Обзор
Система технологических процессов Microsoft Dynamics обеспечивает высокую настраиваемость последовательности связанных объектов для автоматизации процессов в среде Dynamics. Эти процессы могут быть запущены пользователем вручную или настроены на автоматический запуск при возникновении определенных событий.
Данный документ предназначен для знакомства с объектами Adobe Acrobat Sign, которые были добавлены в версии 7 пакета Adobe Acrobat Sign для MS Dynamics CRM, и их объяснения.
Он не предназначен для подробного объяснения системы пользовательских технологических процессов в Dynamics.
Adobe Acrobat Sign для MS Dynamics CRM поддерживает создание пользовательских технологических процессов в установочном пакете версии 7 только для решения 365 CRM.
Данный пакет содержит:
- Семь Activities, отдельные действия, которые можно использовать для создания собственных пользовательских процессов
- Два Actions, готовых к использованию «из коробки».Отличные повторно используемые процессы для множественных технологических процессов
- Один Workflow, функциональный пример (в статусе «Черновик»), который автоматически отправляет соглашение при установке сделки в статус «Выиграна»
Предыдущая версия Dynamics (2011/2013/2016) не поддерживается версией 7 пакета Adobe Acrobat Sign.
Перед созданием технологического процесса необходимо четко понимать документ, который будет подписываться, а также количество и порядок получателей, участвующих в процессе подписания.
Существует множество параметров, которые могут изменить порядок подписи, обычно путем вставки получателя в позицию первого получателя, сдвигая других получателей вниз по списку.
Действия
Activities являются строительными блоками Actions и Workflow, каждое из которых определяет отдельную задачу, которая может принимать входные данные от предыдущих действий или событий и создавать выходные данные для последующих действий.
Объединение серии Activities вместе создает Action или Workflow.
Доступно семь Activities Adobe Acrobat Sign:
Поля:
Название соглашения – название соглашения в том виде, в каком оно должно отображаться в сообщениях электронной почты получателям и как оно упоминается в среде Dynamics
Сообщение соглашения — глобальное сообщение, которое добавляется в уведомления по электронной почте для получателей
Тип подписи — определяет процесс подписи, применяемый Adobe Acrobat Sign. Имеются две опции:
- ESIGN — использует электронные подписи, применяемые полностью через веб-сеанс. Получатели могут использовать настольные или мобильные платформы для применения подписи
- WRITTEN — используется, когда требуется физическая подпись. Процесс требует от получателя распечатать файл, физически подписать документ, отсканировать документ обратно в формат PDF и загрузить его обратно в систему
Установить пароль для открытия подписанного PDF — необязательное поле, которое принимает строку пароля, применяемую к окончательному подписанному документу. Просмотр подписанного PDF во всех случаях требует пароль
Дни до истечения срока действия соглашения — любое значение, введенное в это поле, представляет количество дней, в течение которых соглашение остается подписываемым после его создания. Все получатели должны завершить свою часть процесса подписи до истечения этого времени, иначе соглашение отменяется
Параметры подписи отправителя — управляют процессом подписи получателя в отношении отправителя.Существует четыре варианта:
- Я не подписываю — если от отправителя не ожидается подпись просто потому, что он является отправителем
- Помните, что отправитель может быть добавлен как получатель другими способами, например через поиск
- Я подписываю первым — вставляет отправителя соглашения в список получателей как первого подписанта
- Я подписываю последним — вставляет отправителя соглашения в список получателей как последнего подписанта
- Подписываю только я — для процессов, где только отправитель применяет подпись. E.g. Запросы на отпуск
Параметры подписи отправителя напрямую влияют на порядок подписи соглашения, и переопределяют значение порядка получателя, как определено в действиях AddRecipient.
Если вы определили получателя со значением Порядок получателя равным 1, а затем настроили действие CreateAccount для вставки отправителя как первого подписанта (Я подписываю первым), то значения порядка получателя будут функционально сдвинуты вниз по списку.
1 будет рассматриваться как 2 и получит доступ только к полям signer2.
2 будет рассматриваться как 3 и так далее.
Подписание с личным присутствием — используется, когда получатель должен находиться в том же физическом месте, что и отправитель, и требуется разрешить личное подписание в системе отправителя.
Этот метод обходит стандартный процесс проверки электронной почты, поэтому настоятельно рекомендуется потребовать ввода дополнительной важной информации в форме (например, водительское удостоверение, номер социального страхования и т. д.) чтобы обеспечить надежную привязку к конкретному человеку
Требуется порядок подписания — этот параметр определяет основной процесс соглашения.
- Если задано значение True, используется последовательный процесс подписания, при котором доступ к соглашению получает по одному получателю за раз.Каждый получатель будет уведомлен, когда наступит его очередь работать с соглашением, но не раньше
- Если задано значение False, используется параллельный процесс подписания, при котором все получатели уведомляются одновременно, а подписи/согласования можно применять в любом порядке
URL-адрес целевой страницы после подписания — общедоступный URL-адрес, на который вы хотите перенаправить подписантов после применения их подписи.
- Если значение не указано, отображается стандартная страница после подписания, предоставляемая Adobe Acrobat Sign
Задержка в секундах для перенаправления — если указан URL-адрес целевой страницы после подписания , это поле определяет количество секунд, которое браузер ожидает после разрешения соглашения, прежде чем сработает перенаправление и браузер переключится на URL-адрес целевой страницы
Проверка личности — этот параметр определяет метод проверки по умолчанию для всех получателей, прикрепленных к соглашению.
