Adobe Acrobat Sign для Microsoft Dynamics 365 On-Premises: руководство по установке

Инструменты администратора

Часто используемые инструменты для администраторов для расширения возможностей службы Adobe Acrobat Sign:

• Создать новое сопоставление данных — открывает интерфейс «Новое сопоставление данных»
• Создать новый шаблон соглашения — открывает интерфейс «Новый шаблон соглашения»
• Изменить доступ пользователя— ссылка-ярлык на руководство по настройке - раздел «Управление пользователями»

Дополнительные варианты конфигурации

• Включить автоматическое предоставление доступа пользователям — если включено, новые пользователи, получившие доступ к сущности Adobe Acrobat Sign, автоматически получают пользователя в системе Adobe Acrobat Sign при первом использовании. Предоставление доступа основано на основном адресе электронной почты пользователя, а не на имени пользователя, и происходит в фоновом режиме без дополнительных действий со стороны пользователя или администратора учетной записи.  

• Прикрепить подписанные документы к сущности соглашений— эта опция отправляет PDF-копию завершенного документа обратно в Dynamics, прикрепленную к записи соглашения (в разделе «Заметки»). Это будет копия авторитетного оригинала, который хранится на серверах Adobe Acrobat Sign.
• Прикрепить объединенный журнал аудита с подписанным соглашением — включение этой функции приводит к тому, что PDF журнала аудита Adobe Acrobat Sign прикрепляется к записи соглашения (в разделе «Заметки») после подписания/завершения соглашения. Аудиторский след явно перечисляет события (просмотрено, подписано, передано и т. д.) соглашения, временную последовательность этих событий, а также IP-адрес, где произошли события.
• Прикрепить журнал аудита - При включении отчет об аудите прикрепляется к записи соглашения (в разделе «Заметки») как отдельный файл.
  
• Отображать изображения предварительного просмотра документов — эта опция прикрепляет изображение подписанного/завершенного документа к записи для удобного просмотра без необходимости загружать и открывать PDF-файл.  Это изображение размещается в нижней части записи соглашения.
• Включить ленты активности для сущности соглашения Adobe — при отметке ленты активности включаются для сущности соглашения.
  

Ресурсы

Список наиболее распространенных ресурсов:

• Руководство по настройке — настоящий документ.
• Руководство пользователя — руководство для пользователей по пониманию основного технологического процесса отправки и управления их соглашениями.
• Adobe Acrobat Sign в рабочих процессах Dynamics — руководство по ресурсам рабочих процессов Adobe Acrobat Sign
• Текущие примечания к выпуску — Примечания к выпуску для самой последней версии Adobe Acrobat Sign для MS Dynamics

Сопоставление данных может значительно улучшить процесс создания соглашения и обеспечить внесение в документы соответствующего содержимого в поля без риска человеческой ошибки, путем извлечения значений полей непосредственно из Dynamics CRM.

Кроме того, сопоставление позволяет передавать новое содержимое из завершенных соглашений обратно в систему Dynamics, что позволяет вносить ценные обновления в CRM без ручных манипуляций с данными.  

Примечание о формах и текстовых тегах

Успешное сопоставление требует, чтобы у вас были предварительно созданные формы с определенными именами полей, чтобы вы могли логически связать поле CRM с полем формы Adobe Acrobat Sign. 

Пример простой формы приведен ниже.  Поля заключены в двойные фигурные скобки, определяющие ширину поля, и им присвоены имена (строковые символы в фигурных скобках). 

Помимо имени, текстовые теги могут включать в себя дополнительные аргументы, в том числе проверки, вычисления и регулярные выражения. Подробную информацию о создании форм можно найти здесь. Правильно созданные формы значительно повышают качество данных, собираемых в процессе подписания.

Кроме того, можно создавать формы в формате PDF.

Определение шаблона сопоставления данных

Существует две точки доступа для настройки сопоставления данных.

Первый вариант — перейти к: Adobe Acrobat Sign > Сопоставление данных

Откроется страница Сопоставление данных — список всех существующих карт данных, которые можно просмотреть, отредактировать или удалить.

• Нажмите +Создать в левом верхнем углу, чтобы перейти на страницу Новое сопоставление данных.

Второй способ — перейти по ссылке Создать новое сопоставление данных на странице Настройки администратора.

Эта ссылка обходит список всех карт данных и открывает непосредственно страницу Новое сопоставление данных.

Загрузка страницы Новое сопоставление данных может занять некоторое время; когда поле Объект расширяется, загрузка страницы завершается.

1. Введите понятное название для карты данных

2. Укажите, является ли данное сопоставление данных сопоставлением по умолчанию для этой сущности (или нет).

