is ingeschakeld voor het account, kunnen beheerders op groepsniveau workflows maken voor elke groep waarvan ze lid zijn (niet beperkt tot hun primaire groep).
        • Beheerders op groepsniveau hebben de bevoegdheid om elke workflow te bewerken die wordt gedeeld met een groep waarvoor ze beheerdersbevoegdheid hebben. (Beheerders op accountniveau hebben ook de bevoegdheid om de gedeelde workflows van groepen te bewerken, omdat ze de bevoegdheid hebben over alle groepen.)
      • Elke gebruiker in mijn bedrijf: elke gebruiker in het Acrobat Sign-account kan de workflow gebruiken.
        • Beheerders op accountniveau kunnen elke workflow bewerken die op accountniveau wordt gedeeld.

     

    Hieronder ziet u een voorbeeld van Informatie over workflow

    Voorbeeld van informatie over workflow

  1. Klik op Informatie over overeenkomst in het linkerdeelvenster

  2. 2. In de sectie Informatie over overeenkomst definieert u de overeenkomstinformatie zoals die moet worden weergegeven op de pagina Verzenden voor de afzender:

    • Naam overeenkomst: voer de naam van de overeenkomst in. Deze naam wordt weergegeven op de pagina Verzenden wanneer de workflow wordt gebruikt om een overeenkomst te verzenden, en ook in de e-mailkop waarin de ontvanger wordt gevraagd om de overeenkomst te ondertekenen of goed te keuren. Dit is een verplicht veld en het label kan worden bewerkt.
    • Bericht: typ een bericht voor de ontvangers. Dit bericht wordt weergegeven op de pagina Verzenden wanneer de workflow wordt gebruikt om een overeenkomst te verzenden. Dit is een verplicht veld en het label kan worden bewerkt.
    • Cc: typ, indien nodig, de e-mailadressen voor cc-ontvangers. E-mailadressen moeten worden gescheiden door een komma of puntkomma
      • Minimaal: geef het minimale aantal e-mailadressen op dat voor de optie Cc kan worden gebruikt.
      • Maximaal: geef het maximale aantal e-mailadressen op dat voor de optie Cc kan worden gebruikt.
      • Bewerkbaar: schakel deze optie in als u wilt toestaan dat afzenders de Cc-adressen van de workflow op de pagina Verzenden kunnen bewerken.
    • Taal van ontvanger: de afzender kan hiermee de taal voor de ontvanger opgeven.  Deze instelling bepaalt of de taalkiezer wordt weergegeven op de pagina Verzenden en, als dat het geval is, welke standaardtaal moet worden weergegeven.
    • Verzendopties
      • Wachtwoord instellen om gedownloade PDF te openen: schakel deze optie in om toe te staan dat de afzender een wachtwoord opgeeft voor een gedownloade PDF.
        • Als u deze optie instelt, wordt de verificatiemethode voor ondertekenaars ook ingesteld op Wachtwoord, en wordt dezelfde waarde voor het wachtwoord gebruikt.
        • Vereist: schakel deze optie in als u altijd een wachtwoord verplicht wilt stellen voor de gedownloade PDF. Als deze optie is ingesteld, kunnen afzenders deze optie niet uitschakelen op de pagina Verzenden en moeten ze een wachtwoord opgeven.
      • Deadline voor voltooiing: schakel deze optie in als u wilt toestaan dat een voltooiingsdeadline wordt ingevoerd op de pagina Verzenden.
        • dagen om de overeenkomst te voltooien: selecteer het standaardaantal dagen waarin de ontvangers het ondertekeningsproces moeten voltooien. Het aantal opgegeven dagen kan altijd worden bewerkt op de pagina Verzenden.
      • Ontwerpen van documenten voorafgaand aan verzending toestaan: schakel deze optie in om toe te staan dat afzenders de documentvelden in de ontwerpomgeving kunnen wijzigen met de optie Voorvertoning op de pagina Verzenden.
        • Ontwerpen standaard inschakelen: schakel deze optie in om de optie Voorvertoning op de pagina Verzenden automatisch in te schakelen.