- Это особенно применимо к соглашениям, которые импортируют получателей без использования действия AddRecipient :
- Когда для Параметров подписания отправителя задано значение «Я подписываю первым», «Я подписываю последним» или «Подписываю только я»
- Когда для Добавить основную электронную почту из родительской сущности задано значение true
- Получатели, добавленные через последующее действие AddRecipient , могут переопределить метод проверки личности по умолчанию
Все получатели проверяются, по крайней мере, путем аутентификации по адресу электронной почты, на который отправляется соглашение.
Двухфакторная аутентификация доступна в нескольких формах:
- Электронная почта — тип проверки по умолчанию. Используется для каждого получателя
- Телефон — двухфакторная проверка, которая отправляет SMS-сообщение получателю, когда он пытается получить доступ к соглашению.
- Номер телефона получателя и код страны должны быть указаны в поле Телефон получателя и поле Код страны получателя объекта AddRecipient
- Пароль — двухфакторная проверка, использующая стандартную строку буквенно-цифрового пароля
- Пароль должен быть передан получателю каким-либо внешним способом
- База знаний — двухфакторная проверка только для получателей в Соединенных Штатах.
- Использует важные данные из общедоступных баз данных для задания серии личных вопросов.
- Веб-идентификация — двухфакторная проверка, использующая успешную аутентификацию на одном из нескольких сайтов социальных сетей.
- Действительные сайты для аутентификации включают Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live и Twitter.
Задать пароль для проверки личности — Строка пароля, которая будет использоваться при выборе проверки пароля
Добавить основной адрес электронной почты родительского объекта как получателя — Когда установлено значение True, процесс импортирует адрес электронной почты основного объекта как первого подписанта в процессе подписания
Добавить основной адрес электронной почты родительского объекта как получателя непосредственно влияет на порядок подписания соглашения и переопределяет значение Порядок получателя, как определено в действиях AddRecipient.
Если вы определили получателя со значением Порядок получателя равным 1, а затем настроили действие CreateAccount на Добавить основной адрес электронной почты родительского объекта как получателя, то значения Порядок получателя будут функционально сдвинуты вниз по стеку.
1 будет рассматриваться как 2 и получит доступ только к полям подписанта 2.
2 будет рассматриваться как 3 и так далее.
Запланировать напоминания получателю — Определяет расписание напоминаний для соглашения.Возможны три варианта:
- Никогда — Напоминания не запланированы. Напоминания по-прежнему можно отправлять по требованию из объекта Agreement в Dynamics
- Каждый день до подписания — Напоминание по электронной почте отправляется каждый день до подписания соглашения
- Наблюдается десять итераций.После 10 дней напоминание истекает
- Каждую неделю до подписания — Напоминание по электронной почте отправляется раз в семь дней до подписания соглашения
- Наблюдается семь итераций.После шестидесяти дней напоминание истекает
Поле:
Выбрать шаблон соглашения — поле поиска, в котором представлены доступные шаблоны Adobe Acrobat Sign для создания соглашения
GetAgreementID не имеет входных полей и только один выход — идентификатор соглашения
Поля:
Ввод ID соглашения — Импорт ID соглашения из действия CreateAgreement
Добавить документы из — определяет источник документа. Документы всегда извлекаются из Заметок целевого объекта. Можно выбрать один из двух вариантов.
- Заметки основного объекта — документ извлекается из поля «Заметки» основного объекта
Например: если вы прикрепляете коммерческие предложения к возможностям, ваш технологический процесс может быть настроен на использование возможности в качестве основного объекта.
При запуске технологического процесса обработка перейдет к возможности для извлечения файлов, прикрепленных к Заметкам возможности, где будет прикреплено коммерческое предложение
- Заметки процесса — документы извлекаются из поля «Заметки» процесса, а не объекта
Например: если у вас есть пакет стандартных документов для новых сотрудников. Это стандартные типовые документы, и нет смысла прикреплять уникальные копии пустых документов к каждому новому пользователю, которого вы нанимаете. Прикрепление документов из процесса позволяет администратору контролировать процесс управления версиями и делает текущую версию документов доступной для всех, кому нужно запустить технологический процесс.
Выбрать процесс — имеет смысл только при выборе Добавить документы из Заметок процесса.
Этот параметр определяет процесс, из которого извлекаются файлы документов
Имя документа — любой данный объект или процесс может иметь более одного файла, прикрепленного к полю Заметки .
Указав Имя документа, вы гарантируете, что процесс извлечет только файлы, которые соответствуют названию файла.
Если Имя документа не указано, будут извлечены все файлы.
Добавить только последнюю версию документа — документы часто проходят через процесс управления версиями. Например, контракты могут иметь несколько итераций по мере согласования условий. Установив для параметра Добавить только последнюю версию документа значение True, извлекается только самая актуальная версия документа (на основе штампа времени/даты вложения).
Если параметр имеет значение False, будут извлечены все версии документов.
При создании глобального процесса (основная сущность не определена) помните, что документ должен быть получен из заметок процесса.
