Повысьте уровень учетной записи, чтобы разрешить работу пользователей, состоящих в нескольких группах (UMG)

Обзор UMG (пользователи, состоящие в нескольких группах)

Функция Пользователи, состоящие в нескольких группах, расширяет практическое использование структуры группы за пределы простого объединения пользователей и доступных им ресурсов в список.

Группа — это набор разрешений, которые управляют параметрами и настройками по умолчанию, предоставленными пользователю при составлении документов или управлении активами (отчеты, шаблоны библиотек и т. д.)

Разрешая пользователю состоять в нескольких группах, администраторы могут создавать группы, учитывая конкретные рабочие процессы. Можно установить надежные настройки по умолчанию и ограничить параметры конфигурации, что обеспечивает более контролируемый поток документов и вынесение решений. Например, можно создать отдельные группы для:

  • внутренних документов (как то: налоговые документы, автоматические формы депозита, заявления на отпуск);
  • юридических документов (как то: Соглашение о неразглашении информации, Меморандум о взаимопонимании);
  • последовательностей подписания с ограничениями согласно требованиям регуляторов (как то: CFR 21 часть 11, PCI, HIPAA).
Отправить страницу с включенной функцией UMG

Примечание.

Рекомендуется зарегистрироваться для получения учетной записи разработчика, чтобы иметь возможность использовать различные интерфейсы и действия, обеспечиваемые функцией UMG, в безопасной среде.

Клиентам, использующим пользовательские интеграции API или интеграцию с продуктами сторонних производителей, настоятельно рекомендуется тщательно протестировать свой код/интеграцию в учетной записи разработчика перед обновлением.


Действия, которые необходимо выполнить перед обновлением

Функция UMG доступна только для уровней обслуживания Организация и Бизнес.

  • Это единственные уровни обслуживания, которые позволяют использовать функцию нескольких групп.

Учетные записи разработчиков и пробные учетные записи используют уровень обслуживания Организация.

Функция UMG не поддерживается классическими страницами ГлавнаяУправление и Настраиваемые рабочие процессы.

При включении функции UMG учетная запись использует самые актуальные версии страниц ГлавнаяУправление и Настраиваемые рабочие процессы (если они еще не используются), а также отключает ссылки для возврата к классическому интерфейсу.

Опция возврата к классическим страницам в интерфейсе администратора будет отключена в меню администратора.

Единственный способ вернуться к классическому отображению страниц — сначала вернуться к использованию пользователей, состоящих в одной группе.

Примечание.

Рекомендуется включить современные версии страниц Главная, Управление и Настраиваемые рабочие процессы за несколько недель до обновления для использования UMG, чтобы пользователи могли привыкнуть к отображению базовых страниц.

Если современные версии страниц Главная и Управление отображаются как пустые страницы, необходимо обратиться в службу сетевой безопасности, чтобы разрешить использование конечных точек Adobe Sign.

Функция UMG протестирована на совместимость и предположительно должна работать нормально со следующими интеграциями Adobe Sign с партнерами:

  • Мобильные приложения Adobe Sign (iOS и Android)
  • Box
  • Dropbox
  • Google
  • Microsoft Dynamics 365
  • Microsoft Office (Word/PowerPoint/Outlook)
  • Microsoft Power Automate/Power Apps
  • Microsoft SharePoint Online
  • Microsoft SharePoint OnPrem
  • Microsoft Teams
  • Oracle NetSuite
  • Salesforce
  • SAP SuccessFactors
  • ServiceNow
  • Workday

Обратите внимание, что эти интеграции пока не учитывают UMG, поэтому настройки, используемые при отправке документов, будут такими же, как у «основной группы» пользователя.

Планируется, что возможность распознавать и работать с новыми группами будет внедрена в будущих выпусках этих интеграций.

Если вы создали пользовательскую интеграцию с помощью API-интерфейсов Adobe Sign, настоятельно рекомендуется протестировать их в отдельной учетной записи разработчика с поддержкой UMG перед обновлением учетной записи в производственной среде.

  • Ваш менеджер по работе с клиентами (или служба поддержки) помогут вам настроить учетную запись разработчика с поддержкой UMG.

