Fletting

Ved å bruke Datafletting-panelet i InDesign kan du enkelt lage flere varianter av dokumentet ditt ved å flette sammen en datakildefil (CSV- eller TXT-fil) med et InDesign-dokument. Du kan for eksempel bruke datafletting for å lage flere hundre varianter av brev, konvolutter eller adresselapper, raskt og nøyaktig. Datafletting kalles også utskriftsfletting.

Forutsetninger

Alt du trenger for å bruke datafletting, er en datakildefil og et måldokument. 

• Datakildefilen inneholder informasjon som er ulik for hver variant av måldokumentet, for eksempel navnene og adressene til mottakerne av et standardbrev. En datakildefil består av felt og oppføringer. Felt er grupper med spesifikk informasjon, for eksempel firmanavn eller postnumre, mens oppføringer er rader med fullstendige sett med informasjon, for eksempel firmanavn, gateadresse, postnummer, poststed og land. En datakildefil kan være delt med komma (.csv), tabulator (.txt) eller semikolon.

• Måldokumentet er et InDesign-dokument som inneholder plassholderne for datafeltene, pluss alt standardtekstmaterialet, all teksten og andre elementer som er like i alle variantene av det flettede dokumentet.

Det flettede dokumentet er InDesign-dokumentet som inneholder standardtekstinformasjonen fra måldokumentet gjentatt så mange ganger at alle oppføringene i datakilden er brukt.

Fletting-panelet

Fletting-panelet er tilgjengelig fra Vindu > Verktøy. Navnet og typen for hvert datafelt vises i panelet. Hvis du har satt inn datafeltene i dokumentet ditt, vises i tillegg sidetallet der datafeltet er plassert.

Fremgangsmåte for fletting

1. Planlegg for å finne ut hvilke datafelt du skal bruke i kilde- og måldokumentene.

Bestem hvordan det endelige dokumentet skal se ut, slik at du vet hvilke felt du trenger for å utføre flettingen. Hvis du for eksempel oppretter et postkort som skal sendes til kunder, kan du bruke disse datafeltene:

<<Firmanavn>><<Adresse>><<Postnummer>>, <<Poststed>> <<Land>>

Regnearket eller databasen kan se slik ut:

2. Lagre datakildefilen, vanligvis et regneark eller en databasefil, som en kommadelt (.csv), tabulatordelt (.txt) eller semikolondelt tekstfil.

Sørg for at datakildefilen er strukturert på en måte som gjør at du kan ta med de aktuelle feltene i måldokumentet. For eksempel bør den øverste raden i et regneark inneholde feltnavnene du skal bruke i måldokumentet, for eksempel Firma og Adresse.

Du finner mer informasjon i Om datakildefiler.

3. Opprett et måldokument som inneholder tekst og andre elementer som er like i alle versjonene av måldokumentet.

Du finner mer informasjon i Om måldokumenter.

4. Velg datakilde ved hjelp av Fletting-panelet.

Du finner mer informasjon i Velge en datakilde.

5. Sett inn felt fra Fletting-panelet i måldokumentet.

Du kan legge til datafelt på en dokumentside eller en malside. Du har flere alternativer hvis du legger til datafelt på en malside.

Du finner mer informasjon i Sette inn datafelt og Legge til plassholdere for datafelt på malsider.

6. Forhåndsvis oppføringene for å forsikre deg om at måldokumentet ser ut slik du hadde tenkt.

Du finner mer informasjon i Forhåndsvise oppføringer i måldokumentet.

7. Flett måldokumentet med datakildefilen, eller eksporter til PDF.

Du finner mer informasjon i Flette oppføringer.

Om datakildefiler

Datakilden kommer vanligvis fra en regneark- eller databaseapplikasjon, men du kan opprette din egen datakildefil med InDesign eller et annet tekstredigeringsprogram. Datakildefiler må lagres i tekstformat, enten kommadelt (.csv), tabulatordelt (.txt) eller semikolondelt. Se i brukerhåndboken for kildeprogrammet hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du eksporterer til disse formatene.