3. Выберите Сущность CRM из раскрывающегося списка.

• Это ограничивает поля, доступные для сопоставления, только в рамках определенного объекта.
• Можно использовать сразу несколько карт данных для одного объекта.
• После установки значения объекта его нельзя изменить.

После установки значения Объект откроется вкладка Сопоставление данных. Нажмите на эту вкладку, чтобы получить доступ к инструментам сопоставления полей:

Свяжите поля Dynamics CRM с именами полей Adobe Acrobat Sign

Теперь можно создавать связи между именами полей Dynamics CRM и именами полей формы Adobe Acrobat Sign, которые вы определили.Сопоставления данных настраиваются в зависимости от направления потока данных:

• СОПОСТАВЛЕНИЕ ДАННЫХ CRM С СОГЛАШЕНИЕМ ADOBE ACROBAT SIGN — предварительно заполняет поля формы значениями полей, связанными с определенной сущностью Dynamics.
  • Можно создать «группу поиска» альтернативных значений полей CRM для заполнения поля формы Adobe Acrobat Sign.Подстановка каждого члена группы будет выполняться в указанном порядке до тех пор, пока не будет найдено и вставлено значение, отличное от нуля. (См. ниже)
• СОПОСТАВЛЕНИЕ ДАННЫХ СОГЛАШЕНИЯ ADOBE ACROBAT SIGN С ДАННЫМИ CRM — заполняет пустые поля сущности Dynamics значениями полей формы, полученными в процессе подписания (после завершения соглашения).
  • По умолчанию Adobe Acrobat Sign не будет передавать новое значение в поле CRM, которое уже содержит данные.
  • Можно определить связь в карте данных для переопределения защиты контента и замены существующих значений полей новым контентом из подписанной формы.

О типах данных

Сопоставление данных Adobe Acrobat Sign поддерживает следующие типы данных:

• Текст — поля текстовой формы поддерживаются в системе CRM как однострочный текст.
• Булево значение (два параметра) — флажки поддерживаются для булевых полей CRM. 

○ Если для логических полей CRM используются поля формы с раскрывающимся списком или переключателем, сопоставление CRM с Adobe Acrobat Sign может не сработать.Сопоставление Adobe Acrobat Sign с CRM будет по-прежнему работать

• Набор параметров — раскрывающиеся списки и поля формы переключателя поддерживаются для полей набора параметров CRM.

Связывание полей (данные CRM с соглашением Adobe Acrobat Sign):

• Выберите поле CRM в раскрывающемся списке Атрибут
• Введите имя поля формы Adobe Acrobat Sign в поле ввода Поле соглашения
• (Необязательно) Установите флажок Добавить сопоставление в обратном направлении, если хотите также связать эти поля сопоставлением от Adobe Acrobat Sign к CRM
• (Необязательно) Установите флажок Переопределить, если хотите, чтобы этот шаблон игнорировал существующее содержимое в поле CRM и принудительно заполнял поле новым содержимым из поля Adobe Acrobat Sign.
• Нажмите Добавить.

Новая связь полей будет обработана в течение нескольких секунд, после чего вы увидите заполнение данными в рамках этой связи под параметрами конфигурации.  

Если вы выбрали добавление обратного направления, вы увидите новую связь в полях конфигурации Adobe Acrobat Sign to CRM . 

Если вы решили Переопределить защиту содержимого, это будет указано в записи о связях.

Связывание полей (Adobe Acrobat Sign Agreement с данными CRM):

Процесс отдельного создания сопоставления из Adobe в CRM аналогичен описанному выше, за исключением того, что не предусмотрена возможность Добавить сопоставление в обратном направлении.

Удаление сопоставленных связей

Можно удалить одну или несколько связей сопоставления следующим образом:

• Выберите записи для удаления, отметив их с левой стороны от записи.
• Нажмите значок Дополнительные команды в правом верхнем углу списка и выберите Удалить.

Альтернативные связи сопоставления полей (группа поиска)

Если вы определяете поле в форме Adobe Acrobat Sign, которое может быть заполнено одним из нескольких полей CRM, то можете создать упорядоченный список (группу поиска) атрибутов CRM, которые будут пытаться заполнить поле Adobe Acrobat Sign.

Например, у вас может быть поле CRM First Name, сопоставленное с полем формы под названием FName, а затем также сопоставить поле CRM Yomi First Name с тем же именем поля формы.Приложение сначала попытается заполнить поле содержимым из поля First Name, и если содержимое не найдено, Adobe Acrobat Sign попытается использовать содержимое из поля Yomi First Name.  Если содержимое не найдено ни в одном элементе группы поиска, поле остается пустым.

