Дополнительная информация о подписании документов представлена здесь.
Последнее обновление
20 июл. 2023 г.
Приветствуем в Adobe Acrobat Sign!
Перед началом использования Adobe Acrobat Sign ознакомьтесь с некоторыми основными сведениями. Цель этого руководства — ознакомление с Acrobat Sign и функциями, доступными для пользователей.
Это руководство описывает все важные процедуры в Acrobat Sign и знакомит с пользовательским интерфейсом. Справка по
Acrobat Sign предоставляет более подробную информацию (при необходимости). Если устройство подключено к Интернету, вы можете нажать ссылки в серых полях с текстом «Дополнительная информация…» для просмотра соответствующих справочных статей.
Примечание
Где применимо, указываются возможности и функции, которые относятся к уровням «Бизнес» и «Организация». Это руководство описывает функции и возможности, доступные на самом высоком уровне лицензионного соглашения — Acrobat Sign для уровня «Организация». Чтобы узнать свой тип лицензии, перейдите в раздел Мой профиль. Если у вас есть вопросы о функциях, доступных для вашей лицензии, обратитесь к своему менеджеру по работе с клиентами или в службу поддержки Adobe Acrobat Sign.
Acrobat Sign — это приложение с широкими возможностями настройки. Оно содержит большое количество функций, которые могут использоваться (или не использоваться) вашей организацией. Администратор учетной записи или группы может отключить некоторые из описанных параметров. Если вам требуются функции, которые в настоящее время недоступны, обратитесь к администратору учетной записи или группы. Сервис поддерживает различные конфигурации для разных групп. Функции, отключенные для одной группы, можно активировать для другой группы.
Ознакомившись с этим руководством, вы узнаете все сведения о стандартных процедурах «отправки» в Acrobat Sign, а также об управлении документами и создании отчетов. Это позволит вам контролировать, какие этапы завершены и какие остались незавершенными.
Индивидуальная настройка учетной записи
При первом входе в Acrobat Sign выделите немного времени на проверку своей личной информации пользователя. Эта информация используется в различных шаблонах, поэтому крайне важно, чтобы она была правильной.
- Наведите курсор на свое имя в правом верхнем углу, чтобы открыть меню, и нажмите Мой профиль.
На странице профиля отображаются данные, которые приложение Acrobat Sign будет использовать в любых выполняемых вами транзакциях. К таким данным относятся:
- Полное имя: используется в сообщениях электронной почты, а также в печатной версии подписи по умолчанию
- Должность: автоматически подставляется в поле «Должность» при наличии такого
- Название компании: используется в сообщениях электронной почты; должно представлять собой полное юридическое название организации
- Часовой пояс: метки времени и даты в вашем часовом поясе для ясности при создании отчетов
- Единица измерения — дюймы или сантиметры. Имеет значение, размещаете ли вы поля штампов в формах.
Для изменения любых из этих данных нажмите кнопку Изменить профиль, внесите необходимые изменения и выберите Сохранить.
После настройки личных данных ознакомьтесь с другими личными параметрами в левой части экрана. Эти параметры относятся к вам как к пользователю. Они могут содержать полезные автоматические функции.
- Мой профиль — личная идентификационная информация.
- Маркеры доступа — если вы являетесь разработчиком, в этом разделе можно определить и просмотреть API-маркеры.
- Интеграция с Twitter — отправка сообщения Twitter при завершении работы над каждым документом.
- Мой нижний колонтитул эл. почты — добавьте пользовательский нижний колонтитул (обычный текст) в нижнюю часть шаблонов эл. почты при отправке новых соглашений.
- Автоматическая передача — автоматически делегируйте отправленные вам на подпись документы Acrobat Sign третьим лицам. Эта процедура идентична процедуре перенаправления документов Acrobat Sign («Нет на месте»).
- Мои уведомления — выберите типы событий/оповещений Acrobat Sign, которые вы хотите получать, а также способ их получения. Можно настроить получение сообщений по электронной почте в режиме реального времени или запись события в журнал и отправку отчетов ежедневно или еженедельно. (События — триггеры при определенных действиях. Уведомления срабатывают, когда проходит временной интервал и что-то не происходит).
- Общие уведомления — если вам предоставлен общий доступ к учетной записи другого пользователя, вы можете настроить его события и оповещения, которые хотите получать.
- Моя подпись — загрузите изображение подписи и инициалов. Рекомендуется использовать файлы PNG.
- Языковые настройки — в этом разделе доступны две настройки.
- Мой язык — язык, используемый вами в веб-приложении Acrobat Sign.
- Язык подписи — язык по умолчанию, используемый в уведомлениях по электронной почте и в инструкциях по подписанию для получателя.
- Мой язык — язык, используемый вами в веб-приложении Acrobat Sign.
- Просмотр других учетных записей — если вам необходимо просмотреть документы в учетной записи другого пользователя, вы можете создать соответствующий запрос в этом разделе. Будет указан список всех просмотренных учетных записей. Этот список доступен «только для чтения».
- Общий доступ к учетной записи — чтобы предоставить общий доступ к своей учетной записи другому пользователю, укажите, кто может просматривать ваши документы, в этом разделе. Общий доступ к учетной записи возможен только для просмотра. Просматривающий не может подписывать, отменять или делегировать.
Обзор страниц
Главная страница — это первая страница, которая отображается при входе большинства пользователей в систему. (Другой вариант — страница «Отправка», которая отображается при соответствующих настройках администратора учетной записи.)
Главная страница содержит следующие разделы, в которых можно быстро получить доступ к большинству функций Acrobat Sign.
- Выполняется — число созданных документов, которые выполняются.
- Нажмите счетчик, чтобы открыть страницу Управление с примененным фильтром выполняемых документов.