I komma-, tabulator- eller semikolondelte tekstfiler skilles oppføringene med avsnittsbrudd, og felt skilles med kommaer eller tabulatorer. Datakildefilen kan også inneholde tekst eller baner som viser bilder på harddisken.

Eksempel på en kommadelt datakildefil

Du kan ikke sette inn et linjeskift i et felt i datakildefilen. Hvis det er nødvendig å dele et felt over flere linjer, oppretter du to ulike felt, for eksempel <<Adresse1>> og <<Adresse2>>.

Du kan velge Fjern tomme linjer for tomme felt for å unngå tomme linjer når du fletter dokumentet. Linjen slettes imidlertid ikke hvis det finnes tegn, inkludert mellomrom, på linjen.

Legge til bildefelt i datakildefilen

Ved å legge til bildefelt i datakildefilen kan du vise ulike bilder i de enkelte flettede oppføringene. Hvis du for eksempel fletter dokumenter med informasjon om ulike firmaer, kan du dra med bilder av de ulike firmalogoene som en del av flettingen.

Eksempel på bildehenvisninger i datakildefilen:

Om måldokumenter

Når datakilden er opprettet, må du sette opp måldokumentet og sette inn felt fra datakildefilen. Måldokumentet inneholder plassholdertekst og grafikk for datafeltene, for eksempel utformingen du vil bruke på hvert av postkortene. Disse feltene kan legges til etter at du har valgt en datakilde.

Når du fletter data, oppretter InDesign et nytt dokument som erstatter feltene med dataene du angav i datakildefilen. Du kan legge datafelt på en malside eller en dokumentside.

Velge en datakilde

Før du setter inn felt i måldokumentet, må du velge en datakilde i Fletting-panelet. Du kan bare velge én datakildefil per måldokument.

Når datakilden er valgt og feltene er lastet inn i Fletting-panelet, gjenspeiles ikke endringer i datakilden i måldokumentet før du oppdaterer datakilden.

Sette inn datafelt

Når du velger datakilde, vises en liste med datafeltnavn i Fletting-panelet. Disse navnene er identiske med kolonneoverskriftene fra datakildefilen. Ikoner angir om feltet inneholder tekst eller bilde. Når datafelt legges til i dokumentet, blir de plassholdere for felt, for eksempel <<Firma>>. Du kan markere og formatere plassholdere på samme måte som annen tekst og grafikk.

Du kan tilordne et bildefelt til en eksisterende ramme for å opprette et flytende bilde. Hvis innsettingspunktet er i en tekstramme, eller hvis teksten er markert når du setter inn et bildefelt, settes en liten plassholder inn som en innebygd ramme. Du kan endre størrelsen på plassholderen for bildet for å angi størrelsen på de flettede bildene.

Når du setter inn et datafelt, husker InDesign datakilden. Eventuelle feil i listen over felt, for eksempel skrivefeil, tomme felt og utilsiktede felttyper, må rettes opp i kildeapplikasjonen og deretter oppdateres med Fletting-panelet.

Sette inn et tekstdatafelt i måldokumentet

I målprogrammet står tekstfeltplassholderne i doble vinkelparenteser (for eksempel <<Navn>>) med gjeldende formateringsattributter (for eksempel skrift og størrelse).

Sette inn et bildedatafelt i måldokumentet

• Hvis du vil sette inn en ny innebygd plassholder for grafikk, drar du et bildefelt til en tekstramme eller setter innsettingspunktet i en tekstramme og klikker på bildefeltet.
• Hvis du vil sette inn ny flytende grafikk, drar du et bildefelt til en tom grafikkramme eller en eksisterende grafikkramme. Ved å dra et bildefelt til en tom ramme, blir den tomme rammen en grafikkramme.
• Hvis du vil sette inn et felt i grupperte objekter, tabellceller eller kjedede objekter, drar du bildefeltet til målet.

