Med panelen Datasammanfogning i InDesign kan du enkelt skapa flera variationer av dina dokument genom att slå samman en datakällfil (CSV eller TXT) med ett InDesign-dokument. Du kan till exempel använda datasammanfogning för att snabbt och korrekt skapa hundratals varianter på brev, kuvert och brevetiketter. Datasammanfogning är detsamma som e-postkoppling.

Förutsättningar

Det enda du behöver för datasammanslagning är en källfil med data och ett måldokument. 

  • I datakällfilen finns information som skiljer sig mellan de olika dokumenten, t.ex. namnen och adresserna på mottagarna av ett formulärbrev. Datakällfiler består av fält och poster. Fält är grupper med viss information, som företagsnamn eller postnummer, medan poster är rader med fullständig information, som företagsnamn, gatuadress, postnummer, postort och land. Datakällfiler kan vara kommaavgränsade (.csv) eller tabbavgränsade (.txt), där varje datadel är avgränsad med ett kommatecken respektive tabb.
  • Ett måldokument är ett InDesign-dokument som innehåller datafältsplatshållarna samt all annan text och andra objekt som ska vara desamma i alla dokument som skapas.

Det sammanfogade dokumentet är det InDesign-dokument som skapas som innehåller all text och andra objekt från måldokumentet, upprepat lika många gånger som det finns poster i datakällan.

Datasammanfogning
Datasammanfogning

A. Datakällfil B. Måldokument C. Sammanfogat dokument 

Panelen Datasammanfogning

Datasammanfogningspanelen kan nås från Fönster > Verktyg. Namn och typ av datafält visas på panelen. Om du har infogat datafälten i ditt dokument visas även sidnumret där datafältet är placerat.

Panelen Datasammanfogning
Panelen Datasammanfogning

A. Menyn Datasammanfogning B. Skapa sammanfogat dokument C. Sidnummer där datafält är placerat D. Förhandsgranska senaste posten E. Förhandsgranska nästa post F. Gå till post G. Förhandsgranska föregående post H. Förhandsgranska första posten I. Förhandsgranska poster J. Datafältets typ och namn K. Datakälla 

Sammanfoga data

1. Bestäm dig för vilka datafält du vill använda i käll- och måldokumenten.

Bestäm hur det slutgiltiga dokumentet ska se ut, så att du vet vilka fält som behövs för sammanfogningen. Om du till exempel vill skapa vykort som ska skickas till kunder kan du använda följande datafält:

<<Company Name>><<Address>><<City>>, <<State>><<Postal Code>>

Kalkylbladet eller databasen kan se ut så här:

Exempel på datafil
Exempel på datafil

2. Spara datakällfilen (vanligtvis en kalkylarks- eller databasfil) som en komma- (.csv) eller tabbavgränsad (.txt) textfil.

Kontrollera att datakällfilen är strukturerad på ett sådant sätt att du kan ta med rätt fält i måldokumentet. Den översta raden i kalkylarket bör till exempel innehålla de fältnamn du vill använda i måldokumentet, som ”Företag” och ”Adress”.

Mer information finns i Datakällfiler.

3. Skapa ett måldokument som innehåller text och andra objekt som ska vara desamma i alla dokument som du skapar.

Mer information finns i Om måldokument.

4. Välj datakälla med hjälp av datasammanfogningspanelen.

Mer information finns i Välja en datakälla.

5. Infoga fälten från datasammanfogningspanelen i måldokumentet.

Du kan lägga till datafält på en dokumentsida eller en mallsida. Om du lägger till datafält på en mallsida har du fler alternativ.

Mer information finns i Infoga datafält och Lägga till platshållare för datafält på mallsidor.

6. Kontrollera att måldokumentet ser ut som det ska genom att förhandsvisa posterna.

7. Sammanfoga måldokumentet med datakällfilen eller exportera till en PDF-fil.

Mer information finns i Sammanfoga poster.

Datakällfiler

Vanligtvis skapar du datakällfilen i ett kalkylarks- eller databasprogram, men om du vill kan du skapa en egen datakällfil med hjälp av InDesign eller ett textredigeringsprogram. Datakällfiler måste sparas i ett kommaavgränsat (.csv) eller tabbavgränsat (.txt) textformat. I handboken till programmet finns mer information om hur du exporterar till dessa format.

