Adobe Sign-documenten archiveren via de eOriginal-archiveringsdiensten

Beheer en beveilig documenten digitaal.

Adobe Sign helpt organisaties in samenwerking met eOriginal te voldoen aan vereisten op het gebied van compatibiliteit en regelgeving door belangrijke ondertekende documenten te archiveren in een veilig digitaal archief. Nadat een document is ondertekend, kan eOriginal het veilig archiveren in een volledig digitale omgeving met de hoogste niveaus van beveiliging en compatibiliteit. Ondernemingen kunnen ervoor kiezen om alle documenten in een bepaald account, alle documenten die door een specifieke groep (of subset van gebruikers) in gang zijn gezet of afzonderlijke documenten te archiveren.

Wanneer een document wordt gemaakt, wordt het originele document dat is geüpload naar Adobe Sign beschouwd als de gezaghebbende kopie van het contract. De gezaghebbende kopie blijft tijdens de volledige ondertekeningscyclus op de Adobe-servers staan. Zodra deze cyclus is voltooid, wordt de gezaghebbende kopie gearchiveerd in het eOriginal-archief en wordt het document een rechtsinstrument. Een PDF-kopie van het document blijft behouden in Adobe Sign, maar het wordt voorzien van een watermerk met de tekst 'Kopie van het origineel' om aan te geven dat het document dat door eOriginal is gearchiveerd de enige authentieke versie is:

Hoe het werkt

Na voltooiing van de ondertekeningscyclus activeren alle transacties die zijn ingeschakeld voor archivering de eOriginal-archiveringsdiensten om de overdracht van de gezaghebbende kopie in gang te zetten. Dit is een asynchroon aanroep-en-antwoordproces waarin de archiveringsdienst na het ontvangen van een kennisgeving informatie opvraagt bij Adobe Sign en Adobe Sign de gewenste inhoud levert.

Deze opeenvolgende aanvragen vinden vrijwel in real-time plaats om ervoor te zorgen dat de gezaghebbende kopie bij de archiveringsdienst wordt opgeslagen zodra het ondertekeningsproces is voltooid.

Nadat de laatste handtekening is toegepast:

  1. De eOriginal-archiveringsdienst wordt er via ping van op de hoogte gesteld dat het ondertekeningsproces voor een document waarvoor archivering is ingeschakeld is voltooid. Adobe Sign verzendt een unieke identificatiecode voor het document, de zogenaamde sleutel voor documentcapaciteit, naar de archiveringsdienst.
  2. De archiveringsdienst vraagt een toegangstoken aan voor het uiteindelijke ondertekende document.
  3. Adobe Sign controleert of de archiveringstoepassing gemachtigd is om een toegangstoken voor het document aan te vragen. Dit garandeert dat alleen de archiveringstoepassing de gezaghebbende kopie van het document ontvangt. Adobe Sign verschaft de unieke toegangstoken voor eenmalig gebruik.
  4. Vervolgens vraagt de archiveringsdienst de audittrail van het document aan om een profiel voor het document te maken.
  5. Adobe Sign verschaft de audittrail. De audittrail omvat de volledige record van het ondertekeningsproces, met inbegrip van de identiteit van de ondertekenaars, de datum en tijd van elke gebeurtenis, het IP-adres en locatiegegevens (indien beschikbaar).
  6. De archiveringsdienst vraagt vervolgens via de eenmalige toegangstoken om de versie van het ondertekende document zonder watermerk.
  7. Adobe Sign valideert de eenmalige toegangstoken en stuurt het document zonder watermerk naar de archiveringsdienst.
  8. De archiveringsdienst bevestigt de ontvangst van het document en informeert Adobe Sign dat het archiveringsproces is voltooid.
  9. Adobe Sign werkt de audittrail bij en de status van het document verandert in gearchiveerd.
  10. Alle versies van het document die zijn gemaakt tijdens het ondertekeningsproces krijgen een watermerk en niet van een watermerk voorziene kopieën van deze documenten worden gewist.
Diagram van het proces voor elektronisch archiveren

Op dit punt slaat Adobe Sign alleen een kopie van het document op dat is voorzien van een watermerk, met inbegrip van de PDF-kopieën die zijn verkregen tijdens de verschillende stappen van de ondertekeningscyclus. De miniatuurafbeeldingen worden niet voorzien van een watermerk, omdat het slechts afbeeldingen en geen juridische documenten zijn.

Documenten zonder watermerk kunnen pas worden opgehaald bij de archiveringsdienst nadat het document is gearchiveerd.

Downloaden

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid