Žádost o podpisy od ostatních – nová verze

Naposledy aktualizováno 25. 3. 2025

Výstraha

Tento článek obsahuje informace o budoucím vydání. Data vydání, funkce a ostatní informace se mohou bez předchozího upozornění změnit.

Poznámka

Nová verze tohoto prostředí zahrnuje nejběžněji používané funkce, ale ještě nesplňuje všechny funkce klasické verze. Seznam aktuálně dostupných funkcí a funkcí, které jsou stále ve vývoji, naleznete na stránce Podporované prvky. Další funkce budou přidány v budoucích verzích.

Odesílejte dokumenty za účelem shromáždění podpisů od jedné nebo více stran.

Přehled

Služba Adobe Acrobat Sign usnadňuje nahrávání dokumentů, přidávání polí a jejich odesílání za účelem shromáždění podpisů.

Tento dokument popisuje postup odeslání dohody přidáním a uspořádáním souborů, přidáním a uspořádáním příjemců a umístěním polí pro podpis. V závislosti na způsobu konfigurace skupin služby Acrobat Sign nemusí být zobrazeny všechny možnosti a při použití šablon nebo nakonfigurovaných souborů nebudete možná muset umisťovat pole. Při odesílání většího počtu dohod je vhodné komunikovat se správcem a doporučit mu, aby změnil výchozí hodnoty některých funkcí nebo sestavil šablony, a tím umožnil zkrátit čas při jednotlivých konfiguracích.

Sestavení nové dohody probíhá ve čtyřech fázích, které pro odesílatele představují snadno zvládnutelný postupný proces.

Konfigurace dohody

Na horním navigačním panelu vyberte kartu Odeslat.

Tím se automaticky spustí první fáze procesu, při které se shromáždí soubory pro dohodu.
Vyberte správnou skupinu, ze které chcete dohodu odeslat (je-li k dispozici). Pokud má výběr skupiny šedou barvu, pak máte přístup pouze k jedné skupině.

Výběr skupiny zůstane aktivní po celou dobu procesu konfigurace dohody, takže skupinu můžete kdykoli změnit. Nicméně:
- Změna skupiny zruší všechny vaše konfigurace a budete muset začít znovu.
- Změna skupiny nezmění logo na obrazovce odesílatele. Následné e-maily a prostředí pro podepisování používají správné logo skupiny, ze které je dohoda odeslána.
Tip
Skupiny poskytují přístup k šablonám a pracovním postupům, takže když předem vyberete správnou skupinu, budete mít přístup k nejčastěji používaným dokumentům. Skupiny navíc definují:

Výchozí hodnoty vyplněné v procesu vytváření

Možnosti dostupné pro příjemce při navrhování

Zabezpečení dokumentu po dokončení podpisového cyklu

Pokud zjistíte, že trávíte mnoho času konfigurováním jednotlivých dohod stejným způsobem, stanovte ve spolupráci se správcem skupiny správné výchozí hodnoty.
Přetáhněte soubor z místního systému do pole Přidat soubor nebo vyberte odkaz Vybrat soubory. Tím otevřete nástroj pro výběr souboru.
Vyberte soubor, který chcete v dohodě použít, buď z místního systému, knihovny šablon, nebo ze synchronizovaného disku Microsoft OneDrive.
- Výběrem souboru z místního systému se proces ihned posune do druhé fáze.
- Pomocí šablon můžete vybrat více souborů.
  
  Pokud použijete šablony, přejděte výběrem tlačítka Potvrdit do druhé fáze.
- Cloudové úložiště umožňuje vybrat více souborů z připojeného účtu OneDrive .
Druhou fází vytváření dohody je doplnění nebo ověření údajů a nastavení dohody.

Začněte tím, že se ujistíte, zda jsou k dohodě připojeny všechny soubory, a to ve správném pořadí.
U dohod s více soubory se všechny soubory spojí do jednoho souboru PDF. Pořadí, ve kterém jsou soubory uvedeny v poli souborů, určuje pořadí, v němž se zobrazí v konečném souboru PDF.

Pokud chcete přidat více souborů, můžete je přetáhnout do pole Přidat soubor nebo kliknutím na odkaz Zvolit další soubory otevřete nástroj pro výběr souborů.