Чтобы определить группу поиска, выполните следующие действия.

• Создайте связь от CRM к Adobe Acrobat Sign между вашим основным атрибутом CRM и именем поля формы Adobe Acrobat Sign.
• После ввода первой записи измените атрибут CRM на вторичный атрибут CRM и добавьте эту связь. 

• Нажмите OK, когда отобразится запрос на создание альтернативного сопоставления.

После обновления записи в системе вы увидите, что записи были изменены и содержат префикс перед атрибутом объекта:

• Перед основным атрибутом/атрибутом по умолчанию будет стоять #.   Это поле будет всегда проверяться первым на наличие содержимого.
• Последующие связи будут пронумерованы 1-N. Первая альтернативная связь поля обозначается (1) и всегда будет первым проверяемым альтернативным полем.  (2) будет вторым альтернативным полем и т. д. 

Добавление вложений в связанные объекты

После полного подписания и исполнения соглашения Adobe Acrobat Sign создаст PDF-копию документа и аудиторский след процесса подписания.  Эти документы можно прикрепить в виде файла PDF к любому другому объекту CRM, связанному с родительским объектом шаблона.

В разделе СОПОСТАВЛЕНИЕ ПОДПИСАННОГО СОГЛАШЕНИЯ И АУДИТОРСКОГО СЛЕДА С ОБЪЕКТОМ CRM на странице шаблона предусмотрено три Типа документов в раскрывающемся списке:

• Подписанный PDF — полный текст подписанного документа. Это копия авторитетного оригинала, который хранится на серверах Adobe Acrobat Sign.
• Audit Trail — полный перечень всех основных событий (подписание, делегирование и т. д.) и связанных метаданных (время/дата, IP-адрес и т. д.)
• Объединенный PDF — оба документа объединены в один PDF и вложены.

К любому связанному объекту можно прикрепить один или несколько файлов, но их необходимо индивидуально явным образом сопоставить.

Чтобы сопоставить вложение, выполните следующие действия.

• В раскрывающемся списке выберите нужный Тип документа.
• Выберите объект, в который требуется добавить документ, с помощью раскрывающегося списка Прикрепить к записи CRM.
  • В списке отобразятся только объекты с определенной связью с родительским объектом.
• Нажмите Добавить.

Связи вложений будут перечислены в настройках конфигурации.

Удаление вложения

Чтобы удалить запись вложения, выполните следующие действия.

• Выберите записи для удаления, отметив их с левой стороны от записи.
• Нажмите значок дополнительных команд и выберите команду Удалить.

Как администратор Adobe Acrobat Sign в среде Dynamics, вы имеете полномочия создавать шаблоны соглашений, которые могут предварительно настроить большинство полей соглашения, прикрепить файлы и связать это соглашение с соответствующим сопоставлением данных.

Шаблоны привязаны к объекту Dynamics и становятся доступными для соглашений, отправленных из этого объекта, когда они помечены как активные.

Как и для Сопоставления данных, предусмотрено две точки доступа для настройки нового шаблона соглашения:

Первый вариант — перейти к: Adobe Acrobat Sign > Шаблоны соглашений

Откроется страница Шаблоны соглашений, на которой будут перечислены все существующие шаблоны для просмотра, редактирования или удаления.

• Нажмите +Создать в левом верхнем углу экрана, чтобы создать новый шаблон.

Второй способ — откройте ссылку Создать новый шаблон соглашения на странице Настройки администратора.

Эта ссылка обходит список всех шаблонов соглашений и открывает непосредственно страницу Новый шаблон соглашения.

При открытии страницы Новый шаблон соглашения:

• Введите интуитивно понятное имя шаблона, чтобы пользователи знали, когда его использовать.
• Определите объект, к которому должен быть привязан шаблон.
  • Объект нельзя будет изменить позже.
  • После выбора объекта шаблон будет сохранен, и загрузится полный шаблон соглашения.

Шаблон соглашения включает в себя четыре вкладки, каждая из которых содержит редактируемые значения, которые можно настроить:

• Сведения о шаблоне — определяет связь между основными объектами, и указывает, является ли шаблон активным.
• Получатели — позволяет задать предварительно настроенный путь подписания для шаблона.
• Сведения о соглашении — содержит элементы отдельного соглашения.
  
• Связанные — список связанных объектов.

Сведения о шаблоне

В сведениях о шаблоне отображается связь «Шаблон — Объект — Карта данных» для этого шаблона.

Имя шаблона отображается крупным шрифтом в самом верху.

