Настройки подписи

В этих настройках есть много опций, которые необходимо учитывать. Давайте рассмотрим их подробнее!

Перейдите в раздел Учетная запись > Настройки подписи.

Первые два параметра управляют автоматическим форматированием линии, над которой располагается подпись, а также данными подписи, которые указываются под линией:

• Использовать форматированные подписи и инициалы
  • В документ добавляется линия и подпись над ней
  • При отключении этого параметра размещается только подпись без отметок, которые указывают, что подпись является электронной
• Динамически изменять линию под подписью и инициалами 
  • Линия под подписью автоматически изменяется, чтобы быть на несколько пикселей длиннее, чем подпись или инициалы
  • При отключении этого параметра отображается целая линия, длина которой соответствует исходному полю подписи

Разрешить получателям ставить подпись и инициалы с помощью

Следующий раздел параметров управляет тем, как получатели подписывают документы. Если в вашей компании нет конкретных требований к подписанию, рекомендуется предоставлять получателям право самостоятельно выбирать способ подписания.

Предусмотрено несколько вариантов:

• Ввести имя и инициалы с помощью клавиатуры. Для большинства пользователей это самый простой способ, не требующий никаких дополнительных действий. Получатель вводит свое имя, и применяется шрифт, похожий на рукописный.
  • Динамически выбирать шрифт подписи. В Acrobat Sign доступны несколько шрифтов, имитирующих рукописный текст. По умолчанию они применяются в определенном порядке.  При выборе этого параметра исходная позиция шрифта определяется в случайном порядке.
• Рисование рукописной подписи и инициалов на экране с помощью мыши, стилуса или пальца — если эта опция включена, у получателей будет возможность физически нарисовать свою подпись.
• Загрузка изображения подписи и инициалов. При выборе этого параметра получатели смогут загружать изображение со своей подписью из локальной системы.

Разрешить получателям использовать свои сохраненные подписи

В данном разделе параметров можно разрешить получателям использовать имеющиеся сохранение подписи (сохраняются биометрические подписи и подписи-изображения).  Если вы предпочитаете отказать получателям в использовании сохраненных подписей, им придется рисовать ее или вводить на клавиатуре либо загружать с устройства (в зависимости от того, какие подписи вы разрешили).

Доступные варианты:

• Все получатели — если выбрано, всем получателям будет разрешено использовать их сохраненные подписи.
• Внутренние получатели. Использовать сохраненные подписи смогут только те получатели, которые в вашей учетной записи Acrobat Sign отображаются как пользователи.
• Никто. Никто не сможет использовать свои сохраненные подписи.

В этом разделе имеется следующий дополнительный флажок:

• Разрешить пользователям из моей учетной записи загружать изображения и сохранять их в своих профилях в качестве подписей и инициалов. Пользователи, отображаемые в вашей учетной записи Acrobat Sign, смогут загружать изображение своей подписи в разделе «Личные настройки».

Добавить фирменную символику вашей компании — прекрасный способ оформить документы и транзакции Acrobat Sign пользователей и подписывающих сторон.

Название компании и имя хоста в URL-адресе

В этом разделе можно указать название компании и имя хоста для вашей учетной записи. Это базовая информация, с помощью которой ваша учетную запись будет отражать актуальные сведения о вас. 

Эти два параметра настраиваются для учетной записи и не могут быть изменены на уровне группы.

Выполните вход как администратор учетной записи и выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Настройка учетной записи.

Название компании

Значение, введенное в это поле, подставляется автоматически в поле «Название компании» для новых пользователей, когда они создаются в учетной записи.

По умолчанию в Acrobat Sign пользователи могут изменять свои персональные настройки, включая параметр «Название компании» для индивидуального пользователя.

Для обновления значения поля Название компании в профиле всех пользователей в вашей учетной записи выполните следующее:

• Установите флажок в поле Задать название компании для всех пользователей в учетной записи.
• Нажмите Сохранить.

Для всех профилей пользователей будет применено значение в поле Название компании в качестве значения Компания в их пользовательских профилях.

