Adobe Sign для Microsoft Dynamics On-Premises: Руководство пользователя

Обзор

Интеграция с Adobe Sign с Dynamics обеспечивает готовое к работе решение для подписания форм и контрактной документации. Такая интеграция обеспечивает следующие преимущества:

• Приложение Adobe Sign интегрируется с такими записями CRM, как «Контакты», «Счета», «Потенциальные клиенты», «Возможности», «Заказы», «Счета-фактуры», «Сметы», «Контракты», а также с любыми пользовательскими CRM-объектами, созданными администратором.
• Ускорение процесса от формирования ценового предложения до получения наличных средств за счет отправки соглашений (например, контрактов и документов по продаже) из Dynamics одним щелчком мыши.
• Администратор настраивает автоматическое внедрение данных объектов Dynamics (например, счетов и контактов) в документы и передачу данных, собранных от подписантов, обратно в Dynamics.
• Включено на мобильных устройствах через Customer Support Hub (доступно в Dynamics 365 9.x и более поздних версиях)
• Пользователи получают возможность легко подписывать документы в любом месте, в любое время и на любом устройстве.
• Возможность отслеживания документов, отправленных на подпись из Dynamics.
• Устранение необходимости ручного выполнения действий на всех этапах процесса.

Эта документация предназначена исключительно для Microsoft Dynamics 365 CRM 9.0 On-Premises и более поздних версий.                                            

Открыть Adobe Acrobat Sign

Adobe Sign устанавливается администратором Dynamics, и доступ предоставляется с помощью ролей безопасности.  Если вам требуется доступ, а на главной странице не отображается кнопка Adobe Sign, обратитесь к администратору Dynamics и запросите доступ пользователя.

Запросить подписи

Новые соглашения можно создавать в Customer Service Hub

Создание нового соглашения в Customer Service Hub выполняется следующим образом:

• Нажмите кнопку «Новые записи» (серый плюс) и выберите «Соглашение»
• Перейдите к пункту меню «Соглашения» и нажмите кнопку «Новое соглашение» на верхней ленте действий:

Опция «Запросить подписи» доступна в меню «Еще …».

Вы можете использовать опцию «Запросить подпись» для отправки соглашений на подпись из объекта Dynamics или со страницы соглашений.

Отправка документа на подпись из объекта

• Перейдите к записи объекта (например, «Возможности» или «Счет») в CRM и нажмите, чтобы открыть ее.
• Откройте меню Дополнительные команды (...).
• Выберите «Запросить подписи» в меню
  • Вместо меню отображается список доступных шаблонов.
  • В нижней части списка шаблонов находится пункт Создать соглашение для создания документов без использования шаблона.

Открывается страница нового документа, и все значения полей, заданные в шаблоне документа, подставляются автоматически.

Чтобы создать и отправить документ, необходимо заполнить лишь несколько полей:

• Получатель: пользователь или список пользователей, которые должны подписать или утвердить документ.
• Название соглашения: название документа, которое будет отображаться в строке темы в сообщении электронной почты подписанта и во внутренних отчетах.
• Документ, который необходимо подписать: это может быть одна или несколько форм, контрактов или любых других документов, требующих юридического заверения.

Раздел получателей

В разделе Получатели необходимо указать одного или нескольких подписантов.  Укажите получателей в том порядке, в котором они должны подписать документ. Если вы допустили ошибку, можно изменить поле «Порядок подписи» в левой части списка получателей.

Добавление получателя

• Нажмите «Добавить получателя» в правом верхнем углу панели «Получатели»:

Отображается раскрывающийся список, в котором можно выбрать тип подписанта или утверждающей стороны:

1. Выберите правильное значение из списка выбора «Тип получателя»

• Новый: если тип получателя отсутствует в Dynamics.
• Контакт: для получателей, указанных в объектах «Контакт» в Dynamics.
• Потенциальный клиент: для получателей, указанных в объектах «Потенциальный клиент» в Dynamics.
• Пользователь: для внутренних пользователей среды Dynamics.

2(a). При выборе пункта Новый наложенное окно изменяется, и вы можете ввести полное имя и адрес электронной почты.

Новый контакт или потенциальный клиент не сохраняется в Dynamics. Имя и адрес электронной почты используются только в данной транзакции.

2(b). Если выбран объект Контакт, Потенциальный клиентили Пользователь, наложенное окно изменяется и вы можете найти определенный объект. Введите имя (или его часть) и нажмите значок поиска, чтобы выбрать и добавить получателя.

Поскольку Dynamics распознает эти типы объектов, адрес электронной почты импортируется из базы данных.

3. Для каждого получателя должна быть определена роль получателя.  Доступны следующие роли:

• Подписант (по умолчанию): подписывающие стороны обязательно должны поставить хотя бы по одной подписи в документе.
• Утверждающая сторона: утверждающие стороны не обязаны подписывать документ (но могут это сделать при наличии соответствующих полей). Эти получатели должны явно утвердить документ, и событие утверждения регистрируется в журнале.
• Получатели копий: получателям копий отправляются уведомления о документе, но они не работают с документом и не участвуют в процессе подписания.

