Arbeide med filer og maler

Du kan bedre ytelsen og forhindre mange problemer ved å lage en god arbeidsflyt til bruk med Adobe InDesign.

Oppretthold et rent datamaskinsystem

Over tid skjer det endringer med programvare og maskinvare som kan føre til redusert ytelse og systemproblemer. Du kan defragmentere harddisken, fjerne eldre programvareversjoner, oppdatere enhetsdrivere, optimalisere minnet, kjøre verktøy for virusbeskyttelse og utføre andre vedlikeholdsoppgaver for å forhindre at programmer og filer blir skadet. Hvis du utfører disse oppgavene regelmessig, sikrer du at InDesign åpner, viser og skriver ut dokumenter som forventet.

Lag en prosjektmappe

Før du starter på et prosjekt, må du finne ut hvilke filer du trenger, og hvor du vil arkivere dem. Hvis du har opplevd problemer med brutte koblinger, kan du vurdere å arkivere de koblede filene i samme mappe som dokumentet. Koblingene til filer du monterer i et dokument, beholdes i InDesign, men hvis en kobling brytes, leter InDesign etter filer i dokumentmappen. Hvis du arkiverer et dokument og de koblede filene i samme mappe, er det enkelt å flytte dem fra én datamaskin til en annen. Arkivering av filer i én mappe sikrer også at den opprinnelige grafikken blir funnet når et dokument skrives ut. Hvis koblet grafikk ikke blir funnet, gjenspeiles ikke endringene du gjør i den opprinnelige grafikken, og grafikken kan bli skrevet ut dårlig eller ikke i det hele tatt.

Hvis prosjektet består av flere dokumenter (for eksempel kapitler i en bok), kan det være nyttig å lage en prosjektmappe som inneholder en mappe for hvert dokument med de tilkoblede filene.

Vurder bruk av mal

Bruk en mal hvis du ofte lager prosjekter som ligner hverandre. Med maler kan du lage konsekvente dokumenter raskere samtidig som den opprinnelige filen beskyttes. Hvis du for eksempel lager et månedlig nyhetsbrev, kan malen inneholde hjelpelinjer, sidetall, nyhetsbrevhodet og stiler du vil bruke i hver utgave. (Se Bruke dokumentmaler.)

Åpne dokumenter lokalt

Før du åpner et dokument som er arkivert på et nettverksvolum eller flyttbart media, må du kopiere dokumentet og koblet grafikk til den lokale harddisken. Det går saktere å arbeide mot et nettverksvolum eller et flyttbart media, og den lave overføringshastigheten kan forårsake at data går tapt eller blir skadet, noe som kan skade dokumentet. Du må imidlertid være oppmerksom på at du kan overstyre andres arbeid hvis du kopierer de lokale filene tilbake til en nettverksserver.

Løs problemer før du konverterer en fil

Skadede Adobe PageMaker- eller QuarkXPress®-filer forblir vanligvis skadet når de åpnes i InDesign. Hvis det oppstår en feil eller uventet virkemåte med en konvertert fil, åpner du den opprinnelige filen i kildeprogrammet og feilsøker den for skade.

Hvis du har problemer med den konverterte filen, eksporterer du den i IDML-format og åpner deretter IDML-filen og lagrer den som et InDesign-dokument.

Arkivere dokumenter

Arkiver dokumenter ofte, og ta sikkerhetskopier av viktige filer. Du kan slette unødvendige data fra et dokument ved hjelp av Arkiver som-kommandoen. Når du bruker Arkiver-kommandoen, legges det til ny informasjon i dokumentet, men utdaterte data fjernes ikke, for eksempel informasjon om slettet grafikk. Når du bruker Arkiver som-kommandoen, skrives imidlertid dokumentet helt om, og det tas bare med informasjon om objekter og sider som finnes i dokumentet. Et dokument som bare inneholder nødvendige data, tar opp mindre plass på harddisken og oppdateres og skrives ut raskere.

Praktiser gode utformingsvaner

• Lag stiler i et dokument. Hvis du lager stiler uten å ha noe dokument åpent, kan det føre til at doble stiler vises når du lager et nytt dokument. Du kan dele stiler i dokumenter ved å arkivere stilene og deretter laste dem inn.

• Bruk passende skrifttyper. Når du velger skrifter til et dokument, bør du vurdere hvordan du vil formatere og skrive ut teksten. InDesign fungerer best med OpenType®, Type 1 (også kalt PostScript) og TrueType-skrifttyper. Skadede eller dårlig lagde skrifttyper kan skade et InDesign-dokument eller forårsake at det skrives ut med uventede resultater. Bruk derfor pålitelige skrifttyper som er laget av etablerte skriftleverandører. Hvis du arbeider med et trykkeri, må du finne ut hvilke skriftkrav de har.

