De ondertekeningsworkflow met een schriftelijke handtekening is momenteel beschikbaar op alle serviceniveaus.

 

Voor sommige documenten is een fysieke handtekening vereist. Dit kan om juridische redenen, compatibiliteitsvereisten of beleidsrichtlijnen, of eenvoudigweg omdat één of beide partijen zich prettiger voelen om schriftelijk, met de hand, te ondertekenen.

De schriftelijke ondertekeningsworkflow van Adobe Sign ondersteunt het verkrijgen van fysieke handtekeningen. Tegelijkertijd garandeert Adobe correct toegangsbeheer en het behoud van een hoge mate van kwaliteit en inzichtelijkheid van het uiteindelijke document. Ook worden de voordelen van elektronische verwerking en controle optimaal benut.


Een overeenkomst configureren voor schriftelijke ondertekening

Het enige verschil voor afzenders is dat ze de optie “Schriftelijk” in plaats van “Elektronisch” selecteren.

Workflow


Schriftelijke ondertekening - het perspectief van de ondertekenaar

Voor ondertekenaars komt de schriftelijke ondertekeningsworkflow sterk overeen met de elektronische workflow, tot het punt dat ze het document moeten afdrukken om hun handtekening te zetten:

  • De ontvanger wordt via e-mail op de hoogte gesteld met een koppeling naar het document.
  • De ontvanger opent het document elektronisch, waarna een driestappenoverzicht van het proces wordt weergegeven:
Three Steps

 

  • De ontvanger kan alle vereiste of gevraagde formuliervelden invullen
  • Hierna klikt de ontvanger op de knop Volgende om naar de downloadinstructies te gaan:
Step 2

 

  • De ontvanger klikt op de knop Downloaden om het document, inclusief de veldinhoud, te downloaden.
  • Er wordt een venster geopend waarin de ontvanger wordt gevraagd om het bestand te openen of op te slaan
  • Druk de pagina's van het geopende PDF-bestand af
  • Onderteken het document met de hand
  • Scan het document terug naar een digitale vorm
    • Adobe Sign accepteert het bestand met de standaard geaccepteerde indelingen (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP).
    • Adobe Sign accepteert slechts één bestand, dus als u meerdere afbeeldingen hebt, moet u deze in één bestand samenvoegen.
  • Wanneer u klikt op de koppeling in het originele e-mail bericht 'Wilt u alstublieft ondertekenen', wordt een venster geopend waarin u het bestand kunt uploaden (of opnieuw downloaden indien nodig)
step 3
 
  • Als de ondertekenaar op de knop Uploaden om te verzenden klikt, wordt een venster geopend waarin de ondertekenaar kan bladeren naar het bestand dat hij op het lokale systeem wil uploaden
  • Nadat het bestand is geüpload, is de ontvanger gereed en gaat de overeenkomst naar de volgende ondertekenaar, of wordt het proces afgerond

 

Omschakelen van elektronische naar schriftelijke handtekening

Wanneer de accountinstellingen hiervoor zijn geconfigureerd, kunnen ondertekenaars er ook voor kiezen hun handtekening van elektronische in schriftelijk indeling te wijzigen.

In de ondertekenaarsweergave verschijnt na het openen van de overeenkomst de lijst Opties in de linkerbovenhoek van het venster.

Deze lijst bevat de optie Afdrukken, ondertekenen en uploaden, waardoor de ondertekeningsworkflow voor alle daaropvolgende ontvangers in een schriftelijke workflow wordt omgezet.

De ondertekenaar wordt vervolgens verzocht om het hierboven beschreven schriftelijke ondertekeningsproces te voltooien.

convert form esig


De optie voor schriftelijke ondertekening inschakelen

U maakt de schriftelijke ondertekening als volgt beschikbaar:

  1. Navigeer naar Account > Accountinstellingen > Verzendinstellingen
  2. Schuif omlaag naar Toegestane handtekeningtypes
  3. Schakel de optie Laat afzenders documenten verzenden voor schriftelijke handtekeningen in
  4. Klik op Opslaan om de wijziging vast te leggen
enable_setting

 

Wanneer de functie is ingeschakeld, is de optie beschikbaar op de pagina Verzenden

Opmerking:

Als u beperkte documentzichtbaarheid (Account > Accountinstellingen > Algemene instellingen) gebruikt, moet u de optie Schriftelijke handtekening bij die instellingen expliciet inschakelen voordat deze optie wordt weergegeven op de pagina Verzenden.  

Elke overeenkomst die wordt verzonden met zowel beperkte documentzichtbaarheid als de schriftelijke ondertekeningsworkflow zal de instellingen voor documentzichtbaarheid negeren. In dat geval wordt het hele document gepresenteerd aan de ondertekenaar.