Nastavení pracovních postupů podepisování

Workflow Designer slouží k vytváření pracovních postupů, které přizpůsobují procesy podepisování na míru konkrétním požadavkům vaší firmy. S tímto novým nástrojem mohou správci snadno navrhovat a spravovat šablony pracovních postupů pomocí intuitivního editoru založeného na přetahování položek myší. Snadno lze určit dokumenty, které mají být obsaženy ve dohodě, charakteristiky účastníků, včetně předem definovaných jmen, rolí a směrování, pole formulářů, která má odesílatel předem vyplnit, e-maily, které se mají účastníkům odeslat, vypršení platnosti dohody nebo možnosti hesel a další parametry.

Pracovní postupy také vytvářejí jednoduché možnosti odesílání pro uživatele, aby byly kroky procesu pokaždé správně dodrženy. Odesílatelům používajícím šablonu pracovního postupu při postupu odesílání pomáhají přizpůsobené pokyny a pole, takže je postup odeslání snazší a méně náchylný k chybám.

 13.3 verze 10-21

Pusťte si video

Vytvoření vlastního pracovního postupu

Pracovní postupy mohou vytvářet pouze správci. Správci účtů mohou vytvářet pracovní postupy pro celý účet nebo pro konkrétní skupiny v rámci účtu. Správci skupin uvidí všechny pracovní postupy, ale upravovat mohou jen ty ve své skupině.

Při vytváření pracovního postupu se definují následující informace:

  • Informace o pracovním postupu – definování vlastního pracovního postupu, což zahrnuje jeho pojmenování, zadání vlastních pokynů pro odesílatele, kteří postup používají, a udělení oprávnění k jeho používání.
  • Informace o dohodě – definování a přizpůsobení informací o dohodě, které se zobrazí na stránce Odeslat.
  • Příjemci – vytvoření směrování přidáním příjemců (podepisujících osob a schvalovatelů) v požadovaném pořadí podepisování.
  • E-maily – určení e-mailů, které se mají odeslat různým účastníkům v různých krocích postupu podepisování.
  • Dokumenty – určení dokumentů, které mají být do pracovního postupu zahrnuty.
  • Vstupní pole odesílatele – definování polí, která mohou odesílatelé použít k zadání informací při odeslání dohody. Informace zadávané při odeslání jsou přidány do dohody před jejím odesláním podepisujících osobám a schvalovatelům.

Povinná pole jsou označena červenou hvězdičkou. Některé popisky polí lze upravit, když je u nich ikona tužky
, například Název dohody:

Klikněte na ikonu tužky a zadejte vlastní popisek. Tento popisek se zobrazí na stránce Odeslat, když se pracovní postup použije k odeslání dokumentu. Pokud chcete vrátit původní popisek, klikněte na ikonu vrácení.

Poznámka:

Explicitně definované nastavení pracovního postupu přepíše výchozí nastavení na úrovni skupiny nebo účtu (pokud je nakonfigurováno).  13.3 verze 10-21

  1. Přihlaste se jako správce účtu a přejděte na: Účet > Pracovní postupy 

  2. Kliknutím na tlačítko Vytvořit nový pracovní postup otevřete nástroj Workflow Designer.

  3. Workflow Designer se otevře a zobrazí se panel Informace o pracovním postupu:

    Informace o pracovním postupu

    V pruhu Workflow Designer se zobrazí výchozí název pracovního postupu (např. Nový pracovní postup).

    Puntík vedle názvu pracovního postupu udává, zda je pracovní postup koncept/neaktivní (šedý puntík), nebo aktivní
    (zelený puntík).

