Sopimusten lähettäminen eränä Erälähetys-toiminnolla


Erälähetys käyttämällä .CSV-tiedostoa vastaanottajien ja heidän tietojensa tuontiin

Voit käyttää CSV-tiedostoa vastaanottajiesi sähköpostiosoitteiden tuomiseen ja yhdistää kunkin vastaanottajan mukautettuja tietoja dokumentin kenttiin. Voit myös mukauttaa kullekin allekirjoittajalle lähetetyn sähköpostiviestin, jossa heitä pyydetään allekirjoittamaan dokumentti.

.CSV tarkoittaa pilkuilla erotettuja arvoja (Comma Separated Values). Excel-tiedostot voidaan tallentaa tähän muotoon.

Huomautus:

Tässä videossa näytetään .CSV-tiedoston luonti ja käyttö Erälähetys -tapahtumaa varten. Se myös näyttää, kuinka Erälähetys -tapahtumassa seurataan jokaisen lähetetyn dokumentin tilaa. 


.CSV-tiedoston määrittäminen

Ennen kuin määrität .CSV-tiedostosi, dokumenttisi kenttien nimien on oltava tiedossa. Tähän on eri tapoja riippuen siitä, kuinka olet lisännyt kentät dokumenttiin:

  • Jos dokumentti on luotu tunnisteilla (teksti tai PDF), käytä kenttien nimiä, jotka olet määritellyt tunnisteissa. Esimerkiksi tunnisteessa {{Address1_es_:signer1}} on kentän nimenä Address1.
  • Jos olet käyttänyt vedä ja pudota -ympäristöä, muokkaa dokumenttiasi ja kaksoisnapsauta kenttää. Kyseisen kentän nimi näkyy ominaisuusikkunan yläosassa.

Kun tiedät dokumenttisi kenttien nimet, voit joko avata Erälähetys -toiminnon lähetyssivulta löytyvän mallikappaleen tai luoda Excel-tiedoston.

Huomautus:
  • CSV-tiedostossa on oltava vähintään kaksi yksilöllistä sähköpostiosoitetta.
  • Lähettäjän sähköpostiosoite ei voi olla CSV-tiedostossa.
  • Erälähetys-toiminnolla luotavien tapahtumien määrä on rajoitettu palvelutasosta riippuen:
    • Konserni- ja yritys-tason asiakkaat voivat luoda jopa 300 liiketapahtumaa
    • Acrobat Pro with advanced e‑sign for teams - ja Adobe Acrobat Sign Professional -asiakkaat voivat luoda jopa 50 liiketapahtumaa
    • Acrobat Pro with advanced e‑sign voi luoda jopa 50 liiketapahtumaa
    • Tiimikokeiluilla voidaan luoda enintään viisi liiketapahtumaa
    • Konsernikokeiluilla voidaan luoda enintään kolme liiketapahtumaa
  1. Ensimmäisellä rivillä ovat kenttien nimet ja tietotunnisteet. Lisää mukautettujen kenttiesi nimet sarakkeiden otsikkoihin.

    Tietotunnisteet ovat seuraavat:

    _es_signer_email (pakollinen) Allekirjoittajan sähköpostiosoite

    _es_signer_name (valinnainen) Allekirjoituksessa käytetty allekirjoittajan nimi

    _es_signer_fullname (valinnainen) Dokumentissa näkyvä allekirjoittajan nimi

    _es_signer_company (valinnainen) Allekirjoittajan yritys

    _es_signer_title (valinnainen) Allekirjoittajan nimike

    _es_agreement_message (valinnainen) Allekirjoittajalle lähetettyyn sähköpostiin sisältyvä viesti.

    Muut käytetyt kentät (puhelin ja postinumero) ovat mukautettuja kenttiä, jotka olemme lisänneet dokumenttiin.

    CSV-tiedostojen tietotunnisteet

  2. Seuraava rivi on täytetty allekirjoittajakohtaisilla tiedoilla. Tässä olemme määrittäneet sähköpostiosoitteet, koko nimen, yrityksen nimen, nimikkeen, mukautetun viestin ja muut mukautettujen kenttien tiedot.

