Adobe Sign-verificatiemethode: wachtwoord voor ondertekening

Overzicht

Bij de verificatiemethode Wachtwoord voor ondertekening moet de ontvanger een wachtwoord invoeren dat de afzender van de overeenkomst heeft verstrekt. Wachtwoorden als beveiligingsmethode zijn gebruiksvriendelijk en geschikt voor ontvangers die complexere verificatiemethoden misschien te lastig vinden.

De afzender definieert het ondertekeningswachtwoord bij het opstellen van de overeenkomst en geeft dit door aan de ontvanger via een extern proces (telefoongesprek, e-mail, sms).

Het standaardverificatieproces vraagt de ontvanger zijn of haar identiteit te valideren door het wachtwoord voor ondertekening van de overeenkomst in te voeren in een tekstveld.

  • Er is een koppeling beschikbaar waarmee de ontvanger contact kan opnemen met de afzender als hij of zij het wachtwoord nodig heeft:
Scherm waarin om wachtwoord wordt gevraagd

Zodra de verificatie is geslaagd, kan de ontvanger de overeenkomst weergeven en bewerken.

Als de ontvanger het overeenkomstvenster sluit voordat hij zijn actie heeft voltooid, moet hij zich opnieuw verifiëren om door te kunnen gaan.

Opmerking:

De verificatiemethode Wachtwoord voor ondertekening staat zonder extra kosten ter beschikking van alle serviceabonnementen.


Verificatie op basis van wachtwoorden configureren bij het opstellen van een nieuwe overeenkomst

Wanneer Wachtwoordverificatie is ingeschakeld, kan de afzender deze optie selecteren in de vervolgkeuzelijst Verificatie rechts van het e-mailadres van de ontvanger.

De verificatiemethode selecteren

Na het selecteren van het verificatietype Wachtwoord moet de afzender de wachtwoordtekst opgeven.

Wachtwoorden kunnen maximaal 32 alfanumerieke tekens lang zijn. De vereiste complexiteit van het wachtwoord wordt bepaald door de Beveiligingsinstellingen.


Controlerapport

Het auditrapport geeft duidelijk aan dat de ontvanger een geldig wachtwoord heeft ingevoerd:

Wachtwoordverificatie in het auditrapport

Als de overeenkomst wordt geannuleerd omdat de ontvanger zich niet kan verifiëren, wordt de reden expliciet vermeld:

Wachtwoordverificatie in het auditrapport


Best practices en overwegingen

  • Het kan lastig zijn wachtwoorden bij te houden voor honderden overeenkomsten. Het kan dus handig zijn een interne conventie op te stellen voor het opstellen van decodeerbare wachtwoorden om te voorkomen dat ontvangers hun overeenkomsten niet meer kunnen openen als ze een wachtwoord zijn vergeten
  • Wachtwoorden kunnen alleen worden gewijzigd voor overeenkomsten in uitvoering door het verificatietype te bewerken op de pagina Beheren van de afzender
  • Wachtwoorden moeten aan de ontvanger worden doorgegeven via een externe methode (bijvoorbeeld via de telefoon). Vermeld het wachtwoord niet in het bericht bij de overeenkomst


Configuratieopties

Verificatie via Wachtwoord voor ondertekening bevat twee groepen besturingselementen die kunnen worden geconfigureerd op account- en groepsniveau:

  • Verzendinstellingen, deze regelen de toegang van de afzender tot de wachtwoordoptie
  • Beveiligingsinstellingen, deze bepalen de ervaring van de ontvanger

De verificatiemethode inschakelen via Verzendinstellingen

De verificatieoptie Wachtwoord voor ondertekening kan worden ingeschakeld voor afzenders door te navigeren naar Verzendinstellingen > Identiteitsverificatiemethoden

  • Het selectievakje Wachtwoord voor ondertekening - Indien aangevinkt is Wachtwoord een beschikbare optie voor de overeenkomsten die in de groep worden opgesteld
  • (Optioneel) Wachtwoord gebruiken voor het bekijken van de overeenkomst na ondertekening - Indien deze optie is ingeschakeld, wordt aan iedereen die toegang wil krijgen tot de online overeenkomst die is opgeslagen in Adobe Sign, gevraagd om via een koppeling het wachtwoord in te voeren dat ook is gebruikt om de identiteit van de ontvanger te verifiëren (Zie hieronder)
  • (Optioneel) Standaard de volgende methode gebruiken - Als Wachtwoord voor ondertekening is ingeschakeld, is de optie om Wachtwoord voor ondertekening in te stellen als de standaard verificatiemethode beschikbaar
Besturingselementen voor identiteitsverificatie met een wachtwoord


