Skapa ett index

Du kan skapa ett enkelt nyckelordsindex eller en omfattande och detaljerad vägvisare till informationen i en bok. Du kan endast skapa ett index per dokument eller bok. Innan du kan skapa ett index måste du placera indexmarkörer i texten. Du kopplar varje indexmarkör med ordet, kallat ämne, som du vill ska visas i indexet.

När du genererar indexet visas alla indexposter tillsammans med den sida som den hittades på. Posterna sorteras alfabetiskt, ofta under avsnittsrubriker (A, B, C osv.). En indexpost består av ett ämne (den term som läsarna slår upp) tillsammans med en sidreferens (sidnummer eller sidintervall) eller en korsreferens. Korsreferenser, som föregås av ”Se” eller ”Se även”, pekar på andra poster i indexet istället för på ett sidnummer.

Tips för hur du skapar ett index

Att skapa ett välorganiserat och fullständigt index hjälper dina läsare att snabbt hitta information i ditt dokumentet. Här följer några riktlinjer som du bör beakta:

• Tänk över hur du vill att indexet ska se ut. Hur många ämnesnivåer ska det ha? Ska det ge läsaren referenser till relaterade ämnen? Kommer ett enkelt nyckelordsindex att räcka, eller vill du ha ett mer avancerat index med korsreferenser till närliggande ämnen och en väl genomtänkt lista med likvärdiga termer?

• Försök att föreställa dig på vilket sätt läsarna kommer att leta efter information. En läsare kanske letar efter information om djur genom att söka under vilda djur, en annan kanske söker under natur eller fauna.

• Lägg till indexposterna när dokumentets innehåll är någorlunda stabilt. Om du tar bort textmassor senare kan mycket av ditt indexarbete gå till spillo.

• I ett välorganiserat index visas ämnen på ett enhetligt sätt. Ett vanligt problem i samband med index är att gemener och versaler (katter och Katter) och singular- och pluralformer blandas (katt och katter). Använd en ämneslista för att bibehålla en konsekvent terminologi.

• Korrekturläs ett index i flera omgångar innan du genererar det slutgiltiga indexet. Leta efter upprepade poster, otydliga ämnesområden, felstavningar och inkonsekvenser vad det gäller versaler, gemener och ordval. I InDesign behandlas orden Gepard, gepard och geparder som separata poster.

Skapa ett index – arbetsflöde

Skapa ett index genom att följa dessa steg:

En ämneslista hjälper dig att hålla indexposterna enhetliga. (Se Skapa en lista med ämnen för ett index.)

Lägg till indexmarkörer på de sidor i dokumentet som du vill att indexposterna ska referera till. (Se Lägga till indexposter.)

När du genererar indexet skapas en uppsättning poster för markörer och motsvarande sidnummer. (Se Generera ett index.)

Använd monteringspekaren för text om du vill låta indexet flöda in i en textram. Det vanligaste är att indexet startar på en ny sida. När du har monterat indexet kan du formatera sidorna och indexet.

Du kommer antagligen att behöva upprepa de här stegen flera gånger allteftersom du förfinar indexet, innan du slutgiltigt publicerar dokumentet.

Översikt över indexpanelen

Du skapar, redigerar och förhandsgranskar indexet med hjälp av indexpanelen (Fönster > Text och tabeller > Index). Panelen har två lägen: Referens och Ämne. I läget Referens, i förhandsvisningsområdet, visas alla indexposter för det aktuella dokumentet eller boken. I läget Ämne visas bara ämnen, inga sidnummer eller korsreferenser, i avsnittet förhandsvisning. Du använder läget Ämne när du vill skapa indexstrukturen. När du vill lägga till indexposterna använder du läget Referens.

I läget Referens sorteras indexposterna i bokstavsordning och delas in i avsnitt utifrån bokstav. Med hjälp av trianglarna bredvid posterna kan du expandera eller komprimera posten för att visa underliggande poster, sidnummer och korsreferenser.

Följande koder visas istället för sidreferenser för indexposter som eventuellt inte tas med i det genererade indexet. Du kan behöva välja Uppdatera förhandsvisning på panelen Index för att koderna ska visas.

Indexposterna på monteringsbordet. Dessa poster visas inte i det genererade indexet.

Indexposterna på dolda lager. När du genererar ett index kan du välja att ta med indexposter på ett dolt lager.