    Allekirjoittajan tiedot lisätty

  3. Tallenna tiedosto lopuksi .CSV(Comma delimited)(*.csv) -muodossa paikalliseen järjestelmääsi.

    • Kaksitavuisia merkkejä käyttävien asiakkaiden on tallennettava CSV-tiedosto CSV UTF-8 (Comma delimited)(*.csv) -muodossa.
    CSV-tiedoston tallennus paikalliseen järjestelmään


Lähettäminen .CSV-tiedostoa käyttämällä

  1. Kun olet luonut .CSV-tiedoston, napsauta Erälähetys Aloitus-sivulla

    Lähetä Mega Sign Koti-sivulta

  2. Napsauta Erälähetys -toiminnon lähetyssivulla Tuo vastaanottajat sekä yhdistämiskentät tiedostosta -linkkiä käyttääksesi .CSV-tiedostoa lähettämisessä.

    Tuo vastaanottajat sekä yhdistämiskentät tiedostosta

  3. Valitse Lataa.

    Lataa

  4. Hae ja liitä haluamasi CSV-tiedosto.

  5. Määritä haluamasi vaihtoehdot:

    • Henkilöllisyyden vahvistaminen – Ota käyttöön toisen vaiheen todennus määrittämällä tämä vaihtoehto
    • Allekirjoitan – Valitse tämä valintaruutu, jos sinun (lähettäjän) on varmennettava asiakirjat allekirjoituksella.
    • Sopimuksen nimi – Sopimuksen nimi, joka on sama kuin Hallinnoi-sivulla näkyvä nimi.
    • Viesti – Yleinen viesti, joka lähetetään allekirjoitussähköpostissa (ellei toista viestiä tuoda CSV-tiedoston kanssa).
    • Kieli – Sähköpostiviestissä ja näytöllä näkyvissä ohjeissa käytettävä kieli.
    • Määrää asiakirjalle viimeinen voimassaolopäivä (Valinnainen) - Määrittelee montako päivää sopimus on voimassa ennen automaattista vanhentumista.
    • Aseta allekirjoitetun PDF-tiedoston avaava salasana (Valinnainen) - Määrittää salasanan allekirjoitetun asiakirjan suojaamiseksi.
    • Tarkista, aseta allekirjoitukset tai lisää lomakekentät – Sallii lähettäjän asettaa kenttiä malliin.

    Kun valmista, valitse Seuraava

    Valitse asetukset ja lähetä

    Huomautus:

    Erälähetys -sopimus, joka on jätetty Esitäyttö- tai Luonnos -tilaan vanhenee automaattisesti 24 tuntia luomisen jälkeen.

Asiakirjan automaattisen vanhentumisen lisääminen

Automaattinen asiakirjojen vanhentuminen mahdollistaa tili- ja ryhmätasojen määritykset. Viimeinen voimassaoloaika voidaan määritellä oletusarvoiseksi, ja valinnaisella asetuksella lähettäjälle voidaan antaa mahdollisuus muokata oletusarvoa.

Asiakirjan voimassaoloaika mitataan kokonaisina päivinä (24 tunnin jaksoissa) sopimuksen luomisesta alkaen.  Jos esimerkiksi määrität sopimuksen päättymään 3 päivän kuluttua, sopimus päättyy tasan 72 tunnin kuluttua sopimuksen lähettämisestä (jos sitä ei ole täytetty).

Kunkin vastaanottajan on saatettava allekirjoitusprosessi päätökseen ennen määräajan päättymistä. Kaikki yksittäiset sopimukset, joita ei ole täytetty määräaikaan mennessä, vanhenevat automaattisesti.

Määritä viimeinen voimassaolopäivä

Huomautus:

Tilin tai ryhmän järjestelmänvalvoja voi määrittää asiakirjan vanhentumisen niin, että viimeinen voimassaolopäivä jätetään huomiotta, jos jäljellä olevat vastaanottajat ovat sisäisiä (allekirjoitusten varmentajat).

Adobe-logo

Kirjaudu sisään tiliisi