Поля:
Ввод идентификатора соглашения — импортирует идентификатор соглашения из операции CreateAgreement
Полное имя получателя — необязательное поле, которое вставляет Значение поля в шаблоны электронной почты, которые иначе показывали бы Значение адреса электронной почты получателя
Адрес электронной почты получателя — буквальный адрес электронной почты получателя. Значение используется для доставки документа и связывания получателя с соглашением.
Роль получателя — Что ожидается от получателя в отношении документа:
- Подписант — лицо, которое должно поставить юридическую подпись
- Утверждающий — получатели, которые должны утвердить документ, но не обязательно подписать его
- Копия — получатели копии не могут влиять на соглашение, они только наблюдают за процессом и обычно получают копию соглашения (в зависимости от настроек Adobe Acrobat Sign)
Порядок получателя — Значение представляет:
- Место получателя в цикле подписи, когда процесс подписи предусматривает последовательный путь подписи. Ввод 1 указывает, что получатель является первым получателем, который получит доступ к соглашению
- К каким полям получатель имеет доступ во время процесса подписи?Поля в документе определяются номером «подписанта».Ввод 1 указывает, что получатель должен иметь доступ к полям формы, предназначенным для «любого» и «подписант1»
В последовательном технологическом процессе получатель 2 уведомляется о соглашении только после того, как получатель 1 завершит свою часть, и не раньше.
Получателю 2 предоставляется доступ только к полям, предназначенным для «любого» и «подписант2».
Примечание для получателей копии: для ясности всем получателям копии следует назначить порядок получателя, который следует за последним получателем, фактически взаимодействующим с соглашением. Если у вас есть три получателя как часть цикла подписи, получатели копии должны иметь порядок получателя 4
Обратите особое внимание на порядок получателя и помните, что активность CreateAgreement может вставлять получателей в начало списка получателей.
Настройки, которые вставляют получателей:
- Параметры подписи отправителя: я подписываю первым — если параметры подписи отправителя настроены на я подписываю первым, то отправитель соглашения будет первым получателем.Всегда.
- Добавить основной адрес электронной почты родительского объекта — когда адрес электронной почты основного объекта добавляется использовании активность CreateAgreement вставляет этот адрес как первого получателя.
- Только параметр подписи отправителя (выше) может вставить получателя перед основным адресом электронной почты родительского объекта.
Переопределить проверку по умолчанию (устарело с версии 9.4.4.0) — позволяет назначить получателю другой метод проверки, отличный от значения по умолчанию, определенного в активности CreateAgreement
- False — при значении false метод проверки личности по умолчанию, определенный в действии CreateAgreement, применяется к данному получателю
- Истина — когда истина, к этому получателю будет применен метод проверки личности, определенный в этой активности AddRecipient (см. ниже)
Примечание. В связи с прекращением поддержки Override Default Verification начиная с версии 9.4.4.0 пользователи, обновившиеся до версии 9.4.4.0 или более поздней, не увидят параметр Override Default Verification при добавлении новых шагов AddRecipient и AddRecipientUsingLookup. Таким образом, обновление может привести к нарушению работы некоторых технологических процессов.
Identity Verification — все получатели проходят проверку, как минимум путем аутентификации по адресу электронной почты, на который отправляется соглашение. Двухфакторная аутентификация доступна в нескольких формах:
- Электронная почта — тип проверки по умолчанию. Используется для каждого получателя
- Телефон — двухфакторная проверка, при которой получателю отправляется SMS-сообщение при попытке доступа к соглашению.
- Номер телефона получателя и код страны необходимо указать в полях Recipient Phone и Recipient Country Code ниже
- Пароль — двухфакторная проверка с использованием стандартной буквенно-цифровой строки пароля
- Пароль должен быть передан получателю каким-либо внешним способом
- База знаний — двухфакторная проверка только для получателей в Соединенных Штатах.
- Использует нетривиальные данные из публичных баз данных для составления серии персональных вопросов
- Веб-идентификация — двухфакторная проверка с использованием успешной аутентификации на одном из нескольких сайтов социальных сетей
- Допустимые сайты для аутентификации: Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live или Twitter
Примечание для получателей копии: для всех получателей копии параметр Identity Verification должен по умолчанию оставаться EMAIL
Recipient Phone — номер телефона для процесса SMS-проверки по телефону
Recipient Country Code — код страны, который добавляется к номеру телефона для SMS-проверки
Recipient Password — строка пароля для использования при выборе проверки паролем
Для пользователей с функционирующим технологическим процессом Dynamics обновление с любой более ранней версии до Adobe Acrobat Sign для Dynamics 365 V 9.4.4.0 может привести к нарушению работы некоторых действий технологического процесса из-за изменений в технологических процессах. Например, действие AddRecipientUsingLookup может завершиться ошибкой, поскольку у него больше нет аргумента OverrideDefaultVerification.
Чтобы исправить эту проблему, пользователям необходимо удалить действие (шаг), которое завершается ошибкой, и добавить его снова со всеми соответствующими атрибутами действия, заполненными заново.
