Pravidla uchovávání definují, kdy jsou smlouvy a související data smazána. Správa těchto pravidel zajišťuje správné použití aktivních zásad a to, že dříve použitá pravidla budou nadále řídit smlouvy podle očekávání.

Na úvod

Ke správě pravidel uchovávání musíte být správcem na úrovni účtu nebo skupiny.

Konfigurace

Dostupnost

Acrobat Sign Solutions: Podporováno.
Acrobat Sign for Government: Podporováno.
Acrobat Standard a Acrobat Pro: Nepodporováno.

Rozsah konfigurace

Pravidla uchovávání lze spravovat na úrovni účtu a skupiny.

Nastavení na úrovni skupiny přepisují nastavení na úrovni účtu.

Přístup k tomuto nastavení

Úroveň účtu:

Přejděte na Nastavení účtu > Správa dat.

Úroveň skupiny:

Přejděte na Správa > Skupiny.
Vybrat skupinu.
Vyberte Nastavení skupiny > Správa dat.

Nabídka správce zobrazující kartu Správa dat

Chování pravidel uchovávání

Pravidla uchovávání se řídí definovaným životním cyklem:

Pro nově ukončené smlouvy je vždy aktivní pouze jedno pravidlo uchovávání. Při vytvoření nového pravidla se stane aktivním pravidlem a vztahuje se na všechny smlouvy, které jsou od té doby zaznamenány v ukončeném stavu. Dříve aktivní pravidla se nadále vztahují na smlouvy, které jim již byly přiřazeny, a není nutné je zakázat.
Každé smlouvě je přiřazeno pravidlo uchovávání při zaznamenání v ukončeném stavu.
Smlouvy si zachovávají přiřazené pravidlo i v případě, že jsou později vytvořena novější pravidla.
Zakázání pravidla zabrání smazání všech smluv, které ještě nebyly podle tohoto pravidla smazány.

Stavy pravidel

Pravidla uchovávání mohou mít jeden z následujících stavů:

Povoleno – Pravidlo se aktuálně vztahuje na nově ukončené smlouvy nebo stále řídí smlouvy naplánované ke smazání.
Zakázáno – Pravidlo se již nepoužívá. Smlouvy přidružené k pravidlu se neodstraní.
Vypršelo – Všechny smlouvy dříve řízené tímto pravidlem již byly odstraněny.
Starší verze – Představuje zásady uchovávání nakonfigurované prostřednictvím dřívějších systémových nastavení. Smlouvy již přiřazené ke starším pravidlům nadále dodržují tyto plány odstranění.

Filtrovat pravidla uchovávání

Pomocí ovládacího prvku filtru můžete zobrazit pravidla podle stavu:

Všechna pravidla (výchozí).
Povolená pravidla.
Zakázaná pravidla.
Vypršelá pravidla.

Můžete nakonfigurovat počet záznamů zobrazených na stránku, včetně možností jako 15, 30 nebo 50 pravidel.

Zakázat pravidlo uchovávání

Zakázání pravidla zastaví odstranění pro všechny smlouvy přidružené k tomuto pravidlu.

Vyberte pravidlo, které chcete zakázat.
Vyberte Zakázat.

Karta Správa dat s odkazem Zakázat pravidlo

Výstraha

Zakázání pravidla nelze vrátit zpět.

Smlouvy přidružené k zakázanému pravidlu již nemají použitou akci odstranění a musí být odstraněny pomocí jiných metod, například nástrojů GDPR.

Zobrazení pravidel na úrovni skupiny z úrovně účtu

K pravidlům uchovávání na úrovni skupiny můžete přistupovat z rozhraní na úrovni účtu:

Přejděte na Nastavení účtu > Správa dat.
"Vyberte kartu Skupiny s pravidly uchovávání.
Vyberte skupinu.
Vyberte Zobrazit pravidla uchovávání skupiny.

Jak získat přístup k nastavení na úrovni skupiny přes správu dat na úrovni účtu

Co byste měli vědět

Pro nově ukončené smlouvy je současně aktivní pouze jedno pravidlo uchovávání.
Pravidla uchovávání nelze po vytvoření upravovat. Pro změnu chování uchovávání v budoucnu je nutné vytvořit nová pravidla.
Dříve použitá pravidla nadále řídí smlouvy, které jim již byly přiřazeny.
Pravidla uchovávání nelze po použití na smlouvu upravovat.
Zpracování koncového stavu může být během špičky zpožděno až o 12 hodin, což zpozdí začátek uchovávání.
Zakázaná pravidla nelze znovu povolit.
Pravidla uchovávání spojená se smazanými skupinami zůstávají přístupná pro zachování historie auditu. Nastavení skupin lze stále kontrolovat a spravovat prostřednictvím rozhraní na úrovni účtu.

Související články

Získejte pomoc rychleji a snáze

Nový uživatel?

Správa pravidel uchovávání v aplikaci Adobe Acrobat Sign

Zobrazení, filtrování a kontrola způsobu použití a údržby pravidel uchovávání v průběhu času.