Запрос подписей у других пользователей

Последнее обновление 28 апр. 2025 г.

Примечание

В этой статье описывается новый интерфейс Запроса подписей на странице Отправка. (Выпуск за ноябрь 2023 г.)

Новый интерфейс включен по умолчанию для индивидуальных учетных записей. Для других уровней обслуживания его включает администратор. Учетные записи с несколькими пользователями могут также включить ссылку для переключения между классическим и новым интерфейсами. Хотя новый интерфейс содержит большую часть функций, используемых большей частью отправителей, он не полностью совпадает с классической версией.

Классический интерфейс страницы Отправка будет доступен до выпуска за июль 2025 г.

Отправьте документы для сбора подписей одной или нескольких сторон.

Обзор

Adobe Acrobat Sign упрощает добавление документов и полей, а также отправку этих документов для сбора подписей.

В этом документе описан процесс отправки соглашения: добавление и упорядочение файлов, добавление и упорядочение получателей, а также размещение полей подписи. Конфигурации групп Acrobat Sign влияют на количество отображаемых параметров. Если используются шаблоны или настроенные файлы, размещение полей может не потребоваться. По мере увеличения количества отправляемых соглашений рекомендуется связаться с администратором и попросить изменить значения по умолчанию для некоторых функций или создать шаблоны, которые позволят сократить время настройки отдельных конфигураций.

Создание нового соглашения — это четырехэтапный пошаговый процесс, который пользователь может с легкостью применить.

Настройка соглашения

Выберите вкладку Отправка на верхней панели навигации.

Автоматически запустится первый этап процесса — сбор файлов для соглашения.
Выберите правильную группу, из которой будет отправлено соглашение (если возможно). Если поле выбора групп неактивно, у вас есть доступ только к одной группе.

Поле выбора группы активно на протяжении всего процесса настройки соглашения, поэтому группу можно изменить в любой момент. Однако будут предоставлены следующие возможности:
- при изменении группы все конфигурации отменяются, и придется начинать сначала;
- при изменении группы логотип на экране отправителя не изменяется. В последующих сообщениях электронной почты и в процессе подписания будет использоваться правильный логотип группы, из которой отправляется соглашение.
Совет
Группы предоставляют доступ к шаблонам и рабочим процессам, поэтому выбор правильной группы открывает доступ к наиболее часто используемым документам. Кроме того, группы определяют:

Значения по умолчанию, заполняемые в процессе создания

Параметры, доступные для получателя при создании

Безопасность документа после завершения цикла подписания

Если на настройку отдельных соглашений тратится много времени и всегда используются одинаковые параметры, обратитесь к администратору группы для установки нужных значений по умолчанию.
Перетащите файл из локальной системы в поле Добавить файл или нажмите ссылку Выбрать файлы. Откроется окно выбора файлов.
Выберите файл для использования в соглашении в локальной системе, библиотеке шаблонов или на синхронизированном диске Microsoft OneDrive.
- При выборе локального файла процесс сразу переходит ко второму этапу.
- С помощью шаблонов можно выбрать несколько файлов.
  
  Если используются шаблоны, нажмите Подтвердить для перехода ко второму этапу.
- Облачное хранилище позволяет выбрать несколько файлов из подключенной учетной записи OneDrive.
На втором этапе создания соглашения заполняются и настраиваются или проверяются сведения и параметры соглашения.

Сначала убедитесь, что все файлы прикреплены к соглашению и расположены в правильном порядке.
Соглашения с несколькими файлами объединяют все файлы в один документ PDF. Порядок перечисления файлов в поле файлов определяет порядок их отображения в конечном документе PDF.

Чтобы добавить больше файлов, перетащите их в поле «Добавить файл» или нажмите ссылку Выбрать другие файлы, чтобы открыть окно выбора файлов.

Чтобы изменить порядок файлов, нажмите файл и перетащите его в нужное место в списке файлов.
Проверьте или обновите Название соглашения.

Изначально соглашению присваивается название первого прикрепленного к нему файла.

В этом поле можно указать любое значение, достаточно установить курсор и ввести новое название.
Помните, что название соглашения вставляется в строку темы письма получателя и является самым заметным полем на вашей странице Управление.
Обновите поле Сообщение.

Введенный в поле сообщения текст будет отображаться в письме, отправленном всем получателям. Это может быть общее приветственное сообщение, набор инструкций или любое другое содержимое, которое вы сочтете наиболее подходящим.
- Максимальное количество символов в сообщении — 10 000
- Пользователи с уровнем обслуживания «Организация» и «Бизнес» могут добавлять в текст сообщения активные ссылки.
  