Betecknar indexposter på ett dolt lager. Dolda indexposter tas inte med i indexet.

Markering för indexposter från text som inte får rum. När du tar med dessa poster i det genererade indexet visas de utan sidnummer.

Markering för indexposter från en mallsida. Dessa poster visas inte i det genererade indexet.

Maximera eller minimera en enstaka post genom att klicka på en triangel. Alt-klicka (Windows) eller Alternativ-klicka (Mac OS) på en triangel om du vill expandera eller komprimera alla underordnade poster för en post. Ctrl-klicka (Windows) eller Kommando-klicka (Mac OS) på en triangel om du vill expandera eller komprimera alla poster.

Skapa en ämneslista för ett index

Du kan skapa eller importera en ämneslista att använda som startpunkt när du skapar indexposter. När du sedan lägger till poster i indexet kan du välja ämnen från ämneslistan (istället för att skriva in dem varje gång) för att vara säker på att informationen indexeras på ett konsekvent sätt i dokumentet eller boken.

Du skapar och redigerar ämneslistor med hjälp av indexpanelen i läget Ämne. Lägg märke till att läget Ämne bara visar ämnen. Om du vill förhandsvisa indexposter, med tillhörande sidnummer och korsreferenser, använder du läget Referens istället.

Ämnen i ämneslistan visas även i dialogrutan Ny sidreferens. Om du vill skapa en indexpost väljer du ett ämne och associerar det sedan med en sida eller en korsreferens. Oanvända ämnen (de utan sida eller korsreferens) tas inte med när du genererar ett index.

Du behöver inte skapa en ämneslista innan du lägger till indexposter. Varje gång du skapar en indexpost läggs dess ämne automatiskt till i ämneslistan för senare användning.

Lägga till ämnen i ämneslistan

Importera ämnen från andra InDesign-dokument

Redigera ett indexämne

Redigera poster med hjälp av indexpanelen innan eller efter att du genererar ett index. Ändringar som du gör i dina poster i indexpanelen kommer att visas i nästa index som du genererar, men ändringar som du gör i den genererade indexartikeln tas bort när du genererar indexet på nytt.

Lägga till indexposter

Du skapar indexposter med indexpanelen i läget Referens. En indexpost består av två delar: ett ämne och en referens. Du kan definiera ämnen i förväg med hjälp av en ämneslista. Referenser kan vara sidnummer eller korsreferenser till andra ämnen.

En indexmarkör infogas i början av det ord där text är markerad eller där insättningspunkten är. Du kan visa indexmarkörerna genom att välja Text > Visa dolda tecken.

Lägga till en indexpost

Snabb indexering av ett ord, en fras eller en lista

Genom att använda ett indexkortkommando kan du snabbt indexera enskilda ord, en fras eller en lista med ord eller fraser. I Adobe InDesign kan två indexkortkommandon användas: ett för vanliga indexposter och ett för egennamn. Kortkommandot för egennamn skapar indexposter genom att kasta om ordningen på ett namn, så att det sorteras efter efternamnet. På så sätt kan du visa ett namn med förnamnet först, men låta det sorteras i indexet efter efternamnet. Namnet Johan Per Carlsson skulle t.ex. visas i indexet som Carlsson, Johan Per.

Om du vill förbereda en lista för indexering, avgränsar du varje post du vill indexera med något av följande: en radbrytning, en mjuk radbrytning (Skift + Retur), en tabb, en högerindragstabb (Skift + Tabb), ett semikolon eller ett komma. Indexkortkommandot lägger till en markör framför varje post och placerar alla posterna i indexet.

Skapa en ny post baserad på en befintlig post

Ofta händer det att ett ämne som du indexerar visas på flera platser i en dokument eller en bok. När det inträffar kan du skapa flera indexposter baserade på andra poster som redan finns i indexet för att säkerställa konsekvens.

Du kan också skapa en ämneslista och sedan välja ämnen på listan, på samma sätt som när du skapar indexposter.

Indexera varje förekomst av ett ord automatiskt

Alternativet Lägg till alla är ett effektivt sätt att indexera alla förekomster av en specifik term i ett dokument eller en bok. När du klickar på Lägg till alla skapas indexmarkörer i InDesign vid varje förekomst av det eller de ord som du markerat i dokumentet – inte texten du har angett i dialogrutan. (Du kan senare ta bort poster som pekar på mindre viktig information.)

