Функции «История» и «Отчет об аудите» в Adobe Sign доступны для всех пользователей системы. Для каждого соглашения, связанного с пользователем, создается история и отчет об аудите.

Описание функции

Каждое соглашение в Adobe Sign проходит через несколько «контрольных точек», определяющих ход выполнения транзакции.

Эти контрольные точки могут включать следующие события:

  • Создание документа
  • Внесение изменений в отправленную транзакцию
  • Отправка сообщений электронной почты получателям
  • Просмотр сообщений электронной почты получателями
  • Делегирование полномочий получателя
  • Подписи/утверждения, применяемые к соглашениям
  • Состояние завершения/отклонения/отмены

 

Контрольные точки регистрируются в двух форматах с похожими данными, но эти форматы используются в разных целях:

На панели История в приложении Adobe Sign отображается краткая сводка, в том числе этап, на котором находится транзакция в общем процессе.

  • Панель «История» содержит минимальное количество информации. На ней отображается только само событие, пользователь/получатель, зарегистрировавший это событие (идентифицированный по адресу электронной почты), а также метка времени/даты события (настраивается в соответствии с часовым поясом и локальными настройками устройства).
  • Каждое событие, связанное с изменением документа (например, редактирование, действие получателя) содержит ссылку, при нажатии которой отображается документ в том состоянии, в котором он находился сразу после этого события.
  • События истории охватывают всю транзакцию. В результате можно увидеть информацию, не включенную в отчет об аудите (в отчете отображается более сжатая информация о действиях с документом).
    • Если транзакция еще выполняется, в нижней части страницы истории отображается список предполагаемых получателей, оставшихся в процессе обработки соглашения.
    • События хранения и архивирования электронных копий, происходящие после завершения работы с документом.
  • Панель «История» встроена в объект соглашения, отображаемый на вкладке «Управление» в веб-приложении. Если соглашение удалено из учетной записи пользователя, данные истории в этом объекте будут потеряны без возможности восстановления.
history_list

Отчеты об аудите содержат те же контрольные точки соглашения, что и панель «История», с некоторыми дополнительными данными:
  • IP-адрес устройства, где было зарегистрировано событие
  • Идентификатор транзакции привилегированного документа на сервере Adobe Sign
audit_report

Отчеты об аудите считаются привилегированными документами, которые содержат информацию о действиях с документом с момента его создания до полного завершения обработки. Их можно сохранять в виде файлов PDF или распечатывать для внутреннего использования.

  • Основное различие заключается в том, что в отчетах об аудите все события отображаются в часовом поясе GMT, а на вкладке «История» отображается локальное время.  Это позволяет избежать ошибок при проверке транзакций, инициированных пользователями из разных часовых поясов.
  • Метка даты отображается в формате ГГГГ-ММ-ДД.
  • Отчеты об аудите хранятся независимо от объектов соглашения, просматриваемых на вкладке «Управление» в веб-приложении. Удаление объекта со страницы «Управление» не приводит к его удалению из отчета об аудите.

 

Отчет об аудите проходит два этапа:

  • «Промежуточный» отчет. Когда транзакция еще выполняется, отчет об аудите создается на основе событий, зарегистрированных для соглашения на момент запроса. Этот отчет по определению неполный и будет изменен, когда следующий получатель зафиксирует зарегистрированное событие.

В верхней части промежуточного отчета отображается специальная пометка, чтобы этот отчет не приняли за итоговый при сохранении или печати.

interim_report
  • «Итоговый» отчет. Когда соглашение переходит на завершающую стадию (подписано, отменено, отклонено или просрочено), создается и сохраняется итоговый отчет об аудите. В этот отчет нельзя добавить дополнительные события, связанные с транзакцией (например, хранение).  Это полный отчет о событиях, возникающих в процессе подписания документа, и никакие другие данные в него не включаются.
final_audit_report


Новые возможности

В версии, выпущенной в декабре 2018 года, был внесен ряд изменений в отчеты об аудите:

  • Все события, регистрируемые в отчетах об аудите, теперь отображаются в часовом поясе GMT и не зависят от часового пояса отправителя
  • Метка даты отображается в формате ГГГГ-ММ-ДД
  • Удалена миниатюра документа
  • Когда транзакция еще находится в процессе выполнения, создается отдельный отчет об аудите, явно обозначаемый как промежуточный
    • Когда работа с соглашением полностью завершена, создается отчет, помеченный как итоговый

Примечание.

