Откройте Рабочие процессы > Power Automate > Создать рабочий процесс.
Последнее обновление
3 окт. 2023 г.
Создайте поток Power Automate, который автоматически сохраняет для пользователя копию всех соглашений с состоянием Завершено в указанную папку на Google Диске.
Обзор
Этот шаблон автоматизирует процесс сохранения подписанных соглашений из сервиса Adobe Acrobat Sign в выбранный файл на Google Диске. После завершения цикла подписания соглашения в Acrobat Sign поток извлекает подписанный документ PDF, создает новый файл и сохраняет его в указанном расположении на Google Диске.
Соглашение считается завершенным, когда все получатели, определенные соглашением, выполняют назначенные им действия (подписывают, утверждают, заполняют форму и т. д.) в соглашении.
Примеры использования
- Создание форм согласия пациента, касающихся информации о вакцине, хирургических процедур, сведений о наличии аллергических реакций, разрешений страховых компаний, сохранение медицинских счетов и т. д.
- Создание форм регистрации учащихся, форм зачисления на курс и продления контрактов для сотрудников кампуса, клубов или форм регистрации участников исследований.
- Создание документов, подтверждающих отправку, доставку и получение документов для отслеживания уровней запасов и подтверждения проверки качества.
-
-
На странице Что вы хотите автоматизировать? введите Google в строке поиска.
-
Выберите искомый рабочий процесс.
-
На странице Создание потока отображается:
- Редактируемое Имя потока. Это имя совпадает с именем исходного шаблона, которое можно редактировать.
- Соединители, необходимые для завершения потока.
- Соединитель окружает код API, создавая удобный интерфейс для сбора информации, требуемой для аутентификации в каждом нужном сервисе, а также для персонализации потока в соответствии с определенными требованиями пользователя. Сначала необходимо установить аутентифицированное подключение. На следующем шаге появится запрос на предоставление необходимой для соединителя информации.
- Для аутентификации соединителя нажмите три точки рядом с ним. Отобразится панель аутентификации для службы (приложения), где потребуется ввести учетные данные пользователя.
После успешной аутентификации между службой и Power Automate устанавливается постоянное подключение.
Зеленая галочка рядом с тремя точками указывает на аутентифицированное подключение.
Выполните аутентификацию для каждого соединителя в разделе Вход.
-
Нажмите Далее после аутентификации всех соединителей.
-
Страница обновляется для отображения обязательных полей в соединителях.
Для этого потока требуется:
- Путь к папке Google Диска — папка назначения для подписанных файлов PDF. Пример: /Events/Attachments
- Имя файла на Google Диске. Элементы соглашения можно добавить в поле «Имя файла», чтобы создать имя файла, сохраненного на Google Диске. Например, значения для полей Название соглашения и Дата события (дата создания файла PDF) можно добавить для создания уникального имени файла, содержащего эти значения. В этом примере, если названием соглашения является «Тест», а датой события — 2023-06-12 (в виде ГГГГ-ММ-ДД), файл будет сохранен на Google Диске как «Тест_2023-06-12.pdf».
В результате выбора параметра Редактирование в расширенном режиме откроется детализированное представление соединителей и отобразятся все доступные поля для настройки потока.
Только пользователям с полным пониманием процессов Power Automate следует использовать расширенные возможности редактирования.
- Путь к папке Google Диска — папка назначения для подписанных файлов PDF. Пример: /Events/Attachments
-
Выберите Создание потока после заполнения всех обязательных полей.
Создание потока может занять несколько секунд. По завершении откроется страница управления потоком.
ПримечаниеПотоки создаются с состоянием «включено». Если вы не хотите, чтобы поток был активен, выберите параметр Выключить на верхней панели действий.
Использование шаблона
Этот шаблон запускается событием (если состояние соглашения обновлено до «Завершено»).
Если настройка и включение выполнены правильно, поток запускается автоматически при каждом событии триггера. Никаких действий со стороны пользователя не требуется.
Поток будет выполняться до отключения, если у учетной записи клиента в Power Automate есть транзакции (полученные в результате предоставленных в рамках интеграции прав или покупки непосредственно в Microsoft).
-
Проверьте папку Google Диска, чтобы убедиться, что подписанное соглашение добавлено в нее.
-
После завершения рабочего процесса соглашения иногда поток не запускается.
В таких случаях проверьте, есть ли ошибки триггера (с сообщениями), которые отображаются на странице сведений, и устраните их.
-
Конфигурация соединителя: иногда при наличии нескольких учетных записей Google Диска текущий сеанс может выполняться с использованием другой учетной записи.
В результате файл недоступен в нужной учетной записи.
В таких случаях убедитесь, что вы вошли в правильную учетную запись.
-
Предоставление неправильного пути к папке может привести к сбоям потока.
Например, произойдет сбой /Apps/TestFiles/, если TestFiles или Apps не существуют.
Безопаснее выбирать путь в раскрывающемся списке или переходить по нему.
-
Разрешения: убедитесь, что Adobe Acrobat Sign имеет необходимые разрешения для доступа к папке Google Диска.
В противном случае документ не удастся сохранить в указанном месте.
Как правило, зеленая галочка справа от соединителя указывает, что соединитель настроен правильно. При наличии ошибки любого рода отображается восклицательный знак. Нажмите его, чтобы увидеть больше информации.
Оптимизируйте свою работу с помощью Acrobat Sign
Легко и быстро управляйте документами и подписывайте их в Интернете.
