Перейдите к записи объекта (например, «Возможность» или «Учетная запись») в Dynamics CRM и выберите ее, чтобы открыть.
Последнее обновление
30 апр. 2024 г.
Обзор
Интеграция Adobe Acrobat Sign с Microsoft Dynamics предлагает готовое решение для получения подписей для форм, контрактов, соглашений или любых документов. Интеграция Acrobat Sign для Dynamics 365 CRM обеспечивает следующие преимущества:
- Встроенная функциональность Acrobat Sign в записях CRM, таких как контакты, учетные записи, лиды, возможности, заказы, счета-фактуры, коммерческие предложения, контракты и любые пользовательские сущности CRM, определяемые администраторами.
- Ускорение процесса от предложения до оплаты путем мгновенной отправки соглашений из Dynamics.
- Объединение данных из сущностей Dynamics (таких как учетные записи и контакты) в соглашения и передачу данных, собранных от подписывающих в процессе подписания, обратно в Dynamics.
- Доступно на мобильных устройствах через Sales Hub (доступно в Dynamics 365 версии 9.0 и более поздних).
- Гибкость подписания, позволяющую получателям подписывать в любом месте, в любое время и на любом устройстве.
- Отслеживание документов, отправленных на подпись, из Dynamics.
- Устранение необходимости ручного выполнения действий на всех этапах процесса.
Adobe Acrobat Sign для Microsoft Dynamics Online: Руководство пользователя объясняет, как использовать интеграцию Acrobat Sign для Microsoft Dynamics CRM (версия 9.0 для облачной среды и более поздние версии).В нем приведены инструкции о том, как:
Acrobat Sign устанавливается администратором Dynamics, доступ предоставляется через роли безопасности.
Страница Home в Acrobat Sign обеспечивает доступ к важным функциям и возможностям.
Баннер Добро пожаловать содержит ссылку Подробнее, которая открывает Руководство пользователя (данный документ) и доступна до тех пор, пока пользователь не начнет создавать соглашения.
Когда вы создаете соглашение, приветственное сообщение и ссылка Подробнее заменяются ссылками на фильтры соглашений.
Вы можете просматривать текущие соглашения или отправлять новое соглашение на подпись, используя следующие варианты:
- Соглашения в процессе — отображает список всех соглашений, созданных пользователем, которые в настоящее время выполняются.
- Ожидает вас — отображает список соглашений, которые в настоящее время ожидают вашего внимания как получателя.
- Запросить подписи — позволяет создать новое соглашение и отправить его на подпись.
Примечание. Если вы не видите опцию Acrobat Sign на главной странице, обратитесь к администратору Dynamics с запросом на предоставление доступа пользователю.
Администраторы Microsoft Dynamics имеют доступ к следующим административным инструментам на главной странице:
- Создать сопоставление данных — ярлык к странице создания Сопоставлений данных
- Создать многоразовый шаблон — ярлык к странице создания Шаблона соглашения
- Предоставить доступ пользователю — ярлык к разделу Роли безопасности руководства по установке
Просмотр новостей, предупреждений и сообщений об ошибках
Главная страница Acrobat Sign сообщает новости, предупреждения и ошибки при их наличии.Вы можете просмотреть подробности сообщения и закрыть сообщения.
Вы можете создавать и отправлять соглашения на подпись любым из следующих способов:
- Через объект Dynamics
- Через меню + (Новый)
- Через страницу «Соглашения»
Чтобы отправить соглашения через объект Dynamics:
В верхнем меню выберите 
(меню дополнительных команд) > «Запросить подписи».
Откроется запись объекта как новое соглашение.
На открывшейся странице «Новое соглашение» настройте параметры соглашения, как описано в шагах ниже.
В разделе Получатели:
- Чтобы добавить одного или нескольких подписантов, выберите + Добавить получателя.