     

    Hieronder ziet u een voorbeeld van Informatie over overeenkomst:

  1. Klik op Ontvangers in het linkerdeelvenster om toegang te krijgen tot de sectie Routing van ontvangers

  2. In de sectie Routing van ontvangers kunt u de ontvangers en de routeringvolgorde opgeven, precies zoals u dat wilt. U kunt zeer complexe workflows maken met seriële, parallelle, hybride of geneste hybride routering.  De volgende instructies beschrijven de functionaliteit die beschikbaar is voor het instellen van de routering voor ontvangers.

    • Een andere ontvanger voor of na een bestaande ontvanger toevoegen:
      • Klik op het pictogram Toevoegen
      • Selecteer de rol die u wilt invoegen (alle voor het account geactiveerde rollen zijn beschikbaar)

     

    • Als u een parallelle vertakking wilt opgeven, klikt u op het pictogram Toevoegen boven een ontvanger en selecteert u Parallelle takken

     

    • Als u een ontvanger wilt verwijderen, plaatst u de cursor over de ballon van de ontvanger en klikt u op het pictogram Verwijderen

     

    • Als u een ontvanger wilt aanpassen, plaatst u de cursor boven de ballon van de ontvanger en klikt u op het pictogram Bewerken
    Configuratie van ontvanger

    Tijdens het bewerken van een ontvanger kunt u de volgende opties instellen:

    • Label van ontvanger: pas het label voor de ontvanger naar wens aan. U kunt het standaardlabel bijvoorbeeld instellen op Koper. 
      • De labels voor ontvangers moeten uniek zijn binnen de workflow.
    • E-mailadres: voer het standaard e-mailadres van de ontvanger in
    • Deze ontvanger is de afzender: als deze optie is ingeschakeld, wordt de afzender ingevoegd als de ontvanger
    • Markeren als ontvangersgroep: als deze optie is ingeschakeld, wordt de ontvanger weergegeven als een lege groep met ontvangers tijdens het verzendproces.  De afzender moet de e-mailadressen voor de groep met ontvangers configureren
    • Functie: de rol van de ontvanger (Ondertekenaar of Fiatteur)
    • Vereist: schakel deze optie in als een handtekening van de ontvanger is vereist
    • Bewerkbaar: schakel deze optie in om toe te staan dat de afzender het e-mailadres voor deze ontvanger op de pagina Verzenden kan bijwerken
    • Identiteitsverificatie: selecteer het vereiste type identiteitsverificatie voor de ondertekenaar 
      • Geen, Acrobat Sign, Telefoon, KBA, Wachtwoord en Webidentiteit zijn de mogelijke opties
      • Alleen de opties die geschikt zijn voor het Acrobat Sign-account, zijn zichtbaar
    Opmerking:

    Als u het wachtwoord inschakelt als identiteitsverificatie, wordt hetzelfde wachtwoord toegevoegd aan de Documentbeveiliging, zodat de PDF alleen kan worden bekeken nadat het wachtwoord is ingevoerd.

  3. Zorg dat u op Opslaan klikt om de configuraties die u hebt ingesteld voor de ontvanger op te slaan.

     

    Hieronder ziet u een voorbeeld van Informatie over ontvanger en een routering waarbij de labels voor beide ondertekenaars (Koper en Directeur Verkoop) en voor de fiatteur (Vicepresident Verkoop) zijn aangepast. 

  1. Klik op E-mails in het linkerpaneel om naar de sectie E-mails te gaan

    • In de sectie E-mails bepaalt u welke e-mails tijdens het ondertekenings- en goedkeuringsproces worden verzonden op basis van verschillende gebeurtenissen. 
    • U kunt bijvoorbeeld opgeven dat kennisgevings-e-mails naar ontvangers en Cc's worden verzonden wanneer een overeenkomst wordt geannuleerd. 

