Прикрепить отчет аудита к электронным письмам и загрузкам в Acrobat Sign

Управляйте тем, будет ли Adobe Acrobat Sign добавлять отчет об аудите к файлам PDF соглашений, доставляемым в финальном письме о завершении, и к файлам PDF, загружаемым со страницы Управление.

Acrobat Sign может добавлять отчет об аудите к файлу PDF соглашения, доставляемому в финальном письме «Подписано и сохранено», и к файлам PDF соглашений, загружаемым со страницы Управление. Это объединяет подписанный документ и его журнал аудита в один файл, что упрощает ведение записей, но также может расширить распространение деталей аудита, особенно когда вложения отправляются по электронной почте.

Перед началом работы

• Для настройки этого параметра вы должны быть администратором учетной записи или администратором группы.
• Подтвердите, как ваша организация распространяет подписанные соглашения по электронной почте, прежде чем включать вложения отчетов об аудите.
• Изучите вашу политику управления данными, чтобы определить, следует ли делиться метаданными аудита с внешними получателями.

Конфигурация

Параметр Прикреплять отчеты об аудите к документам применяется ко всем соглашениям, отправляемым через Acrobat Sign.

Доступность

• Acrobat Sign Solutions: поддерживается
• Acrobat Sign for Government: поддерживается
• Acrobat Standard и Acrobat Pro: не поддерживается

Диапазон настроек

Параметр Прикреплять отчеты об аудите можно настроить на уровне учетной записи и группы.

• Настройки на уровне группы переопределяют настройки на уровне учетной записи.

Значение по умолчанию:

• Прикреплять отчет об аудите к электронному письму «Подписано и сохранено»: Все.
• Прикреплять текущий отчет об аудите к документам при загрузке со страницы «Управление»: Отключено.

Чтобы получить доступ к этой функции, в меню настройки для администраторов выберите Глобальные настройки > Прикрепление отчета об аудите к документам

Элементы управления

• Прикреплять отчета об аудите к электронному письму Подписано и сохранено
  • Никогда: никто не получает отчет об аудите с финальным вложением электронной почты.
  • Только для отправителя: только отправитель получает отчет об аудите с финальным файлом во вложении.
  • Все (по умолчанию): все получатели финального вложения электронной почты получают отчет об аудите.

Влияние. Этот элемент управления может существенно расширить возможности доставки электронных писем по завершении, поскольку получатели могут пересылать электронные письма и вложения.

• Прикреплять текущий отчет об аудите к документам при загрузке со страницы Управление
  • Включено: загрузки со страницы «Управление» включают один файл PDF с отчетом об аудите, добавленным в конец.
  • Отключено (по умолчанию): загрузки со страницы «Управление» включают только содержимое соглашения. Пользователи должны загружать отчет об аудите отдельно.

Способ применения

• Управление электронной почтой применяется к финальному письму о завершении («Подписано и сохранено»).
• Управление загрузкой применяется только в тех случаях, когда пользователь загружает соглашение со страницы Управление.
• Когда любой из элементов управления включен, Acrobat Sign добавляет отчет об аудите в конец файла PDF, который доставляется (загружается или прикрепляется к электронной почте).
• Если соглашение все еще в процессе, Acrobat Sign добавляет промежуточный отчет об аудите в том виде, в каком он существует на момент загрузки.

Рекомендации

• Ограничьте распространение отчетов об аудите по электронной почте, если только получатели не требуют полного журнала аудита.
• Используйте управление загрузкой на странице Управление для поддержки внутреннего ведения записей без автоматического расширения распространения по электронной почте.
• Подтвердите, что обмен отчетами об аудите с внешними сторонами соответствует политикам управления данными вашей организации.

Важная информация

• Управление электронной почтой применяется только в случае, если к итоговому письму о завершении прикреплен файл PDF подписанного соглашения.
• Получатели могут пересылать вложения электронной почты, что может расширить распространение отчета об аудите за пределы первоначальных участников.