Создание пользовательской страницы Новый шаблон с помощью средства создания настраиваемых рабочих процессов.
В учетных записях для организаций все пользователи могут создавать пользовательские страницы создания с помощью средства создания настраиваемых рабочих процессов, если оно включено.
Пользовательские страницы Новый шаблон могут варьироваться от простых персонализированных шаблонов, включающих в себя сведения о подписи, срок действия, личные сообщения и т. д., до сложных, многоадресных и гибридных рабочих процессов, которые обеспечивают строгое соответствие корпоративным политикам.
- Администраторы учетных записей могут создавать рабочие процессы для всей учетной записи или определенных групп.
- Администраторы групп могут создавать рабочие процессы для назначенных им групп.
- Пользователи с соответствующими разрешениями могут создавать личные рабочие процессы и делиться ими с группами.
Доступ к средству создания настраиваемых рабочих процессов:
- Перейдите на вкладку Рабочие процессы на верхней панели навигации.
- Выберите пункт Настраиваемые рабочие процессы в меню слева для просмотра доступных рабочих процессов.
- Нажмите Создать рабочий процесс, чтобы приступить к созданию нового рабочего процесса.
При открытии рабочего процесса под логотипом появится заголовок средства создания рабочих процессов.
В верхней части страницы расположено несколько индикаторов и элементов управления:
- Индикатор состояния — отображает текущее состояние рабочего процесса:
- Черновик/неактивный — помечен как «Черновик».
- Активный — помечен как «Активный».
- Название рабочего процесса — отображает название рабочего процесса (например, Новый рабочий процесс).
- Клонировать рабочий процесс — создает копию рабочего процесса с новым именем.
- Удалить рабочий процесс — удаляет рабочий процесс из учетной записи.
- Закрыть — завершает рабочий процесс. При наличии несохраненных изменений отобразится соответствующий запрос.
- Сохранить — сохраняет все изменения.
- Активировать/деактивировать — переключает состояние рабочего процесса:
- Активирован — рабочий процесс помечается как «Активный» и становится доступным назначенным пользователям, группам или организациям.
- Деактивирован — рабочий процесс остается в состоянии «Черновик» и является доступным только для владельца или администратора.
Для создания рабочего процесса необходимо настроить следующие сведения:
- Информация о рабочем процессе — название рабочего процесса, добавление настраиваемых инструкций для отправителей и назначение разрешений.
- Информация о соглашении — настройка отображения сведений о соглашении на пользовательской странице Новый шаблон.
- Получатели — определение порядка подписания путем добавления подписантов и других типов получателей.
- Электронные сообщения — определение порядка отправки уведомлений по электронной почте разным участникам на каждом этапе процесса подписания.
- Документы — выбор документов, которые необходимо добавить в рабочий процесс.
- Поля ввода отправителя — добавление полей для ввода информации отправителями перед отправкой документа. Эти данные включаются в документ до его передачи подписантам и утверждающим лицам.
Настройки, выполненные в средстве создания рабочих процессов, позволяют автоматизировать пользовательскую страницу Новый шаблон, сокращая ручной ввод данных отправителями. Обязательные поля отмечены звездочкой (*), а необязательные поля можно настроить или оставить пустыми.
Цель — добавить как можно больше информации, чтобы избежать ошибок в процессе отправки, а также ускорить и упростить его.
Настройки и свойства, указанные в настраиваемом рабочем процессе, отменяют любые настройки на уровне группы/учетной записи. Это применимо ко всем настраиваемым элементам рабочего процесса.
Например, если в настройках на уровне группы указан пятидневный срок действия документа, а в шаблоне рабочего процесса установлен трехдневный срок завершения, срок действия соглашения истечет через три дня.
При открытии средства создания рабочих процессов отобразится панель Информация о рабочем процессе:
На странице Информация о рабочем процессе укажите следующие сведения:
- Название рабочего процесса — укажите уникальное имя рабочего процесса.
- Кто может пользоваться этим рабочим процессом — укажите, какие пользователи могут получать доступ к рабочему процессу использовать его.
- Инструкции для отправителя — добавьте отображаемые на экране указания для отправителей, использующих рабочий процесс.
Эти настройки определяют, как рабочий процесс будет представлен в меню и пользовательском интерфейсе, обеспечивают доступ к нему пользователей или групп с соответствующими правами, а также дают возможность добавления инструкций для отправителя (при необходимости).
Определение названия рабочего процесса
Название рабочего процесса используется в интерфейсе Acrobat Sign для определения шаблона рабочего процесса. Оно отображается в следующих областях:
- При выборе рабочего процесса из списка.
- В списке Настраиваемый рабочий процесс.