  2. Schakel de selectievakjes in van de gebeurtenissen waarvoor u een e-mailbericht wilt triggeren

  1. Klik op Documenten in het linkerdeelvenster om naar de sectie Documenten te gaan

  2. In de sectie Documenten kunt u de volgende opties configureren

    • Documenttitel: voer een titel in voor het document. Deze titel wordt weergegeven in het gebied Documenten op de pagina Verzenden wanneer u het document verzendt via de workflow
    • Bestanden: klik op het pictogram Bestand toevoegen om een document uit uw Acrobat Sign-bibliotheek bij te voegen. Dit document wordt automatisch toegevoegd als u het via deze workflow verzendt
      • Als er geen bestand is geselecteerd, heeft de afzender de mogelijkheid om een bestand op te geven wanneer de overeenkomst wordt verzonden
      • Als een document is gemarkeerd als Vereist, wordt het automatisch gekoppeld aan de overeenkomst bij het starten van de workflow
      • Bestand verwijderen: als u het verkeerde bestand toevoegt, klikt u op het pictogram Verwijderen (X) naast de naam van het bestand om het bestand te verwijderen.
    • Documentnaam: geef een betekenisvolle naam aan het document, zodat de afzender weet om welk document het gaat. De naam van het geüploade bibliotheekdocument wordt standaard weergegeven, maar dit kan worden overschreven
    • Vereist: hiermee wordt aangegeven of het document al dan niet vereist is
    • Document toevoegen: klik op de knop Document toevoegen om rijen toe te voegen voor extra documenten
      •  Documentnamen moeten uniek zijn
    • Rij verwijderen: klik op het pictogram Rij verwijderen (X) om de volledige rij te verwijderen
  3. Hieronder ziet u een voorbeeld van de sectie Documenten:

  1. Klik op Invoervelden voor afzender in het linkerpaneel om de sectie Invoervelden voor afzender te openen.

    Deze invoervelden worden toegewezen aan formuliervelden die zijn gedefinieerd in de gekoppelde documenten (ofwel als onderdeel van het workflowontwerp, of als bestand dat door de afzender is geüpload).

    Met deze velden kan de afzender inhoud vooraf invullen voordat hij de overeenkomst naar de ontvanger stuurt.

  2. Klik in het deelvenster Invoervelden voor afzender op Veld toevoegen

    Vervolgens kunt u de onderstaande opties configureren voor elke rij die u toevoegt:

    • Veldtitel: voer een titel voor het veld in. Deze waarde wordt op de pagina Verzenden weergegeven als referentie voor de afzender
    • Documentveldnaam: voer de veldnaam in voor een veld op het toegevoegde bibliotheekdocument
      • De veldnaam die u hier invoert moet overeenkomen met de naam van het formulierveld in het document
    • Standaardwaarde: voer een standaardwaarde in, indien aanwezig.
    • Vereist: schakel deze optie in als een waarde voor dit veld moet worden ingevoerd voordat de overeenkomst kan worden verzonden
    • Bewerkbaar: schakel deze optie in om toe te staan dat de standaardwaarde kan worden gewijzigd door de afzender van de overeenkomst
    • Klik op het pictogram Rij verwijderen (X) om de volledige rij te verwijderen

     

    Hieronder ziet u een voorbeeld van Invoervelden voor afzender

Verzenden met een aangepaste workflow

Het verzenden van een overeenkomst met een workflow begint op de Startpagina door de knop Starten vanuit bibliotheek te selecteren en vervolgens de workflow te selecteren die u wilt gebruiken.

Zodra u een workflow hebt geselecteerd, wordt een gewijzigde pagina Verzenden weergegeven met de aangepaste volgorde van de ontvanger, eventuele aangepaste instructies, bijgevoegde bestanden, enzovoort.

1. Vanaf de Startpagina:

  • Selecteer Starten vanuit bibliotheek
  • Selecteer Workflows in de opties aan de rechterkant
  • Selecteer de workflow die u wilt gebruiken
  • Klik op Starten
Een workflow versturen vanaf de startpagina

 

De pagina Verzenden bevat de volgende onderdelen:

In het bovenstaande voorbeeld van de pagina Verzenden zijn de volgende aanpassingen doorgevoerd:

A. In de sectie Informatie over workflow:

○ De workflownaam (GlobalCorp Servicecontract <50K) bovenaan

○ Instructies voor afzender (Deze workflow wordt gebruikt voor contracten van minder dan 50.000...)

