Руководство пользователя Отмена

Соответствие требованиям GDPR

 

Руководство пользователя Adobe Acrobat Sign

Новые возможности

Начало работы

Администрирование

Отправка, подписание соглашений и управление ими

Расширенные возможности и рабочие процессы для работы с соглашениями

Интеграция с другими продуктами

Разработчик Acrobat Sign

Поддержка и устранение неполадок

Примечание.

В соответствии с требованиями GDPR для получения согласия пользователя перед сохранением данных на пользовательском устройстве для некоторых пользователей могут отображаться один или несколько запросов на включение файлов cookie:

  • Пользователи, получающие доступ к Adobe Acrobat Sign с региональными настройками, требующими соблюдения GDPR, должны включить файлы cookie основных служб.
    • Чтобы включить или отключить файлы cookie для личной рекламы и производительности, нажмите кнопку Настроить
    • Управление файлами cookie можно осуществлять в любое время, нажав ссылку Настройки файлов cookie в правом нижнем углу всех веб-страниц Acrobat Sign:

  • Пользователи учетных записей, переходящих в домен adobesign.com (с сайта echosign.com), должны дважды настроить свои файлы cookie, так как каждый домен должен размещать уникальные файлы cookie.
Внимание.

ОТКАЗ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ. Данное руководство носит справочный характер и НЕ содержит юридические рекомендации. Обратитесь к юрисконсульту вашей компании для обеспечения соответствия требованиям в регионах ведения вашего бизнеса.

Что такое «Общий регламент по защите данных (GDPR)»?

Общий регламент по защите данных (GDPR) — новый закон о защите конфиденциальных данных в Европейском Союзе, который призван согласовать и модернизировать требования к защите данных. Несмотря на множество новых и усовершенствованных требований, основополагающие принципы остаются неизменными. Новые правила содержат расширенное определение личных данных и имеют широкий охват; под их юрисдикцию попадают все компании, собирающие персональную информацию пользователей в ЕС. Часть нормативов требует, чтобы пользователи знали, какие из их личных данных собираются, и могли потребовать удалить их при необходимости.

В этой статье под термином «пользователь» понимается сотрудник компании, отправляющий документы на подпись. Под термином «подписант» понимается лицо, получающее, подписывающее или отклоняющее соглашение. Администратор конфиденциальных данных — администратор учетной записи Acrobat Sign с уникальными элементами управления удалением личных данных из системы по запросу отправителя или подписывающей стороны.

Уникальность пользователя основывается на адресе электронной почты, используемом для идентификации пользователя. Пользователь, имеющий несколько адресов электронной почты, может иметь несколько идентификаторов пользователя в системе. Все элементы управления GDPR в Acrobat Sign используют адреса электронной почты для поиска личных данных и управления ими. Уникальные адреса электронной почты не связаны друг с другом; администратор может найти данные только по указанному адресу электронной почты.

Функции с поддержкой GDPR

Acrobat Sign содержит функции, которые помогут пользователям выполнить требования GDPR. Дополнительные сведения о том, как компания Adobe обеспечивает конфиденциальность ваших данных, см. на странице: www.adobe.com/ru/privacy.

Согласно GDPR пользователи имеют более широкие права на доступ, исправление и удаление своих личных данных.

  • Доступ — большая часть личной информации о пользователе или подписывающей стороне доступна самим пользователям в пользовательском интерфейсе Acrobat Sign.  Небольшая часть информации о действиях пользователя в настоящее время недоступна напрямую.  Для получения доступа к этой информации владелец индивидуальной учетной записи должен обратиться в отдел конфиденциальности данных Adobe по адресу: Adobe.com/privacy.  Пример отчета представлен далее в этой статье.
  • Исправление — все личные сведения, собираемые о пользователях и подписывающих сторонах, доступны через пользовательский интерфейс.  При необходимости внесения изменений пользователь или подписывающая сторона могут изменить данные без обращения в компанию Adobe или к своему администратору.
  • Удаление — доступны различные действия в зависимости от роли пользователя в процессе подписания.  Пользователь, отправляющий документы, должен обратиться в свою компанию.  Компания Adobe не может участвовать в этом процессе и не управляет данными, собираемыми работодателями в ходе ведения бизнеса.  В процессе подписания собирается минимальный объем данных о подписанте.  Эти данные включают имя, адрес электронной почты и IP-адрес, а также при необходимости номер телефона и одноразовый пароль.  Эта информация сохраняется вместе с подписанным документом и контролируется компанией, которая отправила документ.  Если подписанту требуется получить информацию о личных данных, собранных вместе с документом, он должен обратиться к отправителю документа.  Компания Adobe, как обработчик данных, не может предоставить подписанту информацию о соглашении или компании, отправившей соглашение. Поскольку все сведения о подписанте сохраняются в соглашении, при удалении соглашения все личные данные будут удалены.  Если отправитель согласился удалить данные подписанта, он может использовать меню конфиденциальных данных для поиска и удаления соглашений, участниками которых был подписант.