• Unngå å bruke for mange tekstrammer. Bruk så få tekstrammer som mulig for å holde filstørrelsen på dokumentet mindre og layouten enklere å endre.

Smart bruk av grafikk

• Bruk grafikkfilformater som egner seg for formålet. Når du lager grafikk til et prosjekt, bør du tenke på hvordan du vil skrive ut dokumentet. Hvis du skal levere dokumentet til et trykkeri, må du spørre hvilke grafikkformater som kan brukes på utskriftsenheten de bruker. Trykkeriet kan også gi deg råd om den optimale oppløsningen for bilder.

• Arkiver grafikk eksternt. Når du importerer en grafikkfil, lages det som standard en kobling til grafikken i InDesign. Kobling minimerer filstørrelsen på dokumentet og bedrer ytelsen for InDesign. Når du skriver ut dokumentet, må den opprinnelige grafikkfilen være tilgjengelig og koblet. Hvis InDesign ikke finner den opprinnelige filen, kan grafikken skrives ut som en forhåndsvisning med lav oppløsning eller en grå boks.

Kontroller koblinger og skrifttyper før du skriver ut

Kontroller at alle koblinger er intakte og alle skrifttyper er tilgjengelige for å sikre at dokumentet skrives ut riktig. En kobling brytes hvis du sletter, flytter eller gir nytt navn til den opprinnelige grafikken. Bruk forhåndskontroll- og pakkefunksjonene før du sender filene til et trykkeri.

Åpne InDesign-dokumenter

Vanligvis åpner du dokument- og malfiler på samme måte som i andre programmer. Når du åpner en InDesign-mal, vises den som standard som et nytt dokument uten tittel. Dokumentfiler bruker filtypen INDD, malfiler bruker filtypen INDT, snippetfiler bruker filtypen IDMS, bibliotekfiler bruker filtypen INDL, Interchange-filer bruker filtypen INX, Markup-filer bruker filtypen IDML, og bokfiler bruker filtypen INDB.

Du kan også bruker kommandoen Fil > Åpne for å åpne filer fra tidligere versjoner av InDesign, InDesign Interchange-filer (INX), InDesign Markup-filer (IDML), Adobe PageMaker 6.0- og nyere, QuarkXPress 3.3- og 4.1- og QuarkXPress Passport 4.1-filer. I tillegg kan det hende at andre programvareforhandlere lager plug-in-programvare som du kan bruke til å åpne andre filformater.

Bruke kommandoen Åpne

Når du åpner et InDesign-dokument, kan du få en av følgende meldinger:

Melding om nyere versjon av InDesign

I InDesign CS6 og CC kan du sende dokumenter til alle som har eldre versjoner av InDesign, uten ekstra operasjoner som manuell eksport til IDML. Kompatibiliteten er innebygd, slik at dokumentene alltid åpnes akkurat som forventet.

Hvis du åpner et dokument som er opprettet i en nyere versjon av InDesign, vises en melding som angir en annen versjon. Hvis du vil konvertere dokumentet til gjeldende versjon av InDesign, gjør du følgende:

Melding som angir at fargeinnstillingene avviker fra innstillingene i programmet

Hvis en advarsel om at fargeinnstillingene i dokumentet er forskjellige fra fargeinnstillingene i programmet, angir du et valg og velger OK.

Melding om manglende eller endrede koblinger

Hvis du får en advarsel om at dokumentet inneholder manglende eller endrede koblinger, kan du bruke Koblinger-panelet til å reparere koblingene. Se Oppdatere, gjenopprette og erstatte koblinger.

Melding om manglende skrifter

Hvis du får en advarsel om at det mangler skrifttyper i dokumentet, gjør du ett av følgende:

• Velg OK. Teksten formateres automatisk med en erstatning.

• Velg Finn skrift for å finne og vise skriftene du bruker i dokumentet.

  Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du finner manglende skrifttyper, kan du se Finne og endre skrifttyper.

Åpne nylig brukt dokument

Hvis du vil angi hvor mange nylig brukte dokumenter som skal vises, velger du Rediger > Innstillinger > Filbehandling (Windows) eller InDesign > Innstillinger > Filbehandling og angir et tall for Antall nylige objekter å vise. Maksimalt antall er 30.

Velge ordlister når du åpner dokumenter

Når du åpner et dokument, kan det hende du får spørsmål om du vil bruke en liste over ord i dokumentet eller en unntaksliste over ord i brukerordlisten. En unntaksliste over ord inneholder ord som ble lagt til i brukerordlisten mens dokumentet ble arbeidet med. Velg unntakslisten for ord du vil bruke, hvis du vet hvilken det er. Hvis du ikke er sikker, klikker du på en av knappene, velger Rediger > Stavekontroll > Ordliste for å kontrollere ordlistene. Om nødvendig velger du deretter Rediger > Innstillinger > Ordliste (Windows) eller InDesign > Innstillinger > Ordliste (Mac OS) for å tilbakestille ordlisten som brukes for tekstjustering. Se Orddelings- og stavekontrollordlister.