I komma- och tabbavgränsade textfiler avgränsas posterna med styckebrytningar. Fält avgränsas med kommatecken eller tabbar. Datakällfilen kan också innehålla text eller sökvägar till bilder på en disk.

Exempel på en kommaavgränsad datakällfil

Name,Company Name,State 
Bill Tucker,CoreVent Labs,Nevada 
Dat Nguyen,"Brady, Hunt, and Baxter, Inc",Delaware 
Maria Ruiz,"Brinquist Enterprises, Inc.",California

Obs!

Om du vill ta med ett komma- eller citattecken i en kommaavgränsad fil bör du avgränsa texten med citattecken, till exempel "Brady, Hunt, and Baxter, Inc.". Om du inte tar med citattecknen kommer varje namn att betraktas som ett separat fält.

Du kan inte infoga en radbrytning i ett fält i datakällfilen. Om det är nödvändigt att dela upp ett fält på två rader ska du skapa två olika fält, t.ex. <<Adress1>> och <<Adress2>>.

Du kan välja Ta bort tomma rader för tomma fält när du slår samman dokument för att förhindra tomma rader. Raden tas dock inte bort om den innehåller tecken, även blanksteg.

Lägga till bildfält i datakällfilen

Genom att lägga till bildfiler i datakällfilen kan du låta en annan bild visas på varje sammanfogad post. När du till exempel sammanfogar dokument som innehåller information från olika företag kan du ta med en bild på varje företags logotyp som en del av sammanfogningen.

  1. Öppna datakällfilen.
  2. I början av datafältet skriver du ett snabel-a (@) för att infoga den text eller de sökvägar som avser bildfilerna.

    Du behöver bara skriva @ på den första raden. De övriga raderna ska endast innehålla bildernas sökvägar. Sökvägar är versalkänsliga och måste följa namngivningskonventionerna för det operativsystem som du använder.

    Obs!

    Om ett felmeddelande visas när du skriver @ i början av fältet, kan du skriva en apostrof (') före symbolen @ (t.ex. '@Foton) så valideras funktionen. I en del program, bland annat Microsoft Excel, är @ reserverat för funktioner.

(Windows) Exempel på bildreferenser i en datakällfil

Namn

Ålder

@Foton

Bill Tucker

36

C:\Foton\BillTucker.jpg

Dat Nguyen

53

C:\Mina dokument\dat.gif

Maria Ruiz

26

C:\Foton\Ruiz.psd

(Mac OS) Exempel på bildreferenser i en datakällfil

Namn

Ålder

@Foton

Bill Tucker

36

Mac HD:Foton:BillTucker.jpg

Dat Nguyen

53

Skrivbord:Familj:dat.gif

Maria Ruiz

26

Mac HD:Foton:Ruiz.psd

Obs!

Du kan använda InDesign för att visa en bilds sökväg i operativsystemet. Infoga ett bild i ett InDesign-dokument och använd sedan länkpanelen för att visa bildens plats. Medan bilden är markerad väljer du Kopiera information > Kopiera fullständig sökväg på länkpanelens meny. Du kanske måste redigera sökvägen sedan du klistrat in den i datakällan. Den här tekniken är speciellt användbar när du har bilder på en server.

Om måldokument

Efter att du har skapat datakällfilen måste du konfigurera måldokumentet och infoga fält från datakällfilen. Måldokumentet innehåller platshållartext och -bilder, till exempel den design du vill ska visas på alla vykort. Dessa fält blir tillgängliga sedan du markerat en datakälla.

Måldokumentet innehåller fält från datakällan
Måldokumentet innehåller också fält från datakällan med fältplatshållartext.

När du sammanfogar data skapas ett nytt dokument där data i fälten ersätts med de data du har angett i datakällfilen. Du kan placera datafält på en mallsida eller en dokumentsida.

Välja en datakälla

Innan du kan infoga fält i måldokumentet måste du markera en datakälla datasammanfogningspanelen. Det går endast att välja en datakällfil för varje måldokument.

