Руководство пользователя Отмена

Журнал действий с документом и отчет об аудите

 

Руководство пользователя Adobe Acrobat Sign

Новые возможности

Начало работы

Администрирование

Отправка, подписание соглашений и управление ими

Расширенные возможности и рабочие процессы для работы с соглашениями

Интеграция с другими продуктами

Разработчик Acrobat Sign

Поддержка и устранение неполадок

Обзор

Каждый документ в Acrobat Sign проходит через несколько «контрольных точек», определяющих ход выполнения транзакции.

Эти контрольные точки могут включать следующие события:

  • Создание документа
  • Внесение изменений в отправленную транзакцию
  • Отправка сообщений электронной почты получателям
  • Просмотр сообщений электронной почты получателями
  • Делегирование полномочий получателя
  • Подписи/утверждения, применяемые к документам
  • Состояние завершения/отклонения/отмены

 

Контрольные точки регистрируются в двух форматах с похожими данными, но эти форматы используются в разных целях:

Список действий

В списке Действия в приложении Acrobat Sign отображается краткая сводка, в том числе этап, на котором находится транзакция в общем процессе.

  • Список действий содержит минимальное количество информации. В нем отображается только само событие, пользователь/получатель, зарегистрировавший это событие (идентифицированный по адресу электронной почты), а также метка времени/даты события (настраивается в соответствии с часовым поясом и локальными настройками устройства).
  • Каждое событие, связанное с изменением документа (например, редактирование, действие получателя) содержит ссылку, при нажатии которой отображается документ в том состоянии, в котором он находился сразу после этого события.
  • События списка действий охватывают всю транзакцию. В результате можно увидеть информацию, не включенную в отчет об аудите (в отчете отображается более сжатая информация о действиях с документом).
    • Если транзакция еще выполняется, в нижней части списка действий отображается список предполагаемых получателей, оставшихся в процессе обработки документа.
    • События хранения и архивирования электронных копий, происходящие после завершения работы с документом.
  • Список действий является частью соглашения; он удаляется действиями по удалению соглашения (например, в соответствии с требованиями GDPR). Если документ удален из учетной записи пользователя, данные истории в этом объекте будут потеряны без возможности восстановления.

Отчеты об аудите содержат те же контрольные точки соглашения, что и панель «История», но, кроме того, включают ID транзакции привилегированного документа на сервере Acrobat Sign.

При необходимости администраторы могут опционально включать коллекцию IP-адресов.

Отчет об аудите

Отчеты об аудите считаются привилегированными документами, которые содержат информацию о действиях с документом с момента его создания до полного завершения обработки. Их можно сохранять в виде файлов PDF и распечатывать для внутреннего использования.

  • Основное различие заключается в том, что в отчетах об аудите все события отображаются в часовом поясе GMT. Это позволяет вероятность появления ошибок при проверке транзакций, инициированных пользователями из разных часовых поясов.
    • Список действий динамически создается для пользователя и отображает все события в соответствии с часовым поясом локальной системы пользователя.
    • Метка времени видимого поля подписи, встроенная в соглашение, показывает часовой пояс локальной системы подписывающей стороны в момент добавления подписи. Код часового пояса отображается в ознакомительных целях при просмотре PDF.
  • Метка даты отображается в формате ГГГГ-ММ-ДД.
  • Отчеты об аудите хранятся независимо от объектов документа, просматриваемых на вкладке «Управление» в веб-приложении. Удаление объекта со страницы «Управление» не приводит к его удалению из отчета об аудите.

 

Отчет об аудите проходит два этапа:

  • «Промежуточный» отчет. Когда транзакция еще выполняется, отчет об аудите создается на основе событий, зарегистрированных для документа на момент запроса. Этот отчет по определению неполный и будет изменен, когда следующий получатель зафиксирует зарегистрированное событие.

В верхней части промежуточного отчета отображается специальная пометка, чтобы этот отчет не приняли за итоговый при сохранении или печати.

  • «Итоговый» отчет. Когда документ переходит на завершающую стадию (подписано, отменено, отклонено или просрочено), создается и сохраняется итоговый отчет об аудите. В этот отчет нельзя добавить дополнительные события, связанные с транзакцией (например, хранение).  Это полный отчет о событиях, возникающих в процессе подписания документа, и никакие другие данные в него не включаются.

После входа в систему выберите Управление > Состояние документа, который нужно просмотреть > Выбор имени документа, затем выберите «Загрузить отчет об аудите» на панели справа.

Способ применения

Чтобы открыть список действий на странице Управление, нажмите ссылку «Действия» в нижней части панели параметров справа.

Действия

 

Отчет об аудите доступен на вкладке Управление.

Выберите соглашение и нажмите Загрузить отчет об аудите.

Загрузить отчет об аудите

Конфигурация

Доступность

Журнал действий и отчет об аудите доступны для всех учетных записей Acrobat Sign.

Диапазон настроек

Журнал действий и отчеты об аудите включены по умолчанию и не могут быть отключены.

Многие настройки могут влиять на события (и используемую терминологию) в отчетах об аудите. Если есть события, которые нужно включить в отчет об аудите, обратитесь к администратору группы или учетной записи, чтобы узнать, можно ли это сделать.

Есть четыре метода, которые предоставляют пользователям доступ к отчету об аудите:

  • Прикрепление отчета об аудите к сообщению электронной почты Подписано и сохранено.
  • Прикрепление отчета об аудите к документам, загруженным со страницы «Управление».
  • Предоставление доступа к отчету об аудите на странице проверки транзакции.
  • Прикрепление отчета об аудите через API при вызове getLatestDocument.

Получайте помощь быстрее и проще

Новый пользователь?