De bibliotheek van Adobe Sign-sjablonen bevat drie Amerikaanse belastingsdocumenten als voorbeelden van hoe formulieren kunnen worden gemaakt. Ze zijn volledig geldig en functioneel voor gebruik, maar kunnen niet door gebruikers worden bewerkt omdat ze worden gedeeld door alle accounts. Het onderstaande artikel definieert het proces voor het opslaan van de Adobe Sign-sjabloon in uw persoonlijke bibliotheek, zodat u de velden naar wens kunt bewerken en dat document vervolgens naar uw lokale account kunt distribueren.

Overzicht

Het maken van een kopie van een bibliotheeksjabloon duurt ongeveer 2-3 minuten en geeft u een documentversie die volledig onder uw controle is.

Het is een goed idee om vóór het starten van het onderstaande proces een PDF-versie te downloaden van het IRS-formulier dat u van de IRS.gov-website wilt repliceren.  De overheid wijzigt deze formulieren regelmatig. Zorg dus dat u de meest recente versie hebt.

Wanneer u een PDF van het formulier hebt, bestaat het proces uit twee snelle stappen:

  • Kopieer de sjabloon door een overeenkomst te verzenden.
  • Werk de sjablooneigenschappen bij om het document ter beschikking van anderen te stellen (optioneel).

Bovendien leest u onderaan dit artikel welke stappen u moet uitvoeren om een nieuwe versie van het basisformulier te uploaden en de veldoverlay erop toe te passen.

Let op:

Als u een account hebt die gebruikmaakt van API, dient u niet te vergeten dat elke sjabloon een andere document-id heeft. Als u een sjabloon die u gebruikt, uit de Adobe Sign-bibliotheek repliceert, moet u de document-id in uw API-aanroepen dus zodanig bijwerken dat de nieuwe kopie wordt gebruikt.


De sjabloon kopiëren

Als u de sjabloon wilt kopiëren, moet u met behulp van de bestaande Adobe Sign-sjabloon een overeenkomst verzenden via de ontwerpomgeving en tegelijk een kopie opslaan.

  1. Navigeer naar de pagina Verzenden van Adobe Sign en start een overeenkomst.

  2. Configureer de overeenkomst voor twee ontvangers.

    • Deze ontvangers hoeven niet geldig te zijn omdat de overeenkomst niet hoeft te worden ondertekend, alleen gekopieerd.
    • De overeenkomst wordt wel verzonden, dus u kunt het beste een bekend 'black hole'-e-mailadres gebruiken.
      • Bijvoorbeeld: noreply@myDomain.dom

    Opmerking:

    Er worden twee ontvangers gedefinieerd omdat de sjabloon die u kopieert, velden voor twee ontvangers identificeert. Als u de overeenkomst slechts voor één ontvanger configureert, importeert u alleen de velden voor de eerste ontvanger.

  3. Voeg de Adobe Sign-sjabloon toe die u wilt kopiëren.

    • Voeg slechts één sjabloon tegelijk toe.
    • In het onderstaande voorbeeld wordt I-9 gebruikt, maar alle sjablonen werken hetzelfde.
  4. Schakel het selectievakje Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen in en klik vervolgens op Volgende.

    • Het formulier wordt weergeven in de ontwerpomgeving.
    Send page Configured
  5. Doe het volgende terwijl de ontwerpomgeving geopend is:

    • Schakel het selectievakje Opslaan naar documentbibliotheek in.
    • Klik op de knop Verzenden.
    Authoring page
  6. Er wordt een venster weergegeven waarin u moet opgeven onder welke naam u de nieuwe sjabloon u in uw persoonlijke documentbibliotheek wilt opslaan.

    • U kunt dezelfde naam behouden of desgewenst een andere naam opgeven.
    • Klik na het instellen van de sjabloonnaam op de knop Opslaan en verzenden.
    Rename
  7. Nadat u op de knop Opslaan en verzenden hebt geklikt, wordt het document als document opgeslagen in uw persoonlijke bibliotheek.

    • De overeenkomst wordt ook ter ondertekening verzonden, wat geen invloed heeft als u ‘veilige’ e-mailadressen hebt gedefinieerd.
    Sent Agreement


De sjablooneigenschappen bijwerken

Uw persoonlijke bibliotheek bevat nu een kopie van het formulier, maar als anderen er gebruik van willen maken, moet u het toegangsbereik uitbreiden.

  1. Klik op de koppeling Beheren bovenaan het venster om de pagina Beheren te openen.

    Er staan twee nieuwe items op de pagina Beheren:

    • De pseudo-overeenkomst die is verzonden in de sectie Verzonden voor ondertekening
    • De documentsjabloon in de sectie Bibliotheeksjablonen

    Opmerking:

    Op dit punt kunt u de pseudo-overeenkomst die u hebt gebruikt om de sjabloon te kopiëren, het beste annuleren en verwijderen.