  1. Skapa eller öppna det dokument du vill använda som måldokument.
  2. Välj Fönster > Verktyg > Datasammanfogning.

  3. Välj Välj datakälla på menyn på panelen Datasammanfogning.

  4. Välj Visa importalternativ för att visa alternativ för avgränsad text.

    InDesign identifierar automatiskt vilken typ av avgränsning och kodning som används i datakällfilen, så det brukar inte vara nödvändigt att visa importalternativen. Du kan däremot ange olika alternativ för kodning och avgränsning om du misstänker att de inte har identifierats på rätt sätt.

  5. Bläddra efter datakällfilen och klicka på Öppna.

  6. Om du markerade Visa importalternativ ändrar du alternativen för avgränsning och kodning och klickar på OK. Datafälten visas på datasammanfogningspanelen.

Obs!

Om ett varningsmeddelande som talar om att du inte kan öppna filen visas, eller om fel fält visas i listrutan, kan du behöva redigera kalkylarks- eller databasfilen och spara den som en kommaavgränsad eller tabbavgränsad fil.

När datakällan är markerad och fälten inlästa på datasammanfogningspanelen kommer eventuella ändringar i datakällan inte att visas i måldokumentet förrän du uppdaterar datakällan.

Infoga datafält

När du har valt datakälla visas en lista med namn på datafält på datasammanfogningspanelen. De här namnen är desamma som kolumnrubrikerna i datakällfilen. Olika ikoner anger om fältet är ett text- eller bildfält. När datafält läggs till i dokumentet blir de platshållare, t.ex. <<Company>>. Du kan markera och formatera dessa platshållare på samma sätt som du gör med annan text eller andra bilder.

Du kan koppla en bildfil till en befintlig ram om du vill skapa en svävande bild. Om insättningspunkten är i en textram eller om text markeras när du infogar en bildfil, infogas en liten platshållare som en textbunden ram. Du kan ändra storlek på bildplatshållaren för att ange storlek på den sammanfogade bilderna.

Efter att du har infogat ett datafält lagras information om datakällan. Eventuella fel i fältlistan, till exempel stavfel, tomma fält eller felaktiga fälttyper, måste rättas till i källprogrammet. Därefter måste du uppdatera med datasammanfogningspanelen.

Infoga ett textdatafält i måldokumentet

  1. Skapa en textram på en dokumentsida eller mallsida.

    Om du lägger till datafält på en mallsida ska du läsa Lägga till platshållare för datafält på mallsidor.

  2. Placera insättningspunkten i textramen där du vill att platshållaren för fältet ska visas, eller markera texten du vill ersätta.
  3. Om du vill infoga en platshållare för fält gör du något av följande:
    • Klicka på ett fält i listan på datasammanfogningspanelen.

    • Lägg till en platshållare genom att dra ett fältnamn från listan på datasammanfogningspanelen och släpp det på textramen. Om du drar ett textfält till en tom ram, blir den tomma ramen en textram.

Platshållare för textfält visas i målprogrammen med dubbla vinkelparenteser (t.ex. <<Namn>>) och med de aktuella formateringsattributen (som teckensnitt och teckenstorlek).

Obs!

Du kan inte skapa ett fält genom att skriva fältnamnet eller genom att redigera ett befintligt fält. Du måste infoga det från datasammanfogningspanelen.

Infoga ett bilddatafält i måldokumentet

  • Om du vill infoga en ny platshållare för en textbunden bild, drar du ett bildfält till en textram, eller placerar insättningspunkten i en textram och klickar på bildfältet.
  • Om du vill infoga en ny svävande bild drar du ett bildfält till en tom bildram eller en befintlig bildram. Om du drar ett bildfält till en tom ram, blir den tomma ramen en bildram.
  • Om du vill infoga ett fält i grupperade objekt, tabellceller eller kapslade objekt, drar du bildfältet till målet.

    Platshållare för bildfält visas som ramar med fältnamnet i ramen.