Любой существующий вызов API REST v6 будет продолжать работать независимо от того, включена ли функция UMG.

  • Предыдущие версии API (SOAP и REST) будут продолжать работать, но будут распознавать только настройки «основной группы» пользователя.
  • Чтобы воспользоваться всеми преимуществами UMG, необходимо перенести код в API REST v6.

Если вы работаете с сторонними интеграциями от партнеров, как то:

  • Apttus
  • Ariba
  • CallidisCloud
  • Icertis
  • Intesi
  • Jaeger
  • Nintex
  • Zoho CRM

Мы настоятельно рекомендуем вам протестировать их в учетной записи разработчика с поддержкой UMG, прежде чем включать функцию UMG в учетной записи в производственной среде.

Ваш менеджер по работе с клиентами (или служба поддержки) помогут вам настроить учетную запись разработчика с поддержкой UMG.

Примечание.

Если вы столкнулись с проблемой, обратитесь к партнеру по интеграции и сообщите о ней для устранения.

Примечание.

Рекомендуется как можно раньше обновить все учетные записи, чтобы иметь запас времени на поиск и устранение неисправностей в случае возникновения проблем.

При возникновении проблем учетные записи могут переключиться обратно.


Обновление учетной записи для использования функции UMG

Если ваша учетная запись готова к обновлению, выполните следующие действия.

  1. Войдите в Adobe Sign как администратор учетных записей.

  2. Выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Глобальные настройки > Пользователи, состоящие в нескольких группах.

  3. Нажмите кнопку Включить.

     

    Переход к настройке

  4. Сверьтесь с контрольным списком и установите флажки в каждом поле, чтобы убедиться, что ваша учетная запись готова к активации.

    Нажмите ОК

    Контрольный список UMG

  5. Нажмите Сохранить.


Последствия отключения функции UMG

Если необходимо восстановить ограничение для пользователей для работы только в одной группе, следует учитывать на следующее:

  • Все пользователи будут ограничены своей основной группой.

    • Пользователь сможет получить доступ только к шаблонам/рабочим процессам, связанным со своей основной группой.
    • Пользователи могут отправлять документы только из своей основной группы.
  • Участие пользователя во всех других группах кроме основной будет деактивировано.

    • Если пользователь не перемещается в новую группу, когда функция UMG отключена, группы пользователя будут повторно активированы при повторном включении функции UMG.
    • Если пользователь назначен новой группе, когда функция UMG отключена, таблица group_membership пользователя будет перезаписана с указанием только с одной (основной) группы (с отключением записей неактивных групп). Пользователь останется участником только основной группы после повторного включения UMG.
  • Все страницы с поддержкой UMG вернутся к интерфейсу/функциональности для одной группы.

    • Со страниц отправки/шаблона будет удалена функция выбора групп.
    • Массовое создание пользователей вернется к предыдущему синтаксису.
  • Параметры версии страницы будут восстановлены до предыдущего состояния.

    • Если вы не настроили учетную запись для использования самых актуальных версий страниц Главная, Управление и Настраиваемые рабочие процессы до обновления, ваша учетная запись вернется к тому набору конфигураций страниц, который существовал до обновления.
  • Пользователи сохраняют доступ к любому созданному ресурсу (документам, шаблонам библиотек, веб-формам).

    • Создатель любого ресурса всегда ассоциируется с ним как владелец, независимо от принадлежности к группе.
  • Существующие документы не затрагиваются и будут завершены в обычном режиме.

    • Изменение статуса группы владельца не влияет на документы в работе.
    • Владелец документа не меняется, и параметры документа блокируются на момент отправки документа.
  • Интеграции будут работать так же, как и до обновления для использования функции UMG.

    • В настоящее время интеграции с Adobe Sign не учитывают пользователей, состоящих в нескольких группах, поэтому возврат к Adobe Sign для отдельных пользователей происходит без ощутимых последствий для интеграций.
    • Действия пользователя не затрагиваются.
    • Документы в работе будут завершены в обычном режиме.
Логотип Adobe

Вход в учетную запись