- В счетчик Выполняется не включены документы, ожидающие действия текущего пользователя.
- Ожидает ваших действий — число всех документов, ожидающих действий текущего пользователя.
- Нажмите счетчик, чтобы открыть страницу Управление с примененным фильтром документов, ожидающих действий текущего пользователя.
- События и оповещения — нажмите счетчик, чтобы открыть страницу Уведомления на вкладке «События».
- Запросить подписи — быстрая ссылка на страницу «Отправка», а также дополнительная возможность начать процесс путем прикрепления документа библиотеки или начать пользовательский рабочий процесс (если эти параметры включены для учетной записи).
- Перейти в библиотеку — позволяет выбрать шаблон библиотеки или рабочий процесс для начала работы с документом.
- Еще больше возможностей работы — список других распространенных действий.
- Заполнить и подписать документ — позволяет добавить подпись в документ, а затем отправить подписанный документ другому лицу. Например, заполнение налоговых форм или бланков разрешений.
- Публикация веб-форм — веб-формы представляют собой документы/формы, которые можно внедрить в ссылку или на веб-сайт; с их помощью клиенты могут создавать подписанные документы. Например, можно создать заявление на участие или форму для регистрации на сайте.
- Пакетная отправка — рабочий процесс, который позволяет отправлять документы для личного подписания сотням людей. Каждый пользователь получает собственную копию документа, требующую добавления только его подписи. Например, ежегодное соглашение «Кодекс корпоративной этики».
- Создание шаблона для многократного использования — позволяет создать шаблон документа или поля для повторного использования. Шаблоны можно сохранить для личного использования, использования группой или сделать доступными для всей учетной записи.
- Контроль и отслеживание всех документов — открытие страницы «Управление».
- Повышение уровня учетной записи — кнопка Повышение уровня учетной записи открывает небольшое диалоговое окно в соответствии с наивысшим уровнем разрешений пользователя.
- Пользователи переходят на страницу «Моя подпись» для создания подписи.
- Администраторов группы перенаправляют на страницу настройки учетной записи для загрузки логотипа группы.
- Администраторов учетной записи перенаправляют на страницу настройки учетной записи для определения названия компании, имени хоста и логотипа.
- Справка — чтобы получить доступ к материалам справки, нажмите знак вопроса в правом верхнем углу любого окна Acrobat Sign. При нажатии знака вопроса открывается вложенное меню со следующими параметрами.
- Справка — открывает Руководство пользователя Adobe Acrobat Sign в новой вкладке.
- Руководства — открывает Видеоруководства Adobe Acrobat Sign в новой вкладке.
- Служба поддержки — открывает портал доступа к поддержке по электронной почте, в чате и по телефону.
- Доступные варианты поддержки зависят от уровня обслуживания учетной записи клиента.
- Запросы на изменение настроек, учетной записи или просмотр транзакции (либо другого контента пользователя) могут создаваться администратором учетной записи Acrobat Sign.
- Заметки о выпуске — ссылка на документ Заметки о выпуске.
На странице Отправка можно настроить и отправить новые специальные соглашения. Доступно пять функциональных разделов для настройки:
- Группа Отправить от (только для учетных записей с включенной функцией UMG) — Селектор группы определяет настраиваемые параметры и доступные шаблоны для соглашения. Настройте это первым, поскольку сброс группы обновит страницу и удалит все предыдущие конфигурации.
- Получатели — получателями являются пользователи, работающие с документом. Существует несколько типов получателей. Доступные варианты устанавливаются администратором учетных записей.
- Сообщение — в этом поле можно ввести имя документа и сообщение для получателей.
- Параметры — параметры для управления документом.
- Защита паролем — вы можете защитить подписанные документы паролем, который будет применен к готовому файлу PDF для предотвращения несанкционированного просмотра.
- Срок выполнения — если документ необходимо подписать к определенной дате, можно использовать этот параметр для автоматической отмены документа по истечении указанного числа дней.
- Отправить напоминание — можно настроить регулярные напоминания, отправляемые текущим активным получателям.
- Язык получателя — выбранный язык используется в сообщениях электронной почты получателей и на странице электронной подписи.
- Файлы — выбор документов, отправляемых на подпись.
Отправитель, получатель и получатель в копии, участвующие в работе над документом Acrobat Sign, могут просмотреть соглашение на странице «Управление». Эта страница является порталом для всех соглашений пользователя и позволяет выполнять две функции: находить нужные соглашения для просмотра и выполнять задачи по обработке соглашений.
Основная часть страницы содержит список соглашений, отфильтрованных по состоянию на левой панели («Выполняется», «Ожидает вас», «Завершено», «Отменено», «Срок действия истек» и «Черновик»). Фильтры шаблонов также доступны непосредственно под фильтрами соглашений («Шаблоны», «Веб-формы» и «Пакетная отправка»).
Фильтры для ввода текста в верхней части страницы позволяют найти документы по адресу электронной почты, названию соглашения, имени получателя (если известно системе), дате, примечаниям и т. д.)
Запланированные регулярные отчеты позволяют быстро отслеживать документы, а также помогают узнать, на каких этапах требуется ваше внимание. Отчеты можно настроить, указав время и дату создания, а также выбрав все соглашения или только документы с определенным именем.
Отправка соглашений
Отправка документов, сбор подписей и утверждение документов — основная функция Acrobat Sign. Разные клиенты предъявляют различные требования к тому, кто будет работать с документом и в какой последовательности. Поэтому на странице «Отправка» содержится несколько функций рабочих процессов, с которым необходимо ознакомиться.
Если вы выполнили вход в учетную запись, в которой подключены пользователи, состоящие в нескольких группах (UMG), выберите группу, из которой необходимо отправить документ, прежде чем его настраивать.