    Vpravo se nacházejí následující ovládací prvky:

    • Zavřítkliknutím pracovní postup zavřete
    • Uložit – kliknutím uložíte změny
    • Aktivovat/Deaktivovat – kliknutím pracovní postup pro zvolenou skupinu aktivujete (nebo deaktivujete)

     13.3 verze 10-21

    Na stránce Informace o pracovním postupu zadejte následující informace:

    • Název pracovního postupu – zadejte název pracovního postupu. Tento název se zobrazí v pruhu Workflow Designer, v rozbalovací nabídce Použít pracovní postup na Domovské stránce a v horní části stránky Odeslat, když je pracovní postup použit k odeslání dohody.
    • Pokyny pro odesílatele – zadejte pokyny pro používání pracovního postupu. Tyto pokyny se zobrazí v horní části stránky Odeslat, když je pracovní postup použit k odeslání dohody.
    Poznámka:

    Pokyny lze přidat pomocí tagů HTML. V části pokynů lze použít následující tagy html a jejich atributy: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="plně kvalifikovaná cesta"> a <a href="plně kvalifikovaná cesta">.

    Pokud hodláte použít tagy src nebo href, musíte mít jejich cesty na seznamu povolených. Adresy URL prosím zašlete svému CSM (Customer Success Manager).

    • Kdo smí použít tyto pracovní postupy – Určete, kdo smí používat daný pracovní postup. Máte následující možnosti:
      • Vybraná skupina – Pole s rozevírací nabídkou všech skupiny, k nimž má autor přístup.
        • Pokud je vybrána jen jedna skupina, přístup k odeslání dohody má libovolný uživatel, který je členem této skupiny.
        • Pokud je u účtu povolena možnost Uživatelé ve více skupinách, správci na úrovni skupiny mohou vytvářet pracovní postupy pro libovolnou skupinu, jejímiž členy jsou (neplatí omezení na primární skupinu uživatele).
        • Správci na úrovni skupiny mají oprávnění upravovat libovolný pracovní postup sdílený se skupinou, v níž mají oprávnění správce. (Správci na úrovni účtu také mají oprávnění upravovat pracovní postupy sdílené se skupinou, protože mají oprávnění ke všem skupinám.)
      • Všichni uživatelé v mé organizaci – Pracovní postup může používat libovolný uživatel účtu služby Acrobat Sign.
        • Správci na úrovni účtu mohou upravovat libovolný pracovní postup sdílený na úrovni účtu.

     13.3 verze 10-21

    Níže je příklad Informací o pracovním postupu:

    Příklad informací o pracovním postupu

  1. V levém panelu klikněte na možnost Informace o dohodě.

  2. 2. V části Informace o dohodě definujte informace o dohodě, jak se mají odesílateli zobrazovat na stránceOdeslat:

    • Název dohody – zadejte název dohody Tento název se zobrazí na stránce Odeslat, když se pracovní postup použije k odeslání dohody, a v záhlaví e-mailu „Podepište prosím/Schvalte prosím“. Toto pole je povinné a popisek lze upravit.
    • Zpráva – zadejte zprávu pro příjemce. Tato zpráva se zobrazí na stránce Odeslat, když se pracovní postup použije k odeslání dohody. Toto pole je povinné a popisek lze upravit.
    • Kopie – v případě potřeby zadejte e-mailové adresy uživatelů, kterým se zašle kopie. E-mailové adresy je třeba oddělit čárkou nebo středníkem
      • Minimum – určete minimální počet e-mailových adres, které lze pro kopii přidat.
      • Maximum – určete maximální počet e-mailových adres, které lze pro kopii přidat.
      • Lze upravovat – povolením této možnosti umožníte odesílatelům upravovat adresy pro kopie v rámci pracovního postupu na stránce Odeslat.
    • Jazyk příjemce – odesílatel zde může určit jazyk pro příjemce.  Toto nastavení definuje, zda se na stránce Odeslat zobrazí výběr jazyka, a pokud ano, který jazyk se má zobrazit jako výchozí.
    • Možnosti odeslání
      • Nastavit heslo k otevření staženého PDF – povolením této možnosti umožníte odesílateli určit heslo pro stažený soubor PDF.
        • Nastavením této možnosti se také nastaví Ověření podepisující osoby na možnost Heslo a použije se stejná hodnota hesla.
        • Povinné – povolením této volby bude heslo pro stažený soubor PDF vždy vyžadováno. Pokud je tato volba nastavena, odesílatelé ji nemohou na stránce Odeslat deaktivovat a musí heslo zadat.
      • Termín dokončení – povolením této volby umožníte určení termínu dokončení na stránce Odeslat.
        • Počet dní do dokončení dohody – zvolte výchozí počet dní, který mají příjemci na dokončení podpisového procesu. Zadaný počet dní lze na stránce Odeslat vždy upravit.
      • Povolit podepisování dokumentů před odesláním – povolením této volby umožníte odesílatelům měnit formulářová pole dokumentu v prostředí pro podepisování pomocí volby Náhled na stránce Odeslat.
        • Povolit podepisování ve výchozím nastavení – povolením této volby automaticky povolíte volbu Náhled na stránce Odeslat.