4. Для каждого получателя должна быть определена проверка личности.Доступные вам параметры будут определяться методами аутентификации, которые включены администратором.

• Электронная почта является значением по умолчанию и требует только того, чтобы получатель получил доступ к соглашению по ссылке в электронном письме.
• Проверка Adobe Sign требует от получателя аутентификации в системе идентификации Adobe.
  
  • Для всех соглашений, которые подписываются только отправителем, необходимо установить проверку личности на Adobe Sign
  • Не рекомендуется использовать Adobe Sign в качестве метода проверки для внешних получателей, если вы не уверены, что у них уже есть учетная запись Adobe для аутентификации.
• Проверка по телефону отправляет получателю сообщение с кодом, который он должен ввести.
  • Отправитель должен указать номер телефона получателя в момент настройки получателя
    
• Проверка пароля требует от отправителя уведомить получателя (по другому каналу связи) о пароле, чтобы он мог подтвердить свою личность
  
• Проверка на основе базы знаний использует общедоступную информацию о получателе (и при необходимости его номер социального страхования США) для задания ряда вопросов. 
  
  • Проверка на основе базы знаний полезна только для получателей в США
    

5. После того как получатель определен, нажмите Сохранить

6. Повторите шаги 1-5 для всех подписывающих лиц/утверждающих

Порядок подписания

Существует два технологических процесса для порядка подписания: последовательный и параллельный.Этот параметр управляется флажком Войти по порядку в нижней части панели Получатели.

Когда флажок Войти по порядку установлен, получатели будут получать соглашение в том порядке, в котором они перечислены в разделе Получатели.Первый получатель уведомляется о соглашении, и никакие другие стороны не уведомляются до тех пор, пока первый получатель не завершит свое действие.Затем уведомляется второй получатель и так далее, пока соглашение не будет завершено.

Когда флажок «Подписать по порядку» не установлен, соглашение отправляется на параллельное подписание, поэтому все получатели уведомляются немедленно, и соглашение завершается, как только все завершат свои действия.

Изменение порядка получателей

Нажмите на номер слева от имени получателя. Числовое значение становится доступным для редактирования. Измените его на номер, который должен быть у получателя в процессе подписания. Номера других получателей изменятся автоматически.

Редактирование значений получателя

Вы можете изменить любое значение получателя, которое не заблокировано (не отображается со значком блокировки). Для этого однократно нажмите в поле.

После этого можно изменить значение в поле или выбрать новое значение из списка.

После внесения изменений нажмите значок Сохранить на панели получателей.

Раздел Файлы

Чтобы добавить документ в ваше соглашение, нажмите кнопку Добавить файлы в правом верхнем углу раздела Файлы.

После нажатия Добавить файл появляется всплывающее окно с возможностью выбрать один из двух источников для загрузки файлов:

• Мой компьютер — позволяет найти и загрузить файл с вашей локальной системы или сетевого диска (например, SharePoint).
  
• Шаблоны — параметр Шаблоны предоставляет доступ к шаблонам, загруженным в вашу учетную запись Adobe Sign.
  • Функция Прикрепить файл из библиотеки Adobe Sign доступна только при создании нового документа и недоступна при создании шаблона.
    
  • Добавлять документы в библиотеку может только администратор.

Раздел Сообщение

Раздел Сообщение содержит тему соглашения (также используется как название соглашения) и общее сообщение для получателей.

• Тема — Тема важна в процессе уведомления, она появляется в строке темы электронной почты, полужирным шрифтом в теле письма и мелким шрифтом в стандартном описании (выделено желтым цветом ниже)
• Сообщение — поле Сообщение представляет собой открытое текстовое поле, где вы можете вставить любое сообщение или инструкции для подписанта (выделено зеленым цветом ниже)

Раздел Параметры

Раздел Параметры содержит ряд параметров конфигурации, которые применяются только к данной транзакции:

• Предварительный просмотр и размещение подписей перед отправкой — при установке флажка соглашение автоматически открывает среду авторинга, чтобы отправитель мог размещать поля формы.
• Срок завершения — при установке этого флажка соглашение определяет дату истечения срока действия
• Дни до истечения соглашения — определяет количество дней, в течение которых соглашение остается доступным для подписи, когда включена функция Истечение соглашения
• Требовать личное подписание — если необходимо, чтобы подписант поставил свою подпись, используя локальную систему или планшет отправителя без использования электронной почты, отправители могут размещать подпись с помощью этого параметра.
• Добавить страницу для перехода после подписания — если эта функция включена, можно указать URL-адрес, на который получатель перейдет после завершения взаимодействия с соглашением.
• Страница для перехода после подписания — это поле содержит URL-адрес страницы, на которую будут направлены получатели, если включена функция Добавить страницу для перехода после подписания.
• Задержка в секундах для перенаправления — требуется, если указана страница перехода после подписания. Этот параметр определяет задержку от момента подписания и до момента, когда получатель будет перенаправлен на указанную страницу.
• Напоминание получателю — определяет цикл напоминаний для транзакции. Напоминания можно настроить для отправки текущему получателю ежедневно или еженедельно
  
• Тип подписи — определяет тип подписи, который ожидается в соглашении:
  
  • Электронная — запрашивает у получателей применение электронной подписи.
    