- Установка значения «Группа» загружает свойства и шаблоны, связанные с группой, для выбора.
- При изменении группы страница будет обновлена. Все введенное содержимое будет удалено при обновлении.
Если в верхней части страницы не отображается раскрывающееся меню От имени, ваша учетная запись не поддерживает UMG.
Определите получателей и порядок, в котором они будут работать с документом.
- Настройка соглашений с несколькими подписывающими сторонами выполняется так же, как и с одной подписывающей стороной, но для большего количества получателей. Добавьте их и настройте по мере необходимости.
- Допускается многократное добавление одного и того же электронного адреса в соглашение (например, если кто-то выполняет действия на разных этапах процесса).
В разделе Получатели верхний переключатель позволяет выбрать основной порядок подписания:
- Завершить по порядку — этот параметр выбран на примере вверху. При выборе этого параметра процесс подписания выполняется последовательно от одного получателя к другому. Получатели пронумерованы в указанном порядке.
- Гибридный процесс подписания начинается с последовательного подписания («Завершить по порядку»).
- Если включен параметр В любой последовательности, документы могут подписываться получателями параллельно. Получатели не пронумерованы, что указывает на отсутствие строгого порядка подписания.
Справа от переключателя порядка подписания отображаются две ссылки.
- Добавить меня — нажмите эту ссылку, чтобы добавить себя в качестве следующего получателя в последовательности подписания.
- Добавить группу получателей — нажмите эту ссылку, чтобы создать группу получателей, в которой один пользователь может участвовать от имени всей группы. Например, создайте группу кадровых специалистов, в которой только одному пользователю требуется подписать соглашение.
Примечание
Чтобы изменить порядок получателей, выберите их и перетащите на нужную позицию в списке либо непосредственно измените номера соответствующих получателей. Позиции в списке будут изменены автоматически.
Каждый получатель создается с 5 элементами:
А. Порядок участия — когда выбрано Завершить по порядку, порядок участия четко показывает, когда каждый получатель будет взаимодействовать с соглашением.
Б. Роль — Как лучше всего охарактеризовать получателя?
В. Адрес электронной почты — это идентифицирующий адрес электронной почты получателя, который используется для всех сообщений электронной почты с получателем, включая запрос на подпись.
Г. Методы аутентификации — как следует проверять получателя? Необходимо использовать двухфакторную аутентификацию?
Д. Личное сообщение (необязательно) — отправитель может предоставить индивидуальные инструкции каждому получателю, которые появляются, когда получатель просматривает соглашение.
Если нажать ссылку Показать копии под списком получателей, появится поле, куда можно вставить электронный адрес получателя копии, который сможет просматривать соглашение, но не сможет подписывать или утверждать его.
«Гибридный» процесс — это последовательный процесс подписания, при котором на одном или нескольких этапах два и более получателей получают доступ к документу одновременно. Все подписывающие и утверждающие стороны на «параллельном» этапе должны выполнить необходимые действия до перехода к следующему этапу.
Группы получателей можно использовать для подписания документов от имени группы или организации, но не от имени отдельных получателей в группе. Любой участник группы может подписать или утвердить документ от имени всей группы.
Раздел «Сообщение» содержит два поля, которые могут значительно повысить эффективность работы.
В поле Имя документа можно ввести любое строковое значение для идентификации документа. Эта строка подставляется в поле «Тема» в сообщении электронной почты, которое отправляется получателю (на иллюстрации это поле выделено желтым цветом). Это значение также отображается в поле «Имя» на странице «Управление». Рекомендуется указывать понятное и значимое имя соглашения, чтобы получатели электронной почты быстрее обратили внимание на сообщение и вам было проще найти это соглашение в дальнейшем.
Примечание
Если имя соглашения не указано перед прикреплением документа, имя соглашения будет соответствовать имени первого прикрепленного файла. Это значение можно изменить до отправки документа.
Сообщение соглашения — это поле для неформатированного текста, где можно ввести инструкции или комментарии (на иллюстрации это поле выделено зеленым цветом). Это сообщение отображается в письме Требуется подпись, отправленном всем получателям (в отличие от «личного сообщения», которое отображается только для соответствующего получателя).
Шаблоны сообщений
Заказчики уровня «Организация» имеют доступ к шаблонам сообщений, настроенным администратором. Шаблоны сообщений отображаются в соответствии с языком получателя, выбранным в разделе Параметры. Поэтому при выборе значения «Испанский» в раскрывающемся списке «Язык» станут доступны все шаблоны на испанском языке.
Примечание
Если выбран язык, для которого нет шаблонов, параметр Шаблон сообщений будет недоступен на странице «Отправка».
В разделе «Параметры» можно настроить процесс обработки соглашения после его отправки.
- Защита паролем: получателям потребуется ввести пароль, чтобы открыть и просмотреть подписанный файл PDF. Этот пароль создается отправителем и передается внешним пользователям. Acrobat Sign не сохраняет этот пароль, поэтому его необходимо запомнить.
- Срок выполнения: укажите количество дней до окончания срока действия соглашения, по истечении которого его больше нельзя будет изменять.
- Настроить напоминание: укажите периодичность напоминаний, отправляемых вплоть до завершения работы над документом (ежедневно или еженедельно). Уведомления отправляются только текущим получателям.
- Язык получателя: выберите язык для подписания документов и сообщений электронной почты, которые отправляются получателям.
- Этот параметр также определяет доступные шаблоны сообщений, если они настроены для вашей учетной записи.
В разделе «Файл» можно прикрепить документы к транзакции.