     13.3 verze 10-21

    Níže je příklad Informací o dohodě:

  1. Kliknutím na možnost Příjemce na levém panelu přejdete do části Směrování příjemců.

  2. V části Směrování příjemců můžete určit příjemce a pořadí směrování podle svých požadavků. Můžete vytvořit velmi složité pracovní postupy se sériovým, paralelním, hybridním nebo vnořeným hybridním směrováním.  V následujících pokynech jsou zvýrazněny funkce dostupné pro Směrování příjemců.

    • Pokud chcete přidat dalšího příjemce před stávajícího příjemce, nebo za něj:
      • Klikněte na ikonu přidání.
      • Vyberte roli (k dispozici jsou všechny role aktivované pro účet), kterou chcete vložit

     13.3 verze 10-21

    • Pokud chcete nastavit paralelní větev, klikněte na ikonu přidání nad příjemcem a zvolte Paralelní větve.

     13.3 verze 10-21

    • Pokud chcete příjemce odstranit, najeďte kurzorem na bublinu příjemce a klikněte na ikonu odstranění.

     13.3 verze 10-21

    • Pokud chcete příjemce přizpůsobit, najeďte kurzorem na bublinu příjemce a klikněte na ikonuúprav
    Konfigurace příjemce

    Při upravování Příjemce můžete konfigurovat následující položky:

    • Popisek příjemce – přizpůsobte popisek příjemce. Můžete například změnit výchozí popisek Příjemce na Kupující.
      • Popisky příjemců musí být v rámci pracovního postupu jedinečné.
    • E-mail – zadejte e-mailovou adresu příjemce.
    • Tento příjemce je odesilatel – po zaškrtnutí bude odesilatel vložen jako příjemce.
    • Označit jako skupinu příjemců – po zaškrtnutí políčka bude do pracovního postupu přidána skupina příjemců místo standardního e-mailového záznamu příjemce. Skupina příjemců může zůstat prázdná nebo může být vyplněna jednou či více e-mailovými adresami z pole E-mail (oddělenými čárkou).
    • Role – aktualizujte roli příjemce (Podepisující nebo Schvalovatel).
    • Povinné – tuto možnost aktivujte, pokud je podpis příjemce povinný.
    • Lze upravovat – aktivací této možnosti umožníte odesílateli aktualizovat e-mailovou adresu příjemce na stránce Odeslat.
    • Ověření totožnosti – vyberte typ ověření totožnosti, které bude požadováno pro podepisujícího.
      • Mezi dostupné možnosti patří Žádné, Acrobat Sign, Telefon, KBA, Heslo a Webová identita.
      • Zobrazí se pouze možnosti povolené pro účet služby Acrobat Sign.
    Poznámka:

    Povolením hesla jako typu ověření identity se stejné heslo přidá do Zabezpečení dokumentu, které brání zobrazení PDF, dokud není zadáno heslo.