B. In de sectie Informatie over overeenkomst:

○ Aangepaste overeenkomstnaam (GlobalCorp Servicecontract voor 2018)

○ Het bericht (In de bijlage vind je het servicecontract...)

○ De optie Ondertekend document beveiligen met wachtwoord (toegestaan, maar niet gedefinieerd)

C. In de sectie Ontvangers:

○ De aangepaste labels voor de ontvangers (Ondertekenaar en Medeondertekenaar) en voor de gecertificeerde ontvangers (Juridisch team) worden weergegeven

○ De e-mailadressen  zijn  verborgen wanneer de afzender een van de ondertekenaars is. In dat geval staat er "Ikzelf"

○ De e-mailadressen voor de groep met ontvangers (Juridisch team) worden ingevoerd door de afzender

D. In de sectie Documenten:

○ De naam van het vooraf toegevoegde contract (Servicecontract) wordt weergegeven in de sectie Documenten

○ De naam van het bestand dat de afzender moet uploaden en het Referentiedocument worden ook weergegeven

E. In de sectie Invoervelden voor afzender:

○ De gedefinieerde velden worden weergegeven in het gebied Velden

○ De standaardwaarde is geïmporteerd, maar kan worden bewerkt

 

2. Vul de velden in die door uw workflow zijn vereist.

In het bovenstaande voorbeeld gaat het om:

  • Het e-mailadres van het Juridische team
  • Alle e-mailadressen voor Cc-ontvangers (optioneel)
  • Upload het bestand Referentiedocument
  • De vereiste veldinformatie (Product en Totale kosten)
  • De velden Ondertekend document  beveiligen  met wachtwoord en Zie voorbeeld/zet handtekening/voeg formuliervelden toe die beide optioneel zijn voor deze workflow.

3. Klik op Verzenden.

4. In de ontwerpomgeving kunt u wijzigingen aanbrengen in de velden (optioneel). Klik vervolgens op Verzenden

Een workflowovereenkomst ondertekenen en goedkeuren

De workflowovereenkomst wordt in dezelfde volgorde verzonden als in de routering is aangegeven. Ondertekenaars en fiatteurs kunnen het document ondertekenen via de koppeling in het e-mailbericht waarin hun wordt gevraagd om het document te ondertekenen of goed te keuren. Als ze staan geregistreerd als Acrobat Sign-gebruikers, kunnen ze het document ook ondertekenen via de pagina Beheren. Dit werkt op dezelfde manier als het standaardproces voor verzenden.

De historie en het controlerapport voor de workflowovereenkomst zijn toegankelijk op de pagina Beheren. Terwijl de overeenkomst wordt verwerkt, kunt u herinneringen toevoegen en andere taken uitvoeren.

Een aangepaste workflow bewerken

  1. Meld u aan als accountbeheerder en ga naar: Account > Workflows 

  2. Klik in de lijst Workflows om een workflow te selecteren

  3. Klik in het contextmenu op Openen. De Workflow Designer-weergaven

    Zodra Workflow Designer is geopend, is de workflow volledig bewerkbaar. Alle secties kunnen naar wens worden gewijzigd en de wijzigingen worden pas opgeslagen nadat u op de knop Bijwerken hebt geklikt.

     

    In Workflow Designer kunt u de volgende wijzigingen aanbrengen:

Configuratieopties

Er zijn belangrijke verbeteringen aangebracht aan aangepaste workflows, die worden aangestuurd door besturingselementen in het beheerdersmenu.

Klanten die workflows willen inschakelen, worden aangemoedigd om de eerste drie onderstaande opties in te schakelen voor de beste ervaring voor hun gebruikers en ontvangers.