Поля:
Agreement ID Input — импортируйте идентификатор соглашения из действия CreateAgreement
Выберите тип получателя, который необходимо добавить — Это поле определяет тип объекта, который вы хотите найти при идентификации получателя. Доступные варианты:
- Потенциальный клиент
- Контакт
- Пользователь
Добавить потенциального клиента в качестве получателя — Позволяет сопоставить объект Потенциальный клиент с циклом подписания, когда в поле Выберите тип получателя, который необходимо добавить выбран Потенциальный клиент
Добавить контакт в качестве получателя — Позволяет сопоставить объект Контакт с циклом подписания, когда в поле Выберите тип получателя, который необходимо добавить выбран Контакт
Добавить пользователя в качестве получателя — Позволяет сопоставить объект Пользователь с циклом подписания, когда в поле Выберите тип получателя, который необходимо добавить выбран Пользователь
Помните, что при добавлении получателей с использованием указанных выше полей вы можете выполнить поиск в системе с помощью функции поиска или выбрать получателя через связанные объекты родительского объекта.
Роль получателя — Что должен делать получатель в отношении документа:
- Подписант — Лицо, которому необходимо поставить юридическую подпись
- Утверждающие — получатели, которым необходимо только утвердить документ, но не обязательно его подписывать
- Копия — Получатели копии не могут повлиять на соглашение, они являются только наблюдателями процесса и обычно получают копию соглашения (в зависимости от ваших настроек Adobe Acrobat Sign)
Порядок получателей — Это значение определяет место получателя в цикле подписания, когда процесс подписания предусматривает последовательный путь подписания.Ввод значения 1 указывает, что получатель является первым, кто получает доступ к соглашению.
Получатель 2 уведомляется о соглашении только после того, как получатель 1 завершит свою часть, и так далее.
Примечание для получателей копии: Для ясности всем получателям копии следует назначить порядок получателей, который следует за последним получателем, фактически взаимодействующим с соглашением.Если в цикле подписания участвуют три получателя, получатели копии должны иметь порядковый номер 4
Внимательно следите за порядком получателей и помните, что действие CreateAgreement может вставлять получателей в начало списка получателей.
Настройки, которые вставляют получателей:
- Параметры подписания отправителя: Я подписываю первым — Если Параметры подписания отправителя настроены на Я подписываю первым, то отправитель соглашения будет первым получателем. Всегда.
- Добавить основной адрес электронной почты родительского объекта — Когда адрес электронной почты основного объекта добавлен использовании действие CreateAgreement, этот адрес электронной почты вставляется как первый получатель.
- Только Параметр подписания отправителя (выше) может вставить получателя перед основным адресом электронной почты родительского объекта.
Переопределить проверку по умолчанию — Позволяет назначить получателю другой метод проверки, отличный от значения по умолчанию, определенного в действии CreateAgreement
- False — При значении false к этому получателю применяется метод проверки личности по умолчанию, определенный в действии CreateAgreement
- True — При значении true к этому получателю будет применен метод проверки личности, определенный в данном действии AddRecipient (см. ниже)
Проверка личности — Все получатели проверяются, по крайней мере, путем аутентификации по адресу электронной почты, на который отправляется соглашение. Двухфакторная аутентификация доступна в нескольких формах:
- Электронная почта — тип проверки по умолчанию. Применяется для каждого получателя
- Телефон — двухфакторная проверка, которая отправляет SMS-сообщение получателю при попытке получить доступ к соглашению.
- Номер телефона получателя и код страны необходимо указать в полях «Телефон получателя» и «Код страны получателя» ниже
- Пароль — двухфакторная проверка, которая использует стандартную буквенно-цифровую строку пароля
- Пароль необходимо передать получателю каким-либо внешним способом
- База знаний — двухфакторная проверка только для получателей в США.
- Использует сложные данные, извлеченные из публичных баз данных, для задания серии личных вопросов
- Веб-идентификация — двухфакторная проверка, которая использует успешную аутентификацию на одном из нескольких сайтов социальных сетей
- Действительные сайты для аутентификации включают: Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live или Twitter
Примечание для получателей копий: Для всех получателей копий следует оставить настройку «Проверка личности» по умолчанию — «ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА»
Телефон получателя — номер телефона, который будет использоваться для SMS-проверки
«Код страны получателя» — код страны, который добавляется к номеру телефона для SMS-проверки
«Пароль получателя» — строка пароля, которая будет использоваться при выборе проверки по паролю
Для пользователей с работающим технологическим процессом Dynamics обновление с любой более старой версии до Adobe Acrobat Sign для Dynamics 365 V 9.4.4.0 может привести к неработающим действиям технологического процесса из-за изменений в технологических процессах. Например, действие AddRecipientUsingLookup может не выполниться, поскольку у него больше нет аргумента OverrideDefaultVerification.
Чтобы устранить эту проблему, пользователям нужно удалить действие (шаг), которое не выполняется, и добавить его снова, заново заполнив все соответствующие атрибуты действия.
Поле:
«Ввод ID соглашения» — импортируйте ID соглашения из действия CreateAgreement
Действия
Действия — это тип процесса, который связывает активности для достижения определенного результата, но они не доступны пользователям напрямую.
Вместо этого их можно рассматривать как многоразовые модули, которые можно включать в рабочие процессы.Несколько тщательно созданных действий можно включить в широкий спектр различных рабочих процессов без необходимости перенастройки этих общих шагов.
Два предварительно настроенных действия доступны и готовы к использованию.
Это простые, широко используемые процессы, которые вы можете использовать при создании собственных рабочих процессов:
Это действие представляет собой простое универсальное действие для отправки соглашения одному получателю для электронной подписи.