- При использовании фильтра Рабочий процесс в отчетах и при экспорте данных.
Название рабочего процесса не видно получателям, поэтому вы можете использовать его для версии, уровня обслуживания или любой другой классификации, относящейся к вашей организации.
Выберите значение параметра Кто может пользоваться этим рабочим процессом.
Параметр Кто может пользоваться этим рабочим процессом определяет, какие пользователи могут получать доступ к этому рабочему процессу и использовать его. Доступны следующие варианты:
Только я — рабочий процесс доступен только для автора.
- Этот параметр доступен только в том случае, если доступ к настраиваемым рабочим процессам предоставлен всем пользователям.
- Пользователи, состоящие в нескольких группах, могут выбрать группу, которой будет назначен рабочий процесс.
Выбранная группа — доступ предоставлен только определенной группе, выбранной в раскрывающемся списке.
- Пользователи, состоящие в нескольких группах, могут создавать рабочие процессы для любой группы, к которой они принадлежат.
- Рабочие процессы привязаны к одной группе; на странице Новый шаблон не отображается средство выбора групп.
- Чтобы поделиться рабочим процессом с несколькими группами, сначала выполните тестирование, а затем клонируйте рабочий процесс для каждой группы, которой необходимо предоставить доступ.
- Участники группы могут использовать рабочий процесс, и, если всем пользователям предоставлен доступ к настраиваемым рабочим процессам, они могут клонировать и изменять рабочий процесс для собственного использования.
- Администраторы групп могут редактировать рабочие процессы, доступные в рамках их группы. Администраторы учетных записей могут редактировать рабочие процессы, доступные для всех групп.
Любой пользователь в моей организации — рабочий процесс доступен для всех пользователей в учетной записи Acrobat Sign.
- Рабочие процессы на уровне учетной записи можно отправлять из любой группы, к которой принадлежит отправитель.
- Администраторы на уровне учетной записи могут редактировать любой рабочий процесс, доступ к которому предоставлен на уровне организации.
Выберите соответствующую настройку в зависимости от того, как должен быть предоставлен общий доступ к рабочему процессу.
Средство выбора рабочих процессов позволяет систематизировать рабочие процессы в трех папках на основании настроек доступа. Папки перечислены ниже:
- Только я — отображает рабочие процессы, созданные пользователем для личного использования.
- Моя группа — содержит рабочие процессы, доступные для назначенной группы пользователя. Если пользователь является участником нескольких групп, он увидит все назначенные рабочие процессы на уровне группы.
- Организация — содержит рабочие процессы, доступные для всех пользователей в учетной записи Acrobat Sign.
Если у пользователя нет рабочих процессов в определенной папке, она не будет отображаться, чтобы избежать перегруженности интерфейса.
Добавление инструкций на пользовательской странице «Новый шаблон»
В новых и сложных процессах могут использоваться инструкции, приведенные на странице Новый шаблон.
Инструкции можно форматировать, используя следующие HTML-теги и атрибуты:
- Форматирование текста: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>
- Списки: <ul> (неупорядоченный список), <ol> (упорядоченный список), <li> (элемент списка)
- Изображения: <img src="fully qualified path">
- Ссылки: <a href="fully qualified path">
При включении атрибутов src или href в изображение или теги ссылок необходимо явным образом разрешить пути. Отправьте URL-адреса в службу поддержки клиентов для утверждения.
Инструкции отображаются в верхней части пользовательской страницы Новый шаблон. Пользователи могут развернуть или свернуть инструкции, нажав кнопку «Развернуть/свернуть».
Эти инструкции отображаются только на пользовательской странице Создание и не видны получателям.
Настройка параметра «Информация о соглашении» для пользовательской страницы Новый шаблон
При настройке параметра Информация о соглашении укажите сведения, которые необходимо ввести на странице Новый шаблон при использовании рабочего процесса.
Информация о соглашении
- Название соглашения — введите название соглашения. Отображается на странице Управление и в заголовке сообщения электронной почты Для подписания / для утверждения.
- Сообщение — введите сообщение для получателей. Отображается на странице Новый шаблон.
Параметры копий
- Копия — введите адреса электронной почты получателей в копии. При вводе нескольких адресов отделяйте их запятыми (,) или точками с запятой (;).
- Минимум — задайте максимальное количество разрешенных адресов электронной почты в копии.
- Максимум — задайте максимальное количество разрешенных адресов электронной почты в копии.
- Редактирование разрешено — включите этот параметр, чтобы разрешить отправителям изменять адреса получателей копий на странице Новый шаблон.
Язык получателя
- Этот параметр определяет, доступно ли средство выбора языка на странице Новый шаблон, и задает язык получателя по умолчанию.
