Forstå en grunnleggende arbeidsflyt for styrte filer

Med plug‑in‑modulene for Adobe InCopy LiveEdit Workflow kan forfattere og redigerere lage kopi i InCopy samtidig som designere klargjør layout i Adobe InDesign. Denne arbeidsflyten inneholder beholderfiler, kalt oppdrag, til gruppering av relaterte innholdsdeler samt verktøy for fillåsing og varsling for deling og oppdatering av filer i InCopy eller InDesign over et delt nettverk eller i komprimerte pakker som kan distribueres via e-post.

I den delte arbeidsflyten for nettverk eksporterer InDesign-brukere tekst og grafikk til en delt plassering på et filsystem. Disse filene gjøres tilgjengelige for InCopy-brukere som skal skrive og redigere innholdet. Markerte tekst- og grafikkrammer eksporteres enten til en oppdrag eller som separate InCopy-filer. Filene blir en del av den behandlede prosessen og kobles til InDesign-dokumentet. Disse delte filene henvises til som styrte filer. Når brukere arbeider i oppdragsfilen eller InDesign-filen på en lokal server, formidles endringer i tilknyttet layout eller innhold til alle brukere som er involvert i arbeidsflyten for dokumentet.

Flere InCopy- eller InDesign-brukere kan åpne en innholdsfil samtidig, og flere InCopy-brukere kan åpne en oppdragsfil samtidig, men InCopy-filen kan bare sjekkes ut og redigeres av én bruker om gangen. Andre kan vise en versjon av den skrivebeskyttede filen. Brukeren som sjekker ut en behandlet InCopy-fil, kan dele arbeidet sitt med andre brukere ved å arkivere filen på den delte serveren eller ved å returnere filen til InDesign-brukeren. Andre brukere kan imidlertid ikke gjøre endringer i filen før den er sjekket inn igjen. Dette systemet gjør at flere brukere har tilgang til samme fil, men sikrer at brukerne ikke overskriver hverandres arbeid.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se InCopy LiveEdit arbeidsflythåndbok (i PDF-format) på www.adobe.com/go/learn_liveedit_no.

Måter å arbeide med innhold på i InCopy

Innhold er enten tekst som flyter gjennom én eller flere rammer, eller importert grafikk. Det finnes fem vanlige måter å arbeide med innhold på i InCopy: Åpne en oppdragspakke, åpne en koblet InCopy-fil, åpne en InDesign-fil som har koblede InCopy-filer, eller sette sammen innhold fra bunnen i InCopy.

Åpne oppdragsfiler som er opprettet i InDesign

InDesign-brukere kan opprette en oppdragsfil og angi innhold som skal deles. Denne metoden lar InDesign-brukeren knytte sammen beslektede komponenter (overskrift, brødtekst, grafikk, bildetekst osv.) og deretter tildele dem til ulike InCopy-brukere for skriving og redigering. InCopy-brukere åpner oppdragsfilen og arbeider bare på komponentene som er tilordnet dem. Den aktive layoutvisningen viser hvordan den redigerte teksten passer i en InDesign-layout uten at hele InDesign-dokumentet er åpnet. Hvis layouten imidlertid endres, må InDesign-brukeren oppdatere oppdrag for å varsle InCopy-brukere om endringene. Du kan dele oppdragsfiler på en server eller gjennom oppdragspakker.

Åpne oppdragspakker

Arbeidsflyten for oppdragspakker er spesielt nyttig når designere og forfattere arbeider på samme prosjekt, men ikke har tilgang til en lokal server. I slike tilfeller kan InDesign-brukeren opprette én eller flere pakker og sende de komprimerte filene til de tilordnede InCopy-brukerne via e-post. InCopy-brukere kan åpne oppdragspakkene, redigere innholdet og returnere pakkene til InDesign-brukeren, som deretter kan oppdatere dokumentet.