- В открывшемся диалоговом окне Быстрое создание: получатель:
- В поле Тип получателя выберите один из следующих типов получателей:
Новый — когда получатель не является известным значением в Dynamics
Контакт — для получателей, которые определены как сущности «Контакт» в Dynamics
Потенциальный клиент — для получателей, которые определены как потенциальные клиенты в Dynamics
Пользователь — описывает внутренних пользователей вашей среды Dynamics - Для новых получателей укажите полное имя получателя, адрес электронной почты и роль.
- При необходимости укажите метод проверки личности.
- По завершении выберите Сохранить и закрыть.
- В поле Тип получателя выберите один из следующих типов получателей:
- Чтобы включить себя в качестве подписанта, выберите + Добавить меня.Это добавляет строку получателя с вашими пользовательскими данными.
- В поле Роль получателя выберите одну из следующих ролей для каждого получателя:
- Подписант (по умолчанию): подписанты должны поставить хотя бы одну подпись в соглашении.
- Утверждающий: утверждающим не требуется подписывать соглашение (хотя они могут это делать, если размещены поля подписи), но они должны активно «утвердить» соглашение, что является регистрируемым событием.
- Копия: стороны, получающие копию (CC), включаются в процесс уведомления о соглашении, но не взаимодействуют с соглашением или циклом подписания.
- В поле Аутентификация выберите один из следующих методов аутентификации для каждого получателя:
- Электронная почта: это значение по умолчанию, которое требует, чтобы получатель получил доступ к соглашению по ссылке в электронном письме.
- Acrobat Sign: требует, чтобы получатель прошел аутентификацию в системе идентификации Adobe.Соглашения, подписанные только отправителем, должны иметь Проверку личности, установленную на Acrobat Sign.
- Телефон: отправляет сообщение получателю с кодом, который он должен ввести.Отправитель должен указать номер телефона получателя при настройке получателя.
- Пароль: отправитель должен отдельно поделиться информацией о пароле с получателем, чтобы он мог подтвердить свою личность.
- База знаний: пользователи из США могут проверить публичную информацию получателя (и дополнительно их номер социального страхования в США), чтобы задать серию вопросов.
- Чтобы установить последовательный порядок подписания для получателей, установите флажок Подписывать по порядку.Это отправляет соглашение в том порядке, в котором получатели перечислены в разделе Получатели.
Чтобы изменить порядок подписания получателя, выберите поле «Порядок подписания» в строке получателя, а затем отредактируйте значение порядка.Это автоматически корректирует порядок для других получателей. - Когда это будет сделано, нажмите Сохранить.
В разделе Файлы выберите + Добавить файлы, а затем выберите нужный файл из одного из следующих местоположений:
- Мой компьютер.
- Шаблоны: Предоставляет доступ к шаблонам, загруженным в вашу учетную запись Acrobat Sign.
- Прикрепить файл из библиотеки Acrobat Sign: Доступно только при создании нового документа соглашения и недоступно при создании шаблона. Только администраторы могут добавлять документы в библиотеку.
Примечание. Все прикрепленные файлы объединяются в один PDF для процесса подписания. Порядок документов основан на их последовательности в разделе «Вложения». Чтобы изменить порядок документов, выберите поле Order и вручную обновите номер документа.
В разделе «Сообщение» заполните следующие поля:
- Тема — Тема играет важную роль в процессе уведомления, отображаясь в строке темы электронного письма, полужирным шрифтом в тексте письма и более мелким шрифтом в стандартном описании (выделено желтым ниже).
- Сообщение — Поле Сообщение представляет собой открытое текстовое поле, где можно вставить любое сообщение или инструкции для подписанта (выделено зеленым ниже).
В разделе Настройки при необходимости можно включить любые из следующих параметров:
- Предварительный просмотр и размещение подписей перед отправкой: Автоматически открывает соглашение в режиме редактирования для размещения полей формы.
- Крайний срок завершения: Устанавливает дату окончания для соглашения.
- Дни до истечения срока соглашения: Определяет количество дней, в течение которых соглашение остается доступным для подписания при включении функции Истечение срока соглашения.
- Требовать личное подписание: Обязывает получателя подписать лично в локальной системе или на планшете отправителя без использования электронной почты.