Acrobat Sign объединяет все документы в одно соглашение PDF для процесса подписания. При создании этого файла PDF учитывается порядок перечисления документов. Чтобы изменить порядок документов в списке, можно выбрать документ и перетащить его на новую позицию.
Можно прикрепить файлы из библиотеки Acrobat Sign, Google Документов, Box.net, Dropbox, OneDrive или загрузить с локального компьютера с помощью функции поиска или путем перетаскивания файла в поле «Файлы».
Поддерживаются следующие типы файлов: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML
Поля предварительного просмотра и добавления подписи
Непосредственно под разделом «Файлы» находится флажок Поля предварительного просмотра и добавления подписи. Этот параметр позволяет открывать загружаемые документы и размещать в документах необходимые поля форм.
Поля подписи являются обязательными; кроме того, можно добавить любые другие поля для создания сложных форм.
Примечание
Если поля подписи не добавлены, Acrobat Sign автоматически добавит новую страницу для подписей в конце документа.
Отправка документа только одному получателю — один из наиболее распространенных рабочих процессов. С его помощью можно с легкостью ознакомиться с базовыми процедурами. Необходимые данные указаны ниже.
- Адрес электронной почты получателя.
- Этот адрес электронной почты должен отличаться от адреса текущего пользователя (вы не можете отправить соглашение себе).
- Документ или файл, который должен быть подписан.
Отправка нескольким получателям
Процесс отправки соглашений нескольким получателям состоит из тех же этапов с двумя существенными отличиями.
- Каждый получатель должен быть указан в отдельной строке в разделе «Получатели» (в порядке, в котором получатели должны подписать соглашение).
- При размещении полей необходимо указать, какие получатели имеют доступ к этим полям. Для этого дважды щелкните поле и настройте значение Получатель.
Среда подписания
Ознакомление с процессом подписания позволяет понять конечный результат конфигурации, создаваемой отправителем.
1. Электронное письмо доставляется в почтовый ящик получателя.
○ Строка темы начинается с текста: Запрос на подписание документа {название документа}.
2. Чтобы открыть соглашение, нажмите кнопку Просмотреть и подписать.
3. Соглашение открывается в новом окне браузера
Другие параметры на странице включают в себя следующее.
А.Параметры — этот список включает варианты, доступные получателю в зависимости от его роли
○ Прочитать документ — документ будет открыт в режиме только для просмотра.
○ Передать подписание другому лицу — этот параметр позволяет получателю делегировать свое право другому пользователю. Например, коллеге или руководителю.
○ Отказ от подписи — это действие завершает работу над документом.
○ Печать, подпись и загрузка — позволяет подписанту преобразовать рабочий процесс подписания из электронного в бумажный. Подписант затем добавляет подписанный документ в систему в электронном виде.
○ Очистка данных документа — это действие удаляет содержимое всех полей.
○ История просмотра — открывает текущий отчет об аудите для просмотра.
○ Загрузить PDF — загрузка текущей версии документа в формате PDF.
Б.Сообщение — значок всплывающей подсказки снова отобразит сообщения
В. Счетчик обязательных полей — этот счетчик показывает количество обязательных полей в документе, которые еще не заполнены. При нажатии этого поля подписывающая сторона переходит от одного обязательного (не дополнительного) поля к другому.
Г. Вкладка следующего поля — эта желтая стрелка поможет найти следующие поля при прокрутке большого документа. Этот параметр обеспечивает переход ко всем полям, не только обязательным.
В этом документе содержится только одно поле подписи, которое является обязательным (отмечено красной звездочкой). В документах с несколькими заполняемыми полями вы можете переходить между ними.
4. Чтобы применить подпись, дважды щелкните поле, чтобы открыть панель подписи.
5. Введите ваше имя в верхнее поле панели подписи.
Добавить подпись можно одним из четырех способов.
○ Ввод настроенным шрифтом (по умолчанию) — Acrobat Sign применит шрифт, имитирующий рукописный текст, к введенному имени.
○ Физически нарисовать — физически нарисуйте подпись с помощью мыши, стилуса или другого указывающего устройства. Рекомендуется нарисовать подпись пальцем на планшете.
○ Изображение — если у вас есть изображение штампа подписи, вы можете загрузить его.
○ Мобильный — параметр Мобильный позволяет переносить панель подписи с рабочего стола на мобильное устройство, что позволяет более простому устройству физически прорисовывать вашу подпись.
6. Нажмите Применить, чтобы разместить подпись в поле подписи и вернуться к документу.
7. Когда все обязательные поля заполнены, нажмите кнопку Нажать, чтобы подписать в нижней части окна (вы ее не пропустите).
|
|
Примечание
В нижней части страницы в Acrobat Sign расположена панель инструментов, которая содержит инструменты для навигации по документу, изменения масштаба и загрузки документа. Эту панель инструментов можно скрыть, нажав на значок «Х» в правом нижнем углу. Чтобы временно отобразить скрытую панель инструментов, наведите курсор в нижнюю часть окна; после этого элементы управления появятся снова.
Управление документами
Управление документом — важный элемент работы с Acrobat Sign. На странице «Управление» можно отслеживать, обрабатывать и настраивать соглашения. Вы можете изменять ход работы над соглашением, отменяя его, заменяя подписывающие стороны и выполняя другие действия.
На странице «Управление» доступно множество встроенных функций. Для удобства их можно разделить на три функциональные области.
А. Фильтры
Б. Список документов
В. Инструменты документа
Фильтры документов
«Папки» состояния на классической странице объединены в более удобный набор фильтров, которые возвращают документы указанного состояния. В верхней части отображаются фильтры соглашений, которые возвращают соглашения в соответствии с текущим состоянием.
Доступно два «активных» состояния. Объем содержимого отображается в круглых скобках после названия состояния.
