Обзор
Можно создать доступную для подписи веб-форму, чтобы встроить ее в веб-сайт или отправить в виде веб-ссылки. Таким образом, несколько пользователей смогут легко получить доступ к форме или документу и создать соглашение.
Веб-форму можно настроить для одного или нескольких участников, нескольких подписантов и нескольких получателей копий. Последовательность подписания веб-формы:
- Соглашение создается после того, как первый участник завершает и подтверждает свою подпись/действие.
- Если веб-форма предусматривает несколько участников, все они будут завершать свои действия в порядке, в котором они перечислены.
- После того, как участники завершат свои действия, подписанты будут уведомлены в порядке, в котором они перечислены.
- После завершения соглашения все стороны (включая получателей копий) уведомляются о завершении соглашения.
Веб-формы доступны для планов лицензирования для команд и для организаций.
Диапазон настроек
Для корпоративных учетных записей можно включить доступ к веб-формам и соответствующим параметрам на уровнях учетной записи и группы.
Для учетных записей для команд можно создавать веб-формы, включенные по умолчанию, но настраивать индивидуальные параметры невозможно. Параметры настроены следующим образом:
- Разрешить добавление в копию: Включено
- Разрешить предварительный просмотр файлов PDF: Отключено
- Требовать адрес электронной почты: Включено
- Требовать подтверждения адреса электронной почты подписанта: Включено
- Разрешить дополнительных участников:
- Включено для учетных записей VIP, VIPMP и ETLA стоимостью до 100 тыс. долл. США
- Отключено для всех остальных учетных записей ETLA
- Разрешить получателям сохранять текущую работу: Отключено
Конфигурация
Веб-формы регулируются несколькими общими параметрами, которые распространяются на все документы в определенной группе. Однако практическое использование веб-форм часто отличается от использования соглашений, отправляемых непосредственно конкретным получателям, и связанные с ними настройки аутентификации и параметры электронной почты могут конфликтовать.
Клиенты, у которых настроена возможность Пользователи в нескольких группах, могут создавать новую группу с пользовательскими параметрами для интерфейса веб-форм (например для внутренних корпоративных форм можно обойтись менее строгой аутентификацией).
Элементы управления для этой функции можно просмотреть в разделе Глобальные настройки > Веб-формы
С точки зрения элементов управления, которые напрямую влияют на веб-формы, будут полезные следующие параметры конфигурации.
При установке этого флажка на главной странице отображается параметр Публикация веб-форм, позволяющий пользователям создавать формы по мере необходимости.
Получателей копий можно добавить в веб-форму, если включен соответствующий параметр. В противном случае параметр добавления копий будет недоступен при создании веб-формы.
Если включена возможность Загрузить PDF в разделе Параметры для веб-формы появляется ссылка, которая позволяет получателю скачать пустую веб-форму в формате PDF.
Веб-формы требуют, чтобы каждый участник предоставлял свой адрес электронной почты, что позволяет однозначно сопоставлять действия подписания с участниками и проверять их идентификацию.
Параметр Требовать адрес электронной почты в блоке подписи определяет точку сбора сведений об адресе электронной почты: в одном из полей веб-формы или в дополнительном диалоге после завершения процесса подписания.
Если параметр настроен, поле Адрес электронной почты должно быть обязательно заполнено каждым подписантом. Это может быть отдельно расположенное поле Электронная почта или встроенное поле для адреса электронной почты в элементе Блок подписи
.
Система автоматически добавляет поле Блок подписи внизу последней страницы, если в самом документе отсутствует поле Электронная почта.
Когда этот параметр отключен, веб-форма не требует наличия в форме поля электронной почты. После оформления подписи получателю предлагается указать адрес электронной почты через интерфейс дополнительного диалога.
Во всех случаях каждому участнику необходимо указать адрес электронной почты.
Если настроен параметр Требовать подтверждения адреса электронной почты подписанта, каждый получатель должен подтверждать свою подпись, чтобы завершить процесс подписания.
Участник получает запрос на подтверждение подписи по ссылке, отправленной в сообщении электронной почты.
В отчете о проверке однозначно указано, что электронная почта была проверена:
Если функция Требовать подтверждения адреса электронной почты подписанта отключена, участнику не придется подтверждать свой адрес электронной почты для завершения процесса подписания. Соглашение сразу получает статус «завершено» и начинается обработка следующего участника.