Примечание. Для аутентификации KBA, Adobe Sign и по телефону необходимо включить сторонние файлы cookie в вашем браузере.
- Добавить страницу переадресации после подписания: Позволяет задать URL, на который будет перенаправлен получатель после завершения взаимодействия с соглашением.
- Страница переадресации после подписания: Это поле содержит URL страницы, на которую нужно направить получателей при включении Добавить страницу переадресации после подписания.
- Задержка в секундах для переадресации: Требуется при определении Страницы переадресации после подписания, этот параметр определяет, какая задержка должна соблюдаться после применения подписи и до переадресации получателя на указанную страницу.
- Напоминание получателю: Определяет цикл напоминаний (ежедневно или еженедельно) для транзакции.
- Тип подписи: можно задать тип электронной или письменной подписи для вашего соглашения.
Администраторы могут включить возможность для получателей выбирать письменную подпись вместо электронной подписи или наоборот.
Для письменных подписей получатель должен загрузить документ, физически подписать его, а затем загрузить отсканированное изображение этого подписанного документа. - Язык получателя: эта опция определяет язык, используемый в электронной почте и веб-интерфейсе для получателя.
- Защита паролем: позволяет применить пароль к итоговому документу для предотвращения несанкционированного доступа.
После предоставления всех необходимых сведений в верхней строке меню выберите Отправить соглашение.
Отправка соглашений через сущность Dynamics с использованием шаблонов
Администраторы Microsoft Dynamics могут создавать многоразовые шаблоны для любых повторяющихся процессов с предсказуемым технологическим процессом. Эти шаблоны перечислены в алфавитном порядке в подменю «Запросить подписи».
При использовании шаблона соглашения предопределенные поля заполняются автоматически, и вам нужно только предоставить сведения о получателях соглашения, название соглашения и добавить документ для подписания.
Администраторы Dynamics могут создать один или несколько шаблонов для любого объекта Dynamics (контакт, возможность, учетная запись). При этом автоматически настраиваются параметры документа, и отправителю не нужно настраивать многочисленные параметры вручную.
Чтобы перейти к шаблонам, нажмите на значок Дополнительные команды (...) в ленте.
Отправка соглашений через меню + (Создать)
Если вы знаете тип объекта, на основе которого построен шаблон, можно быстро создать и отправить соглашение из меню + Создать. Выполните следующие действия:
- В верхнем меню выберите значок + (Создать) > Соглашение.
Откроется панель Быстрое создание: Соглашение. - Выберите объект (например, возможность в данном случае), связанный с шаблоном, который вы хотите использовать.
Откроются два поля поиска, которые позволят выбрать конкретный объект, с которым нужно связать соглашение, и шаблон, который нужно использовать. - Выберите поле Выбрать возможность и выберите запись из доступных вариантов.
- Выберите поле Выбрать шаблон и выберите шаблон из списка связанных шаблонов.
- Нажмите Сохранить.
Создается соглашение на основе значений шаблона:
- Если к шаблону не прикреплен получатель или файл, соглашение создается со статусом Черновик .
- Если к шаблону прикреплены получатель и файл, но в шаблоне не включена функция отправки в один клик, соглашение создается со статусом Черновик .
- Если к шаблону прикреплены получатель и файл, и включена функция отправки в один клик , соглашение автоматически отправляется для подписания.
Примечание
Систему быстрого создания могут использовать только следующие стандартные объекты в Dynamics:
- Возможность
- Контакт
- Потенциальный клиент
- Счет
- Контракт
- Счет-фактура
- Заказ
- Смета
- Пользователь
Соглашения, отправленные из пользовательских сущностей, должны начинаться с пункта меню Запросить подписи.
Если ваша компания развернула Adobe Acrobat Sign для Dynamics версии 9.2 или более поздней, у вас есть доступ к функциональности Adobe Acrobat Sign в центрах Dynamics Sales Hub, Customer Service Hub и Field Services.
В этих Центрах реализованы те же функциональные возможности и улучшенное форматирование, что обеспечивает прямой доступ к документам с телефонов, планшетов и любых других мобильных устройств.