Åpne koblede InCopy-filer som er eksportert fra InDesign

I noen arbeidsflyter kan InDesign-brukere eksportere tekst og grafikk som egne filer i stedet for å samle dem i en oppdragsfil. Det er praktisk å kunne eksportere egne filer hvis du arbeider med grafikk eller tekst som det ikke er noen forbindelse mellom. InCopy-brukere kan imidlertid ikke se hvordan innholdet passer i InDesign-layouten.

Åpne InDesign-dokumenter som har koblede InCopy-filer

InCopy-brukere kan åpne og redigere InDesign-dokumentet i InCopy hvis de vil vise alle sideobjektene med riktig layout. Denne fremgangsmåten kan være nyttig til redigering og manuskriptberegning hvis det er viktig å se hele layouten, eller til redigering av de fleste artiklene i et dokument i stedet for noen få. Når InCopy-brukeren har redigert artiklene, kan InDesign-brukeren oppdatere koblingene til de endrede filene. Hvis InDesign-brukeren endrer layouten, varsles InCopy-brukeren når InDesign-dokumentet arkiveres.

Opprette innhold fra bunnen i InCopy

Du kan opprette innhold i InCopy som ikke er knyttet til en InDesign-fil. I disse enkeltstående dokumentene kan du skrive inn tekst, angi skrifttyper og stiler og importere grafikk fra andre programmer (for eksempel Adobe Illustrator og Adobe Photoshop) for å forbedre teksten. Du kan også tildele koder for fremtidig XML-bruk. Denne fremgangsmåten er et godt alternativ i en redaksjonell arbeidsflyt der innholdet er viktigere enn utformingen. Du kan også sette opp og endre tekstområdet, sidestørrelsen og sideretningen for enkeltstående InCopy-dokumenter. Men hvis artikkelen senere kobles til et InDesign-dokument, blir InCopy-innstillingene overstyrt av InDesign-innstillingene.

Styrte filer

For at en fil skal kunne behandles, må den legges til en oppdragsfil, eksporteres fra InDesign som InCopy-innhold eller monteres som InCopy-innhold i InDesign. Både innholdsstatus og eierforhold vises for styrte filer. Med behandlede filer kan du:

• Låse og låse opp artikler for å bevare filintegriteten.

• Varsle InCopy-brukere når tilknyttet InDesign-layout er foreldet.

• Se hvilken bruker som arbeider med en fil.

• Varsle brukere når en InCopy-innholdsfil er foreldet, i bruk eller tilgjengelig for redigering. Blant varslingsmetodene er advarsler, rammeikoner og statusikoner i Koblinger-panelet og i Oppdrag-panelet.

Skrivebeskyttede filer

Når en innholdsfil blir en styrt fil, er den til enhver tid skrivebeskyttet for alle brukere i arbeidsflyten, bortsett fra brukeren som har sjekket den ut. Det opprettes automatisk en låsefil (*.idlk) når en bruker sjekker ut en innholdsfil, slik at bare denne brukeren kan redigere filen. Skrivebeskyttede filer har følgende kjennetegn:

• En InCopy-bruker kan ikke formatere teksten i filen manuelt. Hvis teksten har tilordnet tegn- eller avsnittsstiler, kan imidlertid en InDesign-bruker endre definisjonen av disse stilene og dermed endre formateringen av teksten selv når filen er sjekket ut til noen andre. Disse maldefinisjonsendringene gjenspeiles i teksten når InDesign-brukeren oppdaterer filen.

• Generelt sett kan verken InCopy- eller InDesign-brukere endre objekter, for eksempel tekst og angitte maler, i låst InCopy-innhold. Noen objekter, for eksempel tegn- og avsnittsmaler, brukes bare av innholdet. I låst innhold kan du for eksempel ikke endre måten en tegnmal brukes på objekter på, men du kan endre selve tegnmalen, slik at utseendet på teksten endres.

• En InDesign-bruker kan endre marger og spalter for tekstinnholdet, endre formen på og plasseringen av tekstrammene som artikkelen opptar, og endre antall tekstrammer.