• Имя шаблона — имя шаблона. Это имя совпадает с именем, указанным в верхней части страницы.
• Основной объект — шаблоны привязаны к одному объекту в Dynamics. Указанный объект является единственным объектом, в котором будет отображаться этот шаблон.
  • Это значение блокируется после создания соглашения.
• Сопоставление данных — в этом поле указывается имя карты данных, привязанной к шаблону.

• Активный — этот флажок определяет, доступен ли шаблон для пользователей при отправке из основного объекта.
• Отправка одним щелчком — если эта функция включена, при выборе шаблона происходит автоматическая отправка соглашения. 
  • Например:   У вас есть шаблон соглашения о неразглашении, созданный с использованием Контакта в качестве основного объекта, и раздел получателя настроен на импорт электронной почты контакта.
    • Отправитель должен выбрать шаблон соглашения о неразглашении из Контакта, которому его необходимо отправить. Этап конфигурации пропускается, и соглашение отправляется без дальнейшего взаимодействия.
    • Если получатель не настроен, то отправка одним щелчком игнорируется, и соглашение открывается для ручной настройки.

Получатели

В разделе Получатели содержится список получателей и порядок подписания, которые необходимо предварительно настроить для шаблона.

Получатели — можно жестко задать список получателей в шаблоне, щелкнув значок Новый получатель в правом верхнем углу окна.  Откроется всплывающее окно с параметрами конфигурации.

• По умолчанию список получателей остается пустым, чтобы отправитель мог заполнить его вручную при настройке соглашения.
• Чтобы целенаправленно добавить получателя по умолчанию, необходимо нажать Новый получатель и сохранить значения по умолчанию, представленные с включенной функцией Создать из основного объекта.

• Опция Переопределить проверку по умолчанию позволяет обойти метод проверки по умолчанию (установленный в разделе Безопасность) и применить другой метод проверки только для этого получателя.

• При добавлении дополнительных получателей (например, для внутренних процессов подписания) или получателей, которые не участвуют в процессе подписи, необходимо снять флажок с параметра Создать из основного объекта, а затем определить получателя. Это подходящий вариант для получателей копий, которые занимаются только управлением окончательными документами.

Информация о соглашении

Раздел Сведения о соглашении состоит из четырех разделов:

• Сведения о сообщении — Название соглашения и глобальное сообщение, которое каждый получатель видит в письме «Просьба подписать»
• Прикрепленные файлы — файлы, отправляемые для подписания
  
• Параметры соглашения — параметры для настройки соглашения
  
• Параметры безопасности — возможность защитить PDF паролем.

Сведения о сообщении

• Название соглашения — название соглашения явно заметно в процессе уведомления, указывается в теме письма, выделено жирным шрифтом в тексте письма, а в описании стандартного документа указывается мелким шрифтом (выделено желтым цветом ниже).
• Сообщение — поле «Сообщение» представляет собой открытое текстовое поле, в которое можно вставить любое сообщение или инструкции подписанту (выделено зеленым цветом ниже).

Прикрепить файлы

В этом разделе можно предварительно прикрепить файл к соглашению.  Например, если вы создаете шаблон для соглашения о неразглашении, вы можете вложить файл корпоративного соглашения о неразглашении непосредственно в шаблон, чтобы отправителю не приходилось этого делать.

Параметры соглашения:

• Предварительный просмотр и размещение подписей перед отправкой — при установке флажка соглашение автоматически открывает среду авторинга, чтобы отправитель мог размещать поля формы.
• Срок действия соглашения истекает — если установлен этот флажок, в соглашении определена дата окончания срока его действия.
  • Дней до соглашение срока действия соглашения — определяет количество дней, в течение которых сохраняется возможность подписания соглашения, если включена функция Срок действия Соглашения истекает.
• Добавить страницу для перехода после подписания — если эта функция включена, можно указать URL-адрес, на который получатель перейдет после завершения взаимодействия с соглашением.
  • Страница для перехода после подписания — это поле содержит URL-адрес страницы, на которую будут направлены получатели, если включена функция Добавить страницу для перехода после подписания.
  • Задержка в секундах для перенаправления — укажите, сколько секунд должно пройти до перенаправления получателя на страницу для перехода.
    
• Требовать личное подписание — если необходимо, чтобы подписант поставил свою подпись, используя локальную систему или планшет отправителя без использования электронной почты, отправители могут размещать подпись с помощью этого параметра.
• Требовать мою подпись — используется, когда отправитель принимает участие в процессе подписания.
  • Отправитель должен быть первым, последним или единственным подписантом.
  • Будет использоваться Указанный порядок подписания.