    • Этот параметр может позволить получателю изменить технологический процесс на письменную подпись, если это разрешено вашим администратором.
      
  • Письменная — требует от получателя загрузить документ, физически подписать его, а затем загрузить отсканированное изображение этого подписанного документа.
    
    • Письменные подписи нельзя преобразовать в электронные подписи.
      
• Язык получателя — этот параметр определяет язык, используемый в электронной почте и веб-интерфейсе для получателя
  
• Защита паролем — включите этот параметр, если хотите применить пароль к итоговому документу для предотвращения неавторизованного доступа

После определения получателей, прикрепления файлов и завершения любых других манипуляций с полями нажмите Отправить соглашение в верхнем меню:

Запрос подписей от любой организации с использованием шаблона

Администраторы Dynamics могут создать один или несколько шаблонов для любого объекта Dynamics (контакт, возможность, учетная запись). При этом автоматически настраиваются параметры документа, и отправителю не нужно настраивать многочисленные параметры вручную.

Чтобы перейти к шаблонам, нажмите на значок Дополнительные команды (...) в ленте.

Быстрое создание соглашений из меню «Создать» (+)

Если вам известен тип объекта, на основе которого создан шаблон, вы можете составить новый документ с помощью меню «Создать»:

• Нажмите на значок «Создать» (+) в верхней ленте.
• Выберите Соглашение в разделе Записи.
  • Отображается панель Быстрое создание: соглашение.

• Выберите объект, связанный с шаблоном, который планируется использовать.
  • После выбора отображаются два поля поиска, позволяющие выбрать конкретный объект, к которому будет нужно привязать соглашение, и шаблон, который вы хотите использовать:

• Если нажать в поле «Выбрать {объект}», отобразится список объектов соответствующего типа. Выберите объект.
  • Введите часть имени объекта, чтобы в меню отобразились только объекты, соответствующие введенному значению.
• Если нажать в поле Выбрать шаблон, открывается небольшое меню с шаблонами, связанными с выбранным объектом.  Выберите шаблон.
• Нажмите Сохранить.

После нажатия кнопки Сохранить создается документ на основе значений шаблона:

• Если в шаблоне не указаны получатели и нет прикрепленных файлов, документ создается со статусом Черновик.
• Если в шаблоне указан получатель и прикреплен файл, но не включена функция Отправка одним щелчком, документ создается в статусе Черновик.
• Если шаблон содержит получателя и прикрепленный файл и включена функция Отправка одним щелчком, документ автоматически отправляется на подпись.

Проверка статуса документа

Статус документа отражает его текущее юридическое состояние и регулярно обновляется в Dynamics в соответствии с интервалом опроса. Значения статуса:

• Черновик: документ создан, но еще не отправлен.
• Отправлено для подписи: документ находится в процессе подписания.
• Подписано/одобрено: все стороны выполнили требуемые действия.
• Отменено: процесс подписания был отменен до получения всех подписей.
• Просрочено — соглашение, которое не было завершено до настроенной даты истечения срока
  

Лучший способ найти документ — проверить объекты, связанные с основным объектом, который использовался для создания этого документа.

Например, если документ создан с использованием объекта Контакт, можно проверить, какие объекты связаны с этим объектом. Перейдите к объекту Контакт, затем перейдите на вкладку Связанные и выберите Соглашения в меню:

Открывается окно связей, в котором отображается объект «Соглашения». Если выбран этот параметр, отображается полный список документов, связанных с этим объектом.

Еще один способ просмотра статуса документа — просмотр полного списка документов:

• Выберите Adobe Sign > Соглашения.

На странице «Соглашения» отображаются все документы, независимо от объекта.

• Подписанные соглашения отображают Имя, Статус соглашения и даты соглашений
• Отклоненные, На подписании и Черновые соглашения не содержат дату Подписано, поскольку они не были завершены
  • Значение Подписано отражает дату и время завершения и юридического оформления соглашения.Поэтапные подписи в процессе подписания не отражаются
    

Обновление статуса, отправка напоминаний и отмена документов

С неподписанными документами можно выполнить три действия:

• Обновить — активно опрашивать сервер Adobe Sign для получения текущего статуса
• Отправить напоминание: мгновенная отправка напоминания по электронной почте текущему подписанту.
• Отмена соглашения: прекращение действия соглашения в системе и отправка подписанту уведомления об отмене.

Каждое из этих действий можно инициировать во время работы с документом с помощью кнопок в верхней части окна.

Adobe Sign в Customer Service Hub

Если ваша компания развернула Adobe Sign for Dynamics версии 9.2 или более поздней, у вас есть доступ к функциональности Adobe Sign в Центре обслуживания клиентов Dynamics.

В Customer Service Hub реализованы те же функциональные возможности и улучшенное форматирование, что обеспечивает прямой доступ к документам с телефонов, планшетов и любых других мобильных устройств.

Связанные материалы

• Руководство по установке Adobe Sign для Dynamics
• Заметки о выпуске Adobe Sign для Dynamics