Zobrazení, filtrování a kontrola způsobu použití a údržby pravidel uchovávání v průběhu času.
Pravidla uchovávání definují, kdy jsou smlouvy a související data smazána.Správa těchto pravidel zajišťuje správné použití aktivních zásad a to, že dříve použitá pravidla budou nadále řídit smlouvy podle očekávání.
Na úvod
- Ke správě pravidel uchovávání musíte být správcem na úrovni účtu nebo skupiny.
Konfigurace
Dostupnost
- Acrobat Sign Solutions: Podporováno.
- Acrobat Sign for Government: Podporováno.
- Acrobat Standard a Acrobat Pro: Nepodporováno.
Rozsah konfigurace
Pravidla uchovávání lze spravovat na úrovni účtu a skupiny.
Nastavení na úrovni skupiny přepisují nastavení na úrovni účtu.
Přístup k tomuto nastavení
Úroveň účtu:
- Přejděte na Nastavení účtu > Správa dat.
Úroveň skupiny:
- Přejděte na Správa > Skupiny.
- Vybrat skupinu.
- Vyberte Nastavení skupiny > Správa dat.
Chování pravidel uchovávání
Pravidla uchovávání se řídí definovaným životním cyklem:
- Pro nově ukončené smlouvy je vždy aktivní pouze jedno pravidlo uchovávání.Při vytvoření nového pravidla se stane aktivním pravidlem a vztahuje se na všechny smlouvy, které jsou od té doby zaznamenány v ukončeném stavu.Dříve aktivní pravidla se nadále vztahují na smlouvy, které jim již byly přiřazeny, a není nutné je zakázat.
- Každé smlouvě je přiřazeno pravidlo uchovávání při zaznamenání v ukončeném stavu.
- Smlouvy si zachovávají přiřazené pravidlo i v případě, že jsou později vytvořena novější pravidla.
- Zakázání pravidla zabrání smazání všech smluv, které ještě nebyly podle tohoto pravidla smazány.
Stavy pravidel
Pravidla uchovávání mohou mít jeden z následujících stavů:
- Povoleno – Pravidlo se aktuálně vztahuje na nově ukončené smlouvy nebo stále řídí smlouvy naplánované ke smazání.
- Zakázáno – Pravidlo se již nepoužívá.Smlouvy přidružené k pravidlu se neodstraní.
- Vypršelo – Všechny smlouvy dříve řízené tímto pravidlem již byly odstraněny.
- Starší verze – Představuje zásady uchovávání nakonfigurované prostřednictvím dřívějších systémových nastavení.Smlouvy již přiřazené ke starším pravidlům nadále dodržují tyto plány odstranění.
Filtrovat pravidla uchovávání
Pomocí ovládacího prvku filtru můžete zobrazit pravidla podle stavu:
- Všechna pravidla (výchozí).
- Povolená pravidla.
- Zakázaná pravidla.
- Vypršelá pravidla.
Můžete nakonfigurovat počet záznamů zobrazených na stránku, včetně možností jako 15, 30 nebo 50 pravidel.
Zakázat pravidlo uchovávání
Zakázání pravidla zastaví odstranění pro všechny smlouvy přidružené k tomuto pravidlu.
- Vyberte pravidlo, které chcete zakázat.
- Vyberte Zakázat.
Zakázání pravidla nelze vrátit zpět.
Smlouvy přidružené k zakázanému pravidlu již nemají použitou akci odstranění a musí být odstraněny pomocí jiných metod, například nástrojů GDPR.
Zobrazení pravidel na úrovni skupiny z úrovně účtu
K pravidlům uchovávání na úrovni skupiny můžete přistupovat z rozhraní na úrovni účtu:
- Přejděte na Nastavení účtu > Správa dat.
- "Vyberte kartu Skupiny s pravidly uchovávání.
- Vyberte skupinu.
- Vyberte Zobrazit pravidla uchovávání skupiny.
Co byste měli vědět
- Pro nově ukončené smlouvy je současně aktivní pouze jedno pravidlo uchovávání.
- Pravidla uchovávání nelze po vytvoření upravovat. Pro změnu chování uchovávání v budoucnu je nutné vytvořit nová pravidla.
- Dříve použitá pravidla nadále řídí smlouvy, které jim již byly přiřazeny.
- Pravidla uchovávání nelze po použití na smlouvu upravovat.
- Zpracování koncového stavu může být během špičky zpožděno až o 12 hodin, což zpozdí začátek uchovávání.
- Zakázaná pravidla nelze znovu povolit.
- Pravidla uchovávání spojená se smazanými skupinami zůstávají přístupná pro zachování historie auditu. Nastavení skupin lze stále kontrolovat a spravovat prostřednictvím rozhraní na úrovni účtu.
