Обзор
Функция Пакетная отправка позволяет пользователям сформировать «родительский» шаблон документа для создания до 1000 «дочерних» документов. Каждый дочерний документ использует те же файлы, поля и свойства, что и родительский шаблон, но остается независимым документом со всеми параметрами конфиденциальности и безопасности отдельно созданного документа.
При пакетной отправке получателей можно вводить вручную или использовать файл CSV для загрузки списка адресов электронной почты получателей. Файл CSV предоставляет отправителю дополнительные возможности, например поддержку добавления нескольких получателей, назначение ролей, параметры аутентификации и возможность указывать значения по умолчанию для полей, чтобы персонализировать отдельные документы в процессе создания.
Способ применения
Пользователи с включенной в основной группе функцией Пакетная отправка могут получать доступ к функции на странице Главная, нажав плитку Пакетная отправка.
Интерфейс позволяет загружать файлы для определения основной документации родительского шаблона документа. Все документы включаются в каждый дочерний документ, созданный в пакете Пакетная отправка.
Адреса электронной почты получателей добавляются вручную или с помощью файла CSV. При вводе вручную на каждый адрес электронной почты отправляется отдельно созданный дочерний документ. Когда используется файл CSV, к дочернему документу применяется каждая строка в файле CSV. Во всех случаях отдельные получатели не могут просмотреть другие документы. Каждый документ защищен и является персонализированным.
Управление каждым дочерним документом может осуществляться отдельно на странице Управление с помощью фильтров В Progress/Complete/Canceled/Expired.
Родительским шаблоном Пакетная отправка, использованным для создания дочерних документов, можно управлять на странице Управление в фильтре Пакетные отправки. У родительского шаблона есть три важных функции:
Родительский шаблон содержит сводную таблицу в списке Действия для всех дочерних документов. В таблице указано количество документов с каждым типом состояния. При нажатии сводной таблицы открывается доступное для сортировки представление с отдельными дочерними документами.
Параметр Просмотр отчета о действиях в списке Действия позволяет получить Отчет по работе с документом. В этом отчете содержатся более подробные (и доступные для печати) сводные данные о дочерних документах, отображаемые в соответствии с состоянием.
Операция Загрузка данных полей формы позволяет загрузить данные полей для всех дочерних документов, созданных с помощью родительского шаблона.
Рекомендации
Подумайте, как функция Пакетная отправка может использоваться в вашей организации. Если не предполагается, что отдельные пользователи будут создавать пакетные действия, связанные с документами, отключение доступа на уровне учетной записи — это оптимальное решение, которое позволит всем группам наследовать эту функцию как отключенную. Явным образом включите определенные группы с конкретным применением (например, отдел по работе с персоналом) или, если возможно назначить пользователей нескольким группам, создайте группу специально для пользователей, применяющих функцию Пакетная отправка, чтобы эта группа служила в качестве основной для них.
Включение импорта файлов CSV значительно повышает удобство работы с этой функцией. Настоятельно рекомендуется включить загрузку файлов CSV, если у вас нет веских причин вводить всех пользователей вручную.
Включите новый интерфейс пакетной отправки. Файлы CSV, используемые в классической среде, по-прежнему работают, поэтому перенастройка не требуется, а новые параметры значительно расширяют возможности этой функции.
Конфигурация
Доступность
Функция Пакетная отправка доступна в рамках планов для команд и для организаций.
Диапазон настроек
Для учетных записей уровня «Команда» функция Пакетная отправка включена по умолчанию, так же как и опция загрузки файлов CSV. В интерфейсе администратора нет доступных элементов управления.
Для учетных записей с корпоративными лицензиями функцию Пакетная отправка можно включить на уровнях учетной записи или группы.
Элементы управления для этой функции можно оценить, перейдя в раздел Глобальные настройки > Пакетная отправка
Доступны следующие параметры:
Когда включена возможность пакетной отправки , на вкладке Главная отображается плитка, которая позволяет пользователям использовать эту возможность.
Если в учетной записи настроена возможность Пользователи в нескольких группах, она будет доступна только тем пользователям, для которых она включена в основной группе.
Пользователь, входящий в группу, для которой настроена Пакетная отправка (если эта группа не является для этого пользователя основной), увидит соответствующую плитку, но не сможет использовать этот интерфейс.
Мы рекомендуем всегда использовать возможность загружать список получателей в формате CSV-файла.
Создание списка получателей в формате файла CSV обеспечивает лучший контроль и более наглядное отображение по сравнению с вводом адресов электронной почты напрямую в поле Кому
.
Кроме того, файл CSV может содержать столбцы данных, которые могут определять роли получателей, параметры аутентификации и значения полей, что позволяет персонализировать документ для каждого получателя, а также сделать работу получателей более удобной и быстрой
Если этот параметр включен, ссылка для импорта CSV размещается под полем Кому:
Если параметр включен, новая среда Пакетная отправка теперь доступна пользователям в группе.
Для пользователей включена ссылка для переключения на классический интерфейс.
Новая среда поддерживает все новые функции CSV, но сохраняет и обратную совместимость со старым форматом CSV. Таким образом, если файл CSV создан в классическом формате, его можно использовать, не опасаясь возникновения ошибок.
Если новая среда отключена, пользователи могут перейти к классическому интерфейсу и использовать его в обычном режиме.
Важная информация
- Чтобы пользователь мог получить доступ к интерфейсу пакетной отправки, функция должна быть включена в основной группе этого пользователя.
- Количество транзакций, которые можно создать с использованием функции Пакетная отправка, ограничивается уровнем службы.
- Клиенты уровней Организация и Бизнес могут создавать до 1 000 транзакций.
- Клиенты Acrobat Pro с расширенным пакетом электронной подписи для команд и Adobe Acrobat Sign Professional могут создавать до 50 транзакций.
- Клиенты Acrobat Pro с расширенным пакетом электронной подписи могут создавать до 50 транзакций.
- Клиенты Пробной версии для команд и малого бизнеса могут создавать до пяти транзакций.
- Клиенты Пробной версии для организаций могут создавать до трех транзакций.
Оптимизируйте свою работу с помощью Acrobat Sign
Легко и быстро управляйте документами и подписывайте их в Интернете.