Lägg till QR-kod

Du kan integrera en QR-kod i det sammanfogade dokumentet. Följande typer av QR-kodsfält kan läggas till via arbetsflödet Datasammanfogning:

  • Oformaterad text
  • Webbhyperlänk
  • Textmeddelande
  • E-postadress
  • Visitkort

Om du vill generera QR-koder för dataposterna i .txt- eller .csv-filer, som används som datakälla, har de följande format:

  • Oformaterad text: I QR-kodens kolumn anger du texten som den är.
  • Webbhyperlänk: URL:<url> (Till exempel ”URL:http://www.google.com”)
  • Textmeddelande: SMSTO:<telefonnr>:<meddelande> (Till exempel: ”SMSTO:9818143551:Hej”)
  • E-post: MATMSG:\nTo:<e-postadress> (exempel: ”MATMSG:\nTO:johndoe@adobe.com\nSUB:Hej;\nBODY:;;”)
  • Visitkort: BEGIN:VCARD\nVERSION:2.1\nN:Smith;John\nFN:John Smith\nORG:Adobe\nBEFATTNING:Tekniker\nTEL;CELL:+919876543210\nTEL;ARBETE;VOICE:123456789\nADR;ARBETE:;;Street ABC;Seattle;Washington;98101;US\nE-POST;ARBETE;INTERNET:abc@adobe.com\nURL:www.adobe.com\nEND:VCARD

Dataposterna kan vara en blandning av e-post, sms, hyperlänk och oformaterad text. Ange dem i fälten .csv och txt i ovan nämnda format med ett #-tecken i deras kolumnnamn. Följ de här riktlinjerna för att generera QR-koder:

  1. Välj Fönster > Verktyg > Datasammanfogning.

  2. Välj Välj datakälla på den utfällbara menyn.

  3. Välj datafilen med informationen om QR-fältet. Klicka på Öppna.

  4. Markera platshållaren i dokumentet.

  5. Klicka på ikonen Skapa sammanfogat dokument för att skapa ett sammanfogat dokument.

Lägga till platshållare för datafält på mallsidor

Om du infogar platshållare för datafält på mallsidor, har du fördelar som du inte skulle ha om du infogade platshållare på dokumentsidor:

  • Det sammanfogade dokumentet innehåller de ursprungliga platshållarna på mallsidorna och det sammanfogade resultatet på dokumentsidorna som åsidosatta mallobjekt.

  • Det sammanfogade dokumentet behåller kopplingen till datakällan. Om du ändrar poster i datakällan, kan du därför uppdatera innehållet i det sammanfogade dokumentet genom att välja Uppdatera innehåll i datafält. Det här alternativet är praktiskt om du ändrar layouten i det sammanfogade dokumentet och sedan vill lägga till nya data från datakällan.

  • Inställningarna i dialogrutan Skapa sammanfogat dokument är desamma som användes i måldokumentet. Det innebär att du snabbt kan återskapa det aktuella dokumentet med samma utseende. Du kan också använda dessa gemensamma inställningar för att skapa ett identiskt dokument med en annan datakälla eller skapa ett nytt dokument med en annan layout.

Obs!

Om du lägger till datafält på en mallsida ska du försäkra dig om att mallåsidosättningar tillåts för textramen som innehåller datafält. Markera textramen på mallsidan och välj Tillåt att mallobjekt åsidosätts vid markering på sidpanelens meny. Du måste markera detta alternativ för att datasammanfogning ska utföras. (Se Skapa mallsidor.)

Du kan inte placera datafält på både mallsidor och dokumentsidor. För att sammanfogningen ska ske på rätt sätt måste du först tillämpa en mallsida med datafält på första sidan av dokumentet.

Obs!

Om ett felmeddelande visas som talar om att dokumentet inte kan sammanfogas eftersom det inte finns några platshållare, kanske du har lagt till platshållarna på den vänstra mallsidan i ett ensidigt dokument. Sidan 1 baseras på den högra mallsidan, så du måste lägga till platshållarna på den högra mallsidan.

Uppdatera, ta bort och ersätta datakällfiler

  • Om du vill uppdatera datakällfiler redigerar och sparar du datakällfilen i ett kommaavgränsat eller textavgränsat format. Därefter väljer du Uppdatera datakälla på datasammanfogningspanelen.

    Ändringarna visas på datasammanfogningspanelen. Om ändringarna inte visas i dokumentet efter att du har uppdaterat måste du avaktivera och sedan aktivera förhandsvisningen igen.

  • Om du vill ta bort kopplingen till datakällfiler väljer du Ta bort datakälla på datasammanfogningspanelens meny.
  • Om du vill byta till en ny datakällfil väljer du Välj datakälla på datasammanfogningspanelens meny. Därefter anger du den nya filen. InDesign kanske inte kan identifiera alla fält. I så fall är det bästa att ta bort och skapa nya platshållarfält.