Změňte uspořádání souborů kliknutím a přetažením souboru na správnou pozici v seznamu souborů.
Ověřte nebo aktualizujte údaj Název dohody.

Název dohody je zpočátku vyplněn názvem prvního souboru, který má být k dohodě připojen.

Obsah tohoto pole můžete upravit na libovolnou požadovanou hodnotu kliknutím do pole a zadáním hodnoty.
Mějte na paměti, že název dohody je vložen do řádku předmětu e-mailu příjemce a je nejvýraznějším polem zobrazeným na stránce Správa.
Aktualizujte obsah pole Zpráva.

Text z pole Zpráva bude uveden v těle e-mailu odeslaného všem příjemcům. Mělo by se jednat o globální uvítací zprávu, soubor pokynů nebo cokoli jiného, co považujete za nejvhodnější pro sdělení všem příjemcům.
- Délka zpráv je omezena na 10 000 znaků
- Podnikové a firemní úrovně služby povolují používat v textu zprávy aktivní odkazy.
  
  Text zprávy, který se zobrazuje na stránkách Elektronické podepisování a Správa dohody, obsahuje odkazy, na které lze kliknout.
  
  Formát odkazů, které jsou převedeny automaticky:
  
  Kompletní odkazy URL: https://adobe.com
  
  Odkazy URL obsahující pouze doménu: adobe.com
  
  Odkazy URL obsahující cestu: adobe.com/foo
  
  Odkazy URL s parametry dotazů a symbolem hash: adobe.com/foo?bar=1#baz
  
  E-mailové adresy: echosign@adobe.com
  
  Když příjemce klikne na odkazy URL, otevřou se v prohlížeči na nové kartě.
  
  Při kliknutí na e-mailové odkazy se prostřednictvím e-mailového klienta místního systému otevře okno pro vytvoření nové e-mailové zprávy. Do pole Komu: bude automaticky vyplněna e-mailová adresa.
Konfigurace nastavení dohody.
V závislosti na povaze vašich dohod můžete, ale nemusíte používat termín dokončení dohody.

V případě použití:

Výchozí doba platnosti dohod je definována na úrovni skupiny. Pokud je nutné tuto hodnotu často upravovat, poraďte se se správcem, zda lze výchozí hodnotu upravit.

Odesílatel může tento termín upravit během sestavování dohody (pokud to nastavení skupiny umožňuje).

Termíny může upravit původní odesílatel na stránce Správa (pokud to nastavení skupiny umožňuje).

Interní podepisující mohou být vyloučeni ze zrušení termínu (pokud je tato možnost nakonfigurována v nastavení skupiny).

Po překročení termínu automaticky skončí platnost dohody a nebude ji možné podepsat ani dokončit. Je potřeba vytvořit novou dohodu.

Hodnotu Termín dokončení upravíte výběrem ikony úprav Nastavení dohody a zvolením nového termínu z kalendáře.

Poznámka

Platnost všech dohod skončí po uplynutí 365 dnů, pokud nebudou dokončeny. Tento termín ukončení platnosti nelze změnit ani potlačit.
Frekvence připomenutí určuje cyklus, ve kterém jsou aktuálním aktivním příjemcům dohody zasílána e-mailem připomenutí.

Výchozí opakování připomenutí je definováno v nastavení skupiny.

Výchozí zprávu připomenutí lze nakonfigurovat v nastavení skupiny.

Výchozí připomenutí lze upravit během sestavování dohody (pokud to nastavení skupiny umožňuje).

Připomenutí, která se spouštějí každý den, mají životní cyklus 10 dní. Všechna ostatní připomenutí mají životní cyklus 60 dní. Dobu platnosti připomenutí nelze změnit.

E-maily s připomenutím jsou odesílány ve stejnou denní dobu, ve které byla původně odeslána dohoda.

Připomenutí lze konfigurovat na stránce Správa po odeslání dohody.

Příjemci jsou upozorňováni pouze v případě, že jsou aktivními účastníky dohody. Nejsou upozorňováni před ani po (s výjimkou závěrečného upozornění obsahujícího soubor PDF dokončené dohody).

Upravte nastavení položky Frekvence připomenutí výběrem ikony úprav Nastavení dohody a zvolením nové frekvence v rozevíracím seznamu.
Heslo zadané do tohoto pole slouží výhradně k zobrazení souboru PDF.