Отчет о проверке для неподтвержденных адресов электронной почты сообщает, что проверка была пропущена:
Неподтвержденные подписи могут быть отменены.
Если вы отключите для участника подтверждение адреса электронной почты, но при этом вам требуется юридически обязывающая подпись, предоставьте другую форму аутентификации для уникальной идентификации человека (например, аутентификацию на основе знаний).
Если первый подписант добавляет дополнительных участников, то проверка адреса электронной почты должна быть завершена до отправки уведомления второму участнику (независимо от значения этого параметра).
Если включен параметр Разрешить дополнительных участников, интерфейс веб-форм будет содержать ссылку для добавления участников, каждый клик по которой будет добавлять одну запись для дополнительного участника, вплоть до 25 участников в целом.
Если параметр Разрешить дополнительных участников отключен, интерфейс не будет поддерживать добавление участников, и веб-форма будет допускать только одно внешнее подписывающее лицо.
Если параметр включен, получатель должен подтвердить адрес электронной почты сразу после открытия формы.
Подписывающая сторона должна предоставить адрес электронной почты для создания образца персонализированной веб-формы. Подписывающая сторона в реальном времени получает сообщение электронной почты со ссылкой на персонализированную копию.
После использования ссылки из письма адрес электронной почты подтверждается, веб-форма преобразуется в соглашение, а форма открывается для проверки и подписания подписывающей стороной.
Преимущества включения этого параметра:
- Требование подтвердить адрес электронной почты до создания соглашения позволяет отфильтровать спам-ботов или вредоносные программы, которые могут попытаться анонимно извлечь данные из веб-формы.
- Если веб-формы большие или сложные, ход выполнения работы подписывающей стороной автоматически сохраняется в ее версии по мере ввода контента.
- Позволяет настраивать напоминания после подтверждения адреса электронной почты для побуждения подписывающих сторон к выполнению действий.
Включение параметра Разрешить получателям сохранять свою текущую работу и продолжать ее позже позволяет получателям сохранять веб-форму со всеми полями ввода в качестве соглашения, отправленного им создателем этой формы. Получатель может самостоятельно сохранять текущую работу с помощью меню Параметры. Кроме того, пользователям автоматически предлагается сохранить веб-форму при попытке перейти на другую страницу.
После сохранения соглашения получателю отправляется сообщение электронной почты, а подписанту предлагается возобновить заполнение формы, выполнив переход по ссылке в электронном письме:
Подчиненные элементы управления позволяют настроить пользовательский интерфейс получателя, если это допускается сценарием.
- Отключить повторную аутентификацию подписанта при доступе к веб-форме по ссылке, отправленной по электронной почте. Если параметр настроен, получателю не требуется проходить аутентификацию при получении доступа к сохраненному соглашению по ссылке, отправленной по электронной почте. Используйте этот параметр, если для процесса не требуется аутентификации при каждом доступе.
- Разрешить редактирование названия соглашения. Если параметр настроен, получатель может редактировать название соглашения (как показано на странице Управление) и последующих дополнительных материалов (отчетность, отчеты об аудите и т. д) Как правило, не рекомендуется разрешать получателю редактировать название соглашения, если для этого нет крайней необходимости.
Дополнительные сведения о параметре сохранения веб-форм см. здесь >
Связанные настройки
Когда Проверка личности подписывающей стороны включена для веб-форм, все внутренние подписывающие стороны (определяемые по адресу электронной почты) в учетной записи Adobe Acrobat Sign должны пройти аутентификацию в Acrobat Sign перед добавлением подписи в веб-форму, созданную в той же учетной записи Acrobat Sign, в которой находится пользователь. Пользователь видит запрос аутентификации либо при подтверждении адреса электронной почты, либо при получении доступа к документу после его сохранения.
Процесс Проверка личности подписывающей стороны применяется вместе с любым методом аутентификации, настроенным для веб-формы.
Функция Запрос аутентификации определяет события триггеров, запускающих повторную аутентификацию пользователя при взаимодействии с соглашением, по причинам обеспечения соответствия требованиям, а также для регистрации каждой повторной аутентификации в отчете об аудите.
Когда правила функции Запрос аутентификации включены, они применяются к веб-формам, созданным в той же группе, что позволяет обеспечить соответствие веб-форм требованиям подписи, разработанным для соглашений в группе.
Если этот уровень ведения отчетов об аудите нежелателен, для размещения веб-форм может потребоваться новая группа.