Obs!

Om du skapar ett sammanfogat dokument från ett måldokument där datafält visas på mallsidorna, kan du uppdatera datafälten i det sammanfogade dokumentet.

Förhandsvisa poster i måldokumentet

Innan du sammanfogar måldokument och datakällfilen kan det vara en bra idé att förhandsvisa posterna så att du är säker på att alla fältdata kommer att visas på rätt sätt när du sammanfogar information. När du förhandsvisar poster visas faktiska data från datakällfilen på datasammanfogningspanelen, i stället för platshållare för fältnamn. I stället för <<Company>> kanske Adobe visas. Du kan använda navigeringsknapparna på datasammanfogningspanelen för att navigera mellan posterna.

Om det finns något problem med någon av posterna, som stavfel eller extra blanksteg, bör du redigera källfilen i det program du skapade den i. (Se Datakällfiler.)

  1. Klicka på Förhandsvisa längst ned på datasammanfogningspanelen, eller välj Förhandsvisa på datasammanfogningspanelens meny.

  2. Klicka på vägvisarknapparna om du vill förflytta dig till andra poster.

Obs!

Använd navigeringsknapparna till att gå till en viss post. Navigeringsknapparna finns längst ned på panelen. Du kan också skriva numret på den post du vill förhandsvisa i navigeringstextrutan, längst ned på panelen. Tryck sedan på Enter eller Retur.

Aktivera/avaktivera förhandsvisning

Det kan uppstå problem när du växlar mellan förhandsvisningslägena. Kom ihåg följande:

  • Platshållare ersätter förhandsvisningsinnehållet när du avaktiverar alternativet Förhandsvisa post. Om du tar bort en bild och den ram som bilden finns i, eller tar bort en hel textsträng kommer inte platshållarna att visas när du avaktiverar Förhandsvisa post eftersom de också har tagits bort.

  • De ändringar du gör i dialogrutan Alternativ för innehållsplacering visas inte förrän du klickar på OK. Om du avaktiverar Förhandsvisa post kommer inte de uppdaterade placeringsändringarna att användas förrän du avaktiverar och sedan aktiverar alternativet igen.

  • Om du försöker spara ett dokument i förhandsvisningsläge visas ett meddelande om att du måste avaktivera förhandsvisningsläget innan du sparar dokumentet.

Redigera platshållare för datafält

När du lägger till ett textdatafält till ett dokument formateras platshållartexten med de formateringsattribut (som teckensnitt och teckenstorlek) som är aktiva vid insättningspunkten. Du kan kontrollera utseendet på data genom att redigera textattributen för platshållartexten.

  1. Gör något av följande:
    • Om du vill ändra platshållarattribut markerar du platshållartexten och ändrar sedan formateringsattributen, på samma sätt som du gör med annan text.

    • Om du vill ändra en platshållare markerar du platshållaren eller den faktiska informationen och klickar sedan på ett annat fältnamn på datasammanfogningspanelen.

    • Om du vill ta bort en platshållare markerar du den och trycker sedan på Backsteg eller Delete.

Obs!

I Textbehandlaren visas textplatshållare på samma sätt som hyperlänkar. Alla alternativ på datasammanfogningspanelen är inte tillgängliga i Textbehandlaren.

Ange alternativ för innehållsplacering

Öppna dialogrutan Alternativ för innehållsplacering och ange standardinställningar för det aktuella dokumentet eller för alla framtida datasammanfogningsprojekt. Du kan ange hur bilden ska placeras, om bilder ska länkas eller bäddas in, om tomma rader ska tas bort för tomma fält och det maximala antalet poster för varje sammanfogat dokument.

  1. Gör något av följande:
    • Om du bara vill göra inställningar för det aktuella dokumentet, öppnar du måldokumentet.

    • Om du vill göra inställningar för alla framtida dokument stänger du alla dokument.

  2. Välj Fönster > Verktyg > Datasammanfogning.

  3. Välj Alternativ för innehållsplacering på datasammanfogningspanelens meny.

  4. Ändra alternativen för innehållsplacering. (Se Alternativ för innehållsplacering.)
  5. Klicka på OK.