- Не отображать средство выбора языка — используется язык, установленный для пользователя по умолчанию на уровне группы.
Параметры отправки
- Установить пароль для открытия загруженного документа PDF — позволяет отправителю устанавливать пароль для загружаемых файлов PDF.
- Обязательно — если параметр включен, отправители должны установить пароль; этот параметр нельзя отключить на странице Новый шаблон.
- Срок выполнения — позволяет задать срок выполнения на странице Новый шаблон.
- Дни для выполнения соглашения — определяет количество дней по умолчанию, отведенных получателям на подписание соглашения. Это значение можно изменить на странице Новый шаблон.
- Разрешить редактирование документов перед отправкой — позволяет отправителям изменять поля формы в среде авторинга с помощью параметра Предпросмотр и добавление полей подписи.
- Включить редактирование по умолчанию — автоматически активирует параметр Предпросмотр и добавление полей подписи на странице «Новый шаблон».
Настройте необходимые параметры, чтобы оптимизировать процесс отправки, сохранив гибкость для отправителей.
Редактирование меток полей
Обратите внимание, что некоторые метки полей можно редактировать. На это указывает значок карандаша 
.
- Нажмите значок карандаша, чтобы добавить пользовательскую метку, которая появится на странице Новый шаблон при использовании рабочего процесса.
- Это позволяет переименовать поля в соответствии с внутренней терминологией, которая используется пользователями.
- Настраиваемые метки имеют ограничение на 500 символов, поэтому в случае необходимости вы можете добавить краткие инструкции.
- Чтобы восстановить первоначальную метку, нажмите значок отмены
.
Например, Название соглашения может быть переименовано в Название контракта.
Выберите Получатели на панели слева, чтобы открыть раздел Последовательность получателей.
В разделе Последовательность получателей можно указать получателей и их последовательность в соответствии со своими требованиями. Можно создать очень сложные рабочие процессы с последовательным, параллельным, гибридным или взаимосвязанным гибридным порядком получателей. Следующие инструкции демонстрируют доступные функции для определения последовательности получателей.
- Добавление нового получателя до или после существующего:
- Выберите значок «Добавить»
. - Выберите нужную роль (будут доступны все роли, подключенные для данной учетной записи).
- Выберите значок «Добавить»
- Для создания параллельной последовательности нажмите значок «Добавить» над получателем и выберите Параллельные последовательности.
- Чтобы удалить получателя, наведите курсор на выноску получателя и нажмите значок «Удалить»
.
- Чтобы изменить получателя, наведите курсор на выноску и нажмите значок «Изменить»
.
Следующие данные о получателе могут быть изменены:
- Метка получателя. Измените метку получателя. Например, измените метку получателя по умолчанию на значение «Покупатель».
- Метки получателей должны быть уникальными в пределах каждого рабочего процесса.
- Получатель — введите адрес электронной почты получателя по умолчанию.
- Добавить группу получателей — нажмите эту кнопку, чтобы добавить повторно используемую группу получателей из списка доступных вам групп получателей.
- Отметить как группу получателей — если этот флажок установлен, группа получателей создается на основе адресов электронной почты, указанных в поле Получатель, вместо стандартной записи адреса электронной почты получателя. Группу получателей можно оставить пустой или заполнить адресами из поля Адрес эл. почты (через запятую).
- Этот получатель является отправителем — если флажок установлен, отправитель будет вставлен в поле получателя.
- Обязательно — включите этот параметр, если подпись этого получателя является обязательной.
- Редактирование разрешено — включите этот параметр, чтобы разрешить отправителю изменять адрес электронной почты данного получателя на странице Отправка.
- Добавить личное сообщение — выберите этот параметр, чтобы отправить личное сообщение для получателя. Личные сообщения вставляются в электронные письма получателям (в дополнение к глобальному сообщению) и на страницу электронного подписания.
- Получатели копии — включите одного или несколько получателей копии, которым уведомление о соглашении будет отправлено одновременно с получателями. Эта копия связана только с индивидуальным получателем.
- Роль — измените роль получателя (подписывающая сторона, утверждающая сторона, заполняющий форму и т. д.).
- Аутентификация — выберите метод проверки личности для подписывающей стороны. Отображаются только включенные параметры.
- Однофакторная аутентификация: нет (электронная почта), Acrobat Sign, одноразовый пароль по электронной почте.
- Двухфакторная аутентификация: по телефону, на основе знаний, по паролю и удостоверению личности.
Необходимо сохранить все внесенные настройки.
Ниже представлен пример сведений о получателе и последовательности получателей; в этом примере метки подписывающих сторон (подписанта и соподписанта), а также внутренних получателей (менеджер по продажам и руководитель, утверждающий документ) изменены.
