Обзор
Копия подписанного соглашения в формате PDF может быть прикреплена к окончательному уведомлению, которое отправляется участникам соглашения после успешного завершения процесса подписания.
Получатели подписанного соглашения в формате PDF определяются настройками, заданными в группе, из которой отправляется соглашение. Это могут быть только внутренние получатели, только внешние получателями, внутренние и внешние получатели или никто.
Отправляемый файл PDF прикрепляется к сообщению электронной почты и проверяется сертификатом Adobe Acrobat Sign CDS, который подтверждает, что документ является заверенной копией юридически подписанного оригинала на сервере Acrobat Sign.
Администраторам рекомендуется самостоятельно проанализировать содержимое, собранное в документах, и оценить риски и преимущества их отправки в виде электронного письма. Если копии не доставляются получателям, необходимо организовать систему для получения копий подписанных документов внешними подписывающими сторонами.
Вложение копии подписанного документа в формате PDF является обязательным условием для использования возможностей отчета о проверке и (или) CSV-файла с собранными в документе данными.
Рекомендации
Администраторам следует понять характер отправляемых соглашений и оценить, перевешивает ли удобство доставки подписанного документа всем подписывающим сторонам те риски, которые могут быть связаны с вложением PDF.
С точки зрения безопасности, всегда лучше запрещать доставку подписанного файла PDF по электронной почте. Но это пожелание нужно сопоставить с требованиями доставки подписанного документа подписывающим сторонам (если таковые существуют). При запрете автоматической доставки администраторам нужно разработать отдельную процедуру приема и доставки подписанных документов подписывающим сторонам.
В зависимости от объема документов и требований к безопасности иногда удобно создать несколько групп, чтобы использовать более защищенные методы для доставки соглашений с более высокими требованиями к безопасности.
Конфигурация
Доступность
Возможность прикрепить файл PDF к итоговому сообщению электронной почты доступна для планов для команд и для организаций.
Диапазон настроек
Функцию можно включить на уровне учетной записи и группы.
Элементы управления для этой функции можно изучить, перейдя в раздел Глобальные настройки > Прикреплять копию подписанного документа PDF к электронным сообщениям
Следующие элементы управления позволяют ограничить аудиторию доставки:
- Все получатели — копию документа получат все стороны, участвующие в процессе оформления соглашения.
- Внутренние получатели — документ получат только участники, являющиеся внутренними для вашей учетной записи Acrobat Sign.
- Обратите внимание, что внутренние получатели имеют прямой доступ к скачиванию копии оригинального соглашения на странице Управление своей учетной записи Acrobat Sign.
- Внешние получатели — документ получат только участники, являющиеся внешними для вашей учетной записи Acrobat Sign.
- Обратите внимание, что внешние получатели обычно не имеют прямого доступа к соглашению в системе Acrobat Sign. Внешние получатели, которые желают получить копию документа, должны связаться с вашей организацией и запросить ее.
- Никто — PDF-файл не прикрепляется к электронному письму.