De functie moet zijn ingeschakeld om zelfs maar de mogelijkheid te hebben tot de configuratie van workflows.

Navigeer naar Accountinstellingen > Algemene instellingen > Aangepaste verzendworkflows en schakel toegang voor uw beheerders in.

Workflows zodanig configureren dat ze zichtbaar zijn voor het account

Het inschakelen van de nieuwste workflowervaring brengt workflows dichter bij de functionaliteit van het handmatige verzendproces.

Ingeschakelde functies met deze optie:

  • Aanpasbare pagina-indeling
  • Digitale handtekeningen te gebruiken voor een of meer van uw ontvangers
  • Ontvangers te configureren voor op telefonie gebaseerde verificatie (via sms)
  • Groepen met ontvangers configureren tijdens het verzendproces
  • Documenten bijvoegen uit alle ingeschakelde bronnen tijdens het verzendproces

Ga voor de nieuwste ervaring naar: Accountinstellingen > Verzendinstellingen > Aangepaste workflow-besturingselementen

Workflows configureren om de nieuwe ervaring te gebruiken

Telefoonverificatie van de ontvanger

In de Workflow Designer worden alle ingeschakelde verificatiemethoden weergegeven in het ontvangersobject.

De verificatiemethoden worden nu weergegeven als selectievakjes, zodat opties voor de afzender mogelijk zijn in het workflowontwerp. 

Als meerdere opties zijn ingeschakeld in de Designer, staan dezelfde opties tijdens het verzendproces ter beschikking van de afzender.

De nieuwe verzendervaring voegt telefoon (sms) toe als een optie in de designer.

Ontvangersgroepen

De ontvangersobjecten in de designer kunnen worden gemarkeerd als ontvangersgroepen. Hiermee kan de afzender een reeks e-mailadressen configureren die voor deze ene handtekeningstap mogen tekenen.

Als bijvoorbeeld een van de vijf managers moet medeondertekenen, kunt u alle vijf e-mailadressen vermelden, maar hoeft slechts een van de vijf een handtekening toe te passen.

Opmerking:

De ontvangers kunnen in de Workflow Designer worden aangeduid als een groep met ontvangers, maar ze zijn niet geconfigureerd in het workflowontwerp.

De groep met ontvangers is alleen beschikbaar voor configuratie tijdens het verzendproces.

Bestandsbijlagen

Tijdens het verzendproces kunnen documenten nu uit alle ingeschakelde Acrobat Sign-bronnen worden bijgevoegd.

 

De gebruikerservaring onder de "nieuwe" instelling is bijgewerkt naar een modern aanpasbaar ontwerp, zoals de pagina Verzenden.

De instructies die vroeger rechts van de ontvangerslijst stonden, staan nu boven aan de pagina in een inklapbaar venster.

Door sjabloon gedefinieerde veldtoewijzing

Sjabloongedefinieerde veldtoewijzingen leggen een sterk verband tussen de ontvangerslijst zoals gedefinieerd in de workflowdesigner, en de juiste veldtoewijzingen op uw ontworpen formulieren.

Gebruiksvoorbeeld:

  • De ondertekenaar (klant) moet eerst ondertekenen
    • Naar keuze kan een medeondertekenaar als tweede ondertekenen
  • Een interne tweede handtekening wordt geplaatst door een verkoopvertegenwoordiger

Hiervoor zouden traditioneel gesproken twee formulieren nodig zijn vanwege de manier waarop de ontvangers zijn geïndexeerd op de pagina Verzenden:

  • Eén voor het scenario met één ondertekenaar, waarbij de interne controlehandtekening wordt toegewezen als de index van de tweede ondertekenaar
  • Eén voor het scenario met een medeondertekenaar, waarbij de medeondertekenaar de index van de tweede ondertekenaar is, en de controlehandtekening die van de derde

Met de nieuwe "door de sjabloon gedefinieerde" regelstructuur, construeert u één volledig ingeschakeld formulier waarin alle mogelijke ontvangersvelden zijn gedefinieerd.

