Используйте дизайнер пользовательских рабочих процессов, чтобы формировать страницы настраиваемого создания для поддержки документов, политик и отраслевых требований.
Дизайнер пользовательских рабочих процессов предоставляет для пользователей среду, позволяющую создавать шаблоны рабочих процессов, которые в свою очередь автоматически формируют страницу создания. Благодаря этому страница настраиваемого создания учитывает требования бизнеса, оптимизируя тем самым составление соглашений и процессы для согласованного подписания. Интуитивно понятный интерфейс позволяет указывать сведения об участниках (адреса электронной почты, имена, роли и порядок подписания), включать конкретные документы, устанавливать предварительно заполненные поля форм, управлять рассылкой по электронной почте и настраивать такие параметры, как сроки действия и пароли.
Преимущества шаблонов рабочих процессов
Шаблоны рабочих процессов повышают уровень согласованности, уменьшают количество ошибок и упрощают процесс создания соглашений, предоставляя пользовательские инструкции и заранее заданные поля.
При работе с соглашениями, требующими соблюдения нормативных требований, рабочие процессы оптимизируют сложные конфигурации для подписей и уведомлений. Они обеспечивают согласованность с помощью заранее настроенных доступных для управления элементов и используют механизмы защиты для значений, добавленных отправителем. Этот подход экономит время и обеспечивает соблюдение применимым требованиям.
После входа в систему выберите «Рабочие процессы» в верхнем меню на главном экране.
Доступ и действия
- Все пользователи: создание рабочих процессов для личного использования. Доступ можно назначить группе или всей организации (если настроен соответствующий параметр).
- Администраторы групп: создание рабочих процессов и предоставление доступа к ним для групп, администраторами которых они являются.
- Администраторы группы могут редактировать и повторно настраивать любой рабочий процесс, являющийся общим с группой, на которую распространяются их полномочия.
- Администраторы учетных записей: создание рабочих процессов и предоставление доступа к ним любому пользователю или группе в организации.
- Администраторы учетных записей могут редактировать и повторно настраивать любой рабочий процесс, доступ к которому предоставлен группе или организации.
Каждое соглашение, созданное из шаблона рабочего процесса, рассматривается как отдельное соглашение с собственной историей и отчетом об аудите на странице Управление.
Разрешены все стандартные действия в отношении индивидуальных соглашений, например изменение срока действия или создание напоминаний.
Отчеты и экспорт данных
Создавайте отчеты для соглашений и экспортируйте данные, применяя фильтры Рабочий процесс, для включения конкретных рабочих процессов в набор данных отчета.
Конфигурация
Доступность
- Acrobat Standard и Acrobat Pro: не поддерживается
- Acrobat Sign Solutions: поддерживается
- Acrobat Sign for Government: поддерживается
Диапазон настроек
Элементы управления, которые влияют на настраиваемые рабочие процессы отправки, могут быть доступны на уровне учетной записи и группы.
В этом руководстве предполагается, что для вашей организации включены следующие параметры:
- Включить новую функцию «Настраиваемый рабочий процесс отправки»
- Включить добавление подписи на основе шаблона
Если эти настройки не включены, свяжитесь с службой поддержки или менеджером по работе с клиентами, чтобы вам помогли обновить настройки.
Без этих настроек некоторые функции могут не работать должным образом. Современные интерфейсы зависят от обновленных функций и не полностью совместимы с предыдущими конфигурациями.
Включение новейшего интерфейса рабочего процесса способствует расширению функциональных возможностей процесса отправки вручную.
Добавленные возможности:
- Адаптируемый макет страницы: повышает гибкость макета для более удобного использования.
- Новая среда авторинга: обеспечивает доступ к новой среде авторинга.
- Цифровые подписи: позволяют одному или нескольким получателям использовать цифровые подписи.
- Проверка личности премиум-класса: настройте расширенное подтверждение личности для получателей.
- Группы получателей: настройте группы получателей в процессе отправки или с повторно используемыми группами получателей.
- Параметры вложений документов: прикрепите несколько шаблонов документов, из которых отправитель может выбрать при отправке соглашения.
Способ включения:
Перейдите в Глобальные настройки > Новый интерфейс настраиваемого рабочего процесса и установите новый интерфейс рабочего процесса как интерфейс по умолчанию.
Новая среда авторинга
Новая среда авторига интегрирована с последней версией страницы создания в средстве создания рабочих процессов. Это позволяет отправителям с легкостью переходить с представления Создание на представление Авторинг и наоборот. Такое действие было недоступно в предыдущих версиях.