  Текст сообщения, отображаемый на странице электронного подписания соглашения и управления им, содержит интерактивные ссылки.
  
  Форматы ссылок, которые автоматически конвертируются:
  
  Полностью квалифицированные URL-адреса: https://adobe.com
  
  URL-адреса, содержащие только домен: adobe.com
  
  URL-адреса, содержащие путь: adobe.com/foo
  
  URL-адреса с параметрами запроса и хеша: adobe.com/foo?bar=1#baz
  
  Адреса эл. почты: echosign@adobe.com
  
  При нажатии на URL-адрес открывается новое окно браузера.
  
  При нажатии ссылки на адрес электронной почты открывается новое электронное сообщение в используемом почтовом клиентском приложении. Адрес в поле Кому: добавляется автоматически.
Настройте параметры соглашения.
В зависимости от характера соглашений можно выбрать, требуется ли добавлять срок завершения работы над соглашением.

Если да:

Срок действия соглашения по умолчанию устанавливается на уровне группы. Если это значение приходится часто корректировать, обратитесь к администратору, чтобы настроить более подходящее значение по умолчанию.

Отправитель может изменить этот срок во время создания соглашения (если это разрешено настройками группы).

Сроки действия может изменить исходный отправитель на странице Управление (если это разрешено настройками группы).

Внутренние подписывающие стороны могут быть исключены из списка пользователей, для которых отменен срок действия (если это задано в настройках группы).

Срок действия соглашения автоматически истекает после установленной даты. Подписать соглашение или завершить работу над ним будет невозможно. Необходимо создать новое соглашение.

Измените Срок выполнения, нажав значок редактирования Параметры соглашения и выбрав новый срок действия в календаре.

Примечание

Срок действия всех соглашений, находящихся в работе 365 дней, истекает, если работа над ними не завершена. Этот срок действия нельзя изменить или отменить.
Периодичность напоминаний определяет цикл отправки напоминаний по электронной почте текущим активным получателям вашего соглашения.

Периодичность отправки напоминаний по умолчанию определена в настройках группы.

В настройках группы можно ввести текст напоминания по умолчанию.

Напоминание по умолчанию можно изменить во время создания соглашения (если разрешено настройками группы).

Срок действия напоминаний, которые запускаются каждый день, — 10 дней. Срок действия остальных напоминаний — 60 дней. Сроки действия напоминаний изменить нельзя.

Электронные письма с напоминанием отправляются в то же время дня, в которое изначально было отправлено соглашение.

Напоминания можно настроить на странице Управление после отправки соглашения.

Получателям отправляются уведомления только, если они являются активными участником соглашения. Они не получают уведомления до или после (за исключением последнего уведомления, содержащего завершенное соглашение в формате PDF).

Измените Периодичность напоминаний, нажав значок Параметры документа и выбрав новую периодичность в раскрывающемся списке.
Пароль, введенный в это поле, предназначен исключительно для просмотра файла PDF.

Пароль для просмотра итогового документа PDF можно указать в качестве обязательного, необязательного или запрещенного поля в настройках группы.

Надежность пароля (количество символов и сложность) определяется в настройках группы.

Для пароля невозможно задать значение по умолчанию. Его предоставляет отправитель во время создания соглашения.

После добавления этот пароль встраивается в файл PDF в качестве параметра безопасности и не может быть удален без пароля.

Пароль не сохраняется в системе Acrobat Sign, и его невозможно восстановить с помощью службы поддержки.

Чтобы установить защиту паролем для просмотра соглашения в формате PDF, нажмите значок редактирования Параметры документа и введите пароль в поле.
Значение для поля Язык будет применяться ко всем элементам шаблона Acrobat Sign, например меткам и инструкциям, в электронном письме получателя и на странице электронного подписания.

Локализация по умолчанию определяется в настройках группы.

Значение по умолчанию можно изменить (если разрешено настройками группы)

Настройка языка локализации отличается от параметров пользовательского интерфейса. В качестве языка пользовательского интерфейса группы можно выбрать «Английский (США)», а в качестве языка подписи группы по умолчанию может быть выбран «Японский».

Измените Язык получателя, нажав значок редактирования Параметры документа и выбрав новый язык в раскрывающемся списке.

Примечание

Выбранная локализация применяется только к элементам шаблона электронной почты и странице электронной подписи. Название соглашения или текст, добавленный отправителем, не переводятся.
Отправители могут пометить соглашение как Ограниченный доступ. Это значит, что соглашение не будет отображаться при просмотре учетных записей Acrobat Sign отправителя или получателя при предоставлении доступа пользователю или группе. Это помогает предотвратить непреднамеренное раскрытие персональных данных через общий доступ пользователей или групп.

