Обзор
В некоторых случаях требуется получить физическую подпись. Это может быть связано с юридическими или нормативными требованиями, правилами или предпочтениями обеих сторон, которые считают физические подписи более надежными.
Процесс «Рукописная подпись» в Adobe Acrobat Sign позволяет получать физические подписи, одновременно обеспечивая надлежащий контроль доступа, высокое качество и точность итоговых документов и преимущества электронной обработки и аудита.
Конфигурация
Доступность
Клиенты с лицензией Acrobat Pro и Acrobat Standard могут включить параметр Разрешить подписывающим сторонам распечатывать, подписывать документы на бумаге и добавлять их обратно в Acrobat Sign вместо электронного подписания, чтобы разрешить получателю преобразовывать соглашения для добавления рукописной подписи. Однако нет возможности изначально отправить соглашение на рукописное подписание.
Планы лицензии Acrobat Sign Solutions позволяют создавать соглашения для рукописного подписания с помощью элементов управления Разрешенные типы подписей.
Существует три настройки, которые необходимо учитывать в отношении рукописных подписей:
Разрешение рукописной подписи для отправителей
Чтобы разрешить отправителям применять к документам рукописные подписи:
- Выберите Параметры учетной записи > Параметры отправки.
- Прокрутите страницу вниз до параметра Разрешенные типы подписи.
- Установите флажок Разрешить отправителям посылать документы для добавления рукописной подписи.
- Нажмите кнопку Сохранить, чтобы подтвердить изменения.
Установите рукописную подпись в качестве типа подписи по умолчанию для новых документов
Если Рукописная подпись выбрана в качестве типа подписи по умолчанию, все новые документы, созданные в группе, будут настроены с учетом рукописной подписи.
Если функция Электронной подписи также включена, отправитель может изменить тип подписи при работе с документом.
Если для группы включен только один тип подписи, функция выбора типа подписи на странице Отправка будет скрыта. Чтобы эта функция отображалась и была доступна для выбора отправителями, необходимо включить оба типа подписей.
Разрешение получателям конвертировать подпись в рукописную
Параметр, позволяющий получателям конвертировать подпись в рукописную, станет полезным решением, если лицо, от которого требуется подпись, скептически относится к процедуре добавления электронных подписей.
- Перейдите в раздел Параметры учетной записи > Настройки подписи.
- Прокрутите вниз до раздела Дополнительные параметры.
- Установите флажок для параметра Разрешить пользователям распечатывать, подписывать документы на бумаге и загружать их обратно в Acrobat Sign вместо электронного подписания.
- Нажмите Сохранить, чтобы подтвердить изменения.
Параметр, разрешающий получателям конвертировать подпись в рукописную, не зависит от параметра, разрешающего рукописные подписи при отправке новых документов.
Включение рукописной подписи при включенной функции «Ограниченная видимость документа»
При использовании технологических процессов ограниченной видимости документа (LDV) и необходимости применить опцию рукописных подписей необходимо отдельно активировать Рукописные подписи в интерфейсе LDV.
Если этого не сделать, опция отправки документов с Рукописными подписями будет скрыта на странице отправки и будет недоступна для настройки отправителем.
- Перейдите в раздел Параметры учетной записи > Глобальные настройки (Настройки группы при настройке на уровне группы).
- Прокрутите вниз до пункта Ограниченная видимость документа.
- Установите флажок Разрешить отправку для рукописного подписания. Пользователи видят все страницы документа
- Нажмите Сохранить, чтобы подтвердить изменения.
Как видно из названия настройки, одновременное использование Ограниченной видимости документа и Рукописной подписи имеет более высокий приоритет, чем технологический процесс LDV, и получателю доступна для просмотра полная версия документа.
Отправка документов для добавления рукописных подписей
Чтобы отправить документ для добавления физических рукописных подписей, отправитель должен только выбрать параметр Рукописная подпись в разделе Настройки соглашения при настройке соглашения.
Обратите внимание, что этот параметр отображается только в том случае, если для группы включены типы подписей Электронная подпись и Рукописная подпись. В противном случае используется только включенный тип подписи, возможность выбора недоступна.
Администраторы учетной записи или группы могут выбрать по умолчанию Рукописная подпись, если подписи будут требоваться в рукописной форме. (См. Параметры конфигурации)
Документы, отправленные для добавления рукописной подписи, должны быть подписаны всеми получателями с помощью рукописной подписи.
Отправитель не может преобразовать документ для добавления электронной подписи после его отправки. Кроме того, получатель не может преобразовать свою подпись в электронную подпись, если соглашение изначально отправлялось для добавления рукописной подписи.
С точки зрения получателей процесс Рукописная подпись похож на процесс Электронная подпись. Разница заключается в том, что получателю необходимо распечатать документ, прежде чем поставить подпись.
- Получателю отправляется уведомление по электронной почте со ссылкой на документ Открыть и распечатать.
- При выборе ссылки получатель может вначале просмотреть сводную информацию о трех этапах процесса подписания.
- Получатель может заполнить все обязательные/запрашиваемые поля формы в электронном виде.
- После завершения получатель может нажать кнопку Далее внизу страницы, чтобы перейти к инструкциям «Загрузка, печать и подписание».
- Получатель нажимает кнопку Загрузить, чтобы загрузить документ (вместе с заполненными в электронной форме полями).
- Получатель открывает и распечатывает загруженный файл PDF.
- Получатель физически подписывает распечатанный документ.
- Подписанный документ затем необходимо сканировать в цифровом формате.
- Acrobat Sign поддерживает все основные форматы файлов (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP).
- Acrobat Sign поддерживает только один файл. При наличии нескольких изображений их необходимо объединить в один файл.
- Получателю будет отправлено новое сообщение электронной почты с запросом на загрузку подписанного документа (тема сообщения: Загрузите {имя документа}). В сообщении будет содержаться ссылка на страницу Загрузить и отправить.
- Получатели также могут нажать ссылку в исходном сообщении Открыть и распечатать, чтобы открыть страницу Загрузить.
- Когда получатель нажимает кнопку Загрузить и отправить, открывается окно для поиска и выбора подписанного документа в локальной системе.
- После выбора файла он загружается в Acrobat Sign. Дополнительных действий со стороны получателя не требуется.
- При наличии других получателей документ переходит к следующему получателю. В противном случае работа над документом будет завершена.
Как разрешить получателям преобразовать электронную подпись в рукописную подпись
Клиенты, которым не требуются электронные подписи и которые хотели бы преодолеть скептицизм своих заказчиков в отношении электронных подписей, могут позволить получателям преобразовать электронные подписи в рукописные подписи.
Если преобразование включено, получателям доступен параметр Печать для рукописной подписи в меню Параметры на странице электронного подписания.
Обратите внимание, что в документах с несколькими получателями после того, как получатель преобразует тип подписи в рукописный, все поля формы в документе будут удалены. Последующие подписанты не смогут заполнять поля формы, кроме поля подписи в нижней части страницы в блоке подписи.
Передовые методы и рекомендации
Учетным записям, поддерживающим пользователей в нескольких группах, настоятельно рекомендуется изолировать в группе рабочие процессы, которые требуют рукописных подписей. Это позволяет применить значения по умолчанию и уменьшить число настраиваемых параметров на странице Отправка, чтобы упростить процесс отправки и сократить число ошибок конфигурации.
При добавлении рукописных подписей через меню параметров рекомендуется включить Отправка подписанного документа, если получатель возвращает вам документ по электронной почте.
Оптимизируйте свою работу с помощью Acrobat Sign
Легко и быстро управляйте документами и подписывайте их в Интернете.
