Příručka uživatele Zrušit

Elektronické ukládání pomocí trezoru eOriginal

 

Příručka služby Adobe Acrobat Sign

Co je nového

Začínáme

Správa

Odesílání, podepisování a správa dohod

Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod

Integrace s jinými produkty

Vývojář služby Acrobat Sign

Podpora a řešení problémů

Archivace dokumentů služby Adobe Acrobat Sign prostřednictvím služeb ukládání do trezoru eOriginal

Digitálně spravujte a chraňte dokumenty.

Partneři Adobe Acrobat Sign vybavení službou eOriginal pomáhají organizacím zajišťovat soulad se zákonem a plnit požadavky předpisů archivací důležitých podepsaných dokumentů v bezpečném digitálním trezoru. Jakmile je dokument podepsán, může jej služba eOriginal bezpečně uschovat s nejvyšší mírou ochrany a shody se zákonem v plně digitálním prostředí. Organizace si mohou zvolit archivaci dokumentů v konkrétním účtu, všech dokumentů založených konkrétní skupinou (nebo podskupinou uživatelů) nebo jednotlivých dokumentů.

Když je dokument vytvořen, považuje se originální dokument odeslaný do služby Acrobat Sign za autoritativní kopii smlouvy. Autoritativní kopie zůstává na serverech Adobe v průběhu celého podpisového cyklu. Po dokončení podpisového cyklu je autoritativní kopie archivována v trezoru eOriginal a dokument se stává právním nástrojem. Kopie PDF dokumentu zůstává ve službě Acrobat Sign, ale je označena vodoznakem jako „Kopie originálu“, což ukazuje, že dokument uschovaný ve službě eOriginal je jedinou pravou verzí:

Jak funguje ukládání do trezoru

Po dokončení podpisového cyklu spustí každá transakce s povoleným uložením do trezoru službu eOriginal, která zahájí přenos autoritativní kopie. Jde o asynchronní proces volání a odezvy, při kterém služba úschovy po obdržení oznámení požaduje informace od služby Acrobat Sign a služba Acrobat Sign poskytuje požadovaný obsah.

Tyto sekvenční požadavky se odehrávají téměř v reálném čase tak, aby bylo zajištěno, že autoritativní kopie bude po dokončení procesu podpisu uložena uschovací službou.

Po připojení posledního podpisu proběhnou následující kroky v uvedeném pořadí:

  1. Zpráva o auditu je aktualizována o událost „Dokument připraven k úschově v trezoru“
    • Protože zpráva o auditu musí být po dosažení konečné fáze dohody ukončena a proces ukládání do trezoru se zahájí až po dokončení procesu podepisování, není možné aktualizovat zprávu o auditu informací o dokončení procesu ukládání do trezoru. Dokončení procesu ukládání do trezoru bude obsahovat historie událostí transakce (uložená na serverech služby Acrobat Sign).
  2. Dokument a všechny související obrázky jsou označeny vodoznakem. 
    • Jedna vodoznakem označená kopie konečného dokumentu je uchována pro případné odeslání poskytovateli elektronického ukládání do trezoru.
    • V této fázi může načíst verzi bez vodoznaku pomocí tokenu ověřeného přístupu jen poskytovatel elektronického ukládání do trezoru
  3. Služba ukládání do trezoru dostane zprávu prostřednictvím příkazu ping směrovaného na zpětné volání služby o tom, že dokument je připraven k uložení. 
    • Služba Acrobat Sign odešle službě ukládání do trezoru jedinečný identifikátor dokumentu, který se nazývá Klíč způsobilosti dokumentu.
  4. Služba ukládání do trezoru si vyžádá protokol o auditu dokumentu, aby vytvořila profil dokumentu.
  5. Služba Acrobat Sign poskytuje protokol o auditu
    • Protokol o auditu obsahuje kompletní záznam toho, co se stalo během podpisového procesu, včetně identity podepisujících, data a času každé události, adresy IP a umístění informace (je-li k dispozici).
  6. Služba ukládání do trezoru si vyžádá dokument bez vodoznaku.
  7. Služba Acrobat Sign poskytne službě ukládání do úschovny dokument bez vodoznaku.
  8. Služba ukládání do úschovny potvrdí přijetí dokumentu a uvědomí službu Acrobat Sign, že byl proces ukládání do úschovny dokončen.
  9. Kopie konečné smlouvy bez vodoznaku je vymazána ze systému Acrobat Sign.
Poznámka:

Služba ukládání do úschovny pracuje pouze s konečnou (autoritativní) kopií dokumentu a souvisejícími obrázky.

Předběžné verze dokumentu (před konečným podpisem) nejsou součástí procesu ukládání do úschovny.

Tyto neoficiální verze zůstávají na serverech služby Acrobat Sign ve stavu bez vodoznaků, dokud nejsou nějakým jiným procesem odstraněny (například zásadou uchování nebo akcí nařízení GDPR).

Schéma procesu elektronického ukládání do trezoru

V této fázi služba Acrobat Sign ukládá pouze kopii konečného dokumentu označenou vodoznakem. Miniatury (zobrazené ve službě Acrobat Sign) jsou také označeny vodoznakem, aby byla zajištěna existence pouze jedné verze bez vodoznaku, kterou spravuje služba ukládání do trezoru.

Jakmile je dokument v trezoru, Adobe přestane uchovávat všechny kopie konečného dokumentu bez vodoznaku.

Jak uživatelé konfigurují dohodu, která má být uložena do trezoru

Možnost nakonfigurovat nebo nenakonfigurovat dohodu pro uložení do trezoru je pro uživatele viditelná až po dokončení konfigurace služby v rámci účtu.

Uživatelé mohou ovládat, zda má být dohoda uložena do trezoru, zaškrtnutím nebo zrušením zaškrtnutí možnosti Dohodu do trezoru v části Nastavení dohody rozhraní konfigurace dohody (Možnosti v klasickém prostředí).

Výchozí hodnota pro možnost Dohodu do trezoru je definována v konfiguraci služby. Podpora služby Acrobat Sign může v případě potřeby se změnou hodnoty pomoci.

Stránka Požádání o podpisy se zvýrazněním nastavení „Dohodu do trezoru“ v povoleném stavu.

Získejte pomoc rychleji a snáze

Nový uživatel?