Verificatie vereisen om de originele ondertekende overeenkomst via een webkoppeling te bekijken

E-mailsjablonen kunnen een koppeling naar de oorspronkelijke overeenkomst op de Adobe Sign-servers bevatten, net als bij de verificatiemethode na ondertekening voor ontvangers:

E-mailbericht na ondertekening

Als u de instelling Wachtwoord gebruiken voor het bekijken van de overeenkomst na ondertekening inschakelt, wordt iedereen die via de koppeling toegang wil krijgen tot de overeenkomst, gevraagd om het wachtwoord in te voeren dat ook is gebruikt om de identiteit van de ontvanger te verifiëren.

Deze instelling wordt in de overeenkomst ingesloten wanneer deze wordt gemaakt. Als u deze instelling verandert, verandert dat niets voor lopende overeenkomsten.

Als het wachtwoord voor de identificatie van de ontvanger is gewijzigd, wordt het gewijzigde wachtwoord toegepast in de koppeling voor het bekijken van de overeenkomst, zoals verwacht.

Dit proces is precies hetzelfde als het verificatieproces van de oorspronkelijke ontvanger:

Scherm waarin om wachtwoord wordt gevraagd

De overeenkomst kan pas worden ingezien nadat het juiste identiteitswachtwoord is ingevoerd.

Er is geen optie om de wachtwoordverificatie te bewerken of uit te schakelen nadat de ontvanger het document heeft ondertekend en zijn actie heeft afgerond.


De Beveiligingsinstellingen
configureren

Het wachtwoord voor ondertekening van de overeenkomst biedt drie opties die door de beheerder worden geconfigureerd in de sectie Wachtwoord voor ondertekenen van overeenkomst op de pagina Beveiligingsinstellingen

  • Beperk het aantal pogingen: deze optie is standaard ingeschakeld. Indien deze optie is uitgeschakeld, kan de ondertekenaar het wachtwoord een onbeperkt aantal keren invoeren 
    • Laat ondertekenaar XX pogingen doen om het wachtwoord voor de overeenkomst in te voeren voordat de overeenkomst wordt geannuleerd: hier vult de beheerder het maximale aantal verificatiepogingen voor een ontvanger in. Zodra het aantal pogingen is overschreden, wordt de overeenkomst automatisch geannuleerd en wordt de afzender op de hoogte gesteld
  • Wachtwoordsterkte document: Deze instelling bepaalt de minimale complexiteit van de wachtwoorden die moeten worden opgegeven voor:
    • Verificatie van ontvanger voor toegang tot de overeenkomst
    • Versleuteling van de ondertekende overeenkomst (PDF's van gedownloade overeenkomsten)
    • Identiteitsrapporten van ondertekenaars (met betrekking tot Overheids-id-rapportage)

De instellingswaarden zijn:

Geen - Vereist dat een wachtwoord wordt ingesteld met ten minste één teken dat geen witruimte is

Standaard - Vereist minimaal 6 tekens

Medium - Vereist minimaal 7 tekens

Sterk - Vereist minimaal 8 tekens

Besturingselementen voor wachtwoordbeveiliging

Opmerking:

Als Beveiligingsinstellingen niet beschikbaar is in uw menu, controleer dan of de verificatiemethode is ingeschakeld op de pagina Verzendinstellingen


Automatische annulering van de overeenkomst wanneer een ontvanger zich niet kan verifiëren

Als de instellingen beperken hoe vaak kan worden geprobeerd een verificatiewachtwoord in te voeren en de ontvanger zich binnen dat aantal pogingen niet kan verifiëren, wordt de overeenkomst automatisch geannuleerd.

De afzender van de overeenkomst ontvangt een e-mail om aan te geven dat de overeenkomst is geannuleerd. Hierin wordt ook aangegeven welke ontvanger zich niet heeft kunnen verifiëren.

Andere partijen worden niet op de hoogte gesteld.

Overeenkomst geannuleerd wegens identificatiefout

Adobe-logo

Aanmelden bij je account