Если новый интерфейс средства создания рабочих процессов отключен, система по умолчанию переходит на классическую среду авторинга и скрывает ссылки для переключения. Новая среда авторинга совместима только с новыми страницами создания и не подключается к классическому представлению создания.
Аутентификация премиум-удостоверений
В средстве создания настраиваемых рабочих процессов все активные методы аутентификации отображаются в объекте получателя.
- Параметры флажка: методы аутентификации отображаются с полями для флажков, что позволяет средству создания рабочих процессов указывать, какие параметры доступны. Отображаются только методы, включенные в настройках группы.
- Гибкость отправителя: если в средстве создания выбрано несколько параметров аутентификации, у отправителя будет доступ к тем же параметрам во время отправки (если получатель помечен как Редактируемый).
Эта настройка обеспечивает гибкость и сохранение контроля над методами аутентификации получателей.
Группы получателей
В средстве создания рабочих процессов объекты получателей можно назначать как группы получателей, что обеспечивает гибкость для рабочих процессов подписания.
- Повторно используемые или специальные группы: отправитель может выбрать группу получателя из адресной книги или создать специальную группу, указав несколько адресов электронной почты.
- Разделение: группа получателей позволяет нескольким людям выполнять действия в рамках одного этапа подписания.
Пример использования:
Если для добавления в соглашение скрепляющей подписи требуется один из трех менеджеров:
- Добавьте группу получателей, содержащую адреса электронной почты всех трех менеджеров.
- Когда группа должна подписать документ, все три менеджера получают уведомления.
- Для продолжения процесс подписания достаточно выполнить только одному менеджеру.
Группы получателей оптимизируют рабочие процессы, обеспечивая гибкость и предотвращая ненужные задержки в процессе подписания.
- Группы получателей должны включаться отдельно.
- Чтобы включить повторно используемые группы получателей в создание рабочего процесса, их необходимо настроить.
При использовании повторно используемой группы получателей в рабочем процессе необходимо сначала создать группу и предоставить к ней доступ в рамках рабочего процесса. Например, если рабочий процесс доступен всей организации, группа получателей должна также быть доступна для всей организации.
Чтобы добавить повторно используемую группу получателей, нажмите Добавить группу получателей. Раскроется поле выбора групп.
Совместимость групп получателей зависит от разрешений рабочего процесса:
- настраиваемые рабочие процессы, доступные для всей учетной записи, могут использовать только группы получателей, управляемые учетной записью;.
- рабочие процессы, доступные определенной группе, могут использовать как группы, управляемые группой, так и группы, управляемые учетной записью;
- рабочие процессы для индивидуального пользователя могут использовать группы получателей, управляемые пользователем, группой или учетной записью.
Дополнительные примечания:
- Имя повторно используемой группы автоматически используется в качестве имени группы при отправке соглашения с шаблоном.
- Получателей в группе нельзя редактировать, добавлять или удалять.
- Группу получателей нельзя удалить из последовательности подписания, даже если получатель не указан в качестве обязательного.
- Если получатель настроен как группа получателей, он больше недоступен для редактирования при отправке соглашений с шаблоном.
Специальные группы получателей создаются непосредственно в рамках пользовательского рабочего процесса и именно для этого рабочего процесса. Их нельзя сохранить или повторно использовать в других процессах.
Настройка специальной группы получателей
- Введите адреса электронной почты участников группы в поле Получатель, разделенные запятыми.
- Установите флажок Отметить как группу получателей.
Когда отправитель создает соглашение с помощью рабочего процесса, система автоматически создает имя группы. Это имя включает префикс, определяющий его как автоматически созданное, за ним следует «Группа получателей X», где X — это последовательное число, основанное на общем количестве добавленных групп получателей.
Если получатель настроен как Редактируемый, отправитель может:
- Редактировать имя группы.
- Удалить любого предварительно заполненного участника.
- Добавить новых участников по мере необходимости.
Адаптируемый дизайн создает настраиваемую страницу создания подобно странице Отправка.
Пользовательский интерфейс в «новых» настройках заменен современным адаптируемым дизайном, подобно странице Отправка.
Инструкции, располагавшиеся справа от списка получателей в предыдущей версии пользовательского интерфейса, теперь перемещены в сворачиваемое окно в верхней части страницы.