Bara hela ord söks när förekomster av det markerade ordet söks. Sökningarna är skiftlägeskänsliga. Om du t.ex. markerar gepard kommer geparder och Gepard inte att indexeras.

Redigera en indexpost

Om du vill ändra ett ämne (till exempel byta namn på ämnet eller använda en ny sorteringsordning) och automatiskt uppdatera alla poster som använder det ämnet, använder du indexpanelen i läget Ämne. Om du vill ändra en post åt gången använder du i stället läget Referens. I läget Referens kan du även lägga till korsreferenser eller leta upp det indexmärke som är kopplat till en sidreferens.

Alternativ för sidintervall i index

Du kan skapa indexposter med sidintervall (t.ex. katter 82–87), i stället för ett enda sidnummer. Snabbmenyn Text i dialogrutan Ny sidreferens innehåller följande alternativ för sidintervall:

Sidintervallet sträcker sig inte längre än den aktuella sidan.

Sidintervallet sträcker sig från sidan med indexmarkören till sidan med nästa styckeformatändring.

Sidintervallet sträcker sig från sidan med indexmarkören till sidan med nästa förekomst av det styckeformat som du anger i den intilliggande snabbmenyn med styckeformat.

Sidintervallet sträcker sig från sidan med indexmarkören till sidan med den sista av de kopplade textramarna som innehåller text.

Sidintervallet sträcker sig från sidan med indexmarkören till dokumentets slut.

Sidintervallet sträcker sig från sidan med indexmarkören till sidan där det aktuella avsnittet slutar, enligt definitionen på panelen Sidor. (Se Alternativ för dokumentnumrering.)

Sidintervallet sträcker sig från sidan med indexmarkören till sidan med slutet av så många stycken som angivits i den intilliggande rutan, eller till den sida där det sista stycket finns.

Sidintervallet sträcker sig från sidan med indexmarkören till slutet av så många sidor som angivits i den intilliggande rutan, eller till den sista sidan.

Avaktiverar sidintervall.

Lägga till poster av typen ”Se” och ”Se även” i ett index

Korsreferenser är indexposter som pekar på närliggande ämnen, i stället för på ett sidnummer. Du skapar korsreferenser med hjälp av indexpanelen. Korsreferenser kan ha olika syften i ett index:

• Korsreferenser kopplar vanliga termer till motsvarande termer i dokumentet eller boken. Exempel: Fauna. Se Djur. Poster med den typen av korsreferenser innehåller inte sidreferenser; de pekar bara på likvärdiga termer som är mer fullständigt indexerade.

• Korsreferenser pekar på andra poster som är relaterade till, men inte är desamma som, ett ämne. Exempel: Katter. Se även Vildkatter. I det här fallet innehåller indexposten med korsreferensen även sidnummer och/eller underliggande poster som är direkt kopplade till postens ämne.

A. Korsreferens till närliggande information (Se även) B. Korsreferens till en motsvarande term (Se)

När du skapar en korsreferens i InDesign, kan du även välja ett prefix för korsreferensen. ”Se” och ”Se även” är statisk text. När du väljer ”Se [även]” tilldelar InDesign automatiskt rätt prefix till korsreferensen varje gång indexet genereras:

• Poster med sidnummer och/eller, underliggande poster tilldelas ”Se även”.

• Poster utan sidnummer eller underliggande poster tilldelas ”Se”.

Genom att använda alternativet ”Se [även]” behöver du inte uppdatera korsreferenser manuellt om innehållet i indexposterna ändras.

Korsreferenser visas på indexpanelen och i det genererade indexet, men associeras inte med indexmarkörer i själva dokumentet.

Korsreferenser med ”Se [även]” visas som ”Se [även]” på indexpanelen. I den genererade indexartikeln visas emellertid prefixet på rätt sätt.

Generera ett index

När du har lagt till indexposter och förhandsvisat dem på indexpanelen kan du generera en indexartikel och montera den i dokumentet.

En indexartikel kan antingen vara ett självständigt dokument eller ingå i ett annat dokument. När du genererar en indexartikel sammanställs indexposter och sidnummer i hela dokumentet eller boken uppdateras. Om du lägger till eller tar bort indexposter eller uppdaterar numreringen i dokumentet, måste du generera om indexet för att det ska uppdateras.

