InDesignin Tietojen yhdistäminen ‑paneelissa voit helposti luoda julkaisustasi useita versioita yhdistämällä tietolähdetiedoston (CSV- tai TXT-tiedoston) InDesign-julkaisuun. Tietojen yhdistämistoiminnolla voit luoda esimerkiksi kirjeistä, kirjekuorista tai osoitetarroista satoja muunnelmia nopeasti ja tarkasti. Tietojen yhdistämistä kutsutaan myös postitietojen yhdistämiseksi.

Edellytykset

Tarvitset tietojen yhdistämiseen vain tietolähdetiedoston ja kohdejulkaisun. 

  • Tietolähdetiedosto sisältää kohdejulkaisun jokaisen iteroinnin tapauksessa muuttuvat tiedot, kuten mallikirjeen vastaanottajien nimet ja osoitteet. Tietolähdetiedosto koostuu kentistä ja tietueista. Kentät ovat ryhmitettyjä tietoja, kuten yritysten nimiä tai postinumeroita, kun taas tietueet ovat täydellisten tietojoukkojen rivejä, joihin voi sisältyä esimerkiksi yrityksen nimi, katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka. Tietolähdetiedostot ovat tekstitiedostoja, joiden erottimena voi olla pilkku (.csv) tai sarkainmerkki (.txt). Toisin sanoen kyseisessä tietomuodossa yksittäiset tiedot erotetaan toisistaan pilkulla tai sarkaimella.
  • Kohdejulkaisu on InDesign-julkaisu, jossa tietokentän paikalla on paikkamerkki. Julkaisussa on myös pohjateksti ja muita yhdistetyn julkaisun iteroinneilla muuttumattomina pysyviä tietoja.

Yhdistetty julkaisu on InDesign-julkaisu, jossa on kohdejulkaisun pohjatekstitiedot toistettuna yhtä monta kertaa kuin tietolähteessä on tietueita.

Tietojen yhdistäminen
Tietojen yhdistäminen

A. Tietolähdetiedosto B. Kohdejulkaisu C. Yhdistetty julkaisu 

Tietojen yhdistäminen ‑paneeli

Voit avata Tietojen yhdistäminen ‑paneelin valitsemalla Ikkuna > Apuohjelmat. Kunkin tietokentän nimi ja tyyppi näkyvät paneelissa. Jos olet lisännyt julkaisuun tietokenttiä, näet myös sivunumerot, joihin tietokenttä on lisätty.

Tietojen yhdistäminen ‑paneeli
Tietojen yhdistäminen ‑paneeli

A. Tietojen yhdistäminen ‑valikko B. Yhdistetyn julkaisun luominen C. Sen sivun numero, jolle tietokenttä lisätään D. Esikatsele viimeinen tietue E. Esikatsele seuraava tietue F. Siirry tietueeseen G. Esikatsele edellinen tietue H. Esikatsele ensimmäinen tietue I. Esikatsele tietueet J. Tietokentän tyyppi ja nimi K. Tietolähde 

Tietojen yhdistämisen vaiheet

1. Päätä, mitä tietokenttiä käytät lähde- ja kohdejulkaisuissa.

Päätä, miltä haluat lopullisen julkaisun näyttävän, jotta saat selville, mitkä kentät on yhdistettävä. Jos esimerkiksi luot asiakkaille lähettävän postikortin, voit käyttää seuraavia kenttiä:

<<Yrityksen nimi>><<Osoite>><<Kaupunki>>, <<Osavaltio>><<Postinumero>>

Laskentataulukko tai tietokanta voi näyttää esimerkiksi tältä:

Mallitiedosto
Mallitiedosto

2. Tallenna tietolähdetiedosto, joka on tavallisesti laskentataulukko tai tietokantatiedosto, pilkku- (.csv) tai sarkaineroteltuna (txt) tekstitiedostona.