  3. Nezapomeňte všechny provedené konfigurace příjemce uložit kliknutím na Uložit.

     13.3 verze 10-21

    Níže je příklad informací o Příjemcích a směrování, kde byly přizpůsobeny popisky pro podepisující osoby (Kupující a Ředitel prodeje) i schvalovatele (VP pro prodej).

  1. Kliknutím na možnost E-maily na levém panelu přejdete do části E-maily.

    • V části E-maily můžete určit, které e-maily se během procesu podepisování a schvalování odešlou na základě různých událostí.
    • Můžete například určit, že se e-mailová upozornění zašlou příjemcům a příjemcům kopií v případě zrušení dohody. 13.3 verze 10-21

  2. Zaškrtněte políčka u událostí, které chcete, aby spustily e-mailové upozornění.

  1. Kliknutím na možnost Dokumenty na levém panelu přejdete do části Dokumenty.

  2. V části Dokumenty můžete konfigurovat následující položky:

    • Název dokumentu – zadejte název dokumentu. Tento název se zobrazí v oblasti Dokumenty na stránce Odeslat při odesílání pomocí tohoto pracovního postupu.
    • Soubory – kliknutím na ikonu Přidat soubor připojíte dokument ze své knihovny Acrobat Sign. Tento dokument se automaticky připojí při odesílání pomocí tohoto pracovního postupu.
      • Pokud není zvolen žádný soubor, pracovní postup odesílateli umožní při odesílání dohody připojit dokument.
      • Pokud je dokument označen příznakem jako Povinný, připojí se k dohodě automaticky při zahájení pracovního postupu
      • Odstranit soubor – pokud připojíte nesprávný soubor, můžete jej odstranit kliknutím na ikonu odstranění (X) vedle názvu souboru.
    • Jméno dokumentu – zadejte smysluplný název dokumentu, který jej identifikuje odesílateli. Název nahraného dokumentu z knihovny má výchozí hodnotu, ale lze jej přepsat
    • Povinné – určuje, zda je dokument povinný.
    • Přidat dokument – kliknutím na tlačítko Přidat dokument přidáte řádky pro další dokumenty.
      •  Názvy dokumentů musí být jedinečnými hodnotami
    • Odstranit řádek – kliknutím na ikonu odstranění řádku (X) odstraníte celý řádek
  3. Níže je příklad konfigurované části Dokumenty:

  1. Kliknutím na Vstupní pole odesílatele na levém panelu se dostanete do části Vstupní pole odesílatele.

    Tato vstupní pole jsou namapována na formulářová pole definovaná v dokumentech, které jsou připojeny (jako součást návrhu pracovního postupu nebo jako soubor nahraný odesílatelem).

    Odesílatel může tato pole využít k předvyplnění obsahu před odesláním dohody příjemci.

  2. Na panelu Vstupní pole odesílatele klikněte na možnost Přidat pole.

    Pak pro každý přidaný řádek můžete nakonfigurovat následující položky:

    • Nadpis pole – zadejte nadpis pole. Tato hodnota se zobrazí na stránce Odeslat pro potřeby odesílatele.
    • Název pole dokumentu – zadejte název pole na připojeném dokumentu z knihovny.
      • Zde zadaný název pole se musí shodovat s názvem pole v dokumentu.
    • Výchozí hodnota – zadejte případnou výchozí hodnotu.
    • Povinné – tuto volbu povolte, pokud hodnota pro toto pole musí být před odesláním dohody zadána.
    • Lze upravovat – povolením této volby umožníte, aby odesílatel dohody mohl změnit výchozí hodnotu.
    • Kliknutím na ikonu odstranění řádku (X) odstraníte celý řádek.

     13.3 verze 10-21

    Níže je příklad Vstupních polí odesílatele:

Odesílání pomocí vlastního pracovního postupu

Odeslání dohody pomocí pracovního postupu začíná na Domovské stránce výběrem tlačítka Spustit z knihovny a následným výběrem pracovního postupu, který chcete použít.