Эта настройка аналогична указанной выше настройке (Требовать подтверждения адреса электронной почты подписанта), но находится на странице Настройки подписи для учетных записей, не имеющих доступа к вкладке Глобальные настройки в меню администратора.
Чтобы включить этот параметр, выполните следующие действия.
- Выберите Параметры учетной записи > Настройки подписи > Проверка адреса электронной почты в веб-форме.
- Установите флажок Проверять адрес электронной почты подписывающей стороны.
- Сохраните конфигурацию страницы.
Если флажок Проверять адрес электронной почты подписывающей стороны установлен, получатель должен подтвердить свою подпись, чтобы завершить процесс подписания.
Участник получает запрос на подтверждение подписи по ссылке, отправленной в сообщении электронной почты.
В отчете о проверке однозначно указано, что электронная почта была проверена:
Если флажок Проверять адрес электронной почты подписывающей стороны снят, получателю не нужно подтверждать свой адрес электронной почты для завершения процесса подписания. Соглашение сразу получает статус «завершено» и начинается обработка следующего участника.
Отчет о проверке для неподтвержденных адресов электронной почты сообщает, что проверка была пропущена:
Неподтвержденные подписи могут быть отменены.
Если вы отключите для участника подтверждение адреса электронной почты, но при этом вам требуется юридически обязывающая подпись, предоставьте другую форму аутентификации для уникальной идентификации человека (например, аутентификацию на основе знаний).
Часто задаваемые вопросы и известные проблемы
Только когда статус веб-формы — Черновик.
После создания веб-формы имя веб-формы нельзя обновить.
Создатель веб-формы всегда получает завершенный документ (если не установлена отмена уведомления).
Если при подписании соглашения веб-формы требуется участие третьей стороны, можно использовать поле «Копия» для автоматического включения этой стороны в число участников.
После публикации веб-формы подписантов можно изменить только на странице Управление.
Можно изменить только адреса электронной почты. Количество подписантов изменить нельзя.
Если создатель веб-формы добавлен в список подписантов, этого участника нельзя изменить
Да.
После создания веб-формы можно изменить участников в копии на странице Управление.
Да.
Шаблоны в библиотеке Acrobat Sign можно использовать в качестве основы для веб-формы, прикрепляя их через ссылку Добавить файлы.
Поля цифровых подписей в веб-формах не поддерживаются.
Попытка сохранить веб-форму с цифровой подписью приведет к появлению сообщения об ошибке, в котором будут указаны неподдерживаемые типы полей.
Да.
Инструкции по отключению проверки электронной почты можно найти в разделе Конфигурация.
Отключение проверки электронной почты не отменяет необходимости в указании адреса электронной почты подписантом.
Если вы отключили аутентификацию подписи по электронной почте, но при этом вам требуется юридически обязывающая подпись, предоставьте другую форму аутентификации для уникальной идентификации человека (например, аутентификацию на основе знаний, защиту паролем, аутентификацию по телефону).
Да.
URL-ссылка на веб-форму представляет собой обычный URL-адрес.
Добавление URL-адреса веб-формы в виде гиперссылки логически не связывает никакой из документов, созданных веб-формой, с исходным документом.
Данные, собранные с помощью веб-формы, содержатся в идентификаторе транзакции документа. Эти данные не сохраняются в других расположениях в системе Acrobat Sign, и в случае окончательного удаления документа данные также удаляются.
При создании отчетов по веб-формам содержимое документов извлекается, но эти данные не сохраняются в новых расположениях.
Веб-формы, ожидающие проверки адреса электронной почты (нажмите на ссылку Подтвердить адрес эл. почты или Просмотреть и подписать), не отображаются на странице Управление. Это применяется как для списка соглашений со статусом Выполняется, так и для итогового отчета.
Сохраненные веб-формы, доступ к которым не осуществлялся с помощью ссылки Просмотреть и подписать, можно просмотреть, выполнив экспорт данных веб-формы.
Если параметр Требовать подтверждения адреса электронной почты подписанта отключен, допускается любая попытка добавления подписи, а соглашение можно увидеть на странице Управление.
В разделе Действия родительского шаблона веб-формы регистрируются основные события, такие как создание, включение/отключение и замена участников.
Оптимизируйте свою работу с помощью Acrobat Sign
Легко и быстро управляйте документами и подписывайте их в Интернете.