Sammanfoga poster

När du har formaterat måldokument och infogat fält från datakällfilen, kan du sammanfoga information från datakällan med måldokumentet. Du kan sammanfoga posterna i andra InDesign-dokument eller direkt i en PDF-fil. När du sammanfogar posten skapas ett nytt dokument eller en ny PDF-fil baserade på måldokumentet. Fälten i måldokumentet ersätts med tillämplig information från datakällfilen.

När du sammanfogar ett dokument som innehåller platshållare för datafält på mallsidor, kommer dessa mallsidesobjekt att kopieras till mallsidorna i det nya generade dokumentet.

Sammanfoga enstaka eller fler poster

  1. Gör något av följande när måldokumentet är öppet:
    • Välj sedan Skapa sammanfogat dokument på datasammanfogningspanelens meny eller klicka på knappen Skapa sammanfogat dokument .

    • Välj Exportera till PDF på datasammanfogningspanelens meny.

    Skapa sammanfogat dokument
    Skapa sammanfogat dokument
  2. På fliken Poster, för Poster att sammanfoga, väljer du Alla poster om du vill sammanfoga alla poster i datakällfilen. Välj sedan En post om du vill sammanfoga en viss post eller Intervall om du vill sammanfoga ett intervall av poster.

  3. Under Poster per dokumentsida gör du något av följande:

    • Välj En post om du vill att varje post ska börja på en ny sida.

    • Välj Flera poster om du vill skapa flera poster per sida. (Du kan till exempel skriva ut adressetiketter.)

      Du kan inte sammanfoga flera poster om datafälten visas på en dokumentsida i ett dokument med flera sidor eller om datafälten visas på flera mallsidor.

  4. Markera Rapport om övertext när dokument skapas om du vill skapa en rapport med information om eventuella övertextproblem som uppstod när du sammanfogade data i InDesign-dokumentet. (Se Övertextrapporter.)

  5. Välj Visa varning när det finns saknade bilder om du vill att ett meddelande om saknade bilder ska visas när en eller flera bilder inte är tillgängliga.

  6. Om du väljer Flera poster på fliken Post klickar du på fliken Layout för flera poster och anger följande:

    • I Marginaler anger du värden för avståndet mellan spaltlinjerna och sidans kanter.

    • I Postlayout väljer du antingen Rader först eller Spalter först. Därefter anger du avståndet mellan raderna och spalterna.

  7. Om du valde Flera poster väljer du Förhandsvisa layout med flera poster om du vill förhandsvisa de ändringar du har gjort i dialogrutan Skapa sammanfogat dokument. Du kan klicka på knapparna Sida för att navigera mellan posterna

  8. Klicka på fliken Alternativ och ange placeringsalternativ. (Se Alternativ för innehållsplacering.)

  9. När du är klar klickar du på OK.

  10. Om du exporterar direkt till en PDF-fil ska du ange PDF-alternativen och sedan klicka på Exportera. Ange därefter filnamnet och platsen. Klicka sedan på Spara. (Om du vill ha mer information läser du i Adobe PDF-alternativ.)

Om datakällfilen pekar på ett filformat som det inte går att använda eller bilder som inte är tillgängliga kan du välja att antingen åtgärda datakällfilen så att den pekar på en fil som går att använda, åtgärda sökvägen till eventuella saknade filer eller flytta filen till rätt mapp så att den går att hitta och montera.

Begränsningar för sammanfogning av flera poster

Välj Flera poster om du vill skapa flera poster per sida. Om du till exempel vill skriva ut adressetiketter kan du skriva ut flera etiketter per sida. Hur posterna visas i den sammanfogade publikationen beror framförallt på vilka layoutalternativ du har valt. Här är en lista över begränsningar du kan stöta på när du använder alternativet Flera poster:

  • Du kan inte sammanfoga flera poster om datafälten visas på en dokumentsida i ett dokument med flera sidor eller om datafälten visas på flera mallsidor.

  • Datasammanfogningen tillåter endast en storlek på platshållaren.

  • Om du tar bort en post i den sammanfogade publikationen kommer inte de återstående posterna att flödas om till den tomma platshållaren.

Sammanfoga till en PDF-fil

När du sammanfogar till en PDF-fil är alla alternativ desamma som när du skapar ett sammanfogat InDesign-dokument. För PDF-filen används PDF XObjects för de statiska delarna av sidan, vilket minskar storleken på PDF-filen.