Po výběru pracovního postupu se zobrazí upravená stránka Odeslat, na které jsou příjemci zobrazeni ve vlastním pořadí, dále veškeré vlastní pokyny, připojené soubory atd.

1. Na Domovské stránce:

  • Vyberte možnost Spustit z knihovny
  • Z možností uvedených vpravo vyberte Pracovní postupy
  • Vyberte pracovní postup, který chcete použít
  • Klikněte na možnost Spustit
Odeslání pracovního postupu z domovské stránky

 13.3 verze 10-21

Zobrazí se stránka Odeslat:

Na příkladu stránky Odeslat zobrazeném výše se zobrazí následující přizpůsobené položky:

A. Z části Informace o pracovním postupu:

○ Název pracovního postupu (smlouva o službách se společností GlobalCorp < 50 000) v horní části

○ Pokyny pro odesilatele (tento pracovní postup se používá pro smlouvy v hodnotě do 50 000...)

B. Z části Informace o smlouvě:

○ Vlastní název smlouvy (smlouva o službách se společností GlobalCorp pro rok 2018)

○ Zpráva (V příloze naleznete smlouvu o službách...)

○ Chránit podepsaný dokument heslem (Povoleno, ale nedefinováno)

C. Z části Příjemci:

○ Vlastní štítky pro zobrazení příjemců (Autor podpisu a Spoluautor podpisu) a certifikovaných příjemců (Právní tým)

○ E-mailové adresy jsou skryté, pokud je odesilatel jedním z podepisujících, místo nich je uvedeno „Já“

○ E-mailové adresy pro skupinu příjemců (právní tým). Skupinu příjemců lze buď ponechat prázdnou, aby ji mohl odesílatel vyplnit, nebo ji lze předem nakonfigurovat v šabloně pracovního postupu.

D. Z části Dokumenty:

○ Název předem připojené smlouvy (Smlouva o službách) se zobrazuje v oblasti Dokumenty

○ Zobrazuje se také název souboru, Referenční dokument, který musí odesílatel nahrát

E. Z části Vstupní pole odesílatele:

○ V oblasti Pole se zobrazují definovaná pole

○ Výchozí hodnota je importována, ale lze ji upravit

 13.3 verze 10-21

2. Vyplňte pole, která jsou požadována pro váš pracovní postup.

V příkladu výše by to bylo:

  • E-mailová adresa právního týmu
  • Případné adresy pro kopii (nepovinné)
  • Nahrajte soubor referenčního dokumentu
  • Informace v povinných polích (Produkt a Celková cena)
  • Pole Chránit podepsaný dokument heslem a Zobrazit náhled, umístit podpisy nebo přidat pole, která jsou v tomto pracovním postupu nepovinná.

3. Klikněte na Odeslat.

4. Volitelně v prostředí pro podepisování proveďte potřebné změny polí a pak klikněte na Odeslat.

Poznámka:

Vlastní pracovní postupy nepodporují Vlastnoruční podpis.

Pokud je dohoda vytvořena prostřednictvím rozhraní REST API se signatureType=written, je dohoda stále vytvořena a odeslána k elektronickému podpisu.

Podepsání a schválení dohody v rámci pracovního postupu

Dohoda v rámci pracovního postupu se odešle v pořadí určeném ve směrování. Podepisující a schvalovatelé mohou podepisovat pomocí odkazu v e-mailu Podepište prosím / Schvalte prosím nebo ze své stránky Správa, pokud jsou registrovanými uživateli služby Acrobat Sign. Funguje to stejně jako standardní proces odeslání.

Historii a zprávu o auditu dohody v rámci pracovního postupu lze najít na stránce Správa. Během zpracovávání dohody můžete přidávat připomenutí a provádět další úlohy.