Эта настройка отображается, только если администратор группы настроил функцию, позволяющую отправителю редактировать флаг ограниченного доступа для соглашения.
Примечание

Другие параметры могут быть доступны в разделе Параметры документа, если учетная запись настроена соответствующим образом или доступны интегрированные службы (например, если для учетной записи настроено электронное хранение, будет отображаться параметр для включения и отключения возможности хранения).
Этап 3. Изучите цикл подписания и добавьте получателей.

Раздел получателей определяет цикл подписания, участников, включенных в соглашение, их взаимодействие с соглашением и их представление в журнале аудита соглашения. Это проще, чем кажется на первый взгляд, но требуется понимание процесса подписания, который будет выполняться (например, клиент-подписант > внутренняя встречная подпись > внутреннее утверждение менеджером > сертифицированный получатель в процессе добавления).

Как только вы поймете процесс подписания, начинайте добавлять получателей.
Определите процесс подписания — последовательный или параллельный.

Процесс подписания задается при установке флажка Получатели должны подписывать документ по порядку.
- Если флажок установлен, выполняется последовательное подписание. Получателям по очереди отправляется уведомление по мере выполнения участниками записей получателей цикла подписания соглашения. Работа над соглашением завершается, когда последний получатель выполняет свое действие.
  
  Для гибридного порядка подписания требуется последовательное подписание.
  
  Если вы не уверены в том, какой процесс выбрать, или вам кажется, что нужен гибридный процесс подписания, используйте последовательный.
- Если флажок не установлен, используется параллельный процесс подписания. Всем получателям отправляются уведомления одновременно, а работа над соглашением завершается, когда все получатели выполнят требуемые действия.
Определите свою запись получателя.

Получатель определяется в одной строке (записи), содержащей несколько настраиваемых параметров. Можно использовать один адрес электронной почты в нескольких записях получателей (например, в семье три подписывающие стороны, но используется один адрес электронной почты). В Acrobat Sign каждая запись получателя рассматривается как уникальный участник.

Определение получателя
- Предоставление адреса электронной почты получателя
  
  По мере ввода адреса электронной почты раскрывающийся список показывает адреса электронной почты из адресной книги, которые совпадают с тем, который вводите вы. Можно в любое время выбрать из этого списка адрес электронной почты, чтобы вставить его в поле получателя.
- Назначение роли. Роли обеспечивают контекст и ясность инструкций для получателя и в отчете об аудите. Некоторые роли ограничивают действия получателя (например, роли Передающая сторона дают право только на делегирование).
- Выберите метод доставки. Ссылки на подпись можно отправить по электронной почте или SMS на смартфон, а также можно воспользоваться обоими вариантами. Обратите внимание, что отправка по SMS — это премиум-сервис, за использование которого необходимо платить заранее.
  
  Если выбран параметр SMS, отправитель должен предоставить номер телефона для получателя.
Примечание

Есть несколько настраиваемых элементов управления, которые позволяют вставлять поле Имя в запись рядом с адресом электронной почты. Эти поля могут быть обязательными для заполнения. В этом случае рядом с меткой поля отображается звездочка.
Задайте Настройки получателя для каждого получателя.

Параметр Многофакторная аутентификация позволяет отправителю указать метод аутентификации, который следует применить для получателя.
Будут перечислены только параметры аутентификации, включенные в конфигурации группы отправителей.

Можно включить для получателя личное сообщение. Другие получатели в соглашении не могут просматривать не адресованные им личные сообщения.

Отправители могут выбрать тип подписи для каждого получателя. Доступны только включенные для группы типы подписей; все доступные параметры выбраны по умолчанию.

У каждого получателя может быть один или более получателей копии, прикрепленных к его записи. Уведомления отправляются как получателям, так и получателям копии, чтобы у всей команды были актуальные данные.
При необходимости добавьте дополнительных получателей и определите для них порядковый номер.

Если в процессе подписания участвует несколько получателей, добавляйте их с помощью значка плюса под списком получателей.

Записи получателей можно добавить следующим образом:
- Себя — добавляет отправителя в качестве записи следующего получателя.
- Индивидуальный пользователь — один конкретный получатель, определенный адресом электронной почты.
- Группа — Группа получателей или группа параллельного процесса подписания (используется для определения гибридного процесса подписания).
- Электронная печать — если у отправителя есть доступ к размещению электронных печатей, параметр отображается, и печать может быть добавлена так же, как, например получатель.
- Копия — позволяет добавлять пользователя в качестве «глобальной» стороны, получающей копию. Получатели копии не работают над соглашением, только получают уведомление об отправке соглашения и завершении работы над ним.
Определяйте запись каждого получателя с помощью электронной почты, роли, метода аутентификации и личного сообщения.