- Выполняется (N) — документы, возвращаемые в состоянии «Выполняется», ожидают действия участника. Документы, ожидающие действия выполнившего вход пользователя, не возвращаются.
- Ожидает ваших действий (M) — документы, ожидающие действия выполнившего вход пользователя, указаны в фильтре «Ожидает ваших действий».
Доступно три «окончательных» состояния.
- Завершено — документы, которые были обработаны.
- Отменено — документы, которые были по какой-либо причине отменены. Возможные причины указаны ниже.
- Документы отменены отправителем.
- Документы отклонены участником.
- Документы, недействительные из-за нескольких неудачных попыток аутентификации.
- Документы с системной ошибкой, из-за которой они стали недействительными.
- Истекшие — Соглашения, которые достигают даты истечения срока и закрываются автоматически.
Существует состояние Черновик, которое включает все частично созданные соглашения.
Нижний раздел содержит «родительские» объекты шаблона. Дочерние документы, которые создаются на основе этих шаблонов, отфильтрованы вверху в фильтрах статуса документов.
Родительские объекты не являются документами, но используются для создания большого числа документов. Они включают следующие объекты.
- Шаблоны библиотеки — все шаблоны документов и полей, доступные в библиотеке документов.
- Веб-формы (ранее: виджеты) — шаблоны документов, которые могут быть отправлены как ссылки, а также вставлены в веб-страницы. Веб-формы инициируются подписывающей стороной и создают дочерние документы для всех участников, заполняющих документы.
- Пакетная отправка — шаблоныпакетной отправки используются для создания большого количества документов, которые можно отправлять и подписывать, как «обычные» документы.
Примечание
Пользователи, которым предоставлен доступ к содержимому других учетных записей, могут фильтровать это содержимое, нажав кнопку со стрелкой вниз рядом с полем Ваши документы.
Раскрывающееся меню содержит список всех пользователей (и групп, если включен расширенный общий доступ), к содержимому которых предоставлен доступ. Выберите пользователя, чтобы страница Управление перезагрузилась с содержимым выбранного пользователя.
Списки документов
В основной части страницы отображаются списки документов, связанных с вами. Все соглашения, которые содержат ваш адрес электронной почты, будут указаны в списке. Здесь отображаются не только созданные вами документы, но и документы, отправленные вам на подпись или утверждение, а также документы, отправленные вам как получателю копии.
Список соглашений всегда фильтруется по состоянию документов в левой части страницы.
Заголовки в верхней части списков позволяют сортировать содержимое каждого раздела. Для этого достаточно нажать на заголовок. Если нажать на заголовок еще раз, содержимое будет отсортировано в обратном порядке.
Записи содержат следующую информацию:
- Получатель — это имя или электронный адрес первого получателя, который не является отправителем.
- Адрес электронной почты используется, если получатель еще не подписывал документы в системе Acrobat Sign.
- Когда в процессе подписания будет указано имя, оно заменит этот адрес электронной почты.
- Компания — если первый получатель указал название организации в поле подписи или в своем профиле, это название будет отображаться здесь.
- Если вы не включаете поля «Название компании» в ваши соглашения, этот столбец будет в основном пустым.
- Название документа: это имя соглашения.
- Состояние — если выбран фильтр Выполняется, второй столбец называется Состояние; он должен содержать значение Отправлено для подписи (или утверждения, принятия и т. д.).
- Действие — при выборе фильтра Ожидает вас во втором столбце отображается ожидаемое действие (вместе со ссылкой для открытия соглашения).
- Отправитель — при выборе трех конечных состояний («Завершено», «Отменено» и «Срок действия истек») во втором столбце отображается изначальный отправитель соглашения.
- Изменено — отображается дата последнего изменения, то есть дата последнего обновления соглашения событием отправки, подписания или утверждения.
Панель «Инструменты соглашения» позволяет использовать некоторые инструменты для управления соглашениями и получения дополнительных сведений.
- Срок действия — содержит дату автоматической отмены соглашения (если настроено). Чтобы настроить или изменить это значение, нажмите значок карандаша.
- Просмотр — позволяет открыть соглашение для просмотра.
- Изменить документ — позволяет заменить документы, прикрепленные к соглашению, и/или отредактировать поля в документе. Доступно только до того как первый получатель начнет работу с соглашением.
- Напоминание — после отправки соглашения с помощью этой ссылки можно создавать или удалять напоминания. Кроме того, напоминание можно отправить в реальном времени или при наступлении определенной даты.
- Общий доступ — с помощью этой функции можно предоставить доступ к документу. При этом предлагается ввести адрес электронной почты и сообщение и отправить на этот адрес копию соглашения в текущем состоянии. Документ также добавляется на вкладку «Управление» для соответствующего адреса электронной почты.
- Отмена — отмена соглашения.
- Загрузить PDF — загружает копию соглашения в текущем состоянии.
- Загрузить отдельные файлы — загружает отдельные файлы (если первоначальное соглашение состоит из нескольких файлов).
- Загрузить отчет об аудите — если нажать эту ссылку, будет создан подробный отчет в формате PDF, который содержит всю историю документа, включая детальные сведения (например, IP-адрес для каждого события).
- Заметки: к соглашению можно добавить личную заметку. Эта заметка видна только вам, и не отправляется другим пользователям и подписывающим сторонам. Примечания доступны для поиска с помощью текстовых фильтров.
- Заменить подписывающего — Позволяет заменить текущего получателя.
- Изменение аутентификации — позволяет изменить текущий метод аутентификации для получателя. Эту ссылку можно использовать для сброса пароля аутентификации (если вы его забыли).