Úpravy vlastního pracovního postupu

  1. Přihlaste se jako správce účtu a přejděte na: Účet > Pracovní postupy.

  2. Ze seznamu Pracovní postupy kliknutím vyberte pracovní postup.

  3. V kontextové nabídce klikněte na Otevřít. Zobrazí se Workflow Designer.

    Když je Workflow Designer otevřený, lze pracovní postup plně upravovat. Všechny části lze změnit podle potřeby a žádné změny se neuloží, dokud nekliknete na tlačítko Aktualizovat.

     13.3 verze 10-21

    Pomocí Workflow Designer můžete provádět následující změny:

Možnosti konfigurace

Vlastní pracovní postupy byly významně vylepšeny a lze je ovládat pomocí prvků v nabídce správce.

Zákazníkům, kteří chtějí povolit pracovní postupy, doporučujeme, aby nejprve povolili tři níže uvedené možnosti, a zajistili tak nejlepší možné funkce pro uživatele i příjemce.

Aby byla zobrazena možnost konfigurace pracovní postupů, je nutné tuto funkci povolit.

Přejděte do části Nastavení účtu > Globální nastavení > Vlastní pracovní postupy odeslání a povolte přístup pro své správce.

Konfigurace pracovních postupů dostupných pro váš účet

Povolením nejnovějšího prostředí pracovních postupů přiblížíte pracovní postupy fungování ručního procesu odesílání.

Funkce, které aktivujete povolením této možnosti:

  • Přeformátovatelné rozvržení stránky
  • Použití digitálních podpisů pro jednoho nebo více příjemců
  • Konfigurace ověřování příjemců prostřednictvím telefonu (SMS)
  • Konfigurace skupin příjemců během procesu odesílání
  • Připojování dokumentů ze všech povolených zdrojů během procesu odesílání

Chcete-li povolit nejnovější prostředí, přejdete do části: Nastavení účtu > Nastavení odeslání > Ovládací prvky vlastního pracovního postupu

Nastavení pro aktivaci nového prostředí pracovních postupů

Ověření příjemce pomocí telefonu

V Návrháři pracovního postupu se všechny aktivní metody ověřování zobrazují v objektu příjemce.

Metody ověření byly aktualizovány tak, aby se zobrazovaly jako zaškrtávací políčka, což v návrháři pracovního postupu umožňuje povolit možnosti pro odesilatele. 

Pokud je v návrháři zaškrtnuto několik možností, budou tyto možnosti k dispozici odesilateli během procesu odesílání.

V novém prostředí odesílání je do návrháře přidána také možnost telefon (SMS).

Skupiny příjemců

Objekty příjemců lze v návrháři označit jako skupiny příjemců.  Tímto způsobem je možné zadat do pole E-mail sadu e-mailových adres (oddělených čárkou), které jsou povoleny k podpisu pro jeden daný krok podepisování.

Pokud například potřebujete jednoho z pěti manažerů jako spolupodepisujícího, můžete uvést všech pět e-mailů, avšak pouze jeden bude muset použít podpis.

Konfigurace skupin příjemců v šabloně pracovního postupu

Přiložené soubory

Během procesu odesílání lze přikládat soubory z jakéhokoliv aktivního zdroje služby Acrobat Sign.

 

Uživatelské prostředí s „novým“ nastavením má aktualizovaný, moderní a přeformátovatelný design podobný stránce Odeslat.

Pokyny, které se ve starším prostředí nacházely vpravo od seznamu příjemců, byly přesunuty do sbalitelného okna v horní části stránky.

Přiřazení pole definovaného šablonou

Přiřazení pole definovaného šablonou propojuje seznam příjemců tak, jak je definován v návrháři pracovního postupu, s přiřazením příslušných polí na vytvořených formulářích.