Pole hesla pro zobrazení souboru PDF konečné verze dohody lze v nastavení skupiny nakonfigurovat jako povinné, volitelné nebo zamítnuté.

V nastavení skupiny je definována síla hesla (počet znaků a složitost).

Výchozí hodnotu hesla nelze definovat. Heslo musí poskytnout odesílatel při sestavování dohody.

Po přidání je toto heslo vloženo do souboru PDF jako parametr zabezpečení a bez znalosti hesla jej nelze odstranit.

Heslo není uloženo nikde v systému Acrobat Sign a podpora jej nemůže obnovit.

Chcete-li nastavit zabezpečení heslem při prohlížení souboru PDF dohody, vyberte ikonu úprav Nastavení dohody a zadejte heslo do pole.
Hodnota položky Jazyk udává lokalizaci pro všechny prvky šablony služby Acrobat Sign, jako jsou popisky a pokyny, v e-mailu příjemce a na stránce elektronického podepisování.

Výchozí lokalizace je definována v nastavení skupiny.

Výchozí hodnotu lze upravit (pokud to nastavení skupiny umožňuje)

Jazyk lokalizace a jazyk nastavený uživatelem pro uživatelské rozhraní jsou odlišná nastavení. Například je možné nastavit americkou angličtinu jako jazyk uživatelského rozhraní skupiny a japonštinu jako výchozí jazyk podepisování.

Upravte nastavení položky Jazyk příjemce výběrem ikony úprav Nastavení dohody a zvolením nového jazyka v rozevíracím seznamu.

Poznámka

Vybraná lokalizace se použije pouze na prvky šablony e-mailu a stránky pro elektronický podpis. Název dohody ani zpráva zadaná odesílatelem přeloženy nebudou.
Odesílatelé mohou označit dohodu jako Omezený přístup, což znamená, že dohoda nebude viditelná při prohlížení účtů Acrobat Sign odesílatele nebo příjemce prostřednictvím sdílení uživatele nebo skupiny. To pomáhá zabránit neúmyslnému odhalení osobních údajů prostřednictvím sdílení uživatelem nebo skupinou.

Toto nastavení je viditelné pouze v případě, že správce skupiny tuto funkci nakonfiguroval tak, aby umožnil odesílateli upravovat omezený příznak pro dohodu.
Poznámka

V části Nastavení dohody mohou být k dispozici další možnosti v závislosti na konfiguraci účtu nebo na tom, zda jsou k dispozici integrované služby (např. pokud je účet nakonfigurován pro elektronické ukládání do trezoru, bude k dispozici možnost povolit nebo nepovolit ukládání do trezoru).
Třetí fáze – Seznamte se s podpisovým cyklem a přidejte příjemce.

Sekce pro příjemce definuje podpisový cyklus, účastníky zahrnuté do dohody, způsob, jakým mají s dohodou pracovat, a způsob, jakým jsou zastoupeni v protokolu auditu dohody. Je to jednodušší, než se zdá, ale je nutné porozumět očekávanému postupu podepisování (např. podepisující na straně zákazníka > interní kontrasignace > interní schválení manažerem > certifikovaný příjemce při zřizování).

Jakmile pochopíte postup podepisování, začněte přidávat příjemce.
Definujte postup podepisování – sekvenční nebo paralelní.

Postup podepisování závisí na zaškrtávacím políčku Příjemci musí podepsat v daném pořadí.
- Po zaškrtnutí políčka bude dodržován sekvenční postup. Příjemci jsou informováni postupně, jak dohoda prochází podpisovým cyklem záznamů příjemců. Dohoda je dokončena, jakmile poslední příjemce dokončí svou akci.
  
  Hybridní směrování vyžaduje sekvenční postup.
  
  Pokud si nejste jisti, zda je zapotřebí hybridní postup, použijte sekvenční postup.
- Není-li políčko zaškrtnuto, použije se paralelní postup. Všichni příjemci jsou informováni současně a dohoda je dokončena, jakmile ji všichni příjemci podepíší.
Definujte záznam příjemce.

Příjemce je definován v jednom řádku (záznamu) obsahujícím řadu konfigurovatelných možností. Stejný e-mail je možné použít pro více záznamů příjemců (například v rodině s třemi podepisujícími, kteří ale sdílí stejnou e-mailovou adresu). Služba Acrobat Sign považuje každý záznam příjemce za jedinečného účastníka.