В верхней части страницы свойств вы можете видеть, что:
- К этому процессу не привязана сущность
- Это делает действие доступным к любому типу рабочего процесса
- Поскольку нет основной сущности, файл должен быть получен из процесса
В цепочке процесса четыре действия:
- CreateAgreement
- Название соглашения и сообщение являются универсальными.Применимо практически к любому случаю
- ESIGN — это тип подписи, хорошее значение по умолчанию
- Отправитель не обязан подписывать
- Применяется последовательный порядок подписания
- Выбрана проверка электронной почты. Двухфакторная проверка отсутствует
- Расписание напоминаний не настроено
- AddRecipient
- ID соглашения импортируется из CreateAgreement
- Электронная почта получателя вставляется из объекта Arguments
- Получатель обозначен как номер 1 в подписи и является подписантом, поэтому требуется подпись
- AddDocument
- ID соглашения импортируется из CreateAgreement
- Файл извлекается из Заметок процесса
- Процесс, который содержит правильный файл, — это Send for Подпись процесс (этот же процесс)
- Процесс отправит все версии всех файлов, которые прикреплены к разделу Заметки процесса
- Имя документа не указано, поэтому будут прикреплены все файлы с уникальными именами
- Добавить только последнюю версию установлено на False, поэтому будут включены все версии
- SendAgreement
- Идентификатор соглашения импортируется из CreateAgreement
Этот Process — простое универсальное действие для отправки соглашения одному получателю для электронной подписи.
В верхней части страницы свойств можно увидеть:
- Основная Entity — это Opportunity
В цепочке процесса есть четыре действия:
- CreateAgreement
- Название соглашения и сообщение являются общими.Применимо практически ко всему
- ESIGN — это тип подписи, хороший по умолчанию
- Отправителю не требуется подписывать
- Применяется последовательный порядок подписи
- Выбрана проверка электронной почты.Без двухфакторной проверки
- Расписание напоминаний не настроено
- AddRecipient
- Идентификатор соглашения импортируется из CreateAgreement
- Адрес электронной почты получателя вставляется из объекта Contact
- Получатель определен как номер 1 в подписи и является подписывающим лицом, поэтому требуется подпись
- AddDocument
- Идентификатор соглашения импортируется из CreateAgreement
- Файл извлекается из мастер-Entity
- В процессе будут отправлены все версии всех файлов, которые прикреплены к разделу Заметки основной сущности
- Параметр Document Name не указан, поэтому будут прикреплены все файлы с уникальными именами
- Параметр Add Only the Latest Version имеет значение False, поэтому будут включены все версии
- SendAgreement
- Идентификатор соглашения импортируется из CreateAgreement
Рабочий процесс
Workflows — это тип Process, который может выполняться системой или пользователями по требованию.
Рабочие процессы обычно создаются с одним или несколькими компонентами Actions, Conditions или Activities.
Рабочие процессы могут реагировать на изменения на уровне полей или запускаться пользователями через Дополнительные параметры (...)меню для каждого Entity в зависимости от настроек.
Пакет Adobe Acrobat Sign for MS Dynamics CRM v7 содержит один предварительно настроенный технологический процесс в состоянии «Черновик». этот технологический процесс создан с Activities для демонстрации структуры, но с таким же успехом мог бы быть создан с одним условным событием-триггером и одним Action , содержащим Activities:
В верхней части страницы свойств видно, что:
- Основная Entity — это Opportunity
- Технологический процесс предназначен для обеспечения доступа по требованию
В разделе «Конструктор процессов» первая строка — это условие, которое может запустить технологический процесс:
Если Статус возможности изменится на Выиграна, то выполняется последовательность шагов.
В цепочке процессов четыре действия:
- CreateAgreement
- Название соглашения вставляется из Возможности
- Сообщение соглашения является общим
- ESIGN — это тип подписи
- Отправитель не обязан подписывать
- Применяется последовательный порядок подписания
- Выбрана проверка по электронной почте. Нет двухфакторной проверки
- Расписание напоминаний не настроено
- AddRecipientUsingLookup
- ID соглашения импортируется из CreateAgreement
- Получатель определяется как контакт
- Адрес электронной почты получателя вставляется из поля Contact объекта Opportunity
- Получатель определяется как номер 1 в подписи и является подписывающим лицом, поэтому требуется подпись
- AddDocument
- Идентификатор соглашения импортирован из CreateAgreement
- Файл извлекается из основного Entity
- Процесс отправит все версии всех файлов, которые прикреплены к разделу Заметки мастер-Entity
- Поскольку Имя документа не указано, будут прикреплены все файлы с уникальными именами
- Добавить только последнюю версию имеет значение False, поэтому будут включены все версии
- SendAgreement
- Идентификатор соглашения импортирован из CreateAgreement
Создание настраиваемого технологического процесса (пример)
Ниже приведен пример создания простого процесса для отправки договора о неразглашении информации (NDA) контакту в системе Dynamics.
В данном примере есть несколько условий, которые создают основу для принятия решений в технологическом процессе:
- Все получатели NDA существуют как контакт в системе Dynamics
- Документ NDA имеет версию контролируемую, и прикреплен через Заметки процесса, а не Entity
- Владелец контакта должен подписать договор в качестве второй стороны
- Договор необходимо отправить в архивный файл электронной почты
Если вы не знакомы с концепцией передачи выходных данных одного действия в качестве входных значений для последующего действия, стоит потратить время на изучение процесса.