Имя хоста

При указании имени хоста для учетной записи изменяется URL-адрес, по которому пользователи входят в систему, а также URL-адреса, по которым подписывающие стороны переходят к соглашениям.

В результате вы получаете URL-адреса с индивидуальным именем хоста.

Раздел «Глобальные настройки» на вкладке «Учетная запись» содержит множество полезных функций, и каждый из параметров подходит для конкретного типа использования.

Ниже представлено краткое описание каждого параметра и рекомендации. Тем не менее, вполне вероятно, что ваш вариант использования будет отличаться от «наиболее распространенного».

Выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Глобальные настройки.

• Прикреплять файл CSV с данными формы к электронным сообщениям подписанного соглашения отправителя
  Если вы используете формы и хотите получать файл CSV с данными полей для каждого подписанного документа, установите этот флажок. Однако отдельные CSV для каждой транзакции могут быть довольно громоздкими.
  
  Если вам нужно собирать данные или отправлять данные обратно в вашу CRM, то лучше потратить время на создание API-решения.
  


• Ограниченная видимость документа
  Эта функция позволяет отображать в транзакциях только файлы, назначенные указанным подписывающим сторонам. Чтобы получить максимальную пользу от ограниченной видимости документов, необходимо хорошо понимать ваш процесс подписания относительно отправляемых документов и способа их прикрепления.
  
  Если вы хотите отправить большую многофайловую транзакцию нескольким подписантам и скрыть части этого документа от одного или нескольких подписантов, то эта настройка для вас! Если у вас возникли сомнения, посмотрите небольшой видеоролик.

• Прикреплять копию подписанного документа PDF к отправляемым электронным сообщениям
  После завершения транзакции каждый ее участник получает копию по умолчанию. Данная настройка позволяет изменить параметры так, чтобы копии отправлялись только внутренним получателям, только внешним получателям, и тем и другим или никому.
  
  Способ настройки данного параметра, скорее всего, будет зависеть от характера ваших документов.Если вы собираете конфиденциальную информацию, не стоит отправлять подписанные копии по электронной почте. Таким образом вы обеспечите безопасность документов. Однако ваши клиенты, возможно, захотят получить копии документов. В таких случаях подписывающей стороне рекомендуется зарегистрировать бесплатную учетную запись Acrobat Sign и получить копию непосредственно из Acrobat Sign.
  


• Приложить отчет аудита к завершенным документам
  Если вам требуются отчеты об аудите, приложенные к копии подписанного документа, отправляемого вам по электронной почте, включите этот параметр как минимум для отправителя.
  


• Объединить несколько документов в один документ после подписания
  Когда вы загружаете несколько файлов для одной транзакции, Acrobat Sign объединяет эти файлы в один PDF перед отправкой на подписание.
  
  Эта настройка определяет, будут ли ваши электронные письма «Подписано и сохранено» содержать этот один большой PDF или документ будет разделен обратно на несколько файлов.
  

• Отправлять дополнительную копию каждого подписанного соглашения на эти адреса электронной почты

Этот параметр также находится в разделе «Внешний архив», но его можно настроить на уровне группы (для клиентов уровня «Бизнес» и «Организация»). Это позволяет, например, отправлять заполненные контракты на продажу в бухгалтерию или заполненные соглашения о неразглашении в юридический отдел.

• Загрузка подписанного документа
  Необходимо включить этот параметр, если подписывающим сторонам разрешено печатать документ, чтобы подписать его, и отправлять по факсу. Пользователь может распечатать документ и отправить его вам, и, если этот параметр не выбран, то, возможно, вы не сможете закрыть транзакцию в Acrobat Sign.
  
• Передача пользователям в моей учетной записи
  В данном случае передача означает разрешение другой подписывающей стороне (адресу эл. почты) подписать документ вместо вас. Делегирование не отменяет доступ первоначальной стороны, оно лишь предоставляет другому пользователю полномочия для подписания.
  
  В целом, мы выступаем за то, чтобы процесс подписания был максимально простым, а это означает разрешение делегирования. Однако в некоторых случаях документ должен быть подписан только назначенной стороной.
  