Chcete-li definovat příjemce:
- Zadejte e-mailovou adresu příjemce
  
  Při zadávání e-mailové adresy se v rozevíracím seznamu zobrazí adresy v adresáři, které odpovídají zadané adrese. Z tohoto seznamu můžete kdykoli vybrat e-mailovou adresu a doplnit ji do pole příjemce.
- Přiřaďte roli. Role poskytují kontext a zajišťují srozumitelnost pokynů pro příjemce a ve zprávě o auditu. Některé role omezují aktivitu příjemce (například role Delegující osoba umožňuje pouze delegovat).
- Vyberte metodu doručení. Odkazy na podpis lze doručovat e-mailem nebo prostřednictvím SMS do smartphonu – nebo oběma způsoby. Upozorňujeme, že doručení prostřednictvím SMS je prémiová služba a je nutné ji uhradit předem.
  
  Je-li vybrána možnost SMS, je odesílatel povinen zadat telefonní číslo příjemce.
Poznámka

Existuje několik konfigurovatelných ovládacích prvků, které mohou vložit pole Jméno do záznamu vedle e-mailové adresy. Tato pole mohou být povinná, a pokud povinná skutečně jsou, je vedle popisku pole uvedena hvězdička, která označuje povinné zadání.
Definujte Nastavení příjemce pro každého příjemce.

Nastavení vícefaktorového ověřování umožňuje odesílateli určit, který způsob ověření chce pro příjemce použít.
V seznamu budou uvedeny pouze možnosti ověřování, které jsou povoleny v konfiguraci skupiny odesílání.

Příjemci může být zaslána soukromá zpráva. Žádný jiný účastník dohody nemůže zobrazit soukromou zprávu jiného účastníka.

Odesílatelé si mohou zvolit, které typy podpisů může každý příjemce používat. K dispozici jsou pouze typy podpisů povolené pro skupinu a ve výchozím nastavení jsou vybrány všechny dostupné možnosti.

Každý příjemce může mít k záznamu příjemce připojenou jednu nebo více stran uvedených v kopii. Oznámení odeslaná příjemci budou obsahovat také kopie pro strany uvedené v kopii, takže váš tým může být v obraze.
Volitelně lze přidat další příjemce a upravit jejich pořadí.

Pokud máte ve svém postupu podepisování více příjemců, přidejte je výběrem ikony plus těsně pod seznamem příjemců.

Záznamy příjemce lze přidat jako:
- Já sám/sama– přidá odesílatele jako další záznam příjemce.
- Jednotlivec – jeden samostatný příjemce identifikovaný svou e-mailovou adresou.
- Skupina – buď skupina příjemců, nebo skupina paralelních podpisů (používá se k definování hybridních postupů podepisování).
- Elektronická pečeť – pokud má odesílatel přístup k umisťování elektronických pečetí, je tato možnost viditelná a lze ji umístit stejně jako u lidského příjemce.
- Kopie – Tato možnost přidá uživatele jako příjemce kopie. Příjemci kopie s dohodou nepracují. Po jejím odeslání a dokončení obdrží oznámení.
Podle potřeby definujte každý záznam příjemce pomocí e-mailu, role, metody ověřování a soukromé zprávy.

Záznam příjemce lze odstranit výběrem koše na pravém konci záznamu.
Podle potřeby upravte pořadí podpisů.

Pokud jste zvolili sekvenční postup podepisování, číselný index podpisu je uveden těsně před voličem Role v záznamu příjemce.

Záznam příjemce upravíte tak, že jej pomocí šipek nahoru a dolů posunete v seznamu příjemců nahoru nebo dolů. Index podpisu se poté odpovídajícím způsobem aktualizuje.

Poznámka

Příjemci kopie se neúčastní podpisového cyklu. Obdrží upozornění pouze při počátečním vytvoření dohody a jejím dokončení.
Zobrazte náhled dohody a přidejte podpisová pole.

Po přidání všech požadovaných příjemců otevřete výběrem tlačítka Náhled a přidání polí prostředí pro vytváření.