Новый отчет об аудите доступен только для бесплатных, пробных учетных записей и учетных записей рабочих групп, отдельных пользователей и разработчиков в выпуске за декабрь.

Эти изменения вступят в силу для учетных записей уровней Business и Enterprise в выпуске за февраль (планируемая дата выпуска: 12 февраля).

paired_audit_reports


Способ применения

Панель «История» отображается в правом нижнем углу страницы «Управление», если выбрана вкладка История:

nav_to_history

 

Отчет об аудите доступен на вкладке «История».

Перейдите на вкладку История и нажмите ссылку Отчет об аудите в правом верхнем углу панели:

nav_to_audit_reportpairs


Включение и отключение функции

Панель «История» и отчеты об аудите включены по умолчанию для всех пользователей, и их невозможно отключить.

 


Параметры конфигурации

Для отчетов об аудите предусмотрены три настройки в пользовательском интерфейсе, регулирующие доступ к отчетам, а также одна настройка API:

  • Прикрепление отчета об аудите к сообщению электронной почты Подписано и сохранено
  • Прикрепление отчета об аудите к документам, загруженным со страницы «Управление»
  • Предоставление доступа к отчету об аудите на странице проверки транзакции
  • Прикрепление отчета об аудите через API при вызове getLatestDocument


Прикрепление отчета об аудите к сообщению электронной почты «Подписано и сохранено»

Эта настройка находится на странице Глобальные настройки (Настройки группы для настройки на уровне группы)

По умолчанию для этого параметра задано значение «Все», и его можно настроить на уровне учетной записи или группы.

Необходимо определить, кто должен получать сообщения электронной почты «Подписано и сохранено» с отчетом об аудите.

Доступные варианты:

  • «Никогда»: никто не получает отчеты об аудите
  • «Только для отправителя»: отчет об аудите прикрепляется только для отправителя
  • «Все» (по умолчанию): все участники получают отчет об аудите

Если отчет об аудите включен, он объединяется с соглашением в прикрепленном файле PDF.


Прикрепление отчета об аудите к документам, загруженным со страницы «Управление»

По умолчанию этот параметр отключен, и его можно включить или отключить на уровне учетной записи или группы.

Эта настройка находится на странице Глобальные настройки (Настройки группы для настройки на уровне группы)

Если этот параметр включен, для всех документов, загруженных пользователем со страницы «Управление», создается отчет об аудите, который включается в соглашение в формате PDF.

download_pdf_icon


Предоставление доступа к отчету об аудите на странице проверки транзакции

По умолчанию этот параметр отключен, и его можно включить или отключить на уровне учетной записи или группы.

Эта настройка находится на странице Глобальные настройки (Настройки группы для настройки на уровне группы)

Если этот параметр включен, отчет об аудите можно получить на странице средства проверки. Отчет доступен всем, у кого есть идентификатор транзакции соглашения.

viewable_audit_reportenabled


Прикрепление отчета об аудите через API при вызове getLatestDocument

Отчет об аудите можно автоматически прикрепить к любому документу, извлеченному с помощью вызова getLatestDocument.

Для этого параметра по умолчанию задано значение false.

Этот параметр включается менеджером по работе с клиентами и применяется ко всем экземплярам вызова.

Для документов, которые еще находятся в процессе обработки, создается промежуточный отчет.

Эта работа лицензируется в соответствии с лицензией Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported  На посты, размещаемые в Twitter™ и Facebook, условия Creative Commons не распространяются.

Правовые уведомления   |   Политика конфиденциальности в сети Интернет