Konfigurace pravidel uchovávání v aplikaci Adobe Acrobat Sign

Definujte, jak dlouho jsou smlouvy a související data uchovávány před jejich automatickým smazáním.

Pravidla uchovávání umožňují správcům kontrolovat, jak dlouho jsou smlouvy a související data uložena v aplikaci Adobe Acrobat Sign poté, co dosáhnou konečného stavu.To pomáhá organizacím automatizovat vyčištění dat a sladit životní cyklus dokumentů s interními zásadami dodržování předpisů.

Na úvod

• Chcete-li konfigurovat pravidla uchovávání, musíte být správcem na úrovni účtu nebo skupiny.

Konfigurace

Dostupnost

• Acrobat Standard a Acrobat Pro: Nepodporováno.
• Acrobat Sign Solutions: Podporováno.
• Acrobat Sign for Government: Podporováno.

Rozsah konfigurace

Pravidla uchovávání lze konfigurovat na úrovni účtu a skupiny.

Nastavení na úrovni skupiny přepisují nastavení na úrovni účtu.

• Výchozí chování - Pokud není nakonfigurováno žádné pravidlo uchovávání, smlouvy jsou uchovávány, dokud nejsou ručně smazány nebo odstraněny prostřednictvím jiných procesů.
• Dopad na probíhající smlouvy - Pravidla uchovávání se použijí, když je smlouva zaznamenána v konečném stavu.Smlouvy, které již probíhají, nejsou ovlivněny, dokud nedosáhnou konečného stavu.

Přístup k tomuto nastavení

Úroveň účtu:

• Přejít na Nastavení účtu > Správa dat.

Úroveň skupiny:

1. Přejít na Správa > Skupiny.
2. Vybrat skupinu.
3. Vyberte Nastavení skupiny > Správa dat.

Vytvořit pravidlo uchovávání

Když je vytvořeno nové pravidlo, stane se aktivním pravidlem.Dříve aktivní pravidla zůstávají v seznamu s koncovým datem a nadále řídí smlouvy, které jim již byly přiřazeny.

Konfigurovat přepsání na úrovni skupiny

Pravidla na úrovni skupiny přepisují pravidla na úrovni účtu pro uživatele ve skupině. Pokud není definováno pravidlo na úrovni skupiny, použije se pravidlo na úrovni účtu.

• Vytvořit pravidlo pomocí stejných kroků jako konfigurace na úrovni účtu.
• (Volitelné) Povolte Uchovávat všechny smlouvy pro tuto skupinu, abyste zabránili automatickému smazání.
  • Tuto možnost použijte k obejití nastavení na úrovni účtu, když musí být smlouvy skupiny uchovávány.

Pokud se uživatel přesune mezi skupinami, použité pravidlo uchovávání je založeno na skupině, do které uživatel patří v okamžiku, kdy je smlouva zaznamenána v konečném stavu.

Jak nastavení funguje

Když dohoda dospěje do konečné fáze:

• Primární pravidlo uchovávání je použito a přidruženo ke smlouvě.
  • Použité pravidlo uchovávání je přidruženo ke smlouvě, aby bylo zajištěno, že správné pravidlo bude vynuceno v okamžiku smazání.
• Systém vypočítá datum smazání na základě definované doby uchovávání.
• Smlouva je smazána po vypršení doby uchovávání za předpokladu, že pravidlo zůstává povoleno.

Zpracování konečného stavu může být během špičky zpožděno až o 12 hodin, což může zpozdit začátek doby uchovávání.

Abyste pochopili, jak načasování ovlivňuje uchovávání, navštivte stránku s přehledem správy dat.

Osvědčené postupy

• Definujte pravidla uchovávání před odesláním smluv, abyste zajistili konzistentní použití zásad.
• Použít pravidla na úrovni skupiny k podpoře různých požadavků na uchovávání napříč týmy.
• Pravidelně kontrolujte pravidla, abyste potvrdili, že jsou v souladu s aktuálními požadavky na dodržování předpisů. 

Co byste měli vědět

• Pravidla uchovávání se použijí, když je smlouva zaznamenána v konečném stavu.
• V jednom okamžiku je pro nově ukončené smlouvy aktivní pouze jedno pravidlo uchovávání.Když se vytvoří nové pravidlo, stane se aktivním pravidlem a vztahuje se na všechny smlouvy, které jsou od tohoto okamžiku zaznamenány v ukončeném stavu.Dříve primární pravidla se nadále vztahují na smlouvy, které jim již byly přiřazeny, a není třeba je zakázat.
• Použité pravidlo je založeno na skupině, do které odesílající uživatel patří v okamžiku, kdy smlouva dosáhne ukončeného stavu.
• Zpracování ukončeného stavu může být během špičky zpožděno až o 12 hodin, což způsobí zpoždění spuštění zásad uchovávání.
• Pokud není definováno žádné pravidlo, smlouvy se uchovávají neomezeně.
• Zakázání pravidla zabrání odstranění všech smluv, na které se toto pravidlo vztahuje a které ještě nebyly smazány.

Související články

• Přehled pravidel uchovávání dat
• Správa pravidel uchovávání
• Odstranit smlouvy pomocí nástrojů pro správu dat a GDPR.