De index van de ontvanger-ondertekenaar (zoals gedefinieerd in de workflowdesigner) wordt nadrukkelijk afgedwongen, zonder rekening te houden met velden die zijn toegewezen aan weggelaten (optionele) ontvangers wanneer de overeenkomst wordt verzonden.

In dit gebruiksvoorbeeld is de medeondertekenaar altijd de index van ondertekenaar 2, maar als de medeondertekenaar niet is opgenomen op het moment dat de overeenkomst wordt verzonden, worden de velden voor ondertekenaar 2 genegeerd, en heeft de tegenondertekenaar (index van ondertekenaar 3) nog steeds alleen maar toegang tot de velden voor ondertekenaar 3.

U kunt deze nieuwe functionaliteit instellen door te navigeren naar: Accountinstellingen > Verzendinstellingen > Besturingselementen voor aangepaste workflows > Door sjabloon gedefinieerde plaatsing van handtekening inschakelen

Workflows configureren voor het gebruik van sjabloongedefinieerde plaatsing van handtekeningen

Opmerking:

Als u de functie Sjabloongedefinieerde plaatsing van de handtekening inschakelt, kunt u de overeenkomst niet meer ontwerpen tijdens het verzendproces.

Inzicht in de relatie tussen ontvangers en velden

Elke ontvanger die te maken heeft met een overeenkomst krijgt een indexgetal als ondertekenaar toegewezen. Dit indexgetal is nodig om de ontvanger te associëren met de velden waarin ze inhoud mogen invoeren (zoals een handtekeningenveld).

Het indexgetal is gebaseerd op de plek van de ontvanger in de stapel op de pagina Verzenden. De ontvanger die boven aan de stapel staat is 1, de volgende ontvanger 2, enz. Dit indexnummer is te zien wanneer de overeenkomst is geconfigureerd als Voltooien in volgorde, maar is nog steeds aanwezig wanneer de workflow is ingesteld als Voltooien in willekeurige volgorde.

 

Bij het bouwen van de ontvangersstroom in Workflow Designer wordt de ondertekenaarsindex toegewezen op basis van de volgende regels:

  • Van boven naar beneden
    • Van links naar rechts

In het onderstaande voorbeeld staan de ondertekenaar en de medeondertekenaar boven aan de stapel.

  • De "ondertekenaar" staat links en krijgt dus index 1 toegewezen
  • De "medeondertekenaar" staat ook bovenaan, maar rechts van de ondertekenaar. Hij of zij krijgt dus index 2 toegewezen

In dit gebruiksgeval maakt het niet uit wie er fysiek als eerste ondertekent, en daarom zijn beide rollen opgenomen in een parallelle ondertekeningsstroom. Toch wordt de handtekeningindex strikt afgedwongen om te verzekeren dat de ondertekenaar zijn of haar inhoud toepast op de juiste "ondertekenaarsvelden" en dat de medeondertekenaar alleen toegang heeft tot de toegewezen "medeondertekenaarsvelden".

De "verkoopvertegenwoordiger" ondertekent als derde, nadat zowel de ondertekenaar als de medeondertekenaar klaar zijn.

Als vierde wordt "goedkeuring door management" gevraagd, nadat de controlehandtekening van de verkoopvertegenwoordiger is geplaatst.

Opmerking:

De namen van de ontvanger: 'ondertekenaar', 'medeondertekenaar', 'verkoopmedewerker', enz. zijn niet van invloed op de veldtoewijzing. Dit zijn gewoon door de beheerder gedefinieerde labels die ter verduidelijking worden gebruikt in de workflowjabloon. 

 

Bij de bovenstaande Designer-workflow voor ontvangers wordt een sjabloon voor de pagina Verzenden gemaakt die er als volgt uitziet.

(Op de pagina Verzenden is de stapelorde duidelijker, alhoewel de indexgetallen niet worden getoond.)

 

Wanneer u een formulier met velden ontwerpt, wordt elk veld toegewezen aan een specifieke ondertekeningsindex (we negeren op dit punt even de velden voor "iedereen").