- Действие — на этой вкладке отображается список всех событий, зарегистрированных для соглашения: начиная с отправки и заканчивая итоговой подписью.
Панель Поиск и кнопка Фильтры позволяют выполнять точный поиск по заданным критериям в большом списке документов.
Фильтрация возвращенных данных
Для уточнения поиска и сокращения количества данных до приемлемого списка используются четыре фильтра, которые можно комбинировать или использовать по отдельности.
Фильтрация по дате изменения
Измененная дата – это значение отфильтровывает по самому последнему штампу даты/времени действия пользователя по изменению соглашения. Измененная дата становится заблокированным значением, как только соглашение достигнет окончательного состояния (Завершено/Отменено/Срок действия истек).
При выборе значка фильтра Дата изменения отобразятся опции. С их помощью можно сократить количество результатов, выбрав диапазон дат:
- Все даты
- Последние 24 часа
- Последние 7 дней
- Последние 30 дней
- Последние 12 месяцев
- Настраиваемый диапазон дат
Фильтрация по значениям полей
Используя строку Поиск (справа от кнопки Фильтры), можно применить фильтр к отдельным полям, в которых могут быть специфичные или уникальные данные.
Опции полей с возможностью поиска:
- Все поля. Значение по умолчанию; с помощью этой опции выполняется поиск всех вариантов полей с точным совпадением со значением в строке Поиск. Отображается самое большое количество записей.
- Название. Сокращает результаты до записей с искомой строкой, найденной в названии объекта (например, название документа).
- Примечание. Сокращает результаты до записей, содержащих искомую строку в личных примечаниях пользователя.
- Сообщение. Сокращает результаты до записей, содержащих искомую строку в поле Сообщение или Личное сообщение документа.
- Имена исходных файлов. Определяет имя файла изначально загруженного документа и отображает только совпадения.
- Адрес электронной почты. Ищет адрес электронной почты получателя.
- Обратите внимание, что этот фильтр не учитывает текстовые поля при поиске адрес электронной почты.
- Полное имя. Выполняет поиск имени, указанного получателем при добавлении подписи. Если было предоставлено только одно имя, отобразятся все результаты, совпадающие с ним.
- Обратите внимание, что значения Имя зависят от того, что указал получатель, и могут не совпадать с предыдущими подписями или именами профилей (если у получателя есть учетная запись пользователя Acrobat Sign).
- Должность. Ищет значения, указанные в полях Должность.
- Название компании. Ищет значения, указанные в полях Компания.
- Название группы получателей. Выполняет поиск по названию группы получателей, которое указал отправитель.
- Содержимое текстового поля. Ищет точное совпадение со значением в любом текстовом поле. (В том числе значения по умолчанию и отдельные слова, найденные в более объемных текстовых блоках.)
Фильтрация по группе
У учетных записей с активированной опцией Пользователи, состоящие в нескольких группах есть доступ к фильтру Группа, который показывает только документы, отправленные от группы.
Примечание
Когда фильтр выбран, рядом со значком этого фильтра отображается тег. После возврата набора данных можно удалить любой фильтр, нажав на него.
Отчеты (только уровни обслуживания «Бизнес» и «Организация»)
Функция отчетов позволяет узнать, как в вашей учетной записи используется Acrobat Sign. Создавайте собственные отчеты, чтобы получить всю информацию о процессе подписания документа, в том числе о действиях отдельных групп и пользователей.
Подробная информация об отчетности находится по ссылкам ниже:
Предоставление пользователям доступа к отчетам
Диаграммы отчетов
Экспорт данных
- Создание нового экспорта данных
- Редактирование экспорта данных
- Обновление содержимого для экспорта данных
- Загрузка экспорта данных
Общие действия
Предварительный просмотр и среда авторинга
Среда создания обеспечивает функциональность для создания форм в Acrobat Sign. Помимо размещения полей для подписи, вы можете включать поля, которые автоматически заполняют контент, например дату или значения подписи подписавшего лица (если они известны), или текстовые поля, которые выполняют проверку контента и/или сложные вычисления.Вы также можете добавлять другие распространенные типы полей, например раскрывающиеся списки, переключатели и флажки.
Доступ к среде авторинга можно получить следующими способами.
- Отправить новый документ и включить параметр Поля предварительного просмотра и добавления подписи на странице Отправка.
- Редактировать черновик документа на странице Управление.
- Создать новый шаблон или веб-форму на главной странице.
- Редактирование существующего документа библиотеки или веб-формы на странице Управление.
○ Можно редактировать только шаблоны, которые вы загрузили. На изображении внизу показано, что второй шаблон предоставлен для общего доступа другим пользователем и поэтому не может быть изменен.
После запуска среды авторинга ознакомьтесь с пятью основными параметрами.
А.Шаблон поля формы—Этот параметр отображается только при наличии хотя бы одного шаблона библиотеки полей формы.
Б.Макет полей и выравнивание—Отображает панель инструментов размера/выравнивания полей формы
В. Выбрать получателя (роль)—Этот раскрывающийся список содержит получателей для соглашения
Г. Вкладки полей формы—Вы можете выбрать поля из этих вкладок для добавления в ваш документ
Д. Назад / Сбросить / Сохранить шаблон / Сохранить прогресс:
► Назад — кнопка Назад позволяет пользователю перейти назад на страницу Отправка, чтобы изменить название и сообщение документа, адреса электронной почты получателей и файлы, прикрепленные к документу.
► Сброс удаляет все изменения, внесенные в шаблон со времени загрузки или последнего сохранения.
► Сохранить как шаблон — при установке этого флажка шаблон сохраняется в виде отдельного объекта библиотеки после отправки документа. После нажатия Отправить отобразится сообщение, в котором пользователя просят назвать новый шаблон.