Назначение полей на основе шаблона
При назначении полей на основе шаблона создается сильная связь между списком получателей, определенным в средстве создания настраиваемых рабочих процессов, и соответствующими полями в ваших формах.
Пример использования:
- Клиент-подписант подписывает первым.
- Дополнительный соподписант может подписывать вторым.
- Специалист по продажам, выступающий в роли второго или третьего подписанта, применяет внутреннюю скрепляющую подпись.
Обычно требуются две различные формы из-за индексирования получателя:
- одна форма предназначена для сценария с одним подписантом, когда для внутренней стороны, скрепляющей подпись, указан индекс второго подписанта;
- другая форма предназначена для сценария с соподписантом, которому присвоен индекс второго подписанта, а для внутренней стороны, скрепляющей подпись, указан индекс третьего подписанта.
Благодаря правилам на основе шаблона можно создать одну форму, включающую все поля потенциальных получателей.
Принцип работы:
- Индекс подписанта (определен в средстве создания настраиваемых рабочих процессов) обязателен.
- После отправки соглашения поля, назначенные опущенным (необязательным) получателям, определяются порядковыми номерами, но игнорируются в цикле подписания.
В примере выше:
- Соподписанту всегда назначается индекс второго подписанта.
- Если соподписант опущен, поля signer2 игнорируются.
- Стороне, скрепляющей подпись (индекс третьего подписанта), назначаются исключительно поля signer3 и они могут взаимодействовать только с этими полями, независимо от того, есть ли соподписант (индекс второго подписанта).
Включение функции размещения подписи на основе шаблона:
- Выберите Параметры отправки > Элементы управления пользовательским рабочим процессом > Включить размещение подписи на основе шаблона.
Эта функция упрощает работу со сложными сценариями получателей, что позволяет сократить количество форм и обеспечить точное назначение полей.
Взаимосвязь между получателями и полями
Каждому получателю в соглашении назначается «порядковый номер подписанта», который определяет, какие поля можно заполнять или подписывать. Каждое поле также имеет соответствующий индекс, который связывает его с определенным подписантом. Например, Подписант 1 может получить доступ ко всем полям с меткой подписанта 1.
Эти порядковые номера основаны на положениях каждого получателя на странице Отправка (первый получатель — Индекс 1, второй — Индекс 2 и т. д.). Если параметр Получатели должны подписывать документ по порядку включен, можно с легкостью просматривать эти индексы для более точного представления.
Понимая эту связь, можно убедиться, что каждый получатель взаимодействует только с полями, предназначенными для него, что упрощает процесс подписания и систематизирует его.
Все поля без индекса подписанта доступны любому получателю, который хочет их заполнить (если только они не заполнены, так как в этом случае поля блокируются, как и все остальные).
При создании потока получателей в средстве создания настраиваемых рабочих процессов индексы подписантов присваиваются сверху вниз и слева направо.
Например, если подписант и соподписант отображаются наверху:
- подписант, расположенный слева, становится подписантом 1.
- соподписант справа становится подписантом 2.
Обе стороны могут подписывать документ параллельно, но эти индексы указывают, что каждый получатель взаимодействует только с назначенными ему полями (поля Signer1 для подписанта, поля Signer2 для соподписанта).
«Специалист по продажам» добавляет третью подпись, когда документ уже подписан основным подписантом и соподписантом.
После того как специалист по продажам поставит скрепляющую подпись, отправляется запрос на утверждение.
Метки получателей (например, «Подписант», «Соподписант», «Специалист по продажам» и т. д.) не влияют на назначение полей. Это имена, определяемые администратором, которые помогают пользователям быстрее понимать шаблон рабочего процесса.
Приведенный выше процесс получателя создает страницу настраиваемого создания, содержащую раздел с получателем, который выглядит так, как показано ниже.
(На станице настраиваемого создания порядок получателей в списке более очевиден, хотя порядковые номера не отображаются.)
При создании формы каждое поле назначается определенному индексу подписанта — сначала выбирается участник, а затем размещаются поля для него.
Каждый участник обозначается цветом, что позволяет с легкостью находить назначенные именно ему поля.
Для получения возможности настройки рабочих процессов необходимо включить данную функцию.
Перейдите в раздел Глобальные настройки > Настраиваемые рабочие процессы отправки и активируйте параметр Включить средство создания рабочих процессов для администраторов.
После активации у всех администраторов на уровне учетной записи и группы будет доступ к средству создания рабочих процессов в меню администрирования.
- Администраторы на уровне групп могут создавать рабочие процессы для групп, в которых у них есть права администрирования.