Příklad použití:

  • Autor podpisu (zákazník) se podepíše jako první
    • Volitelně se jako druhý může podepsat spoluautor podpisu
  • Podpis interního druhého podepisujícího poskytne obchodní zástupce

To bude běžně vyžadovat dva formuláře – podle toho, jak byli příjemci indexováni na stránce Odeslat:

  • Scénář s formulářem pro jednoho autora podpisu, kdy se interní druhý podepisující přiřazuje jako druhý index autora podpisu
  • Scénář s formulářem pro spoluautora podpisu, kde spoluautor podpisu je druhým indexem autora podpisu a druhý podepisující je třetím indexem

V rámci struktury pravidel „definovaných šablonou“ sestavujete jeden univerzální formulář s definovanými všemi možnými poli příjemců.

Index podepisujícího příjemce (jak je definován v návrháři pracovního postupu) má maximální přednost a při odeslání dohody ignoruje všechna pole, která jsou přiřazena jakýmkoli vynechaným (volitelným) příjemcům.

Ve výše uvedeném příkladu použití je tak spoluautor podpisu vždy indexem autora podpisu 2, ale pokud spoluautor podpisu není zahrnut ve chvíli odeslání dohody, tato pole autora podpisu 2 se ignorují a druhý podepisující (index autora podpisu 3) bude mít stále přístup pouze k polím autora podpisu 3.

Tuto novou funkci můžete aktivovat v části: Nastavení účtu > Nastavení odeslání > Odeslání vlastního pracovního postupu > Povolit umístění podpisu definované šablonou

Nastavení pracovních postupů pro využívání umístění podpisu definovaného šablonou

Poznámka:

Povolení funkce umístění podpisu definované šablonou zruší možnost autorizace dohody během procesu odesílání.

Pochopení vztahu mezi příjemci a poli

Každý příjemce účastnící se dohody má přiřazeno číslo indexu autora podpisu. Toto číslo indexu je požadováno k přiřazení příjemce k polím, do nichž má oprávnění přidávat obsah (například pole podpisu).

Příjemci obdrží své číslo indexu na základě pořadového čísla na stránce Odeslat. Příjemce na vrcholu pořadníku má číslo 1, další příjemce má 2 atd. Toto číslo indexu je vidět, když se dohoda konfiguruje na „Provést v pořadí“, ale vyskytuje se i v případě, že je pracovní postup definován jako „Provést v jakémkoli pořadí“.

 

Při sestavování postupu příjemců v návrháři pracovního postupu se index autora podpisu přiřadí podle následujících pravidel:

  • Odshora dolů
    • Zleva doprava

V níže uvedeném příkladu jsou autor podpisu a spoluautor podpisu na vrcholu pořadníku.

  • „Autor podpisu“ je příjemcem nejvíce vlevo nahoře, takže má přidělen index 1.
  • „Spoluautor podpisu“ je také nahoře, ale vpravo od Autora podpisu, takže má přiřazen index 2.

V tomto příkladu použití nezáleží na tom, kdo fyzicky podepíše jako první, takže jsou vloženi do paralelního procesu podpisu. Index podpisu je však přísně vynucován, aby se zajistilo, že Autor podpisu vloží svůj obsah do správných polí „Autor podpisu“ a spoluautor podpisu má přístup ke svým přiřazeným polím „Spoluautor podpisu“.

„Obchodní zástupce“ se podepisuje jako třetí, jakmile budou autor podpisu i spoluautor podpisu hotovi.

„Schválení vedení“ je požadováno jako čtvrté, jakmile bude na místě podpisu druhého podepisujícího v podobě obchodního zástupce.

Poznámka:

Jména příjemců „Podepisující“, „Spoluautor podpisu“, „Obchodní zástupce“ atd. nemají žádný vliv na přiřazení polí. Jedná se pouze o popisky definované správcem, které slouží k identifikaci uživatelů v šabloně pracovního postupu. 

 

Výše uvedený postup příjemce návrháře vytvoří šablonu stránky Odeslat, která vypadá stejně, jako ta uvedená níže.

(Na stránce Odeslat je pořadí patrnější, přestože čísla indexů nejsou vidět.)

