Arkivere dokumenter

Når du arkiverer et dokument, lagres gjeldende layout, henvisninger til kildefiler, hvilken side som vises i øyeblikket, og zoomenivået. Beskytt arbeidet ditt ved å arkivere ofte. Du kan arkivere filen som følgende:

• Et vanlig dokument.

• En kopi av dokumentet. Det arkiveres en kopi av dokumentet med et annet navn. Originaldokumentet er fortsatt aktivt.

• En mal, som vanligvis åpnes som et dokument uten tittel. En mal kan inneholde innstillinger, tekst og grafikk som du angir som et utgangspunkt for andre dokumenter.

  Når du arkiverer et dokument, oppdateres metadataene (eller filinformasjonen) som er en del av InDesign-dokumentet. Metadataene inkluderer en miniatyrvisning, skrifttyper som brukes i dokumentet, fargekart og alle metadataene i dialogboksen Filinformasjon. Disse gjør det mulig å søke på en effektiv måte. Du kan for eksempel søke etter alle dokumenter som bruker en bestemt farge.

  Du kan vise metadataene i Bridge og i Avansert-området i dialogboksen Filinformasjon. Ved å angi innstillinger kan du bestemme om du vil oppdatere forhåndsvisningen når du arkiverer. De andre metadataene (skrifttyper, farger og koblinger) oppdateres når du arkiverer et dokument.

  Kommandoene Arkiver, Arkiver som og Arkiver kopi arkiverer dokumenter i InDesign-filformatet. Du finner mer informasjon om arkivering av dokumenter i andre filformater, i stikkordregisteret.

  Hvis du arkiverer et dokument for å gi det til en trykkeri for å lage endelig trykk, kan alle nødvendige filer, for eksempel koblet grafikk og skrifttyper, automatisk samles i én mappe i InDesign. (Se Pakke filer.)

Inkludere forhåndsvisninger i arkiverte dokumenter

Når du bruker miniatyrvisninger av dokumenter og maler, er det enkelt å kjenne igjen filer i Adobe Bridge og Adobe Mini Bridge. Det lages en forhåndsvisning når du arkiverer et dokument eller en mal. Når et dokument forhåndsvises, vises et JPEG-bilde av første oppslag, mens når en mal forhåndsvises, vises et JPEG-bilde av alle sidene i malen. Du bestemmer selv størrelsen på forhåndsvisningen og hvor mange sider som skal vises. Du kan for eksempel velge forhåndsvisningen Ekstra stor 1024 x 1024 hvis du raskt vil skanne innholdet på en side med høy oppløsning før du åpner filen.

Du kan aktivere valget i Innstillinger eller i dialogboksen Arkiver som. Siden forhåndsvisninger både øker filstørrelsen og tiden det tar å arkivere dokumentet, kan du aktivere valget ved behov i dialogboksen Arkiver som.

Arkivere et InDesign Markup-dokument (*.idml)

I noen tilfeller vil du kanskje arkivere et InDesign-dokument i Interchange-formateringsformatet. Det er spesielt nyttig å arkivere i dette formatet når du åpner en QuarkXPress- eller PageMaker-publikasjon i InDesign, når du åpner et dokument som er opprettet i en tidligere versjon av InDesign, eller når du har problemer med dokumentet, for eksempel at du ikke kan slette fargekart.

Du kan åpne den arkiverte IDML-filen i InDesign CS5 og InDesign CS4, men ikke i noen tidligere versjoner av InDesign.

Arkivere bakover for kompatibilitet med tidligere InDesign-versjoner

For å åpne et InDesign CS6-dokument i InDesign CS5 kan du i lagre (Fil > Lagre) dokumentet i InDesign Markup Language-format (IDML) i InDesign CS6. (IDML-formatet erstatter Interchange INX-formatet som ble brukt til å arkivere bakover i tidligere versjoner.)

For å åpne et InDesign CS5-dokument i InDesign CS4 kan du i eksportere (Fil > Eksporter) dokumentet i InDesign Markup Language-format (IDML) i InDesign CS5. (IDML-formatet erstatter Interchange INX-formatet som ble brukt til å arkivere bakover i tidligere versjoner.)

Kontroller at datamaskinen som kjører den tidligere versjonen av InDesign, er oppdatert med de riktige plugin-modulene, slik at den eksporterte IDML-filen kan åpnes der. Brukeren som kjører den tidligere versjonen av InDesign, kan hente kompatible plugin-moduler ved å velge Hjelp > Oppdateringer og følge anvisningene. Plugin-moduler kan også installeres fra Adobes webområde.

Du kan åpne IDML-filen i den tidligere versjonen av InDesign for å konvertere den til et InDesign-dokument uten navn.

Arbeide med metadata

Metadata er et sett med standardisert informasjon om en fil, som for eksempel forfatternavn, oppløsning, fargeområde, opphavsrett og nøkkelord som er brukt. Du kan bruke metadata til å strømlinjeforme arbeidsflyten og organisere filene.