• Порядок подписания — выберите один из двух рабочих процессов для подписания документа.
  • В любом порядке — уведомляет всех подписантов одновременно и позволяет подписывать документ, не дожидаясь других участников.
  • Указанный порядок — обеспечивает соблюдение строгой последовательности подписания на основе порядка, в котором вы указали подписантов в соглашении.
• Тип подписи — выберите формат, в котором требуется подписать документ.
  • Электронная подпись — направляет ваши соглашения в электронном виде по электронной почте, с тем чтобы получатели подписали их в электронном виде.
  • Письменно — доставляет документы по электронной почте, предлагая подписанту распечатать документ и подписать его физически. Затем они должны загрузить документ обратно в систему Adobe Acrobat Sign, используя ту же ссылку из электронной почты
• Запланировать напоминания для получателей — определяет цикл напоминаний для транзакции.  Напоминания можно настроить для отправки текущему получателю ежедневно или еженедельно.
• Язык подписи — этот параметр определяет язык, используемый при отправке соглашения подписанту.  Все сообщения электронной почты и экранные подсказки/инструкции для подписанта будут указаны на выбранном языке.

Параметры защиты

В этом разделе определяется метод проверки по умолчанию для получателей, а также дополнительный пароль для окончательного документа PDF.

• Задать пароль, чтобы открыть подписанный файл PDF — включите этот параметр, если необходимо применить пароль к окончательному документу для предотвращения несанкционированного доступа.
• Подтверждение личности — определяет двухфакторную аутентификацию получателя.
  • Электронная почта — двухфакторная аутентификация не применяется.
  • Пароль — поле стандартного буквенно-цифрового пароля. Если используется этот вариант, отправитель должен сообщить пароль внешнему подписанту.
  • База знаний   — аутентификация на основе знаний использует общедоступные базы данных для того, чтобы задать подписанту несколько вопросов о его прошлом для проверки личности.
  • Веб-удостоверение— для второй аутентификации используются социальные сети.

Панель управления Hub позволяет быстро получить визуальное представление о соглашениях, связанных с вашим пользователем.

Отчеты позволяют детализировать каждый элемент и создавать новые графики, относящиеся к данному подмножеству данных.

Страница разбита на три раздела по умолчанию:

• Соглашения по статусу
• Статус соглашений по месяцам
• Соглашения, отправленные на этой неделе 

В разделе «Соглашения» представлен полный список соглашений, а также предусмотрена возможность их сортировки по метаданным (статус, дата создания, дата подписания и т. д.).

Также при необходимости можно создать новое соглашение.

Пользователи, имеющие доступ к функции сопоставления данных, могут сортировать, просматривать и редактировать существующие сопоставления данных.

Также можно создавать новые карты данных.

Пользователи, имеющие в системе полномочия по доступу к шаблонам, могут просматривать, сортировать и редактировать существующие шаблоны.

Также можно создавать новые шаблоны соглашений.

Администраторы Dynamics могут получить доступ и редактировать настройки уровня администратора для интеграции Adobe Acrobat Sign.

В пакет Adobe Acrobat Sign включено несколько встроенных сущностей CRM, с которыми можно связать ваши соглашения:

• Контакты
• Учетные записи
• Потенциальные клиенты
• Возможности
• Сметы
• Счета
• Заказы
• Контракты

Вы можете добавить к ним собственный пользовательский объект CRM (или любой другой встроенный объект CRM), выполнив несколько шагов.

В качестве примера предположим, что существует настраиваемый объект CRM под названием «Клиент».

• Откройте раздел Параметры > Настройка.

Откроется страница Настройка.

• Выберите пункт Настройка системы.

Страница Решение по умолчанию открывается в отдельном окне.

На левой панели под заголовком Компоненты.

• Раскройте список Объекты.
• Найдите пользовательский объект («Клиент» в данном случае) и разверните его.
• Для отображения полей и элементов управления нажмите на имя объекта.

• Копируйте значение из поля Имя (в данном примере это значение «new_customer»). 
  • Это внутреннее системное имя пользовательского объекта.
• Перейдите к параметру Связи 1:N в разделе пользовательского объекта.
  • Нажмите кнопку Новая связь «один ко многим».

Откроется новое окно Связь.

Создание новой связи:

1. Выберите Соглашение в поле Связанный объект.
   • Поле «Имя» изменится на {entityName}_adobe_agreement. 

     2. Вставьте имя пользовательского объекта («new_customer» в нашем примере) в поле Отображаемое имя.

• Значение в поле Имя изменяется на «new_» + {entityName} + «Id». (new_new_customerID)

    3. Нажмите Сохранить и закрыть.

• Окно Связь будет закрыто.
• Нажмите Опубликовать все настройки в верхней части страницы Связи 1:N.