• En InDesign-bruker kan endre geometri og formatering for en grafikkramme uten å sjekke ut grafikken. En InCopy-bruker kan ikke endre grafikkrammer eller formatering for grafikkrammer. Både InDesign- og InCopy-brukere må sjekke ut grafikkrammen hvis de vil endre selve grafikken (for eksempel rotere eller skalere den).

Gode rutiner for arbeid med behandlede filer

Følg disse retningslinjene for å forsikre deg om at du arbeider med det mest oppdaterte innholdet, og ikke overskriver andres arbeid:

• Arkiver oppdragsfiler på en server som alle gruppemedlemmene har tilgang til. Hvis gruppemedlemmer ikke har tilgang til en server, kan du opprette og distribuere oppdragspakker.

• Når du oppretter et oppdrag, opprettes en spesialmappe til oppdragsfilen og innholdet. Bruk disse oppdragsmappene til å vedlikeholde oppdrags- og innholdsfiler. De gjør det enklere å håndtere delte filer i en arbeidsgruppe og sikrer at brukerne åpner de riktige filene.

• Åpne oppdragsfilen i stedet for en enkelt InCopy-artikkel i InCopy. Da kan du vise informasjon om manuskriptberegning og layout i korrektur- og layoutvisningen. Hvis du eksporterer innhold uten å bruke oppdragsfiler, må du åpne InDesign-filen for å vise informasjon om manuskriptberegning og layout.

• Når du har åpnet en oppdragsfil, åpnet et InDesign-dokument eller sjekket ut innhold i InDesign eller InCopy, bør du straks kontrollere at rammekanter vises (Vis > Tillegg > Vis rammekanter), slik at du kan se rammeikonene når de vises.

• Hvis du må fjerne filer fra arbeidsflyten i InDesign, (for eksempel pga. en leveringsfrist), kan du koble dem fra eller avbryte en oppdragspakke.

Eksempler på arbeidsflyt for styrte filer

Når du bruker arbeidsflytbehandling mellom InCopy og InDesign, kan forfattere og redigerere skrive, skrive om, utvide og redigere dokumenter samtidig som designere arbeider med layouten. Vanlige arbeidsflyter omfatter administrasjon av filer på en lokal server, deling av filer via e-postpakker eller en kombinasjon av de to metodene.

Det forutsettes at du har en grunnleggende InDesign-mal med layoutgeometri, maler og plassholdertekst. Layoutgeometri inkluderer sidedimensjoner og tekst- og grafikkrammer. Disse objektene brukes til å vise riktig informasjon om manuskriptberegning i InCopy.

Arbeidsflyt for lokal server

1. Opprett oppdrag og legg til innhold i dem i InDesign.

I dette trinnet blir eksporterte tekst- og grafikkrammer brukt i den behandlede prosessen, der de kan redigeres av InCopy-brukere.

2. Gjør oppdragsfilene tilgjengelige for InCopy-brukere.

Arkiver filene på en server som alle arbeidsflytbrukerne har tilgang til.

3. Åpne oppdragsfilen i InCopy, og sjekk ut og rediger en artikkel eller et bilde.

I InCopy vises filene med innhold som er tilordnet deg, i Oppdrag-panelet. Hver gang du arkiverer filen på en lokal server, arkiveres endringene i filsystemet og eventuelle andre brukere som arbeider med dokumentet (InDesign-layouten eller en annen behandlet innholdsfil i dokumentet), får beskjed om endringene. Disse brukerne kan oppdatere innholdet for å vise de siste endringene. Innholdet er fremdeles sjekket ut til deg helt til du sjekker det inn.

4. Arbeid med layouten i InDesign.

Uavhengig av om innholdsfilene redigeres i InCopy, kan InDesign-brukere arbeide med dokumentlayouten. De trenger ikke å sjekke ut dokumentet. Når en InCopy-bruker arkiverer innhold som er sjekket ut, kan InDesign-brukeren oppdatere layouten med dette innholdet for å vise de siste endringene.

