Il flusso di lavoro Firma manuale è attualmente disponibile a tutti i livelli di servizio.

Descrizione della funzione

Ottenere una firma fisica a volte è obbligatorio. Per motivi legali o di conformità, per motivi della politica o semplicemente perché una o entrambe le parti si sentono a proprio agio con le firme in formato fisico.

Il flusso di lavoro Firma manuale di Adobe Sign consente di ottenere firme fisiche, garantendo un controllo di accesso appropriato, mantenendo la qualità e la chiarezza del documento finale e sfruttando i vantaggi dell'elaborazione e della verifica elettronica.

La soluzione tradizionale mediante fax dipendenze dai fax coinvolti nel processo di firma.  Ciascuna firma aggiuntiva aggiunge una determinata quantità di disturbo e il documento risultante avrà spesso una perdita significativa di fedeltà.

Il nuovo flusso di lavoro consente al destinatario di compilare elettronicamente tutto i campi, inclusa l'aggiunta di file, e quindi di stampare in formato digitale il documento per la firma. Il firmatario quindi acquisisce nuovamente il documento firmato in formato elettronico e carica il file con lo stesso collegamento e-mail da cui è stato fornito originariamente il documento. Utilizzando uno scanner o una foto del documento firmato come file di caricamento, la qualità finale dell'Accordo viene notevolmente migliorata.

Nota:

  • Il flusso di lavoro Firma manuale è disponibile solo nella nuova esperienza di invio.  Gli utenti che utilizzano l'esperienza di invio classica continuano a utilizzare il flusso di lavoro Firma mediante fax.
  • Il flusso di lavoro mediante fax non è disponibile nella nuova esperienza di invio.
  • Il flusso di lavoro manuale (caricamento digitale) sostituirà completamente il flusso di lavoro mediante fax quando la pagina di invio classica sarà completamente ritirata nel quarto trimestre del 2017.

Cosa cambia

Per i mittenti

Per i mittenti, non vi sono modifiche al flusso di lavoro o al modello documento. L'unica differenza consiste nel selezionare l'opzione Manuale invece dell'opzione Firma tramite fax.

Il flusso di lavoro Firma manuale consente opzioni estese come:

  • Messaggi personalizzati per i destinatari per eventuali istruzioni discrete.
  • Verifica del firmatario.
  • La possibilità di precompilare i campi prima di inviare il documento per la firma.
  • Sostituire il firmatario corrente.
  • Modificare l'accordo in seguito all'invio (ma prima che venga firmato).
  • La possibilità di invitare il primo firmatario ad allegare i documenti di supporto.
  • I promemoria sono coerenti con il flusso di lavoro firma elettronica.
  • Dati del campo restituiti sotto forma di report per la precompilazione e contenuto del campo modulo del primo firmatario.
  • La possibilità di richiedere e convalidare i campi per il primo firmatario.
  • Elenco dei destinatari esteso che può includere tanti firmatari quanto il flusso di lavoro elettronico.
  • Supporto completo di tutti i tipi di destinatari disponibili (approvatori, compilatori modulo, accettatori, ecc.)
    • Inoltre, si consiglia di inserire il mittente stesso (o una parte designata) come ultimo destinatario con un ruolo di Approvatore.  Ciò consente un controllo della validità dei documenti caricati.

 

Per i firmatari

Per i firmatari, il flusso di lavoro Firma manuale assomiglia molto al flusso di lavoro elettronico in quanto devono stampare il documento per applicare la firma:

  • Il destinatario riceve una notifica e-mail con un collegamento al documento.
  • Il destinatario apre il documento in formato elettronico e visualizza una procedura composta da 3 passaggi:

 

  • Il destinatario può compilare tutti i campi modulo richiesti/obbligatori.
  • Una volta pronto, il destinatario fa clic sul pulsante Avanti per avanzare nelle istruzioni per il download:

 

  • Il destinatario fa clic sul pulsante Scarica per scaricare il documento, completo con il contenuto del campo.
  • Viene visualizzata una finestra in cui si chiede al destinatario se aprire o salvare il file
  • Con il file PDF aperto, stampa le pagine PDF.
  • Firmare manualmente il documento.
  • Acquisisce nuovamente il documento in formato digitale.
    • Adobe Sign accetta il file in qualsiasi formato normalmente accettato (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP).
    • Adobe Sign accetta solo un file, quindi se ci sono più immagini, è necessario concatenarle in un unico file.
  • Facendo clic sul collegamento disponibile nell'e-mail di richiesta di firma originale viene aperta l'interfaccia per caricare il file (o per scaricarlo di nuovo, se necessario).
 
