Откройте Рабочие процессы > Power Automate > Создать рабочий процесс.
Последнее обновление
24 сент. 2023 г.
Создайте поток Power Automate, который автоматически сохраняет копию всех веб-форм с состоянием Завершено в указанную папку SharePoint.
Обзор
Этот шаблон автоматизирует процесс сохранения подписанных соглашений, созданных из веб-форм, в выбранный файл SharePoint. После завершения цикла подписания веб-формы поток извлекает подписанный документ PDF, создает новый файл в SharePoint и сохраняет его в указанном расположении в SharePoint.
Веб-форма считается заполненной, когда все получатели, определенные соглашением, выполняют назначенные им действия (подписывают, утверждают, заполняют форму и т. д.) в веб-форме.
Примеры использования
- Производство. Сохраняйте пройденные клиентами опросы, чтобы служба поддержки клиентов могла отслеживать отзывы и использовать их для улучшения продуктов и сервисов компании.
- Обучение. Сохраняйте пройденные учащимися опросы, чтобы сотрудники колледжа могли улучшать свои объекты, реорганизовывать преподавательский состав и т. д.
- Здравоохранение. Сохраняйте пройденные пациентами опросы, чтобы клиники и медицинские центры могли улучшать свои услуги.
-
-
На странице Что вы хотите автоматизировать? введите SharePoint в строке поиска.
-
Нажмите Выбрать для рабочего процесса, который хотите включить.
-
На странице Создание потока отображается:
- Редактируемое Имя потока. Это имя совпадает с именем исходного шаблона, которое можно редактировать.
- Соединители, необходимые для завершения потока.
- Соединитель окружает код API, создавая удобный интерфейс для сбора информации, требуемой для аутентификации в каждом нужном сервисе, а также для персонализации потока в соответствии с определенными требованиями пользователя. Сначала необходимо установить аутентифицированное подключение. На следующем шаге появится запрос на предоставление необходимой для соединителя информации.
- Для аутентификации соединителя нажмите три точки рядом с ним. Отобразится панель аутентификации для службы (приложения), где потребуется ввести учетные данные пользователя.
После успешной аутентификации между службой и Power Automate устанавливается постоянное подключение.
Зеленая галочка рядом с тремя точками указывает на аутентифицированное подключение.
Выполните аутентификацию для каждого соединителя в разделе Вход.
-
Нажмите Далее после аутентификации всех соединителей.
-
Страница обновляется для отображения обязательных полей в соединителях.
Для этого потока требуется:
- Имя/идентификатор веб-формы Acrobat Sign: раскрывающийся список веб-форм для пользователей, выполнивших аутентификацию в Acrobat Sign. Выберите веб-форму в раскрывающемся списке
- Адрес сайта SharePoint: URL-адрес сайта SharePoint. Пример:https://example.com/sites/sitename
- Путь к папке SharePoint: путь к файлу для целевой папки, в которой будут сохранены соглашения.
В результате выбора параметра Редактирование в расширенном режиме откроется детализированное представление соединителей и отобразятся все доступные поля для настройки потока.
Только пользователям с полным пониманием процессов Power Automate следует использовать расширенные возможности редактирования.
-
Выберите Создание потока после заполнения всех обязательных полей.
Создание потока может занять несколько секунд. По завершении откроется страница управления потоком.
ПримечаниеПотоки создаются с состоянием «включено». Если вы не хотите, чтобы поток был активен, выберите параметр Выключить на верхней панели действий.
Использование шаблона
Этот шаблон запускается событием (если состояние соглашения веб-формы обновлено до «Завершено»).
Если настройка и включение выполнены правильно, поток запускается автоматически при каждом событии триггера. Никаких действий со стороны пользователя не требуется.
Поток будет выполняться до отключения, если у учетной записи клиента в Power Automate есть транзакции (полученные в результате предоставленных в рамках интеграции прав или покупки непосредственно в Microsoft).
-
Проверьте папку SharePoint, чтобы убедиться, что в нее добавлено подписанное соглашение.
-
После завершения рабочего процесса соглашения иногда поток не запускается.
В таких случаях проверьте, есть ли ошибки триггера (с сообщениями), которые отображаются на странице сведений, и устраните их.
-
Конфигурация соединителя: иногда при наличии нескольких учетных записей SharePoint текущий сеанс может выполняться с использованием не той учетной записи.
В результате файл недоступен в нужной учетной записи. В таких случаях убедитесь, что вы вошли в правильную учетную запись.
-
Предоставление неправильного пути к папке может привести к сбоям потока.
Например, произойдет сбой /Apps/TestFiles/, если TestFiles или Apps не существуют.
Безопаснее выбирать путь в раскрывающемся списке или переходить по нему.
-
Разрешения: убедитесь, что Adobe Acrobat Sign имеет необходимые разрешения для доступа к папке SharePoint. В противном случае документ не удастся сохранить в указанном месте.
Как правило, зеленая галочка справа от соединителя указывает, что соединитель настроен правильно. При наличии ошибки любого рода отображается восклицательный знак. Нажмите его, чтобы увидеть больше информации.
-
Если нужная веб-форма отсутствует в поле «Веб-форма»
Повторно установите подключение Acrobat Sign, выбрав три точки рядом с соединителем Acrobat Sign и текущую роль пользователя во всплывающем окне («Администратор», «Администратор группы» или «Пользователь»).
Оптимизируйте свою работу с помощью Acrobat Sign
Легко и быстро управляйте документами и подписывайте их в Интернете.