5. Fortsett å arbeide i InCopy.

Når du er ferdig med å redigere dokumentet, sjekker du inn innholdet. Deretter kan andre brukere sjekke ut innholdet og arbeide med det. Hvis en bruker endrer layouten i InDesign samtidig, kan du oppdatere og vise layoutgeometrien mens du arbeider.

6. Forsikre deg om at alt innhold er sjekket inn i InDesign.

Den styrte arbeidsflyten gjør at du kan se hvem som har sjekket ut filer. Når innholdsfilene er sjekket inn, kan InDesign-brukere sjekke ut filene for å ferdigstille layouten.

Arbeidsflyt for sending av pakke via e-post

1. Opprett og sende oppdragspakker i InDesign.

Opprett oppdragspakker og tilordne innhold til de aktuelle InCopy-brukerne, og send deretter pakkene til InCopy-brukerne. Pakkefilene sjekkes ut automatisk slik at du unngår redigeringskonflikter.

2. Åpne oppdragspakken i InCopy, og sjekk ut og rediger en artikkel eller et bilde.

Hvis du mottar en oppdragspakke i en e-post, dobbeltklikker du på pakken for å åpne den i InCopy. Endringer du gjør i filen, arkiveres bare lokalt. Andre brukere blir ikke varslet når du gjør endringer.

3. Arbeid med layouten i InDesign.

Uavhengig av om innholdsfilene er pakket, kan InDesign-brukere arbeide med dokumentlayouten. De trenger ikke å sjekke ut dokumentet. Hvis du må oppdatere layouten eller oppdragene, kan du sende en oppdatert pakke til InCopy-brukerne.

4. Returner den redigerte pakken i InCopy.

Når du er ferdig med å redigere dokumentet, sjekker du inn innholdet og returnerer den endrede pakken. Andre brukere kan da sjekke ut innholdet, vise de nyeste revisjonene og arbeide med filen.

5. Forsikre deg om at alt innhold er sjekket inn i InDesign.

Den styrte arbeidsflyten gjør at du kan se hvem som har sjekket ut filer. Etter at oppdragspakken er returnert, sjekkes artiklene i oppdragspakken inn. InDesign-brukere kan sjekke ut filene for å ferdigstille layouten.

Angi brukeridentifikasjon

Alle brukere i arbeidsflyten må ha et brukernavn. Denne identifikasjonen viser hvem som har sjekket ut en bestemt fil, og gjør denne informasjonen tilgjengelig for andre brukere. Den kreves også for å sjekke ut en fil til redigering.

Hvis du allerede har angitt et brukernavn, men vil endre det, må du først sjekke inn eventuelt innhold du har sjekket ut. Hvis brukeridentifikasjonen endres under en redigeringsøkt, har du ikke mulighet til å redigere innhold du allerede har sjekket ut. Det ville vært sjekket ut til deg under et annet navn

Brukeridentifikasjon er programspesifikk, dvs. at én enkelt bruker ikke kan ha mer enn én brukeridentifikasjon per program.

Hvis du glemmer å angi brukernavn på denne måten, får du beskjed om å angi det første gang du prøver å utføre en arbeidsflythandling.

Arbeidsflytikoner

Ikoner kan vises på tekst- og grafikkrammer, i Oppdrag-panelet og på artikkellinjen (bare i InCopy). Redigeringsstatusikoner, som gir informasjon om innholdsstatus, vises ved siden av styrte filer i Koblinger-panelet og Oppdrag-panelet. Ikoner vises på rammer som inneholder en koblet InCopy-artikkel (i Layout-visningen både i InDesign og InCopy). Disse ikonene gir også informasjon om innholdsstatus, og de kan brukes til å skille innhold som er behandlet, fra innhold som ikke er behandlet. Den tilknyttede verktøyinfoen viser redigeringsstatus og eierforhold. Hvis du vil vise rammeikonene, må du kontrollere at rammekanter vises i InDesign og InCopy (Vis > Tillegg > Vis rammekanter).