Om en indexmarkör finns med som dold text när du genererar ett index blir du tillfrågad om du vill ta med markörerna i indexet. Om du klickar på Ja visas posten i indexet utan sidnummer. Om en indexmarkör finns med i dold villkorlig text, tas den posten inte med i indexet.

Formateringsalternativ för index

Om du klickar på Fler alternativ i dialogrutan Generera index visas formateringsalternativ som du kan använda för att bestämma format och utseende för ett genererat index. InDesign innehåller ett antal inbyggda stycke- och teckenformat som du kan använda för att formatera ett genererat index, men du kan också skapa dina egna format. När du har genererat ett index kan du redigera formaten på styckeformatpanelen och teckenformatpanelen.

Välj Kapslade om du vill att indexet ska formateras i standardformatet, med underordnade poster kapslade under en post som separata indragna stycken. Välj Endast ett stycke om du vill att alla postnivåer ska visas i ett enskilt stycke. Alternativet Mellan posterna avgör vilka tecken som ska separera posterna.

Markera det här alternativet om du vill generera bokstavsrubriker (A, B, C...) som representerar de efterföljande avsnitten.

Markera alternativet om du vill generera avsnittsrubriker för alfabetets alla bokstäver, även om det inte finns några indexposter på nivå 1 som börjar med en viss bokstav.

För varje indexnivå väljer du ett styckeformat som tillämpas på alla poster på den nivån. Du kan redigera formaten på styckeformatpanelen när du har genererat indexet.

Markera det styckeformat du vill använda för avsnittsrubrikerna (A, B, C...) i det genererade indexet.

Markera det teckenformat du vill använda för sidnumren i det genererade indexet. Inställningen påverkar inte indexposterna som du formaterade med alternativet Åsidosätt nummerformat.

Markera det teckenformat som du vill använda för korsreferensprefix (t.ex. Se och Se även) i det genererade indexet.

Markera det teckenformat som du vill använda för det ämne som refereras till (t.ex. vilda djur i Se även vilda djur) i det genererade indexet.

Ange eller markera ett specialtecken som ska separera posten från sidnumret (till exempel Djur 38). Standard är två blanksteg. Bestäm formateringen för det här tecknet genom att formatera motsvarande nivåformat, eller genom att välja ett annat.

Ange eller markera ett specialtecken som ska separera ett sidnummer eller ett sidintervall från nästa. Standard är ett komma följt av ett halvfyrkantsblanksteg.

Om Endast ett stycke är markerat anger eller markerar du ett specialtecken som du vill använda för att skilja poster och underordnade poster åt. Om Inkapslade är markerat avgör den här inställningen hur korsreferenser under en och samma post skiljs åt.

Ange eller välj ett specialtecken som du vill använda mellan en referens och en korsreferens, t.ex. djur. Se även vilda djur. Standard är en punkt följt av ett blanksteg. Bestäm tecknets formatering genom att byta eller redigera det använda nivåformatet.

Ange eller markera ett specialtecken som ska skilja den första och den sista siffran i ett sidintervall åt (till exempel Djur 38–43). Standard är halvfyrkantsblanksteg. Bestäm tecknets formatering genom att byta eller redigera det använda Sidnummerformatet.

Ange eller markera ett specialtecken som du vill använda sist i posterna. Om Kapslade är markerat kommer det angivna tecknet att visas efter den sista korsreferensen. Standard är inget tecken.

Ändra sorteringsordningen i index

Du kan ändra sorteringsordningen för både språk och symboler. Det är särskilt praktiskt när det gäller grekiska, kyrilliska och asiatiska språk. Det är också användbart om du vill ändra var symbolerna ska visas i ditt index. Om du vill ha symbolerna i slutet, kan du flytta symbolkategorin till slutet av prioriteringslistan.

Om du ändrar sorteringsordningen påverkas sorteringsordningen i indexpanelen och i alla indexerade artiklar som genereras därefter. Du kan skapa flera index med olika sorteringsordningar. Du kan till exempel generera ett index på tyska, ändra sorteringsordningen och sedan generera ett separat index på svenska. Se bara till att alternativet Ersätt befintligt index inte är markerat när du genererar indexet.