  2. Klik op de koppeling bewerken voor de documentsjabloon.

    • Hierdoor wordt de ontwerpomgeving geopend.
    Manage page - edit
  3. Wanneer de ontwerpomgeving geopend is, vouwt u de sectie Eigenschappen van sjabloon in de rechterbovenhoek van het venster uit.

    Hier kunt u het volgende doen:

    • De naam van de sjabloon wijzigen
    • Het SJABLOONTYPE wijzigen (u kunt het beste Beide selecteren)
    • Het toegangsbereik (WIE KAN DIT GEBRUIKEN) veranderen in iedereen in uw groep of bedrijf
    Template Properties
  4. Klik op Opslaan om de aangepaste sjablooneigenschappen op te slaan.

    • Er wordt een pagina geopend met de mededeling dat de sjabloon correct is opgeslagen.
    Success

Gefeliciteerd!  De Adobe Sign-sjabloon is gekopieerd naar uw persoonlijke account.


Een andere documentversie maken met de bestaande veldoverlay

Voor klanten die een nieuwe versie van een formulier willen uploaden (omdat formulieren regelmatig veranderen), kunt u snel een nieuwe documentsjabloon maken en hierop de veldoverlay van uw bestaande sjabloon toepassen.

Dit proces bestaat uit twee stappen:

  • Het nieuwe formulier uploaden
  • De veldoverlay toepassen

Als u dit wilt doen, hebt u een kopie nodig van de documentversie waarop u de veldoverlay u wilt toepassen.  In het geval van de IRS-documenten zijn kopieën beschikbaar op de IRS.gov-website.

U moet ook de eigenaar zijn van de sjabloon die u als veldoverlay voor het nieuwe formulier wilt gebruiken.


Het formulier uploaden

  1. Navigeer naar de pagina Dashboard in Adobe Sign.

  2. Klik op de koppeling Sjabloon aan bibliotheek toevoegen in de sectie linksonder op de pagina.

    • Hierdoor opent u de pagina Een bibliotheeksjabloon maken.
    Nav to Create Template
  3. Doe het volgende terwijl de pagina Een bibliotheeksjabloon maken geopend is:

    • Voer een sjabloonnaam voor uw nieuwe sjabloon in.
      • Gebruik bij voorkeur een naam die de sjabloon eenduidig identificeert. De naam kan later worden gewijzigd
    • Upload het nieuwe bestand waarop u de nieuwe documentsjabloon baseert.
    • Klik op de knop Voorvertoning en velden toevoegen.
      • Hierdoor wordt de ontwerpomgeving geopend.
    Create NEw TEmplate


De veldoverlay toepassen

  1. Doe het volgende wanneer de ontwerpomgeving geopend is:

    • Klik op de vervolgkeuzelijst Veldsjablonen in de linkerbovenhoek van het scherm.
    • Selecteer de sjabloon die u wilt toepassen.
    Select Field template
  2. Klikt u op de knop Toepassen terwijl de sjabloon geselecteerd is.

    Apply Tempalte

     

    Het document wordt korte tijd verwerkt terwijl de veldoverlay wordt toegepast.

    Wanneer dit proces is voltooid, wordt het formulier vernieuwd en ziet u de toegepaste velden.

    Applied Template
  3. Als de structuur van de pagina praktisch identiek was (wat meestal het geval is bij IRS-formulieren) zal de veldplaatsing nauw corresponderen.  

    Het is echter de moeite waard een paar minuten de tijd te nemen om de sjabloon te bekijken en te controleren of de velden naar wens zijn uitgelijnd.

    Nu is een goed moment om de velden en de bijbehorende eigenschappen naar wens aan te passen.

    Wanneer u tevreden bent, klikt u op de knop Opslaan in de rechterbenedenhoek om de documentsjabloon op te slaan.

    Completed second form

     

    Wanneer het document is opgeslagen, is de nieuwe sjabloon te vinden op de pagina Beheren in de sectie Bibliotheeksjablonen.

    New Form on Manage
  4. Test uw document intern om te controleren of alles goed werkt.

    Als u zeker weet dat het formulier correct is, doet u het volgende:

    • Bewerk de nieuwe sjabloon op de Pagina Beheren.
    • Stel de definitieve sjabloonnaam in die u wilt weergegeven.
    • Wijzig de eigenschappen van de sjabloon om toegang te verlenen tot uw groep/bedrijf.

    Opmerking:

    In de sjablooneigenschappen van het oude formulier kunt u het toegangsbereik desgewenst op Alleen ikzelf, instellen om het veilig te stellen voor het geval u naar de oude sjabloon wilt terugkeren

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid