Функция Настраиваемый шаблон электронных писем Adobe Acrobat Sign (CEMT) доступна для пользователей корпоративного уровня по лицензии ETLA.
Обзор
Все электронные письма от Adobe Acrobat Sign создаются на основе HTML-шаблона с использованием определенных переменных полей, настраивающих каждое электронное письмо в соответствии с конкретным документом и получателями. Крупные структуры, такие как макет страницы, остаются статичными, а изменяется только несколько переменных (например, название документа и сообщение) для каждого отправляемого документа.
Функция пользовательских шаблонов электронных писем (Custom Email Templates, CEMT) позволяет обновлять шаблон HTML, который используется для создания электронных писем из учетной записи Acrobat Sign. С помощью CEMT можно сменить стандартную электронную почту для соответствия бренду вашей компании (узнаваемому оформлению, цветовой схеме, изображениям и текстам). Кроме этого, обычно можно отредактировать статические структуры, а также настроить макет страницы, используемую терминологию, вставленные изображения и многое другое.
При наличии плана подписки корпоративного уровня по лицензии ETLA вы можете обратиться к нашим специалистам и создать подходящий шаблон сообщений электронной почты для всей учетной записи или для каждой рабочей группы в рамках имеющейся учетной записи. За это может взиматься плата.
Способ применения
Сейчас в Acrobat Sign можно настроить четыре шаблона.
- Подпишите
- Подписано и сохранено
- Напоминание
- Отменено
Настроенные шаблоны можно установить на уровне учетной записи или группы. Шаблоны учетной записи распространяются на уровне групп и среди пользователей. Учетная запись > Группа > Пользователь.
Шаблоны на уровне групп заменяют шаблоны на уровне учетной записи. Затем шаблон на уровне группы передается пользователям в этой группе. Это дает возможность отдельным группам разрабатывать тематические шаблоны электронных писем.
Например, если в учетной записи Adobe задана группа Photoshop, оформление электронных писем может быть нацелено на пользователей Photoshop. Еще пример: юридическому отделу может требоваться совершенно другое оформление, и они могут создать подходящие шаблоны электронных писем.
После обновления шаблонов ваш контакт профессиональных услуг опубликует их в группе вашей учетной записи для тестирования. После этого можно будет убедиться, что все работает должным образом, и при необходимости запросить дальнейшие изменения. После того как администратор Acrobat Sign проверит шаблон, контактное лицо PS отправит шаблон в соответствующую группу или учетную запись.
Пользователи и администраторы
После того, как шаблоны сообщений электронной почты созданы, пользователям и администраторам больше не нужно ничего делать. Шаблоны электронных писем будут применяться автоматически.
Возможности настройки
CEMT позволяет настраивать шаблоны электронных писем, используемые для транзакционных электронных писем из учетной записи Acrobat Sign.
Обратите внимание, что отправители (сторона, отправляющая документ на подпись) не смогут просмотреть пользовательский шаблон сообщения электронной почты, так как их электронное письмо основано на другом типе шаблона. Отправители будут по-прежнему видеть шаблон электронного письма по умолчанию.
У каждого типа шаблона может быть несколько версий (одна версия на каждый поддерживаемый язык). Если вы обновляете текст для шаблона электронного письма на испанском языке, необходимо указать соответствующий локализованный текст, чтобы ваш контакт профессиональных услуг мог обновить шаблон для испанского языка, добавив правильный текст.
Например: Просмотреть и подписать: английский указывает на шаблон Просмотреть и подписать и на английский язык.
Существует два способа настройки шаблонов электронных писем, используемых для учетной записи или групп.
- Начните с базового шаблона (по умолчанию) и укажите, какие настройки необходимо выполнить в рамках этого шаблона с контактом профессиональных услуг.
- Начните с собственного HTML-документа с помощью справочного руководства ниже.
Включение и отключение функции
Функцию «Пользовательские шаблоны электронных писем» может включить и настроить только специалист службы профессиональных услуг Acrobat Sign.
Если вы хотите включить эту функцию и в настоящее время имеете активный договор со службой профессиональных услуг, обратитесь к ним для определения масштаба работ и дополнительных издержек. В противном случае отправьте в службу поддержки запрос доступа к функции пользовательских шаблонов сообщений электронной почты. Затем служба поддержки направит вас к службе профессиональных услуг.
Шаблоны можно настроить на уровне учетной записи и группы для каждого типа шаблона и каждого языка.