  Plassholdere for bildefelt vises som rammer som inneholder feltnavnet.

Legge til en QR-kode

Du kan integrere en QR-kode i det flettede dokumentet. Nedenfor ser du de forskjellige QR-kodefeltene som du kan legge til i en arbeidsflyt for datafletting:

• ren tekst
• hyperkobling
• tekstmelding
• e-post
• visittkort

Når du skal generere QR-koder for dataoppføringene i TXT- eller CSV-filer, som brukes som datakilder, bruker du følgende format med et #-tegn i kolonnenavnet:

• Ren tekst: Angi teksten som den er, i QR-kodekolonnen.
• Hyperkobling: Nettadresse:<url> (f.eks. "Nettadresse:http://www.google.com")
• Tekstmelding: SMSTO:<Telefonnummer>:<Melding> (For eksempel: SMSTO:9818143551:Hei)
• E-post: MATMSG:\nTo:<e-postadresse> (eksempel: MATMSG:\nTO:johndoe@adobe.com\nSUB:Hei;\nBODY:;;)
• Visittkort: START:VCARD\nVERSJON:2.1\nN:Smith;John\nFN:John Smith\nORG:Adobe\nStilling:Ingeniør\nTLF.;MOBIL:+919876543210\nTLF.;ARBEID;TALEPOST:123456789\nADR;ARBEID:;;Street ABC;Seattle;Washington;98101;US\nE-POST;ARBEID;INTERNETT:abc@adobe.com\nNettadresse:www.adobe.com\nSLUTT:VCARD"

Dataoppføringene kan bestå av en blanding av typene e-post, sms, hyperkobling og ren tekst. Følg disse instruksene for å lage QR-koder:

Legge til plassholdere for datafelt på malsider

Hvis du setter inn datafeltplassholdere på malsider, har du flere muligheter enn om du setter inn plassholdere på dokumentsider:

• Det flettede dokumentet som opprettes, inneholder de opprinnelige plassholderne på malsidene. Resultatet av flettingen er inkludert som overstyrte malside-objekter på dokumentsidene.

• Det flettede dokumentet beholder en kobling til datakilden. Hvis oppføringer i datakilden endres, kan du derfor oppdatere innholdet i det flettede dokumentet ved å velge Oppdater innhold i datafelt. Dette valget er spesielt nyttig hvis du endrer layouten i det flettede dokumentet og senere må legge til nye data fra datakilden.

• Innstillingene i dialogboksen Opprett flettet dokument er de samme som innstillingene i måldokumentet. Du kan dermed raskt gjenopprette det gjeldende dokumentet med samme utseende. Du kan også bruke fellesinnstillingene til å opprette et identisk dokument med en annen datakilde, eller du kan opprette et nytt dokument med en layout som er noe endret.

Du kan ikke plassere datafelt både på malsider og dokumentsider. Hvis du vil flette dokumentet, må du bruke en mal som inneholder datafelt, på den første siden i dokumentet.

Oppdatere, fjerne eller bytte ut datakildefiler

• Hvis du vil oppdatere datakildefiler, redigerer og lagrer du datakildefilen i et komma-, tabulator- eller semikolondelt format og velger Oppdater datakilde i Fletting-panelet.

  Fletting-panelet oppdateres med endringene. Hvis endringene ikke gjenspeiles i dokumentet etter oppdateringen, fjerner du merkingen for forhåndsvisning for å slå den av, og deretter merker du av for forhåndsvisning på nytt for å slå den på.

• Hvis du vil fjerne koblingen til datakildefilen, velger du Fjern datakilde på menyen i Fletting-panelet.
• Hvis du vil bruke en ny datakildefil, velger du Velg datakilde på menyen i Fletting-panelet og angir deretter den nye datakildefilen. Det kan hende at InDesign ikke gjenkjenner alle feltene. I slike situasjoner er det best å slette plassholderfeltene og sette dem inn igjen.