Графические отчеты по соглашениям, связанным с вашим пользователем, можно просматривать с помощью панели мониторинга Adobe Acrobat Sign.По умолчанию панель мониторинга отображает отчеты в следующих трех категориях:
- Соглашения по статусу
- Статус соглашений по месяцам
- Соглашения, отправленные на этой неделе
Графики позволяют просматривать детальную информацию по каждому элементу отчета.Выполните следующие действия:
- Наведите курсор на элемент, по которому хотите получить подробную информацию.
- В появившемся диалоговом окне выберите нужный атрибут и тип диаграммы.
Отобразятся новые графики для конкретного подмножества данных.
Центр соглашений можно использовать для:
- Просмотрите полный список соглашений в вашей учетной записи.
- Сортировки соглашений по метаданным, таким как статус, дата создания, дата подписания и другим.
- Создания новых соглашений.
- Управления соглашениями.
Имея доступ к сопоставлению данных, можно сортировать, просматривать и редактировать существующие сопоставления данных или создавать новые карты данных.
Пользователи с системными полномочиями доступа к шаблонам могут просматривать, сортировать и редактировать существующие шаблоны.Центр шаблонов соглашений можно использовать для создания новых шаблонов соглашений.
Администраторы учетных записей Microsoft Dynamics могут получать доступ к настройкам уровня администратора для интеграции Adobe Acrobat Sign и редактировать их.
Примечание
Теперь вы можете запретить сохранение копии подписанного документа в Microsoft Dynamics, включив настройку Заблокировать доступ к документу соглашения в разделе Конфигурация.
Когда вы включаете настройку «Заблокировать доступ к документу соглашения»:
- Она не позволяет пользователям просматривать или скачивать подписанное соглашение из среды Dynamics.
- Она автоматически отключает следующие настройки:
- Прикрепить подписанные документы к сущности соглашений
- Прикрепить объединенный журнал аудита с подписанным соглашением
- Отображать изображения предварительного просмотра документа
- Она не изменяет статус существующих соглашений.Настройка применяется только к соглашениям, подписанным после ее включения.
- Она не удаляет существующие соглашения из среды Microsoft Dynamics.
Статус соглашения указывает на его текущее правовое состояние и обновляется в Dynamics с заданным интервалом опроса.Значения статуса:
- Черновик — соглашение, которое создано, но еще не отправлено.
- На подпись — активно находится в процессе подписания.
- Подписано/Одобрено — полностью завершено всеми сторонами.
- Отменено — процесс подписания был отменен до получения всех подписей.
- Истекло — соглашение, которое не было завершено до установленной даты истечения срока действия.
Вы легко можете найти соглашение, проверив сущности, связанные с основной сущностью, которую вы использовали для создания соглашения.
Например, если вы создали соглашение с помощью контакта, вы можете проверить, какие объекты связаны, перейдя к контакту, а затем выбрав Связанные > Соглашения.
В окне связей отображается объект «Соглашения», который можно выбрать, чтобы открыть полный список соглашений, связанных с сущностью.
Чтобы просмотреть статус соглашения, перейдите к Adobe Acrobat Sign > Соглашения.
На странице «Соглашения» отображаются все документы, независимо от объекта.
- Подписанные соглашения отображают Название, Статус соглашения и даты соглашений.
- Отклоненные, На подписании и Черновые соглашения не содержат дату Подписано, так как они не были завершены.
- Поле Подписано отражает дату и время завершения и юридического подписания соглашения.Промежуточные подписи в процессе подписания не отражаются.
Вы можете выполнить любое из следующих действий для неподписанных соглашений:
- Обновить статус — активно опрашивает сервер Adobe Acrobat Sign, чтобы получить текущий статус.
- Отправить напоминание — немедленно отправляет напоминание по электронной почте текущему подписанту соглашения.
- Отменить соглашение — отменяет соглашение в системе и отправляет уведомление об отмене подписанту.
Оптимизируйте свою работу с помощью Acrobat Sign
Легко и быстро управляйте документами и подписывайте их в Интернете.