 

Při vytváření formulářů s poli je každé pole výslovně přiřazeno k indexu podpisu (na chvíli se pole „Kdokoli“ ignorují).

V prostředí pro tvorbu ve službě Acrobat Sign se toto provádí výběrem možnosti Účastník a umístěním polí pro účastníka.

Každý účastník je barevně odlišen, aby bylo na pohled jasné, která pole jsou přiřazena konkrétním účastníkům.

 

Pokud používáte textové značky, samotná značka poskytuje argument (např. :autor podpisu 1) přiřazující pole k indexu autora podpisu.

U účtů s požadavkem na důrazné vynucení konkrétních pracovních postupů u všech dokumentů a zjednodušení procesu odesílání s minimalizací vstupů na straně uživatele lze plně definovat všechny pracovní postupy dokumentu a úplně omezit možnost odesílání stylem ad hoc ze strany uživatele.

U účtů využívajících nastavení Uživatelé ve více skupinách lze rozšířit možnosti nastavení na úrovni skupiny, a tím zajistit přísné vynucování správných možností podpisu i procesů při oznámení.

Chcete-li nastavit, aby uživatelé mohli odesílat pouze pomocí schválených pracovních postupů, přejděte do části Nastavení účtu > Globální nastavení > Pracovní postupy a zaškrtněte možnost Povolit odesílání dohod pouze pomocí pracovních postupů.

Nastavení pracovních postupů jako jediné metody pro odesílání dohod


Zprávy o běžných chybách

Některé prvky staršího prostředí pracovních postupů způsobují v novém rozhraní chyby v důsledku vylepšení řízení a zabezpečení nejnovějšího prostředí. Bylo implementováno další zachycování chyb, aby byly tyto chyby lépe identifikovány a vysvětleny, když se vyskytnou.

Pokud je obsah konfigurován pro použití funkce Moderní odesílání a spustí se problematický pracovní postup, uživateli se zobrazí červený banner značící chybu:

Pokud je účet standardně stále konfigurován pro použití klasického rozhraní, může pracovní postup nadále fungovat podle těchto pravidel. 

Moderní prostředí zobrazuje všechny zjištěné chyby. 

V případě, že je nalezen více než jeden problém, budou uvedeny všechny zjištěné chyby.

Aby byl pracovní postup platný v rámci sady pravidel nového rozhraní, správce musí upravit pracovní postup a opravit zjištěné problémy:

Podle klasické sady pravidel mohou být řetězce e-mailu nesprávně sestaveny nebo chybně odděleny (například mezerami namísto čárkami).

Když se vyskytne chyba, měl by správce zkontrolovat následující:

  • Zda jsou kopie e-mailů správně odděleny

  • Jakýkoli definovaný řetězec e-mailu příjemce, aby se zaručilo, že je správně sestaven
    • (např., jméno@doména.tld)
  •  
    • V moderním rozhraní lze používat čárky a středníky

Moderní rozhraní vyžaduje jedinečné hodnoty pro všechny názvy dokumentů na stránce Dokumenty návrháře pracovního postupu.

Další podrobnosti o této chybě naleznete zde

Při návrhu pracovního postupu může správce přiřadit šablonu dokumentu, která má omezený rozsah přístupu.

Když se uživatel, který je mimo rozsah, pokusí načíst pracovní postup, dokument nelze připojit a aktivuje se narušení bezpečnosti.

Správce například může vytvořit novou šablonu dokumentu s vlastnostmi omezujícími přístup pouze na vlastníka.  Správce může připojit daný dokument k pracovnímu postupu, protože je vlastníkem. 

Jakýkoli jiný uživatel systému vlastníkem není, takže je mimo rozsah dokumentu.

Když se objeví tato chyba, správce bude muset upravit vlastnosti připojené šablony dokumentu.

Kroky ke kontrole a úpravě vlastností šablony naleznete zde

Logo Adobe

Přihlaste se ke svému účtu.