Sorteringsordning för japanska och koreanska index

När du skapar index för asiatiska språk ska du tänka på följande:

• I asiatiska språk används en annan sorteringskonvention som baseras på deras speciella typografiska regler.

• När du skapar ett index för japansk text, ska yomi för indexposterna i rutan Ämnesnivå anges i rutan Yomi med helbredds-hiragana och -katakana. Det är inte nödvändigt att lägga in yomi för helbredds-hiragana, katakana, alfanumeriska tecken, vissa symboler, halvbredds alfanumeriska tecken eller indexposter som endast har symboler i textrutan Yomi. Inmatningar i rutan Ämnesnivå sorteras. I vissa fall när hel- och halvbreddssymboler är blandade i en post kommer sorteringen inte att ge förväntat resultat. Du kan då ange rätt yomi.

• Halvbredds katakana eller kanji kan inte användas i textrutan Yomi. Du kan emellertid använda helbreddssymboler såsom och .

• Hiragana och katakana är unika, och hiragana sorteras före katakana. Man skiljer mellan versala och gemena alfabetiska tecken, och versaler sorteras före gemener.

• Om samma tecken skrivs i textrutan Ämnesnivå kommer de att hanteras som olika indexposter om du anger olika yomi. Om du till exempel har ”Cat” som en indexpost och som visas som ”Neko” i katakana, och sedan anger det ytterligare en gång men nu som ”Neko” i hiragana, kommer två indexposter för ”Cat” att skapas. Den här funktionen kan även användas för att klassificera samma term under olika indexposter. Om du till exempel skriver ”The Cats” i ett index och om ”Cats” anges i textrutan Yomi och två indexposter skapas utan några indata, kommer termen ”The Cats” att skapas under ämnesrubrikerna T och C.

• När det gäller koreansk sorteringsordning, kan du ange Koreansk konstant eller Koreansk konstant och vokal.

Sorteringsordning för kinesiska index

Du kan bestämma sorteringsordning för kinesiska tecken på två platser; i dialogrutan Alternativ för sortering och i fältet Sortera efter när du skapar eller redigerar en indexpost.

Genom att välja Sorteringsordning på panelmenyn Index kan du byta sorteringsordning och ange om Pinyin eller Linjeantal ska användas.

När du skapar eller redigerar en indexpost och skriver kinesiska tecken i fältet Ämnesnivåer kan du redigera den kinesiska sorteringsinformationen.

Om flera ord har samma pinyin-motsvarighet sker sorteringen i följande ordning: (1) ton och (2) linjeantal i stigande ordning. För Antal streck ska varje tecken sorteras per (1) streck, (2) första strecket och (3) andra strecket. Du kan välja att redigera sorteringsinformationen direkt i fältet Sortera efter eller du kan klicka på pilen till höger om fältet Sortera efter för att öppna dialogrutan Pinyin-post eller dialogrutan Antal streck. Du kan redigera dessa fält och sedan klicka på OK. Upprepa detta för varje ämnesnivå.

Hantera ett index

När du har ställt in indexet och lagt till indexmarkörer i dokumentet kan du hantera indexet på olika sätt. Du kan visa alla indexämnen i en bok, ta bort de ämnen från ämneslistan som inte används i listan Referens, söka efter poster i listan Referens eller Ämne och ta bort indexmarkörer från dokumentet.

Visa alla indexämnen i en bok

När alternativet Bok är markerat visas posterna från hela boken på indexpanelen, inte bara från det aktuella dokumentet.

Om andra användare behöver få åtkomst till dokument i boken under tiden som indexet skapas kan du skapa en mallista med ämnen i ett separat dokument och sedan importera ämnen från mallistan till varje dokument i boken. Observera att du måste importera ämnen till varje dokument igen om mallistan ändras.

Ta bort oanvända ämnen från ämneslistan

När du har skapat indexet kan du ta bort de ämnen som inte togs med i indexet.

Ta bort indexmarkörer

Söka efter en indexpost på indexpanelen

Söka efter indexmarkörer i ett dokument

Ändra indexposter till versaler

Dialogrutan Versaler innehåller en funktion för att redigera användningen av versaler för alla indexposter. Du behöver inte redigera posterna en i taget. Om du t.ex. har indexerat vissa poster med gemener (katter) och andra med versaler (Katter), kommer posterna att behandlas som separata ämnen. Du kan lösa problemet genom att ändra markerade poster till versaler.