Forhåndsvise oppføringer i måldokumentet

Før du fletter måldokumentet og datakildefilen, er det lurt å forhåndsvise oppføringene for å forsikre deg om at feltdataene vises riktig når informasjonen flettes. Når du forhåndsviser oppføringer, viser Fletting-panelet data fra datakildefilen i stedet for feltplassholdere. I stedet for <<Firma>> vises kanskje Adobe . Du kan bla gjennom oppføringene med navigeringsknappene i Fletting-panelet.

Hvis du finner feil i noen av oppføringene, for eksempel skrivefeil eller for mange mellomrom, anbefales det at du redigerer kildefilen i det opprinnelige programmet. (Se Om datakildefiler.)

Slå forhåndsvisning av og på

Enkelte problemer kan oppstå eller løses når du bytter mellom forhåndsvisningsmodi. Merk deg følgende:

• Plassholdere erstatter forhåndsvisningsinnholdet når Forhåndsvis ikke er valgt. Hvis du sletter et bilde og rammen som inneholder bildet, eller sletter en hel tekststreng, vises ikke plassholderne når du fjerner merkingen for Forhåndsvis, for de er også blitt slettet.

• Endringer i dialogboksen Valg for innholdsplassering gjenspeiles ikke før du velger OK. Hvis valget Forhåndsvis er valgt, gjenspeiler dataene heller ikke de oppdaterte plasseringsinnstillingene før du fjerner merkingen og velger valget på nytt.

• Hvis du prøver å lagre dokumentet i forhåndsvisningsmodus, får du en melding som ber deg slå av forhåndsvisningsmodus før du lagrer dokumentet.

Redigere plassholdere for datafelt

Når du legger til et tekstdatafelt i et dokument, skrives plassholderteksten for feltet inn med formateringsattributtene (for eksempel skrift og størrelse) som gjelder ved innsettingspunktet. Du kan deretter redigere attributtene for plassholderteksten for å kontrollere utseendet på de faktiske dataene.

Angi valg for innholdsplassering

Bruk dialogboksen Valg for innholdsplassering til å angi standardinnstillinger for gjeldende dokument eller for alle fremtidige fletteprosjekter. Her kan du angi hvordan bildet skal plasseres, om bildene skal kobles eller være innebygde, om tomme linjer skal fjernes for tomme felt, og angi maksimalt antall oppføringer for hvert flettede dokument.

Flette oppføringer

Når du har formatert måldokumentet og satt inn felt fra datakildefilen, er du klar til å offisielt flette informasjonen fra datakilden og måldokumentet. Du kan flette oppføringene til et annet InDesign-dokument eller direkte til PDF. Når du fletter, oppretter InDesign et nytt dokument eller en ny PDF basert på måldokumentet og erstatter feltene i måldokumentet med den aktuelle informasjonen fra datakildefilen.

Når du fletter et dokument som inneholder datafeltplassholdere på malsider, vil malobjektene på siden bli kopiert til malsidene i det nyopprettede dokumentet.

Flette én eller flere oppføringer

Hvis datakildefilen peker til filformater som ikke støttes, eller bilder som ikke er tilgjengelige, må du kanskje rette opp datakildefilen, slik at den peker til filer som støttes, rette opp banenavnet til eventuelle manglende filer eller ganske enkelt flytte filen til riktig mappe, slik at InDesign finner og plasserer den.

Begrensninger for fletting av flere oppføringer

Du kan velge Flere oppføringer for å opprette mer enn én oppføring per side. Hvis du for eksempel skriver ut adresseetiketter, vil du skrive ut flere enn én etikett per side. Hvordan oppføringene vises i den flettede publikasjonen, avhenger av layoutvalgene. Her er en liste over begrensninger for valget Flere oppføringer:

• Du kan ikke flette flere oppføringer hvis datafeltene vises på en side i et flersidig dokument eller på flere malsider.

• Fletting tillater bare én størrelse på plassholdere.

