Используйте Полномочия на совместное использование учетных записей для управления тем, как пользователи в вашей организации делятся контентом и управляют соглашениями от имени других.
Этот набор элементов управления виден только в меню администратора при включении расширенного общего доступа к учетной записи.
Полномочия на совместное использование учетных записей позволяют администраторам:
- Контролировать, могут ли пользователи делиться с внутренними или внешними участниками.
- Определять, что могут делать пользователи с общим доступом — например, отправлять или изменять соглашения.
- Ограничивать общий доступ только соглашениями, отправленными из группы (исключая те, которые отправлены в группу).
Эти настройки применяются к общему доступу, инициированному пользователями или администраторами.
В отличие от общего доступа к соглашениям, который всегда включен и используется для обмена отдельными соглашениями по электронной почте, Общий доступ к учетной записи контролирует доступ к общему контенту на уровне пользователей и групп.
Конфигурация
Доступность
- Acrobat Standard и Acrobat Pro: недоступно
- Acrobat Sign Solutions: поддерживается; доступно. если включен расширенный общий доступ к учетной записи
- Acrobat Sign for Government: поддерживается; доступно, если включен расширенный общий доступ к учетной записи
Диапазон настроек
Администраторы могут настроить Полномочия на совместное использование учетных записей на уровне учетной записи и группы.
Настройки применяются через основную группу каждого пользователя.
Чтобы получить доступ к этой функции, в меню конфигурации администратора выберите Параметры безопасности > Полномочия на совместное использование учетных записей.
Разрешения на предоставление доступа
Управление порядком совместного использования
Администраторы могут разрешать или ограничивать общий доступ:
- Внутренним пользователям или группам — участникам той же учетной записи Acrobat Sign.
- Внешним пользователям — людям за пределами учетной записи, включая пользователей с тем же доменом, которые не являются частью организации.
Эти параметры независимы и могут быть включены или отключены по отдельности.
Определение действий для пользователей с общим доступом (только для внутренних пользователей)
Когда включен внутренний общий доступ, администраторы могут включить следующие параметры для пользователей с общим доступом:
- Отправка соглашений — создание и отправка новых соглашений от имени владельца.
- Изменение существующих соглашений — редактирование уже существующих соглашений, как если бы они были первоначальным отправителем.
Чтобы предоставить доступ к этим действиям:
- Отношения общего доступа должны явно их разрешать.
- Пользователь с общим доступом должен переключиться на профиль владельца в Acrobat Sign.
После переключения пользователь с общим доступом получает доступ к вкладкам владельца Главная, Отправка и Управление.
Разрешение Изменять существующие транзакции не позволяет пользователям с общим доступом удалять получателей из активных соглашений. Удаление получателей из активного соглашения доступно только первоначальному отправителю.
Пользователи с общим доступом не могут удалять получателей из активного соглашения, даже если у них есть разрешение на изменение, они переключились на профиль отправителя или могут управлять соглашением через общий доступ.
Ограничение видимости соглашений для общих групп
По умолчанию, когда группа становится общей, пользователь или группа, получившие к ней доступ, могут видеть:
- Соглашения, отправленные из группы
- Соглашения, отправленные в группу от других пользователей
Администраторы могут ограничить этот вид, показывая только исходящие соглашения (отправленные из группы), повышая конфиденциальность для чувствительных входящих соглашений — таких как личные предложения или HR-коммуникации.
Эта настройка применяется только при предоставлении общего доступа к группе. Если пользователь явно предоставляет доступ к своей учетной записи другому пользователю или группе, список соглашений не фильтруется.
Пользовательский интерфейс
- Когда общий доступ разрешен, получатель получает приглашение по электронной почте.
- Если общий доступ заблокирован, отправитель видит ошибку с объяснением, что общий доступ отключен.
- Пользователи с общим доступом должны переключить профили, чтобы действовать от имени владельца.
- Удаление получателей из соглашений в процессе выполнения доступно только отправителю. Пользователи с общим доступом не могут удалять получателей из активного соглашения, независимо от полномочий на совместное использование учетных записей.
Рекомендации
- Ограничьте внешний общий доступ. Большинству организаций не нужно предоставлять общий доступ за пределами своей учетной записи. Если нужно это сделать:
- Временно включите внешний общий доступ.
- Настройте общий доступ.
- Отключите его снова, когда закончите.
- Предоставляйте права на отправку или изменение только доверенным внутренним пользователям.
- Предоставляйте доступ только к соглашениям, отправленным из группы, если у вас нет веской причины для отслеживания входящих соглашений.
Оптимизируйте свою работу с помощью Acrobat Sign
Легко и быстро управляйте документами и подписывайте их в Интернете.