• Передача пользователям вне моей учетной записи
  Параметр аналогичен указанному выше, но эта функция предназначена для пользователей, которых нет в вашей учетной записи Acrobat Sign.
• Полномочия на подпись
  Данная настройка определяет уровень доступа по умолчанию для подписания документов пользователями вашей учетной записи Acrobat Sign.
  В целом мы рекомендуем по умолчанию разрешать всем подписывать. Если вы планируете использовать Acrobat Sign для любых HR-целей, вам определенно нужно разрешить всем подписывать.
  Если вы решите по умолчанию запретить всем привилегии подписания, вам нужно будет явно включить подписантов, которым действительно нужно подписывать.
  Совет!: Как администратор, вы не получаете автоматически права подписанта.Поэтому, если вам необходимо подписывать документы, и вы отказываетесь от права подписания для всех по умолчанию, следующее, что вам необходимо сделать, — это перейти в раздел «Пользователи и группы», щелкнуть свой адрес электронной почты и предоставить себе право подписания.
• Установить часовой пояс по умолчанию для использования в соглашениях, созданных пользователями в этой учетной записи
  Это устанавливает часовой пояс для меток времени/даты в ваших транзакциях.
  
• Настройки, связанные с администратором группы
  Клиенты с планами «Организации» и корпоративным планом могут иметь группы, и если у вас есть группы, возможно, вы захотите назначить администраторов для этих групп.
  Эти настройки позволят администраторам групп добавлять новых пользователей или изменять настройки уровня группы, чтобы настроить способы настройки соглашений пользователями в их группах..
  

Параметры отправки — это функции, отображающиеся при отправке на вкладке «Отправка». Этот раздел посвящен всем настройкам, которые доступны на этой странице.

Как и глобальные параметры, они очень сильно зависят от каждого отдельного случая применения.

Процесс настройки довольно долгий. Не будем терять время и начнем! Выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Параметры отправки.

• Показывать страницу отправки после входа в систему
  Эта настройка направит ваших пользователей на вкладку «Отправить» после входа в Acrobat Sign (вместо вкладки «Главная»).
  Если вы сталкиваетесь с досадными задержками при первом входе в систему, это скорее всего связано со сценариями, которые запускаются на вкладке «Главная», чтобы эти классные отчетные индикаторы отражали точные данные. Если пользователям нужно сразу перейти к процессу отправки, не проверяя данные на вкладке «Домашняя», то эта функция вам подойдет.
  
• Роли получателей
  Требует ли ваш рабочий процесс одобрения одного или нескольких человек, или у вас есть получатель, который должен заполнить контент формы без применения подписи?Включение ролей получателей позволяет создавать сложные технологические процессы со специализированными ролями.
  

• Прикрепление документов
  Этот параметр включает все ресурсы, из которых можно брать документы. Если у вас есть серьезная потребность в контроле версий ваших документов, то вы, вероятно, захотите отключить все, кроме библиотеки, где находятся текущие версии ваших форм.
  
• Языки
  С помощью этого параметра пользователи выбирают язык подписания для внешних подписывающих сторон на странице «Отправка».
  

• Шаблоны сообщений
  Значительно экономит время для пользователей с большими объемами работы. Шаблоны сообщений позволяют создать новое сообщение по умолчанию, а также определить большой массив других пользовательских шаблонов сообщений. Если вы обнаружите, что отправляете одни и те же документы с одним и тем же сообщением несколько раз в день, потратьте время на настройку этого.
  
• Личные сообщения получателям
  Этот параметр позволяет отправителям добавлять личные сообщения для каждого получателя.
  
• Разрешенные типы подписи
  По умолчанию включена только электронная подпись. Однако зачастую пользователям требуется выводить документы на печать и передавать их обратно по факсу. Если у вас могут быть некоторые клиенты, которые так думают, включите опцию «Подпись по факсу».
  