- Администраторы на уровне учетной записи могут создавать рабочий процесс для любой группы и для организации в целом.
Доступен параметр, позволяющий создавать рабочие процессы на уровне пользователей, обеспечивая пользователям без прав администратора возможность создавать пользовательские рабочие процессы.
- Если настройка включена, параметр создания настраиваемых рабочих процессов доступен после выбора вкладки Рабочие процессы.
- Если настройка не включена, параметр создания настраиваемых рабочих процессов недоступен.
По умолчанию пользователи без прав администратора могут создавать рабочие процессы только для себя и не имеют прав на предоставление доступа к ним своей группе. Однако можно включить совместное использование рабочих процессов на уровне учетной записи или группы. Для этого перейдите в раздел Глобальные настройки > Рабочие процессы пользовательской отправки > Разрешить совместное использование рабочих процессов, созданных пользователями любым группам пользователей.
- Если настройка включена, пользователи видят раскрывающееся поле выбора групп, которое показывает, кто может использовать рабочий процесс.
- Если настройка не включена, раскрывающееся поле выбора групп отсутствует в интерфейсе.
Для учетных записей, требующих применения согласованных процессов и минимизации количества вводимых пользователем данных, можно создать заранее настроенные рабочие процессы для всех документов, предотвращая тем самым спонтанную отправку. Если в учетной записи используется параметр Пользователи в нескольких группах, можно настраивать параметры рабочего процесса на уровне группы, чтобы обеспечить постоянное применение корректных настроек подписи и уведомлений.
Чтобы пользователи могли только отправлять соглашения с утвержденными рабочими процессами, перейдите в раздел Глобальные настройки > Рабочие процессы пользовательской отправки > Включить отправку соглашений только с помощью рабочих процессов.
Отчеты об ошибках в отношении распространенных проблем в устаревших средах
В связи с усовершенствованным управлением и безопасностью нового интерфейса некоторые элементы устаревших рабочих процессов могут вызывать ошибки. Для более полного понимания этих проблем добавлены дополнительные проверки ошибок.
Если для учетной записи настроен новый интерфейс отправки и запущен проблемный рабочий процесс, пользователи увидят красный баннер с сообщением об ошибке:
Если в учетной записи по умолчанию используется классический интерфейс, рабочий процесс может выполняться по прежним правилам.
В современном интерфейсе ошибки отображаются по мере обнаружения.
Если обнаружено несколько проблем, в списке будут перечислены все ошибки.
Чтобы рабочий процесс выполнялся без ошибок с правилами нового интерфейса, администратору необходимо отредактировать этот рабочий процесс и устранить обнаруженные проблемы:
При использовании классического набора правил строки адресов электронной почты могут быть сформированы неправильно или содержать неправильные разделители (например, пробелы вместо запятых).
Если возникает такая ошибка, администратор должен проверить следующее:
- Правильность разделителей в адресах электронной почты для копий
- Структуру адресов электронной почты получателей
- (например, name@domain.tld)
-
- В новом интерфейсе допускаются запятые или точки с запятой
В современном интерфейсе все названия документов на странице Документы в средстве создания рабочих процессов должны быть уникальными.
При создании рабочего процесса администратор может прикрепить шаблон документа с ограниченным доступом.
Если пользователь, находящийся за пределами этой области доступа, пытается загрузить рабочий процесс, документ не прикрепляется и регистрируется нарушение правил безопасности.
Например, администратор может создать новый шаблон документа и настроить его свойства таким образом, чтобы документ был доступен только его владельцу. Администратор может прикрепить этот документ к рабочему процессу, поскольку он является владельцем этого документа.
Любой другой пользователь системы не является владельцем документа, поэтому он находится вне области доступа к этому документу.
При появлении этой ошибки администратору необходимо изменить свойства прикрепленного шаблона документа.
Инструкции по проверке и настройке свойств шаблона можно найти здесь
Дополнительный контент, относящийся к настраиваемым рабочим процессам отправки:
- Параметры обзора и настройки для настраиваемых рабочих процессов отправки
- Как создать новый шаблон рабочего процесса для соглашений
- Как редактировать существующий шаблон рабочего процесса для соглашения
- Как активировать или деактивировать шаблон рабочего процесса для соглашения
- Как отправлять соглашения с помощью шаблона рабочего процесса для соглашения
Оптимизируйте свою работу с помощью Acrobat Sign
Легко и быстро управляйте документами и подписывайте их в Интернете.