Pokud používáte šablony dokumentů s již nakonfigurovanými poli a jste si jisti, že umístění polí správně odpovídá seznamu příjemců, můžete vybrat tlačítko Odeslat a dohodu okamžitě odeslat.
Fáze čtyři – Vytváření

Poznámka

Přidávání polí do dokumentu (vytváření polí nebo jednoduše „vytváření“) je natolik složité téma, že jej nelze v rámci tohoto článku popsat. Níže je uvedena zkrácená verze tohoto procesu.
Prostředí pro vytváření, které využívá princip „klikněte a umístěte“, se automaticky pokusí detekovat pole a inteligentně je umístit. Relativní úspěšnost tohoto procesu závisí na základní struktuře dokumentu.
- Všechna umístěná pole jsou při výchozím nastavení textovými poli.
- Všechna umístěná pole jsou při výchozím nastavení přiřazena prvnímu příjemci.
- Je pravděpodobné, že se vyskytnou určitá pole, která bude potřebné odstranit, přesunout, zvětšit/zmenšit či znovu přiřadit nebo která budou vyžadovat změnu na nový typ pole.
Nejprve proveďte nezbytné úpravy všech automaticky umístěných polí a poté podle potřeby umístěte nová pole.

Odstraňte nežádoucí pole.
1. Kliknutím do pole vyvolejte kontextovou nabídku.
2. Vyberte ikonu odstranění.
Přesuňte všechna pole, která je potřebné přemístit.

Přidržte ukazatel myši nad polem, dokud se nezobrazí čtyřsměrná šipka, a poté klikněte a přetáhněte pole do požadované polohy.

Podle potřeby změňte velikost polí.

Vyberte pole, přidržte ukazatel myši nad libovolným okrajem nebo rohem, dokud se nezobrazí dvousměrná šipka, a poté klikněte a přetáhněte okraj pole na požadovanou velikost.

Změňte přiřazení pole příjemci (pokud existuje více příjemců).

Systém služby Adobe Sign musí vědět, která pole má příjemcům zpřístupnit. Toho lze dosáhnout přiřazením každého pole příjemci (nebo hodnotě Kdokoli, ale v takovém případě je nutné explicitně identifikovat hodnotu Kdokoli jako příjemce). Jak již bylo zmíněno, všechna automaticky detekovaná pole jsou přiřazena vybranému příjemci.
Všimněte si, že pole pro jednotlivé příjemce jsou barevně kódována podle daného příjemce, což usnadňuje identifikaci polí.
- Po otevření seznamu příjemců v levém horním rohu se zobrazí všichni příjemci s tečkou příslušné barvy vedle své e-mailové adresy.
- V poli vybraného příjemce se zobrazí jeho barva v rámečku kolem jména / e-mailové adresy.
- Pole uvedená na levém panelu přebírají barvu (mírně vybledlou) vybraného příjemce.
Podle potřeby změňte typ pole.

Vzhledem k tomu, že většina automaticky detekovaných polí je textová, může být nutné některá pole změnit na jiné typy.
Umístěte všechna povinná pole.

Ujistěte se, že každý příjemce, který potřebuje dokument podepsat, má přiřazeno alespoň jedno pole podpisu.

Pokud jsou k dispozici další pole, která podporují podpis nebo shromažďují další informace, budou muset být umístěna do formuláře.

Chcete-li umístit pole:
1. Z rozevíracího seznamu Příjemce vyberte příjemce. Toto je příjemce, kterému budou přiřazena všechna pole, která následně umístíte.
2. V levém panelu vyberte pole.
3. Klikněte na dokument, do kterého chcete pole umístit. (Nebo pole přetáhněte.)
4. Podle potřeby upravte velikost a umístění pole.
5. Opakujte postup pro každého příjemce, dokud nebudou umístěna všechna povinná pole.
Tip

Vytváření formulářů od začátku pro každou dohodu může být časově náročné. Pokud pravidelně odesíláte stejné dokumenty, zvažte vytvoření šablon knihovny. Šablony eliminují nutnost pokaždé znovu vytvářet pole a pomáhají zjednodušit pracovní postup.

Šablony můžete vytvářet přímo z odeslaných dohod na stránce Správa.
Uložte nebo odešlete dohodu.
- Uložit – Uloží dohodu ve stavu koncept na stránce Správa a zachová všechny konfigurace polí.
- Odeslat – Spustí proces podepisování odesláním e-mailu prvnímu příjemci (nebo všem příjemcům, pokud používáte paralelní pracovní postup podepisování).