Клиенты могут сократить время разработки и расходы на обслуживание благодаря созданию шаблонов собственными силами с помощью данного руководства:
Известные проблемы
Если ваша учетная запись настроена таким образом, что документы разбиваются на оригинальные файлы в окончательном электронном письме, а соглашение содержит восемь и более файлов, документы возвращаться не будут. Существует жесткое ограничение на количество прикрепляемых файлов при использовании почтового сервиса CEMT.
- Удалите условия разбивки всех файлов, чтобы устранить неполадку для клиентов, которым необходимо прикреплять несколько документов при создании соглашения.
- Разделенные документы можно скачать со страницы Управления без особых сложностей.
Нет.
В настоящее время для шаблонов электронных писем нет пользовательского интерфейса для клиентов. Вы можете создать свой собственный шаблон HTML, но его необходимо будет проверить и установить в Adobe, прибегнув к помощи специалиста службы профессиональных услуг.
Настройка доступна на уровне учетной записи или группы. Adobe не поддерживает возможность настройки шаблонов электронных писем для отдельных пользователей. Также не поддерживается настройка электронной почты для определенных получателей.
Да, настройка доступна для всех регионов.
Нет.
В настоящее время можно настраивать шаблоны для четырех стандартных электронных писем:
- Подпишите
- Подписано и сохранено
- Напоминание
- Отменено
Да, при запросе установки пользовательского шаблона электронных писем необходимо указать тип (Подпишите), а также язык, на котором будет шаблон.
Пользователи должны привести переведенный текст в своем пользовательском шаблоне HTML. Каждое сочетание «тип:язык» считается отдельным шаблоном. (Например: «Подпишите:испанский».)
Отправители получат настроенное электронное письмо для отмененного электронного письма только в том случае, если получатель откажется подписывать.
Другие сообщения электронной почты, отправляемые отправителю, будут использовать стандартную базовую электронную почту, связанную с Adobe Acrobat Sign.
Нет.
Изображение заголовка электронного письма можно обновить в настройках учетной записи в разделе Учетная запись -> Параметры учетной записи -> Настройки электронной почты.
Данные шаблоны существуют как шаблоны для всей учетной записи, при этом группы наследуют свои шаблоны из учетной записи, а пользователи наследуют их от группы. Функция CEMT может применяться на основе группы, поэтому все пользователи в этой группе наследуют шаблон уровня группы.
Например: функция CEMT не используется в учетной записи Adobe, но в группе Acrobat Sign с учетной записью используется пользовательский шаблон «Подпишите». Джо, пользователь в группе Acrobat Sign, будет использовать пользовательский шаблон при отправке документов. Все остальные группы в учетной записи Adobe будут продолжать использовать стандартный шаблон электронных писем.
Это возможно!
Если группа кадрового отдела вашей учетной записи хочет, чтобы ее шаблоны отличались от шаблонов группы юридического отдела, она может разработать нужные ей шаблоны. Обратите внимание на то, что за использование других шаблонов будет взиматься отдельная плата.
Нет, другого шаблона нет. В настоящее время функция CEMT применяется только для прямых участников процесса подписания (подписывающие стороны, утверждающие и передающие лица).
Изображения, несомненно, являются важным компонентом электронных писем, и Acrobat Sign поддерживает добавление изображений в пользовательских шаблонах. Тем не менее изображения должны размещаться на внешних ресурсах вашей команды или компании. Adobe не будет размещать изображения.
Чтобы обеспечить согласованность HTML для нескольких почтовых клиентов, рекомендуется использовать макеты на основе таблиц. Также рекомендуется использовать классический стиль для таблиц и использовать только простые встроенные стили. Теги <style> удаляются многими почтовыми клиентами.
Функция CEMT протестирована со следующими клиентами электронной почты:
- Microsoft Outlook
- Apple Mail
- Gmail
- AOL mail
- Yahoo! mail
Нет.
Функция CEMT применяется только к электронным письмам, отправленным участникам во время работы над документом.
При завершении работы над веб-формой подписывающая сторона получит доступ к настройкам шаблона сообщения «Подписано и сохранено», однако настройка целевой страницы через CEMT после завершения веб-формы будет недоступна.
Целевую страницу нельзя изменить при создании веб-формы через наш API.
Оптимизируйте свою работу с помощью Acrobat Sign
Легко и быстро управляйте документами и подписывайте их в Интернете.