Konvertere tidligere versjoner av InDesign-dokumenter

Bruk Adobe Bridge med InDesign

Adobe Bridge er et tverrplattformprogram som følger med Adobe Creative Suite-komponenter, og som du kan bruke til å finne, organisere og bla gjennom ressursene du trenger for å opprette utskrifts-, web-, video- og lydinnhold. Du kan starte Adobe Bridge fra alle Creative Suite-komponenter (bortsett fra Adobe Acrobat®) og bruke det til å få tilgang til både Adobe-ressurser og andre ressurser.

Fra Adobe Bridge kan du:

• Behandle bilde-, video- og lydfiler: Forhåndsvise, søke etter, sortere og behandle filer i Adobe Bridge uten å åpne egne programmer. Du kan også redigere metadata for filer og bruke Adobe Bridge til å sette inn filer i dokumenter, prosjekter eller komposisjoner.

• Du kan vise koblinger i et InDesign-dokument som miniatyrer i Adobe Bridge, uten faktisk å måtte åpne InDesign-dokumentet i InDesign.

• Dra ressurser fra Adobe Bridge til dokumentvinduet i InDesign, eller dra ressurser fra dokumentvinduet til Adobe Bridge for å opprette snippeter. Se Bruke snippeter.

• Du kan utføre automatiserte oppgaver, for eksempel satsvise kommandoer.

• Du kan synkronisere fargeinnstillinger på tvers av fargebehandlede Creative Suite-komponenter.

• Du kan starte en webkonferanse i sanntid for å dele skrivebordet og gå gjennom dokumenter.

Bruke dokumentmaler

Maler er nyttige som utgangspunkt for standarddokumenter fordi du kan forhåndsdefinere layouten, grafikken og teksten i dem. Hvis du for eksempel forbereder et ukeblad, kan du opprette en mal som inneholder layouten til en typisk utgave, inkludert hjelpelinjer, rutenett, malsider, egendefinerte maler og fargeprøver, plassholderrammer, lag og all grafikk og tekst som er standard. Da kan du ganske enkelt åpne malen hver uke og importere nytt innhold.

Du oppretter en mal på samme måte som et vanlig dokument. Den eneste forskjellen er når du arkiverer dokumentet. Når du klargjør en mal slik at andre kan bruke den, vil du kanskje legge til et lag med instruksjoner om malen og skjule eller slette laget før dokumentet skrives ut. Se Lag.

Arkivere et dokument som en mal

Begynne på et nytt dokument fra en mal

Redigere en eksisterende mal

Gå gjennom InDesign-dokumenter

Adobe tilbyr flere metoder for å gå gjennom InDesign-dokumenter.

Spore redigeringsendringer

Når du eller en annen person redigerer tekst, uthever InDesign innsatt tekst og gjennomstreker slettet tekst når Spor endringer er aktivert. Bruk Artikkelredigering til å vise endringer. Dokumenteieren kan gå gjennom redigeringene og godta eller forkaste endringer. Se Spore og gå gjennom endringer.

Gå gjennom en PDF-fil i Acrobat

Du kan eksportere InDesign-dokumentet til PDF og bruke Adobe Acrobat til å opprette en e-postbasert gjennomgang eller en delt gjennomgang på Acrobat.com eller en annen server. Korrekturlesere kan legge til kommentarer ved hjelp av notatverktøyet og andre markeringsmetoder. Dokumenteieren kan deretter gå gjennom kommentarene i PDF-gjennomgangen og redigere det opprinnelige InDesign-dokumentet. Du finner mer informasjon i hjelpen for Acrobat.

Bruke CS Review

CS Review er en abonnementstjeneste på Internett du kan bruke til å dele utforminger på Internett, slik at andre kan gi tilbakemelding med en gang. Når du oppretter en gjennomgang ved å bruke CS Review-panelet, laster du opp én eller flere mellomkopier av filen til arbeidsområdet på Acrobat.com. Korrekturlesere kan deretter legge til kommentarer.

Når du oppretter en gjennomgang, kan du dele inn gjennomgangen i deler som har separate områder for kommentering. En gjennomgang kan bestå av deler fra forskjellige filer og programmer. Etter hvert som gjennomgangen går fremover, kan du legge til og fjerne deler som en del av en dynamisk gjennomgangsprosess.

Utform kalendere og visittkort fra maler

Én måte å opprette kalendere, visittkort, CV-er eller andre spesielle dokumenter på, er å bruke maler.

Adobe tilbyr flere maler på webområdet for Adobe Marketplace & Exchange:

www.adobe.com/go/exchange_no

Bruk søkefunksjonen for å finne flere ressurser for spesielle dokumenter.