Uppdatera datafält

När du har sammanfogat ett dokument med dataplatshållare på mallsidor, kan du ändra layouten på det sammanfogade dokumentet och fortfarande uppdatera värdena i datafälten i datakällan. Använd alternativet Uppdatera datafält om du vill uppdatera datafälten och samtidigt behålla dokumentets layout. Det här alternativet är endast tillgängligt i sammanfogade dokument där dataplatshållare visas på mallsidor.

  1. Gör ändringarna i datakällfilen och spara och stäng filen.
  2. Välj Uppdatera datafält i det sammanfogade dokumentet.

De ändringar som gjordes när datafälten uppdaterades visas i en loggfil.

Obs!

Det här alternativet fungerar bäst om du helt enkelt redigerar eller lägger till poster i datakällfilen. Om du lägger till platshållarfält, lägger till nya fält i datakällan eller ändrar inställningarna i dialogrutan Skapa sammanfogat dokument, använder du alternativet Skapa sammanfogat dokument för att generera ett nytt, sammanfogat dokument.

Övertextrapporter

Rapporten för övertext visas om alternativet Rapport om övertext när dokument skapas är markerat i dialogrutan Skapa sammanfogat dokument och om det uppstår övertext i ett eller flera fält efter att data har sammanfogats.

I rapporten visas alla problem med överskjutande text i en numrerad lista med det sidnummer texten finns på, antalet tecken/ord och ett kort utdrag ur den överskjutande texten.

Om rapporten visas när du skapar ett sammanfogat dokument ska du använda den för att åtgärda övertextproblem. Om du till exempel vill öka storleken på textramsstorleken minskar du teckensnittet eller redigerar texten.

Alternativ för innehållsplacering

Följande alternativ visas i dialogrutan Alternativ för innehållsplacering:

Anpassa bilder proportionellt

Bildens höjd- och breddförhållande behålls, men bilden skalas för att få plats i ramen (standardinställning).

Anpassa bilder till ramar

Bilden skalas så att dess höjd- och breddförhållande är identiskt med ramens höjd- och breddförhållande.

Anpassa ramar till bilder

Bildstorleken behålls men ramstorleken ändras så att den passar bilden.

Bevara ram- och bildstorlekar

Bilden placeras i sin faktiska storlek i ramen, justerad mot ramens övre, vänstra hörn. Bilden beskärs om den är för stor för ramen.

Fyll ramar proportionellt

Bilden placeras så att dess höjd eller bredd fyller ramen. Den återstående delen av bilden beskärs.

Innehållsmedveten passning

Anpassar en bild till en ram automatiskt utifrån bildinnehållet och ramstorleken.

Centrera i ram

Bildens mitt centreras mot ramens mitt. Det här alternativet är inaktiverat om du valt Innehållsmedveten passning som passningsalternativ.

Länka bilder

En länk, eller sökväg, till den ursprungliga bildfilen skapas. Om du inte väljer det här alternativet bäddas alla bilddata in i InDesign-dokumentet.

Ta bort tomma rader för tomma fält

Ta bort radbrytningar som har infogats för tomma fält. Detta är praktiskt för e-postmeddelanden där du har ett valfritt adressfält. Det här alternativet ignorerar mjuka radbrytningar. Raden tas dock inte bort om den innehåller tecken, även blanksteg.

Postgräns per dokument

Anger det högsta antalet poster som tillåts för varje sammanfogat dokument. Om det här tröskelvärdet uppnås skapas ett nytt dokument. Det här dokumentet har det antal sidor som krävs för de återstående posterna (upp till gränsen för det största antalet). Det här alternativet är endast tillgängligt när En post är markerad.

Sidgräns per dokument

Anger det högsta antalet sidor som tillåts för varje dokument. Om det här tröskelvärdet uppnås skapas ett nytt dokument med det antal sidor som krävs för de återstående posterna (upp till gränsen för det största antalet sidor per gräns). Det här alternativet är endast tillgängligt om alternativet Flera poster har valts på menyn Poster per dokumentsida vid sammanfogningen.

Denna produkt är licensierad enligt en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-Dela Lika 3.0 Unported-licens  Twitter™- och Facebook-inlägg omfattas inte av villkoren i Creative Commons-licensen.

Juridiska meddelanden   |   Onlinesekretesspolicy