Выберите пункт Электронные сообщения на панели слева, чтобы перейти в раздел Электронные сообщения.
В разделе Электронные сообщения можно указать, какие сообщения будут отправлены во время подписания и утверждения документа с учетом различных событий.
Например, можно указать, что уведомления будут отправляться получателям и пользователям в копии в случае отмены соглашения.
Выберите пункт Документы на панели слева, чтобы перейти в раздел Документы.
В разделе Документы вы можете определить, как прикреплять документы и управлять ими в рамках рабочего процесса.
- Название документа — введите название документа. Это название отображается в разделе Документы на странице Новый шаблон.
- Файлы — выберите значок Добавить файл, чтобы прикрепить документ из библиотеки шаблонов Acrobat Sign. Документ автоматически добавляется при использовании рабочего процесса.
- Если файл не выбран, отправителю потребуется добавить документ при отправке соглашения.
- Если документ помечен как Обязательный, он всегда будет прикрепляться при запуске рабочего процесса.
- «Удалить файл» — чтобы удалить прикрепленный файл, выберите значок (X) рядом с именем файла.
- Имя документа — введите значимое для отправителя имя для идентификации документа. Имя по умолчанию присваивается на основе добавленного файла, но может быть изменено.
- Обязательный — укажите, должен ли документ быть включен в соглашение.
- Добавить документ — нажмите Добавить документ, чтобы добавить дополнительные файлы. Каждый документ должен иметь уникальный заголовок.
- Удалить строку — чтобы удалить документ, выберите значок (X) в соответствующей строке.
При прикреплении шаблона библиотеки Acrobat Sign к рабочему процессу пользователи могут получать доступ только к шаблонам, соответствующим следующим критериям:
- Владельцем шаблона является отправитель.
- Шаблон назначен той же группе, что и рабочий процесс.
- Шаблон назначен организации (шаблоны на уровне учетной записи) с наследованием всеми группами.
Это ограничение обусловлено тем, что рабочие процессы имеют связь с группами «один к одному», то есть они могут быть одновременно привязаны только к одной группе.
Такая схема отличается от связи «один ко многим», когда с библиотекой шаблонов работают пользователи, являющиеся участниками нескольких групп. Эти пользователи могут видеть все шаблоны, связанные с каждой группой, в которую они входят. Однако возможности использования рабочих процессов остаются ограниченными, поэтому отображаются только шаблоны, относящиеся к назначенной группе.
Ниже представлен пример раздела Документы.
Выберите пункт Поля ввода отправителя на панели слева, чтобы открыть раздел Поля ввода отправителя.
Эти поля ввода сопоставляются с полями форм в прикрепленных документах (заданы заранее в рабочем процессе или загружены отправителем).
Отправители могут использовать эти поля для предварительного заполнения информации перед отправкой соглашения получателям.
На панели Поля ввода отправителя нажмите кнопку Добавить поле для каждого поля, которое отправителю потребуется просмотреть и, возможно, заполнить.
Для каждой добавленной строки настройте следующие параметры:
- Отображаемое имя — введите заголовок поля. Он отображается на странице Новый шаблон в качестве справки для отправителя.
- Имя поля формы — введите имя поля для прикрепленного документа из библиотеки. Имя должно соответствовать полю формы в документе.
- Значение по умолчанию — (необязательно). Введите значение по умолчанию для поля.
- Обязательно — включите этот параметр, если поле должно быть заполнено перед отправкой соглашения.
- Редактирование разрешено — включите этот параметр, чтобы отправитель мог изменить значение по умолчанию.
- Удалить строку — нажмите значок (X), чтобы удалить строку.
Ниже представлен пример раздела Поля ввода отправителя:
Когда вы будете готовы развернуть рабочий процесс, нажмите Активировать, чтобы сделать его доступным.
Во время тестирования установите для параметра Кто может пользоваться этим рабочим процессом значение Только я, чтобы все конфигурации работали должным образом.
Убедившись, что рабочий процесс настроен правильно, задайте для параметра Кто может пользоваться этим рабочим процессом необходимое для работы значение и сохраните изменения.
Дополнительный контент, относящийся к настраиваемым рабочим процессам отправки:
- Параметры обзора и настройки для настраиваемых рабочих процессов отправки
- Как создать новый шаблон рабочего процесса для соглашений
- Как редактировать существующий шаблон рабочего процесса для соглашения
- Как активировать или деактивировать шаблон рабочего процесса для соглашения
- Как отправлять соглашения с помощью шаблона рабочего процесса для соглашения
Оптимизируйте свою работу с помощью Acrobat Sign
Легко и быстро управляйте документами и подписывайте их в Интернете.
