Автоматически управляйте сроками хранения соглашений и связанных данных в Adobe Acrobat Sign с помощью настраиваемых политик хранения.
Управление данными в Adobe Acrobat Sign позволяет администраторам автоматически удалять соглашения и связанные данные из систем Acrobat Sign после определенного периода хранения. Это помогает организациям сократить объем хранимых данных, соблюдать требования нормативных актов и управлять жизненным циклом соглашений без ручной очистки.
Управление данными действует как отложенный триггер, который запускается только после того, как соглашение достигает своего окончательного состояния в системе.
Политики хранения применяются после того, как соглашение достигает терминального состояния, например, когда оно завершено, отменено или истекло. После запуска политика определяет, как долго соглашение и связанные данные хранятся до окончательного удаления.
По умолчанию соглашения и данные транзакций хранятся в Acrobat Sign, пока учетная запись активна, если только они не удалены вручную или не регулируются правилом хранения.
Как работает управление данными
Управление данными следует модели на основе триггеров:
- Соглашения достигают терминального состояния, когда Acrobat Sign записывает соглашение как завершенное, отмененное или истекшее.
- Правило хранения применяется, когда Acrobat Sign записывает соглашение в терминальном состоянии.
- Правило определяет, как долго соглашение и связанные данные хранятся до удаления.
- Только одно правило хранения активно одновременно для новых терминальных соглашений. Когда создается новое правило, оно становится активным правилом и применяется ко всем соглашениям, которые достигают терминального состояния в будущем. Ранее активные правила продолжают применяться к соглашениям, которые уже были им назначены, и их не нужно отключать.
Правила хранения принимаются из основной группы, к которой принадлежит отправляющий пользователь в момент, когда соглашение достигает терминального состояния. Если пользователь меняет основные группы до завершения соглашения, применяются правила хранения новой группы.
Периоды хранения применяются на основе настроенной продолжительности с момента записи соглашения в терминальном состоянии. Поскольку обработка терминального состояния может быть отложена до 12 часов, начало периода хранения также может быть отложено.
Как время терминального состояния влияет на управление данными
Политики управления данными начинают действовать только после того, как соглашение достигает терминального состояния, такого как завершенное, отмененное или истекшее.
Для оптимизации производительности системы Acrobat Sign обрабатывает события терминального состояния в часы низкой нагрузки на основе сервера, который обрабатывал соглашение. Часы наименьшей загруженности: с 19:00 до 07:00 по местному времени местоположения сервера.
Если соглашение достигает терминального условия в часы пиковой нагрузки, событие ставится в очередь и обрабатывается в следующем окне низкой нагрузки. Это может задержать окончательное обновление статуса до 12 часов.
В течение этого окна обработки:
- Соглашение остается в предыдущем состоянии «В процессе» как на странице «Управление», так и в ответах API.
- Получатели больше не могут подписать соглашение и получают ошибку при попытке доступа к нему.
- Для соглашений с истекающим сроком действия отправители могут обновить дату истечения в течение этого периода, чтобы продлить период подписания.
- Конечное событие не записывается в отчет аудита до завершения обработки.
Поскольку политики управления данными запускаются только после того, как соглашение достигает финального состояния, любая задержка в обработке также задерживает начало периода хранения.
Способ применения
Организации используют управление данными для:
- автоматического удаления завершенных или неактивных соглашений через определенный период;
- сокращения объема хранимых данных соглашений;
- хранения документов согласно внутренним политикам соответствия;
- управления жизненным циклом данных без непосредственного вмешательства.
Если правило хранения не определено, когда соглашение достигает конечного состояния, дата удаления не назначается. Соглашения остаются в системе до тех пор, пока они не будут удалены вручную или через инструменты GDPR.
Что можно удалить
Правила хранения определяют, какие данные удаляются при выполнении правила:
- Документ соглашения.
- Отчет об аудите.
- Связанные персональные данные, собранные во время транзакции.
- Соглашения, которые используют метод аутентификации, создающий отчет о личности подписанта — этот отчет удаляется как часть персональных данных.
Аудит и персональные данные должны храниться как минимум столько же, сколько соглашение, и могут быть настроены для более длительного хранения при необходимости.
Важная информация
- Правила хранения применяются, когда соглашение переходит в завершающую стадию, а не при создании соглашения.
- К соглашению применяется только одно правило хранения в момент, когда оно становится конечным.
- Правила хранения зависят от группы, к которой принадлежит отправляющий пользователь в момент, когда соглашение достигает завершающего этапа.
- Если пользователь меняет группы до завершения соглашения, применяются правила новой группы.
- Обработка конечного состояния может быть задержана до 12 часов в периоды пиковой нагрузки, что задерживает начало политики хранения.
- Если правило хранения не определено, соглашения сохраняются до ручного удаления или удаления через другие процессы.
Оптимизируйте свою работу с помощью Acrobat Sign
Легко и быстро управляйте документами и подписывайте их в Интернете.