Действия предназначены для получения входных значений от событий-триггеров или других действий, а затем предоставления новых значений для последующих действий в процессе.
На изображении ниже поле Agreement Id Input должно содержать значение идентификатора, импортированное из действия CreateAgreement.
Чтобы импортировать результат предыдущего действия, вам необходимо связать путь к объекту с полем, в которое нужно вставить значение:
- Щелкните один раз по полю, в которое нужно импортировать значение.
- Look for: список заполняется объектами, связанными с мастер Entity, а также {5}Local Values{6} из процесса
- Нажмите на список, чтобы развернуть его
- Значение, которое мы ищем, было создано в предыдущем Activity, что делает его Local Value, которое отображается в нижней части списка
- Выберите AdobeSign :Activities .CreateAgreement object
Список сворачивается, отображая выбранный объект как Look for: значение
Список непосредственно под полем Look for: Поле предоставляет все возможные выходные значения для выбранного объекта.
CreateAgreement имеет только одно выходное значение: Agreement ID Output
- Выберите правильное выходное значение и нажмите кнопку Add, чтобы вставить значение в раздел выбираемых значений чуть ниже
- Когда вы увидите Agreement ID Output в разделе выбираемых значений, нажмите OK , чтобы вставить это значение в поле
Для создания процесса:
- Перейдите в Adobe Acrobat Sign Admin > Create New Workflow
- Откроется новое окно-наложение Создание процесса
- Дайте процессу понятное название.Название процесса видно только администраторам
- Выберите Action из списка выбора Category
- Выберите основную Entity из списка выбора Entity
- Любую Entity в Dynamics можно выбрать, и она предоставляет объекты, которые можно использовать в технологическом процессе
- None (global) — это вариант для рабочих процессов, которые не привязаны к Entities
В данном примере предполагается, что любой, кому отправляется соглашение о неразглашении, является Contact, поэтому мы используем Contact в качестве мастер Entity.
- Нажмите OK.
- Откроется страница PowerApps , отображающая страницу Process Information
Пошаговый процесс создается в нижней части страницы.Прокрутите вниз до раздела Add Step
- Нажмите Add Step
- Прокрутите вниз до элемента списка выбора Adobe Acrobat Sign и разверните подменю
- Отображаются семь Activities для Adobe Acrobat Sign:
- AdobeSign.Activities.AddDocument
- AdobeSign.Activities.AddRecipient
- AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup
- AdobeSign.Activities.CreateAgreement
- AdobeSign.Activities.CreateAgreementFromTemplate
- AdobeSign.Activities.GetAgreementId
- AdobeSign.Activities.SendAgreement
- Отображаются семь Activities для Adobe Acrobat Sign:
Полный процесс подписания документа включает как минимум три из этих действий примерно в таком порядке:
Создать соглашение — «Соглашение» — это объект-контейнер, который содержит все значения конфигурации для полной транзакции в системе Adobe Acrobat Sign.
При создании соглашения есть два варианта
- Создать соглашение из шаблона — использует шаблон соглашения, который уже должен быть определен, импортируя все значения полей
- Создать соглашение — предоставить значения полей соглашения только для этого процесса
Добавить документ — прикрепляет файл (или файлы) для отправки
- Существует ограничение в 5 МБ на размер файла, который можно загрузить в Dynamics
- Документы добавляются через поле Заметки либо в основной сущности, либо в процессе, в зависимости от ваших потребностей
- Документы, прикрепленные к основным сущностям, обычно являются пользовательскими документами, такими как индивидуализированный контракт, который был бы прикреплен к возможности
- Документы, прикрепленные к процессу, могут быть стандартными документами с контролем версий, такими как соглашение о неразглашении
Можно добавить получателей перед документом.
Линейное мышление предполагает, что добавление документа в первую очередь улучшает понимание процесса, поскольку в большинстве случаев тип документа указывает, кто такие получатели и в каком порядке они должны участвовать в процессе подписания.