► Сохранить текущую работу — при нажатии этой ссылки сохраняется текущее состояние шаблона.
Шаблон полей формы
Если вы создали шаблон полей формы для документа, вы можете выбрать и применить этот шаблон с помощью этого набора инструментов.
Раскрывающийся список содержит доступные шаблоны полей форм; вы также можете выбрать, с какой страницы следует применить шаблон. Можно применить несколько шаблонов.
|
Более подробная информация об использовании шаблона полей формы доступна в справке по Acrobat Sign здесь. |
Макет полей и выравнивание
Этот параметр содержит инструменты, предназначенные для выравнивания и изменения размера полей относительно друг друга. Чтобы выбрать несколько полей, выделите поля, удерживая клавишу Ctrl; для выбора группы полей удерживайте клавишу Shift и выделите область мышью.
Шесть значков в левой части позволяют выровнять поля по верхнему краю, горизонтальной средней линии, нижнему краю, левому краю, вертикальной средней линии и правому краю (слева направо).
Следующие три значка сделают ширину и/или высоту всех полей одинаковой.
Выравнивание и изменение размера выполняется в зависимости от первого выбранного поля.
Выбор получателя (роли)
Возможно, важнейшая функция создания форм — привязка различных получателей к соответствующим полям. При выборе получателя в списке Получатели все размещенные в дальнейшем поля формы будут автоматически связаны с этим получателем. Измените получателя, чтобы все новые поля были связаны с этим новым получателем.
Примечание
Когда выбран определенный получатель, все связанные с ним поля в документе выделены; это позволяет быстро понять, какие поля связаны с выбранным получателем.
Размещенные в документе поля можно привязать к другим получателям; для этого дважды щелкните поле и в открывшемся диалоговом окне «Поле» измените получателя в раскрывающемся списке.
Меню полей форм
Все поля, доступные в Acrobat Sign, отображаются в меню на панели справа. Эти поля разделены по категориям использования и типу. Большинство полей можно настроить в соответствии с высотой и шириной формы.
|
Подробные сведения о типах полей формы можно найти в статье Типы полей. |
Сохранить как шаблон
После того как вы добавили новые поля форм к соглашению, вы можете сохранить копию в библиотеке перед отправкой соглашения для подписи.
Установите флажок Сохранить как шаблон в правом нижнем углу окна авторинга перед нажатием кнопки Отправить, чтобы добавить измененное соглашение в библиотеку.
Вначале документ будет сохранен в библиотеке.
Затем он будет отправлен на подпись.
Изменение масштаба, сброс и сохранение/отправка
Остальные параметры позволяют увеличивать и уменьшать масштаб документа, сбрасывать или удалять все размещенные поля, а также сохранять или отправлять документ в текущем состоянии.
Сохранить как шаблон сохраняет форму как новый шаблон библиотеки после отправки соглашения. У отправителя появится возможность назвать шаблон после выбора кнопки Отправить.
Рекомендуется регулярно сохранять текущую работу. При этом, когда пользователь выходит из среды авторинга, документ сохраняется автоматически. Получить к нему доступ можно на странице Управление в разделе Черновик.
Шаблоны библиотеки
Шаблон библиотеки может использоваться многократно. Acrobat Sign поддерживает два типа шаблонов библиотеки: шаблоны документов и шаблоны полей формы.
- Шаблоны документов — это документы с возможностью повторного использования. Шаблоны документов можно использовать совместно с другими пользователями в учетной записи. Это позволяет нескольким пользователям отправлять один и тот же документ без внесения каких-либо изменений.
- Шаблоны полей формы — это слои полей с возможностью повторного использования, которые можно применить к любому документу. Шаблоны полей формы можно также использовать совместно с другими пользователями в учетной записи. Шаблоны полей формы рекомендуется использовать в следующих ситуациях.
- У вас есть один макет полей, который используется в нескольких документах.
- У вас есть документ, который может быть отправлен несколькими способами.
- Необходимо внести изменения в содержимое документа, но поля оставить на месте.
Вместо создания нового документа библиотеки при каждом обновлении документа можно использовать один слой полей формы. Шаблоны полей формы можно редактировать для быстрого изменения расположения полей и свойств полей. Обратите внимание, что все инструменты в среде авторинга доступны при создании шаблона полей формы.
Рекомендуется выбрать одного пользователя (администратора документа), который будет создавать шаблоны и работать с ними. Назначение одного администратора документа при входе в систему исключает путаницу при выборе шаблонов для использования и обеспечивает управление версиями для повторно используемых документов.
Рекомендуется использовать список рассылки или рабочий адрес электронной почты для входа администратора документа в систему. Это позволяет управлять доступом к учетным данным администратора документа, а также дает возможность поделить обязанности (при необходимости).
|
Дополнительная информация об использовании инструментов авторинга для создания шаблонов представлена здесь. |
1. Нажмите вкладку Главная . Затем нажмите Создание шаблона для многократного использования.
Откроется страница Создание шаблона библиотеки.
2. В поле Имя шаблона введите имя для вашего шаблона. Это имя можно изменить позднее при необходимости.
3. Нажмите кнопку Обзор, чтобы найти файл в вашей локальной системе, который будет использован для создания многоразового шаблона. При создании повторно используемого документа будут использоваться этот файл и его содержимое. При создании повторно используемого слоя полей формы содержимое файла не будет включено в шаблон.
4. Выберите подходящий параметр шаблона: Создать как многоразовый документ, Создать как многоразовую форму (слой полей) или оба варианта.
5. Выберите подходящий параметр разрешений для совместного использования шаблона.
Примечание
Разрешения группы могут быть настроены только для текущей группы. Вы не можете предоставить разрешения для других групп.