• Настройки подписи отправителя
  Эти настройки предназначены для отправителей, которым необходимо дополнительно подписывать документы. И если вы разрешаете отправителям также подписывать документы, стоит настроить значения по умолчанию согласно вашему технологическому процессу, чтобы минимизировать количество корректировок, которые отправители должны делать в каждой транзакции.
  
• Напоминания
  Если ваш процесс требует настройки напоминаний, данный параметр позволяет настроить периодичность напоминаний по умолчанию и сообщение, что дополнительно сокращает время цикла для отправителей.
  
• Защита подписанного документа паролем
  При этом включенном параметре пользователь должен будет ввести пароль, прежде чем сможет открыть подписанный PDF или просмотреть его онлайн.
  Это небольшое неудобство, но хорошая безопасность.
  
• Варианты идентификации подписанта
  Acrobat Sign допускает несколько методов двухфакторной аутентификации для подписантов. В зависимости от вашего конкретного случая можно разрешить один или несколько из этих параметров. Кроме того, можно разрешить или запретить отправителям выбирать метод аутентификации по желанию.
  

• Срок действия документа
  Если ваш сценарий использования включает «окна возможностей», такие как специальная цена, которая доступна только в течение следующих XX дней, то вы можете определить это окно и установить принудительное истечение срока действия документа, если он не подписан в требуемое время.
  Если вы включите эту опцию, рекомендуется рассмотреть включение опции Разрешить изменение настроек срока действия после отправки документа. Вам не нужно продлевать срок действия, однако иметь такую возможность очень полезно.
  
• Просмотр, разм. подп., добавление полей
  Если вы часто добавляете поля в документы в реальном времени, можно включить инструмент перетаскивания полей по умолчанию. Однако, если вы работаете с документами с контролем версий, вы, вероятно, захотите убрать возможность для пользователей корректировать поля.
  
• Порядок подписи
  Как правило, документы подписываются в последовательном порядке. Такая настройка задана по умолчанию. Однако, если вы обнаружите, что ваш наиболее распространенный технологический процесс использует параллельный процесс подписания, где всех просят подписать одновременно, вы можете настроить это здесь.
  У вас также есть возможность позволить отправителю выбрать, какой технологический процесс лучше всего подходит для их транзакций, если у вас есть опыт в обеих областях.

Параметры безопасности Acrobat Sign аналогичны общим параметрам безопасности с помощью паролей любого приложения, за исключением пары дополнительных функций.

Для настройки параметров безопасности перейдите в раздел: Учетная запись > Параметры учетной записи > Параметры безопасности.

• Параметры единого входа
  Пользователи входят в систему из базы пользователей Adobe или Google? В этом случае вам следует включить соответствующий параметр и отключить те, которые вы не планируете использовать.
  
• Параметр «Запомнить меня»
  С помощью этого параметра система запоминает данные для входа пользователя на определенный период. Выберите период в раскрывающемся списке.
  
• Политика паролей входа — для пользователей, аутентифицирующихся в устаревшей системе идентификации Acrobat Sign
  Эта настройка устанавливает параметры того, как часто пароль должен сбрасываться и сколько исторических паролей Acrobat Sign будет помнить, чтобы предотвратить установку повторяющихся паролей.
  
• Надежность пароля входа — для пользователей, аутентифицирующихся в устаревшей системе идентификации Acrobat Sign
  Требуемая надежность ваших паролей является ключом к обеспечению безопасности вашей учетной записи, и мы рекомендуем установить это Значение настолько высоким, насколько ваши пользователи будут терпеть.
  
• Тип шифрования PDF
  Ключевым моментом шифрования PDF является полное представление о том, какая версия Reader, вероятнее всего, установлена у подписывающих сторон. Более сложные способы шифрования требуют более современных версий Reader.
  Обычно говоря, если ваш целевой подписант в достаточной степени разбирается в технологиях, то вы можете довольно безопасно установить это Значение на 128-битный AES. Acrobat 7 был выпущен в начале 2005 года, и большинство людей с тех пор обновились.
  
• API
  Этот параметр разрешает несертифицированным партнерским приложениям получать доступ к данным этой учетной записи. Он также разрешает другим пользователям (помимо администраторов учетных записей) разрабатывать приложения, использующие Acrobat Sign API.
  