Добавить получателя — получатели — это люди, которые включены в завершение соглашения. Они могут включать:
- Подписанты — все, кто должен поставить юридическую подпись
- Утверждающих — получателей, которым нужно только утвердить документ, но не обязательно подписывать его
- Копии — исключительно наблюдатели, получатели копий не имеют возможности влиять на соглашение
- Отличный вариант для автоматического архивирования типа документа на адрес электронной почты
Есть два варианта добавления получателей:
- Добавить получателя с помощью поиска — использует Dynamics для импорта электронной почты получателя из сущности Dynamics
- Добавить получателя — позволяет включить получателя, который не связан ни с какой сущностью Dynamics, явно настроив электронную почту
Есть два способа создать процесс, где никакое действие AddRecipient не потребуется:
- Единственный получатель импортируется как основной адрес электронной почты из родительской сущности в действии CreateAgreement
- Единственный получатель является подписывающим лицом, использующим опцию Only I sign в поле Sender Signing Options в действии CreateAgreement
Send Agreement – Действие, которое берет настроенное Agreement и отправляет его в сервис Adobe Acrobat Sign, запуская процесс подписания
В нашем примере с NDA используется пять из шести действий (может быть только одно действие типа «Create Agreement») в пятиэтапном процессе:
1. Add Step - AdobeSign.Activities.CreateAgreement
- Нажмите Set Properties в записи шага, чтобы открыть свойства операции
- Определите Agreement Name – Название соглашения отображается в уведомлениях по электронной почте для ваших получателей и представляет соглашение в системе DynamicsИспользуйте интуитивно понятное название, которое указывает на характер документа, который ожидают ваши получатели
- Нажмите Save and Close после завершения
Значения полей для этого примера:
- Сообщение Agreement Message было изменено, чтобы предоставить понятные инструкции относительно прикрепленного документа
- Установлено значение срока действия 5, чтобы гарантировать, что этот юридический документ не останется открытым неприемлемо долгое время
- Соглашение истечет и автоматически отменится через 5 календарных дней
- Основной адрес электронной почты родительского объекта будет импортирован как первый получатель
- Напоминание запланировано на каждый день (учитывая, что соглашение истекает через пять дней)
По мере успешной настройки действий красный X удаляется из записей шагов
2. Add Step – AdobeSign.Activities.AddDocument
- Нажмите Set Properties в записи шага, чтобы открыть свойства действия
- Вставьте значение Agreement ID в поле Agreement Id Input
- Определите поле Добавить документы из
- Определите поле Выбрать процесс, если прикрепляете файл из процесса
- Настройте любые другие необходимые поля
- Нажмите Сохранить и закрыть.
Значения полей для этого примера:
- Добавить документы из поле настроен для получения NDA-файла из Заметок процесса
- Выбрать процесс — поскольку мы получаем файл из процесса, необходимо указать, какой процесс содержит файл
- Этот пример поиска ссылается на тот же процесс, который мы сейчас разрабатываем
- Имя документа оставлено пустым — поскольку направленность этого процесса очень узкая, касающаяся только NDA-контрактов, не ожидается, что к процессу будет прикреплен какой-либо другой файл, кроме NDA-файла
- Добавлять только последнюю версию документа имеет значение True.Если существуют повторяющиеся версии NDA, мы не хотим отправлять все версии, только самую последнюю
3. Добавить шаг — AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup (Пользователь)
- Нажмите Задать свойства в записи шага, чтобы открыть свойства активности
- Вставьте значение Agreement ID в поле Agreement Id Input
- Поскольку здесь добавляется получатель путем поиска, определите сущность, которая идентифицирует вашего получателя: потенциальный клиент, контакт или пользователь
- Определите роль получателя — является ли этот получатель подписантом, утверждающим или получателем копии
- Определите порядок получателя — поскольку это второй получатель, введите 2
- Поскольку активность CreateAgreement настроена на добавление мастер-адреса электронной почты из шаблон-сущности в качестве первого получателя
- Определите проверку личности — электронная почта используется по умолчанию. Если хотите добавить двухфакторную проверку, измените поле соответствующим образом
- Настройте любые другие необходимые поля
- Нажмите Сохранить и закрыть.
Значения полей для этого примера:
- Поскольку это второй получатель, выбран тип User Entity.Внутренние подписи обычно делаются после того, как внешний получатель поставил свою подпись
- Добавить пользователя в качестве получателя настроено для поиска Пользователя
- Подписывающий по умолчанию Signer остается на месте, так как подпись обязательна
- 2 вводится в поле Порядок получателя. Внутренний подписывающий всегда идет после внешнего подписывающего
4. Добавить шаг — AdobeSign.Activities.AddRecipient
- Нажмите Задать Свойства в записи шага, чтобы открыть свойства действия
- Введите значение Agreement ID в поле Agreement Id Input
- Укажите необязательное Полное имя получателя при наличии
- Добавьте Адрес электронной почты получателя
- Определите Роль получателя — является ли этот получатель подписывающим, утверждающим или получателем копии
- Определите Порядок получателя — Так как это третий получатель, введите 3
- Настройте все остальные необходимые поля
- Нажмите Сохранить и закрыть.
Значения полей для этого примера:
- Этот получатель является получателем копии для нашего внутреннего архивного адреса электронной почты NDA
- Вместо имени человека в поле Полное имя получателя вставляется соответствующее описание
- Добавляется полный адрес электронной почты
- Выбирается опция «Копия», так как этот получатель просто собирает наши подписанные Соглашения о неразглашении для резервного ведения записей
- 3 вводится в поле Порядок получателя. Получатель технически не участвует в цикле подписи, но поле обязательно для заполнения
- Получатели копий всегда должны указываться после получателей, которые участвуют в процессе подписи/утверждения
5. Добавить шаг - AdobeSign.Activities.SendAgreement
- Нажмите «Задать свойства» в записи шага, чтобы открыть свойства активности
- Вставьте значение Agreement ID в поле Agreement Id Input
- Нажмите Сохранить и закрыть.
После настройки всех шагов:
- Прокрутите к верху страницы и нажмите вкладку «Заметки».
- Открыв вкладку «Заметки», нажмите в поле с текстом «Введите заметку»
- Содержимое вкладки снова изменится, чтобы показать кнопку «Прикрепить файл»
- Нажмите «Прикрепить файл»
Появится новое всплывающее окно с кнопкой «Обзор», чтобы вы могли найти и прикрепить файл.
- Нажмите «Обзор...»
