Обзор
Можно создать доступную для подписи веб-форму, чтобы встроить ее в веб-сайт или отправить в виде веб-ссылки. Таким образом, несколько пользователей смогут легко получить доступ к форме или документу и создать соглашение.
Веб-форму можно настроить для одного или нескольких участников, нескольких подписантов и нескольких получателей копий. Последовательность подписания веб-формы:
- Соглашение создается после того, как первый участник завершает и подтверждает свою подпись/действие.
- Если веб-форма предусматривает несколько участников, все они будут завершать свои действия в отношении соглашения в порядке, в котором они перечислены.
- После того, как участники завершат свои действия, подписанты будут уведомлены в порядке, в котором они перечислены.
- После завершения соглашения все стороны (включая получателей копий) уведомляются о завершении соглашения.
Включение и отключение доступа пользователей к веб-формам
Уровни обслуживания «Бизнес» и «Организации» позволяют настроить параметры доступа к веб-формам и подписывающих сторон.
Параметры доступа к веб-формам и подписывающих сторон можно включить и отключить на уровне учетных записей или групп в разделе Учетная запись > Настройки учетной записи > Глобальные настройки > Веб-формы.
Параметры конфигурации
Веб-формы регулируются несколькими общими параметрами, которые распространяются на все документы в определенной группе. Однако практическое использование веб-форм часто отличается от использования документов, отправляемых непосредственно конкретным получателям, и связанные с ними настройки аутентификации и параметры электронной почты могут конфликтовать.
Клиенты, включившие функцию «Пользователи, состоящие в нескольких группах», могут создать новую группу с пользовательскими настройками для работы с веб-формами (например, для работы с веб-формами внутри организации, что не требует строгой аутентификации).
С точки зрения элементов управления, которые напрямую влияют на веб-формы, будут полезные следующие параметры конфигурации.
При установке этого флажка на главной странице отображается параметр Публикация веб-форм, позволяющий пользователям создавать формы по мере необходимости.
Если этот параметр включен, адреса электронной почты можно добавлять для отправки копий в веб-формы. В противном случае параметр добавления копий будет недоступен при создании веб-формы.
Если включена возможность Загрузить PDF в разделе Параметры для веб-формы появляется ссылка, которая позволяет получателю скачать пустую веб-форму в формате PDF.
Веб-формы требуют, чтобы каждый участник предоставлял свой адрес электронной почты, что позволяет однозначно сопоставлять действия подписания с участниками и проверять их идентификацию.
Параметр Требовать адрес электронной почты в блоке подписи определяет точку сбора сведений об адресе электронной почты: в одном из полей веб-формы или в дополнительном диалоге после завершения процесса подписания.
Если этот параметр включен, поле Адрес электронной почты является обязательным для заполнения каждым подписывающим лицом в рамках основного документа. Это может быть отдельное поле Электронная почта или встроенное поле для адреса электронной почте в элементе Блок подписи .
Система автоматически добавляет поле Блок подписи внизу последней страницы, если в самом документе отсутствует поле Электронная почта.
Когда этот параметр отключен, веб-форма не требует наличия в форме поля электронной почты. После оформления подписи получателю предлагается указать адрес электронной почты через интерфейс дополнительного диалога.
Во всех случаях для каждого участника должен собираться адрес электронной почты.
Если активирована опция Требовать от подписывающего лица проверки адреса электронной почты, каждый получатель должен подтверждать свою подпись (если чтобы этапе добавления подписи завершить процесс подписания.
Участнику будет предоставляться информация о необходимости подтвердить подпись по ссылке, отправленной в сообщении почты.
В отчете о проверке однозначно указано, что электронная почта была проверена:
Если функция Требовать от подписывающего лица проверки адреса электронной почты отключена, участнику не придется подтверждать свой адрес электронной почты для завершения процесса подписания. Соглашение сразу получает статус «завершено» и начинается обработка следующего участника.
Отчет о проверке для неподтвержденных адресов электронной почты сообщает, что проверка была пропущена:
Неподтвержденные подписи могут быть отменены.
Если вы отключите для участника подтверждение адреса электронной почты, но при этом вам требуется юридически обязывающая подпись, предоставьте другую форму аутентификации для уникальной идентификации человека (например аутентификацию на основе знаний).
Если первое подписывающее лицо будет добавлять дополнительных участников, то проверка адреса электронной почты должна быть завершена до отправки извещения второму участнику (независимо от значения этого параметра).
Если включена возможность Разрешить дополнительных участников, интерфейс веб-форм будет содержать ссылку для добавления участников, каждый клик по которой будет добавлять одну запись для дополнительного участника, вплоть до 25 участников в целом.
Если опцияРазрешить дополнительных участников отключена, интерфейс не будет поддерживать добавление участников, и веб-форма будет допускать только одно внешнее подписывающее лицо.
Часто задаваемые вопросы и известные проблемы
Только когда статус веб-формы — Черновик.
После создания веб-формы имя веб-формы нельзя обновить.
Создатель веб-формы всегда получает завершенный документ (если не установлена отмена уведомления).
Если при подписании документа веб-формы требуется участие третьей стороны, можно использовать поле «Копия» для автоматического включения этой стороны в число участников.
После публикации веб-формы изменить подписантов можно только на странице «Управление».
Можно изменить только адреса электронной почты. Количество подписантов изменить нельзя.
Если создатель веб-формы был добавлен в список подписантов веб-формы, этого пользователя нельзя изменить.
Да.
После создания веб-формы можно изменить участников в копии на странице «Управление».
Да.
Шаблоны в библиотеке Acrobat Sign можно использовать в качестве основы для веб-формы, прикрепляя их через ссылку «Добавить файлы».
Поля цифровых подписей в веб-формах на данный момент не поддерживаются.
Попытка сохранить веб-форму с цифровой подписью приведет к появлению сообщения об ошибке, в котором будут указаны неподдерживаемые поля.
Да.
Инструкции по отключению проверки электронной почты можно найти в разделе Конфигурация.
Отключение проверки электронной почты не отменяет необходимости в указании адреса электронной почты подписывающей стороной.
Если в случае отключения аутентификации подписи с помощью электронной почты вам потребуется имеющая юридическую силу подпись, обязательно подтвердите свою личность в том или ином виде (например, на основе знаний, с помощью пароля).
Да.
URL-ссылка на веб-форму представляет собой обычный URL-адрес.
Добавление URL-адреса веб-формы в виде гиперссылки логически не связывает никакой из документов, созданных веб-формой, с исходным документом.
Данные, собранные с помощью веб-формы, содержатся в идентификаторе транзакции документа. Эти данные не сохраняются в других расположениях в системе Acrobat Sign, и в случае окончательного удаления документа данные также удаляются.
При создании отчетов по веб-формам содержимое документов извлекается, но эти данные не сохраняются в новых расположениях.
В разделе Действия родительского шаблона веб-формы регистрируются основные события, такие как создание, включение/отключение и замена участников.
Оптимизируйте свою работу с помощью Acrobat Sign
Легко и быстро управляйте документами и подписывайте их в Интернете.