  • Facendo clic sul pulsante Carica e invia viene aperta una finestra affinché il firmatario possa individuare il file da caricare nel sistema locale.
  • Una volta caricato il file, il destinatario non deve fare altro e l'Accordo passa al firmatario successivo oppure il processo viene completato.

 

Per i clienti integrazione/API

Per i clienti che dispongono della nuova pagina di invio nelle loro app, il flusso di lavoro Firma manuale diventerà il comportamento predefinito. 

I clienti che utilizzano l'API per recuperare i dati o i file dell'Accordo non devono apportare modifiche al codice esistente. Il flusso di lavoro utilizzato per firmare un documento non influisce sulla modalità di accesso all'accordo completato.

Poiché i campi Precompila e del primo firmatario vengono acquisiti elettronicamente, i dati di quei campi possono essere importati se la mappatura dati è definita.

 

Nota:

I clienti che continuano a utilizzare la pagina di invio classica possono ancora utilizzare il fax fino al quarto trimestre del 2017, quando la pagina di invio classica (e quindi le firme tramite fax) sarà ritirata.

Perché si cambia

Gli Accordi fax-back, sebbene consentano di ottenere firme valide, hanno numerosi problemi a causa della natura dei dispositivi utilizzati. I problemi più comuni includono:

  • Bassa qualità del documento finale: inviando tramite fax un documento per quattro volte, la qualità del documento risulterà notevolmente peggiorata.
  • Transazioni non riuscite: gli errori si verificano e le persone inviano tramite fax documenti capovolti ogni giorno. Poiché il documento ricevuto è vuoto, Adobe Sign non è in grado di instradarlo e allegarlo all'Accordo relativo.
  • Sicurezza limitata: inviare un documento che giacerà sul fax non è sicuro e non offre garanzia che il documento venga consegnato al destinatario designato
  • Limitazione del numero di firmatari: i meccanismi utilizzati per instradare le pagine dell'Accordo inviate tramite fax si basano sui codici QR negli angoli delle pagine. Poiché sono disponibili solo quattro angoli in una pagina, le transazioni tramite fax sono limitate a quattro firmatari.
  • I campi precompilabili: il sistema fax-back attuale è progettato per inviare un documento alla parte designata e non consente di precompilare i campi del documento.
  • Acquisizione dei dati: un documento inviato tramite fax non contiene campi che il sistema possa leggere e restituire sotto forma di report, la raccolta dei dati diventa quindi un processo più manuale.

Invio a numeri di fax

Il flusso di lavoro Firma manuale non supporta l'invio a un numero di fax. Eliminare i problemi meccanici della stampa su fax è uno dei vantaggi principali della nuova soluzione. Eliminando il fax come sorgente, è possibile:

  • Verificare la qualità del documento: viene escluso il disturbo analogico del fax stesso.
  • Migliorare e registrare l'esito positivo della consegna: i rapporti di trasmissione fax non possono confermare che sia stata inviata una copia leggibile del documento, né a chi è stato consegnato.
  • Migliorare la protezione: molti fax sono posizionati in uno spazio pubblico e chiunque può accedere al contenuto che viene generato.
  • Migliorare la convalida/comunicazione del firmatario: sfruttando i processi di firma elettronica, la convalida del firmatario e i messaggi privati possono essere incorporati nel flusso di lavoro dell'Accordo, consentendoti di controllare e informare i firmatari durante il processo di firma.

Attivare l'opzione Firma manuale

Affinché la nuova Firma manuale sia disponibile, il tuo account deve usare la nuova esperienza di invio.

  1. Passa a Account > Impostazioni account > Invia impostazioni.
  2. Scorri fino a Tipi di firma consentiti.
  3. Seleziona l'opzione Consenti ai mittenti di inviare i documenti per la firma manuale.
  4. Fai clic su Salva per confermare la modifica.

 

Quando la funzione è abilitata, l'opzione diventa disponibile sulla pagina di invio. 

Nota:

Se utilizzi la visibilità limitata dei documenti (Account > Impostazioni account > Impostazioni generali), devi attivare esplicitamente la firma manuale in tali impostazioni prima che venga visualizzata l'opzione Manuale sulla pagina di invio.  

Tutti gli accordi inviati utilizzando sia la visibilità limitata dei documenti sia il flusso di lavoro Firma manuale ignoreranno le impostazioni di visibilità del documento e al firmatario verrà presentato l'intero documento.

Questo prodotto è concesso in licenza in base alla licenza di Attribuzione-Non commerciale-Condividi allo stesso modo 3.0 Unported di Creative Commons.  I post su Twitter™ e Facebook non sono coperti dai termini di Creative Commons.

Note legali   |   Informativa sulla privacy online