- Найдите файл и откройте его
- Это импортирует путь к файлу в поле «Имя файла» и закрывает «Обзор...» окно
- Нажмите кнопку «Прикрепить»
- Нажмите кнопку «Закрыть»
Файл теперь правильно прикреплен к «Заметки процесса»
После прикрепления файла к разделу «Заметки» процесса остается только активировать процесс.
- Нажмите кнопку Активировать в верхней части окна
Когда появится окно подтверждения активации, нажмите Активировать
Если ошибок нет, страница обновится, отобразив кнопку Деактивировать в верхней части страницы (заменив кнопку Активировать)
Действие завершено.
Чтобы сделать его доступным для пользователей, необходимо привязать его к технологическому процессу:
- Нажмите кнопку «Закрыть» в верхнем левом углу окна, чтобы закрыть страницу PowerApp
- Вернитесь на страницу Adobe Acrobat Sign Admin и снова нажмите Создать новый технологический процесс
- Открывается диалоговое окно Создать процесс
- Выберите Технологический процесс из списка Категория
- Выберите ту же Мастер сущность из списка Сущность, которую вы выбрали для процесса
- Это сущность, где отправители могут найти технологический процесс в списке
- Нажмите OK.
Загружается страница Информация о процессе.
Поскольку этот пример предназначен для договора о неразглашении, мы хотим включить его как опцию по требованию.
- Установите флажок рядом с Как процесс по требованию
- Нажмите кнопку Добавить шаг в конструкторе процессов
- Выберите Выполнить действие из списка вариантов
- В поле Действие выберите процесс, который только что был создан
- Поле Сущность заполняется автоматически на основе выбранного процесса
- Нажмите Задать Свойства в записи шага, чтобы открыть свойства активности
- Настройте параметр Target
- Нажмите Сохранить и закрыть.
- Когда все шаги настроены, прокрутите к началу страницы и нажмите Активировать
- Нажмите Активировать еще раз при запросе подтверждения
Технологический процесс завершен, и связан с основной сущностью (в данном примере — контакт).
Протестируйте технологический процесс:
- Перейдите к любому Контакту
- Нажмите список Дополнительные параметры на ленте (…)
- Нажмите Запустить технологический процесс
Отображается список технологических процессов, связанных с Сущностью
- Установите флажок рядом с технологическим процессом, который хотите запустить
- Нажмите Добавить в нижней части панели, чтобы запустить технологический процесс
- Нажмите ОК при запросе подтверждения, если хотите запустить технологический процесс
Гибридная маршрутизация для процессов подписи
Гибридная маршрутизация подписи представляет собой комбинацию последовательного процесса подписания, который имеет один или несколько этапов, где процесс подписания становится параллельным.
Больше чем любой другой тип процесса подписания, гибридная маршрутизация требует глубокого понимания формы, и порядка, в котором ожидается применение подписей.
Назначение поля (signer1, signer2 и т.д.) основывается на порядке, в котором получатели перечислены в процессе или пользовательском интерфейсе. На этапе параллельной подписи все получатели имеют одинаковый номер Порядка получателя, поэтому физическое размещение в процессе/пользовательском интерфейсе является вашей единственной подсказкой относительно того, к какому полю формы получатель имеет доступ.
Верхний получатель в процессе/пользовательском интерфейсе — это signer1.
Второй указанный получатель в процессе/пользовательском интерфейсе является signer2, даже если поток подписи параллельный и оба получателя указывают порядок получателя 1.
Требования и ограничения гибридной маршрутизации
- Гибридная маршрутизация работает только в том случае, если она включена в учетной записи Adobe Acrobat Sign
- Войдите в Adobe Acrobat Sign как администратор учетной записи
- Перейдите к Учетная запись > Настройки отправки > Порядок подписания > Разрешить отправителям указывать порядок гибридной маршрутизации
- Сохраните настройку
- Шаблоны соглашений не могут быть настроены для использования гибридной маршрутизации
- Гибридная маршрутизация не поддерживается, когда Тип подписи является Рукописным
- Гибридная маршрутизация не поддерживает процесс, где Порядок подписания отправителя является
- Я подписываю первым
- Я подписываю последним
- Подписываю только я
- Включение Мастер-адреса электронной почты из Шаблон-сущности идентифицирует получателя с Порядком получателя 1. Если есть другие получатели с Порядком получателя 1, то применяются правила гибридной маршрутизации
- Если определен процесс, где Order Entered = False (указывающий на параллельный поток подписи), но получатели не все имеют одинаковое Recipient Order значение (указывающее на последовательный поток подписи), то применяются правила гибридной маршрутизации.
Распространенные причины сбоя процесса
Иногда процесс, который не показывает ошибки в конфигурации, может завершиться сбоем во время выполнения.
Основные возможные причины:
- К разделу Заметки , из которого вы пытаетесь получить файл, не прикреплен ни один файл
- Метод Проверки подлинности, определенный в действии AddRecipient или CreateAgreement, запрещен настройками в вашей учетной записи Adobe Acrobat Sign
- В основной сущности отсутствует контакт, а в действии CreateAgreement для параметра Добавить основной адрес электронной почты родительской сущности в качестве получателя установлено значение True
Оптимизируйте свою работу с помощью Acrobat Sign
Легко и быстро управляйте документами и подписывайте их в Интернете.