• Hvis du sletter en oppføring i den flettede publikasjonen, flytes ikke de gjenværende oppføringene på nytt i den tomme plassholderen.

Flette til en PDF-fil

Når du fletter til en PDF-fil, er alle valgene de samme som når du oppretter et flettet InDesign-dokument. Den resulterende PDF-filen benytter PDF XObjects for statiske deler av siden, noe som gir en effektiv PDF-fil med redusert størrelse.

Oppdatere datafelt

Etter at du har flettet et dokument med dataplassholdere på malsider, kan du endre layouten i det flettede dokumentet og fortsatt oppdatere verdier fra datafeltene i datakilden. Bruk Oppdater datafelt til å oppdatere datafeltene uten å endre dokumentlayouten. Dette valget er bare tilgjengelig i flettede dokumenter der dataplassholdere vises på malsidene.

Endringene som er foretatt gjennom oppdateringen av datafeltene, vises i en loggfil.

Rapporter om skjult tekst

Rapport om skjult tekst vises hvis valget Generer rapport om skjult tekst er valgt i dialogboksen Opprett flettet dokument, og hvis ett eller flere felt inneholder skjult tekst etter at dataene er flettet.

Rapporten viser alle forekomstene av skjult tekst i en nummerert liste med sidetallet teksten vises på, tegn-/ordantall for den skjulte teksten og en bit av den skjulte teksten.

Hvis rapporten vises når du oppretter et flettet dokument, bruker du rapporten til å korrigere betingelsen for skjult tekst. Det kan for eksempel hende at du ønsker å øke størrelsen på tekstrammen, redusere skriftstørrelsen eller redigere teksten.

Valg for innholdsplassering

Følgende valg vises i dialogboksen Valg for innholdsplassering:

Beholder bildeforholdene, men bildet skaleres slik at det passer i rammen (standard).

Skalerer bildet, slik at forholdene er identiske med rammens størrelsesforhold.

Beholder bildestørrelsen, men justerer rammestørrelsen slik at de stemmer overens.

Plasserer bildet med den egentlige størrelsen i rammen justert etter venstre hjørne øverst i rammen. Bildet beskjæres hvis det er for stort for rammen.

Plasserer bildet slik at høyden eller bredden fyller rammen, men resten av bildet er beskåret.

Tilpasser et bilde automatisk i rammen basert på bildeinnhold og rammestørrelse.

Bruker gjeldende alternativ for individuell rammetilpasning av bilderammer. Bruk dette alternativet hvis du vil velge en eksisterende tilpasning på målrammen.

Justerer midten av bildet til midten av rammen. Dette alternativet er deaktivert hvis du har valgt Innholdstilpasset passform som tilpasningsalternativ.

Oppretter en kobling, eller filbane, til originalbildefilen. Hvis dette valget ikke er valgt, bygges alle bildedataene inn i InDesign-dokumentet.

Fjerner avsnittsskift som er satt inn for tomme felt. Dette er spesielt nyttig ved postutsendelse med et alternativt adressefelt. Dette alternativet ignorerer myke linjeskift. Linjen slettes ikke hvis det finnes tegn, inkludert mellomrom, på linjen.

Angir maksimalt antall oppføringer for hvert flettede dokument. Når denne terskelen er nådd, opprettes et nytt dokument. Dette dokumentet har det antallet sider som trengs for å få plass til de gjenværende oppføringene som skal flettes (opptil grensen per oppføring). Dette alternativet er bare tilgjengelig når Enkeltoppføring er valgt.

Angir maksimalt antall sider for hvert dokument. Når terskelen er nådd, opprettes et nytt dokument med det antallet sider som trengs for å få plass til de gjenværende oppføringene som skal flettes (opptil grensen per side). Dette valget er bare tilgjengelig hvis Flere oppføringer er valgt på menyen Oppføringer per dokumentside ved fletting.

Beslektede emner

• Eksportere til Adobe PDF

Har du et spørsmål eller en idé?