• Допустимые диапазоны IP-адресов
  Если внешние пользователи пытаются получить доступ к вашим пользователям, ограничение диапазона IP-адресов является превосходной мерой защиты. Просто убедитесь, что никому не нужно работать из дома или на мобильном устройстве вне ваших собственных сетей.
  
• Общий доступ к учетной записи
  Общий доступ к учетной записи — это удобная функция для ваших пользователей, однако будет также не лишним контролировать, кому они предоставляют доступ к своим учетным записям. Многие администраторы выбирают общий доступ к учетным записям только при создании новых пользователей и отключают параметр в масштабах учетной записи.
  
• Проверка удостоверения подписывающей стороны
  Должны ли пользователи входить в систему перед подписанием документа? Это может быть хорошей проверкой безопасности.
  
• Пароль для подписания соглашения
  Этот параметр позволяет применить политику паролей при защите документа от подписания или просмотра.
  
• Надежность пароля документа
  Укажите надежность пароля для подписания соглашения.
  

Планируете использовать API-интерфейс? Если у вас есть разработчик и вы хотите интегрировать Acrobat Sign в существующую систему CRM (или любую другую систему с поддержкой API-интерфейса), вам может потребоваться этот параметр.

Acrobat Sign поддерживает REST API:

Выберите Учетная запись > Acrobat Sign API.

Чтобы использовать API Adobe Document Cloud для доступа к данным клиентов, требуются OAuth Tokens.

Вы можете создать ключ интеграции, если у вас есть старое приложение, не поддерживающее OAuth.

Если вы не видите ссылку для создания ключа интеграции, обратитесь в службу поддержки.

Также на этой странице содержатся

• Ссылка на WSDL
• Ссылка на OAuth Tokens
• Ссылка на документацию по методам
• И ссылка на образцы API REST

Кроме того, после активации API в левой части отобразится новая ссылка на Журнал API-запросов. В данном журнале отображается XML из входящих вызовов API, и он может быть бесценным в устранении неполадок при наличии любых проблем с кодом.

Параметр REST API доступен через приложения API.

Находясь на странице, щелкните ссылку Создайте новое приложение, дайте приложению имя и нажмите на кнопку Создать приложение.

Идентификатор и секретное слово приложения будут созданы и немедленно отобразятся.

Разделение пользователей на функциональные группы может оказаться очень удобным, особенно если у вас имеются различные требования к подписи или структуры отчетности, которые необходимо соблюдать.

К счастью, создать группу в Acrobat Sign очень просто. Просто перейдите к
Аккаунт > Группы.

На странице «Группы» нажмите кнопку «+» в правом верхнем углу страницы и введите новое имя группы в соответствующее поле.

На странице также доступна ссылка для настройки параметров группы — нажмите строку для просмотра ссылки «Параметры группы». Эти настройки почти идентичны глобальным параметрам, указанным на уровне учетной записи, но, поскольку группы являются дочерним объектом учетной записи, настройки группы перезаписывают параметры учетной записи.

Вы также увидите, что имя группы всегда доступно для обновления, поэтому, если потребуется изменить имена групп, с этим не возникнет проблем.

Наконец, перейдем к добавлению пользователей!

Современное управление пользователями осуществляется в Adobe Admin Console, и существует несколько способов заполнить вашу организацию пользователями и предоставить им права на использование Adobe Acrobat Sign.

Admin Console описан в более обширной документации Adobe по управлению пользователями.Ниже приведены несколько наиболее актуальных страниц в зависимости от того, как вы планируете настроить вашу организацию

• Добавление пользователя
• Массовое добавление пользователей
• Добавление пользователей из каталога
• Добавление пользователей из службы MS Azure Active Directory
• Изменение имени и адреса электронной почты
• Повысить пользователя до роли администратора
• Типы идентификаторов пользователей и единый вход
• Аутентификация пользователей с помощью Microsoft Azure
• Аутентификация пользователей с помощью Google Federation
• Смена удостоверения пользователя
• Профили продуктов