Acrobat Sign предоставляет три следующих функции.

  • Журналы на уровне пользователей — журнал различных событий (включающий личные данные), запущенных в среде Acrobat Sign.
  • Удаление соглашения — администраторы конфиденциальных данных имеют право просмотреть и удалить любые соглашения, созданные пользователями в их учетной записи.
  • Удаление пользователя — администраторы конфиденциальных данных могут удалять любого пользователя в своей учетной записи.

 

Администраторы конфиденциальных данных могут управлять сведениями о пользователях и соглашениями, выполнив вход в Admin Console и изменив профиль пользователя.

Журналы на уровне пользователей

Любой пользователь может отправить запрос в Центр конфиденциальности Adobe для получения журнала их действий в системе Acrobat Sign, содержащего конфиденциальные данные.

Эта информация предоставляется в форме файла CSV, содержащего следующие данные.

  • Дата события
  • Тип события
  • IP-адрес, с которого было запущено событие

Удаление документа

Применимо только к документам, которые отправлены пользователями, управляемыми администратором конфиденциальных данных.

Если подписант запрашивает удаление своих данных из системы Acrobat Sign, администратор конфиденциальных данных этой учетной записи может выполнить поиск по адресу электронной почты пользователя и извлечь все соглашения, в которых участвовал этот адрес электронной почты и которые были созданы в учетной записи администратора.

Если администратор конфиденциальных данных решит, что документ больше не требуется, он может окончательно удалить его из системы без возможности восстановления.

Получатели, обратившиеся в Acrobat Sign для удаления соглашения, будут направлены на вкладку Управление для связи с компанией, которая изначально создала транзакцию.

Acrobat Sign как обработчик данных клиента никогда не удаляет документы по запросу получателей.

Окно «Конфиденциальность» с соглашениями и выделенной ссылкой «Загрузить соглашение»

Удаление пользователя

Применимо только к пользователям, управляемым администратором конфиденциальных данных.

Если сотрудник требует удалить свои данные из системы, этот инструмент удаляет все сведения о пользователе с серверов Acrobat Sign. 

Этот запрос необходимо направить непосредственно администратору конфиденциальных данных учетной записи. Только администраторы конфиденциальных данных могут удалять пользователей.

Служба поддержки Acrobat Sign не может удалить пользователей из учетной записи; при получении такого запроса служба поддержки направит пользователя к администратору учетной записи.

Вкладка «Пользователи» с параметрами для пользователя в состоянии «Неактивно» и выделенной ссылкой «Удалить информацию о пользователе»

Примечание.

Учетные записи для индивидуальных пользователей и бесплатные учетные записи

Пользователи индивидуальных учетных записей или пользователи, имеющие только бесплатную учетную запись, не могут удалить себя из системы. В этом случае пользователю необходимо обратиться в Центр конфиденциальности Adobe.

Пользователь должен указать свой адрес электронной почты и в явной форме потребовать удалить пользователя, связанного с данным адресом электронной почты, из системы Acrobat Sign. Затем центр конфиденциальности Adobe предпримет необходимые действия для удаления пользователя.

Как пользователи могут потребовать удаления своих данных из Acrobat Sign

Чтобы удалить личные данные из системы Acrobat Sign, необходимо правильно удалить ресурсы пользователя.  Этот процесс может отличаться в зависимости от типа пользователя и учетной записи; см. три следующие категории.

Центр конфиденциальности Adobe

Все запросы, не поддерживаемые инструментами пользовательского интерфейса, а также вопросы в отношении соответствия GDPR необходимо направлять в Центр конфиденциальности Adobe.

Сотрудники службы поддержки и менеджеры по работе с клиентами не имеют доступа к инструментам, удаляющим содержимое с серверов.

Получайте помощь быстрее и проще

Новый пользователь?