Запись получателя можно удалить, нажав корзину справа в конце записи.
При необходимости настройте порядок подписания.

Если выбран последовательный процесс подписания, цифровой индекс подписи отображается непосредственно перед окном выбора роли в записи получателя.

Чтобы скорректировать положение записи получателя, используйте стрелки вверх и вниз для ее соответствующего перемещения в списке получателей. Индекс подписи обновляется соответственно.

Примечание

Получатели копии не участвуют в цикле подписания. Они только получают уведомление о создании соглашения и завершении работы над ним.
Выполните предварительный просмотр соглашения и добавьте поля подписи.

После добавления всех получателей нажмите кнопку Предварительный просмотр и добавление полей, чтобы открыть среду авторинга.

Если используются шаблоны документов с уже настроенными полями и вы уверены, что размещение полей точно соответствует списку получателей, можно нажать Отправить, чтобы отправить соглашение сразу.
Этап 4 — авторинг

Примечание

Добавление полей в документ (поля авторинга или просто «авторинг») — это сложная тема, которую невозможно полностью раскрыть в рамках этой статьи. Ниже приведена краткая версия процесса.
Среда авторинга, в которой поля размещаются нажатием кнопки мыши, автоматически пытается обнаружить поля и правильно их расположить. Успешное выполнение этого действия зависит от базовой структуры документа.
- По умолчанию все размещенные поля являются текстовыми.
- Все размещенные поля по умолчанию назначаются первому получателю.
- Возможно, некоторые поля придется удалить, переместить, переназначить либо придется изменить тип поля или размер.
Сначала удалите все автоматически добавленные поля, а затем поместите новые поля по своему усмотрению.

Удалите ненужные поля.
1. Нажмите внутри поля, чтобы открыть контекстное меню.
2. Нажмите значок удаления.
Переместите все поля, для которых необходимо выполнить это действие.

Наведите курсор на поле, дождитесь, пока отобразится значок стрелок, направленных в разные стороны, затем перетащите поле в нужное место.

Измените размеры полей.

Выделите поле, наведите курсор на любой край или угол, дождитесь, пока отобразится двунаправленная стрелка, затем перетащите край поля до нужного размера.

Измените назначение получателя поля (при наличии нескольких получателей).

Необходимо указать для системы Adobe Sign доступные для получателей поля. Это можно сделать, назначив каждое поле получателю (или всем пользователям, но необходимо явно выбрать Все в качестве получателя). Как уже упоминалось, все автоматически распознаваемые поля назначаются выбранному получателю.
Обратите внимание, что поля для каждого получателя имеют цветовую кодировку, что упрощает поиск нужных полей.
- При открытии списка получателей в левом верхнем углу отображаются все получатели с цветными точками рядом с их адресами электронной почты.
- В выбранном поле получателя отображается цветная рамка вокруг имени/адреса электронной почты получателя.
- Поля, перечисленные на панели слева, получают цвет (слегка блеклый) выбранного получателя.
Измените тип поля.

Поскольку все автоматически распознанные поля являются текстовыми, может понадобиться изменить некоторые поля на поля другого типа.
Разместите все необходимые поля.

Убедитесь, что каждому получателю, который должен подписать документ, назначено хотя бы одно поле подписи.

Если есть другие поля для поддержки подписи или сбора дополнительной информации, их необходимо разместить в форме.

Размещение поля:
1. В раскрывающемся списке Получатель выберите нужного получателя. Этому получателю будут назначаться все поля, которые вы будете размещать.
2. На панели слева выберите поле.
3. Нажмите документ в том месте, где необходимо поместить поле (Или перетащите поле.)
4. Скорректируйте размер и размещение полей при необходимости.
5. Повторяйте процесс для каждого получателя до размещения всех обязательных полей.
Совет

Создание форм с нуля для каждого соглашения может занимать много времени. Если вы регулярно отправляете однотипные документы, рекомендуем создать библиотеку шаблонов. Шаблоны устраняют необходимость в повторном создании полей и оптимизируют рабочий процесс.

Можно создавать шаблоны непосредственно из отправленных соглашений на странице Управление.
Сохраните или отправьте соглашение.
- Сохранить — позволяет хранить соглашение в состоянии «Черновик» на странице «Управление» и сохранять все конфигурации полей.
- Отправить — позволяет начать процесс подписания путем отправки сообщения электронной почты первому получателю (или всем получателям при параллельном процессе подписания).