In de authoringomgeving van Acrobat Sign gebeurt dit door een Deelnemer te selecteren en velden voor die deelnemer te plaatsen.

Elke deelnemer krijgt een kleurcode voor een visueel onderscheid tussen de velden die aan elke deelnemer zijn toegewezen.

 

Als u tekstmarkeringen gebruikt, biedt de markering zelf een argument (bijvoorbeeld :signer1) waarmee het veld is toegewezen aan de ondertekenaarsindex.

Accounts die nadrukkelijk specifieke workflows voor al hun documenten willen afdwingen en het verzendproces willen stroomlijnen tot een minimum aan input door de gebruiker, kunnen al hun documentworkflows volledig definiëren en gebruikers verbieden ad hoc te verzenden.

Accounts die gebruikmaken van Gebruikers in meerdere groepen, kunnen de configureerbare opties uitbreiden tot de instellingen op groepsniveau, zodat de juiste handtekeningopties en kennisgevingsprocessen strikt worden afgedwongen.

Als u gebruikers wilt beperken tot uitsluitend verzenden met goedgekeurde workflows, gaat u naar Accountinstellingen > Algemene instellingen > Workflows en selecteert u Verzenden van overeenkomsten uitsluitend via workflows inschakelen.   

Workflows configureren als enige methode voor verzending van overeenkomsten


Foutrapportage voor veelvoorkomende problemen

Sommige elementen van de oude workflow-ervaring zullen fouten veroorzaken onder de nieuwe interface als gevolg van verbeterde controle en beveiliging in de nieuwste ervaring. Er is extra foutopsporing ingevoerd om deze fouten duidelijker te laten zien en te verklaren wanneer ze optreden.

Als het account is geconfigureerd voor de moderne verzendervaring en er een workflow is gestart waardoor fouten optreden, krijgt de gebruiker nu een rode banner te zien waarmee de fout wordt aangegeven:

Als het account nog standaard is geconfigureerd voor de klassieke interface, wordt de workflow gewoon uitgevoerd onder de klassieke regels. 

De moderne ervaring geeft fouten weer wanneer ze worden gedetecteerd. 

Als er meer dan één probleem is gevonden, worden alle ontdekte fouten getoond.

Om de workflow geldig te maken voor de regels van de nieuwe interface, moet een beheerder de workflow bewerken en de ontdekte problemen corrigeren:

Onder de klassieke regelset kunnen tekenreeksen voor e-mails een onjuiste indeling hebben of onjuist gescheiden zijn (bijvoorbeeld door spaties in plaats van komma's).

Als deze fout optreedt, moet de beheerder het volgende controleren:

  • Bevatten de CC-e-mails het juiste scheidingsteken?

  • Zijn alle gedefinieerde tekenreeksen voor e-mails naar de ontvangers correct geconstrueerd?
    • (bijvoorbeeld naam@domein.tld)
  •  
    • De moderne interface accepteert komma's of puntkomma's

In de moderne interface zijn unieke waarden vereist voor alle documentnamen op de pagina Documenten van Workflow Designer.

Extra details over deze fout staan hieronder

Tijdens het ontwerpen van een workflow kan een beheerder een documentsjabloon koppelen met een beperkt toegangsbereik.

Wanneer een gebruiker buiten dit bereik de workflow probeert te laden, kan het document niet worden bijgevoegd en wordt er een beveiligingsschending geactiveerd.

Een beheerder kan bijvoorbeeld een nieuwe documentsjabloon maken met eigenschappen die de toegang beperken tot de eigenaar. De beheerder kan dit document bij de workflow voegen omdat hij of zij de eigenaar is. 

Elke andere gebruiker van het systeem is niet de eigenaar, en valt dus buiten het toepassingsgebied van het document.

Wanneer deze fout wordt veroorzaakt, moet de beheerder de eigenschappen van de bijgevoegde documentsjabloon aanpassen.

Hieronder wordt beschreven hoe u de sjablooneigenschappen kunt controleren en aanpassen

Adobe-logo

Aanmelden bij je account