XMP-standarden

Metadatainformasjon lagres med XMP-standarden (Extensible Metadata Platform), som Adobe Bridge, Adobe Illustrator, Adobe InDesign og Adobe Photoshop er bygd på. XMP bygger på XML, og metadataene lagres som oftest i filen. Hvis det ikke er mulig å lagre informasjonen i filen, lagres metadataene i en egen fil som kalles en underfil. XMP gjør det enklere å utveksle metadata mellom Adobe-applikasjoner og på tvers av publiseringsarbeidsflyter. Du kan for eksempel lagre metadata fra én fil som en mal og deretter importere metadataene til andre filer.

Metadata som er lagret i andre formater, for eksempel EXIF, IPTC (IIM), GPS og TIFF, synkroniseres og beskrives med XMP slik at de enklere kan vises og håndteres. Andre applikasjoner og funksjoner bruker også XMP til å kommunisere og lagre informasjon, for eksempel versjonskommentarer, som du kan søke i med Adobe Bridge.

I de fleste tilfeller beholdes metadataene sammen med filen, selv når filformatet endres, for eksempel fra PSD til JPG. Metadata opprettholdes også når filer plasseres i et Adobe-dokument eller -prosjekt.

Arbeide med metadata i Adobe Bridge- og Adobe Creative Suite-komponenter

Mange av de kraftige Adobe Bridge-funksjonene som gjør det mulig å organisere, søke i og holde oversikt over filene og versjonene, er avhengige av XMP-metadata i filene. Det er to måter å arbeide med metadata på i Adobe Bridge: via Metadata-panelet og via dialogboksen Filinformasjon (InDesign) eller dialogboksen Informasjon om innholdsfil (InCopy).

I enkelte tilfeller finnes det flere visninger for samme metadataegenskap. En egenskap kan for eksempel hete Forfatter i én visning og Redigering i en annen, men begge refererer til samme underliggende egenskap. Selv om du tilpasser disse visningene til bestemte arbeidsflyter, forblir de standardisert via XMP.

Legge til metadata ved hjelp av dialogboksen Filinformasjon

Dialogboksen Filinformasjon viser kameradata, filegenskaper, en redigeringshistorikk, opphavsrett og forfatterinformasjon for det gjeldende dokumentet. Dialogboksen Filinformasjon viser også egendefinerte metadatapaneler. Du kan legge til metadata direkte i dialogboksen Filinformasjon. All informasjon som du skriver inn i et felt, overstyrer eksisterende metadata og tar i bruk den nye verdien på alle valgte filer.

Eksportere metadata som en XMP-fil

Du kan arkivere metadata i en XMP-fil som kan deles med andre brukere. Disse XMP-filene kan brukes som maler for å fylle InDesign-dokumenter og andre dokumenter som er opprettet med XMP-aktiverte applikasjoner. Maler du eksporterer, arkiveres på et delt sted som alle XMP-aktiverte programmer har tilgang til. De vises også på hurtigmenyen nederst i dialogboksen Filinformasjon.

Importere metadata fra en XMP-fil

Når du importerer metadata til et dokument fra en eksportert XMP-malfil, kan du angi om du vil fjerne alle metadata i det gjeldende dokumentet og legge til nye metadata, beholde alle bortsett fra de samsvarende metadataene eller legge til samsvarende metadata i de eksisterende metadataene.

Redigere metadata i bildefiler

Når du genererer bildetekster for monterte bilder i InDesign, brukes metadataene fra det monterte bildet. Selv om du kan redigere metadataene for InDesign-dokumenter, kan du ikke redigere metadataene for monterte filer i InDesign. Hvis du vil endre metadataene for monterte bilder, må du i stedet bruke deres opprinnelige applikasjon, Finder eller Utforsker eller Adobe Bridge eller Adobe Mini Bridge.

Du kan også velge et bilde i Adobe Bridge og deretter velge Fil > Filinformasjon for å redigere bildets metadata. Se Legge til metadata ved hjelp av dialogboksen Filinformasjon.

Løse beskyttende avslutning av delt nettverk

• For hvilket som helst dokument som er < 100 MB i størrelse og åpnes fra et nettverkssted, vil ikke InDesign utføre en beskyttende avslutning selv om nettverkstilkoblingen går tapt. Når nettverkstilkoblingen gjenopprettes etter at nettverkstilkoblingen brytes midlertidig, kan du fortsette å arbeide og vil kunne lagre dokumentet til nettverket. Dersom du prøver å lagre dokumentet når nettverkstilkoblingen er brutt, får du et alternativ om å lagre dokumentet lokalt.
• Dokumenter > 100 MB vil fortsette å oppføre seg slik, dvs. at InDesign vil utføre en beskyttende avslutning hvis nettverkstilkoblingen går tapt for slike dokumenter.