6. Нажмите кнопку Предварительный просмотр или Добавить поля.Откроется интерфейс авторинга.
7. Разместите необходимые поля для соответствующих участников, перетащив их с вкладок полей формы и поместив на документ
8. Когда закончите добавлять поля, нажмите кнопку Сохранить
Шаблон теперь отображается в разделе Шаблоны на странице Управление. Если вы предоставили доступ к шаблону пользователям в вашей группе или организации с помощью соответствующих разрешений, то этот шаблон теперь также отображается в разделе Шаблоны на их странице Управление; они могут использовать его для отправки документов в любом количестве.
Примечание
Только пользователь, который создал шаблон библиотеки, может изменить или удалить его (если не включен расширенный общий доступ).
Альтернативные рабочие процессы подписания
Существует несколько рабочих процессов, которые можно использовать для отправки документов на подпись, сбора подписей и отправки подписанного документа, включая следующие:
- Подписание с помощью «Fill & Sign» или структурированное самостоятельное подписание
- Пакетная отправка
- Использование веб-форм для сбора подписей
В следующих разделах подробно описаны эти процессы.
|
Дополнительная информация об отправке документов представлена здесь. |
Вы можете добавить нескольких получателей для работы с соглашением (в зависимости от требований бизнеса). Например, вы можете назначить двух пользователей для подписания соглашения, а также одного пользователя для его утверждения или передачи другой подписывающей стороне. При отправке соглашения нескольким получателям можно настроить дополнительный параметр — порядок подписания (последовательный, параллельный или гибридный).
|
Дополнительная информация об отправке документов нескольким подписантам представлена здесь. |
Данный процесс полностью соответствует своему названию. Этот процесс используется только тогда, когда соглашение должно быть подписано только вами и отправлено одному или нескольким пользователям. Например, с его помощью можно отправить подписанный документ W-9 и/или соглашение о неразглашении одному или нескольким пользователям. Вы можете отправить подписанный документ себе на адрес электронной почты, не используемый для входа. Это связано с тем, что копия подписанного документа сохраняется и доступна на вкладке «Управление». Обратите внимание, что функция «Заполнение и подписание» доступна только на главной странице.
|
Дополнительная информация об инструменте «Заполнить и подписать» представлена здесь. |
1. Нажмите Заполнить и подписать документ на главной странице.
3. Введите Название соглашения
4. Перетащите файл, который хотите подписать, или нажмите ссылку Добавить файлы и найдите/прикрепите документ из вашей локальной системы или с сетевого диска
5. Нажмите кнопку Далее.
6. Загружается страница Заполнение и подпись.
Добавьте любое содержимое (текст, флажки, подписи).
7. По завершении нажмите Готово
8. Отображается страница после подписания с возможностями отправки документа, загрузки копии, просмотра документа на странице управления или подписания другого документа
Процесс пакетной отправки позволяет отправлять документ сразу нескольким сотням пользователей. Каждая подписывающая сторона подписывает свою копию документа; затем все эти отдельные соглашения возвращаются вам. Этот процесс можно использовать для сбора соглашений о неразглашении, документов для кадровых специалистов или разрешений от родителей. Ссылка на пакетную отправку доступна на главной странице.
Вы можете добавить получателей пакетной отправки, указав адреса их электронной почты в поле «Кому:» или загрузив файл .CSV (значения, разделенные запятыми), который содержит данные получателей. Файл .CSV позволяет предварительно заполнить данные каждой подписывающей стороны, что дает возможность изменить информацию для каждого пользователя. Например, можно изменить сообщение «Требуется подпись…», отправленное каждой подписывающей стороне.
|
Дополнительная информация об использовании функции Пакетная отправка представлена здесь. |
Веб-формы — это размещенные документы, которые могут быть подписаны любым пользователем, у которого есть к ним доступ. Они идеально подходят для страниц регистрации, отказов от ответственности и любых других документов, которые должны быть просмотрены и подписаны многими пользователями в Интернете.
Веб-формы можно создавать в двух различных форматах — JavaScript или URL. JavaScript предоставляет необходимый код для встраивания веб-формы в веб-сайт. URL предоставляет веб-адрес, размещенный в Acrobat Sign, который может быть использован отправителями документов для подписания. Ссылка на создание веб-форм доступна на главной странице.
Процесс подписания веб-формы идентичен обычной транзакции в Acrobat Sign. При этом веб-формы могут быть подписаны только одной подписывающей стороной и переданы для скрепления подписи любому другому пользователю.
Мобильные устройства
Подписание — одна из основных функций Acrobat Sign. Любой пользователь может поставить подпись, перейдя по ссылке в сообщении электронной почты, в любом веб-браузере на компьютере или в мобильном устройстве. При наличии учетной записи Acrobat Sign вы можете добавить подпись во встроенном приложении Acrobat Sign Manager для iOS или Android. Вы также можете начать процесс подписания на странице «Управление». Процедура подписания также интегрирована в процесс «Заполнение и подписание».
|
Дополнительная информация о функциональности мобильного приложения представлена здесь. |
Acrobat Sign поддерживает последние версии веб-браузеров для смартфонов и планшетов под управлением операционных систем iOS и Android.
С помощью интуитивно понятной панели управления в Acrobat Sign Manager можно открывать документы на мобильном устройстве для отправки и подписания. Новая панель управления полностью совместима с iOS 9 и iPad Pro. Обновленный интерфейс отправки упрощает отправку документов на подпись.
Приложение Acrobat Sign Manager для Android переведено на 19 языков так же, как Acrobat Mobile.
Связанные материалы
Оптимизируйте свою работу с помощью Acrobat Sign
Легко и быстро управляйте документами и подписывайте их в Интернете.