Varmista, että tietolähdetiedoston rakenne vastaa kohdejulkaisun kenttiä. Esimerkki: Laskentataulukon ensimmäisellä rivillä ovat kentät, joita käytät kohdejulkaisussa. Näitä kenttiä ovat esimerkiksi Yritys ja Katuosoite.

Lisätietoja: Tietoja tietolähdetiedostoista.

3. Luo kohdejulkaisu, jossa on kaikissa lähdejulkaisuissa muuttumattomina säilyvät teksti ja muut kohdat.

4. Valitse tietolähde Tietojen yhdistäminen -paneelista.

5. Lisää Tietojen yhdistäminen -paneelista kentät kohdejulkaisuun.

Voit lisätä tietokenttiä joko julkaisun sivulle tai sivupohjaan. Jos lisäät tietokenttiä sivupohjaan, saat lisää vaihtoehtoja.

Lisätietoja: Tietokenttien lisääminen ja Tietokenttien paikkamerkkien lisääminen sivupohjiin.

6. Varmista esikatselussa, että tietueet asettuvat kohdejulkaisuun oikein.

7. Yhdistä kohdejulkaisu tietolähdetiedoston kanssa tai vie se PDF-muotoon.

Tietoja tietolähdetiedostoista

Tietolähteet on tavallisesti luotu laskentataulukko- tai tietokantasovelluksella, mutta voit luoda oman tietolähdetiedoston InDesignilla tai millä tahansa tekstieditorilla. Tietolähdetiedostot on tallennettava pilkku- (.csv) tai sarkainerotellussa (.txt) tekstimuodossa. Lisätietoja tiedostojen viemisestä näihin muotoihin on lähdesovelluksen käyttöoppaassa.

Tietueet erotellaan pilkku- ja sarkainerotelluissa tekstitiedostoissa kappaleenjakomerkein ja kentät pilkuin tai sarkaimin. Tietolähdetiedostoon voi sisältyä myös levyllä oleviin kuviin viittaavaa tekstiä tai polkuja.

Esimerkki pilkkuerotellusta tietolähdetiedostosta

Name,Company Name,State 
Bill Tucker,CoreVent Labs,Nevada 
Dat Nguyen,"Brady, Hunt, and Baxter, Inc",Delaware 
Maria Ruiz,"Brinquist Enterprises, Inc.",California

Huomautus:

Jos haluat käyttää pilkkua tai lainausmerkkiä pilkkuerotellussa tiedostossa, käytä tekstin ympärillä lainausmerkkejä. Esimerkki: "Sallinen, Pesola Oyj". Ilman lainausmerkkiä jokaista nimeä käsitellään erillisenä kenttänä.

Et voi lisätä rivinvaihtoa tietolähdetiedoston kenttään. Jos kenttä on jaettava eri riveille, luo kaksi erillistä kenttää, kuten <<Osoite1>> ja <<Osoite2>>.

Voit estää tyhjien rivien syntymisen yhdistettävään julkaisuun valitsemalla Poista tyhjien kenttien tyhjät rivit. Jos rivillä on mitä tahansa merkkejä, mukaan lukien välilyönnit, riviä ei kuitenkaan poisteta.

Kuvakenttien lisääminen tietolähdetiedostoon

Saat eri kuvan näkymään jokaisessa yhdistetyssä tietueessa lisäämällä tietolähdetiedostoon kuvakenttiä. Kun yhdistät esimerkiksi julkaisuja, joissa on tietoa eri yrityksistä, voit liittää mukaan kuvan jokaisen yrityksen logosta.

  1. Avaa tietolähdetiedosto.
  2. Lisää kuvatiedostoihin viittaava teksti tai polku kirjoittamalla tietokentän nimen alkuun @-merkki.

    @-merkki kirjoitetaan vain ensimmäiselle riville, muille riveille kirjoitetaan kuvan polut. Polkujen kirjoitusasussa on noudatettava sen käyttöjärjestelmän käytäntöjä, jossa ne on tallennettu. Ison ja pienen kirjaimen ero otetaan huomioon.

    Huomautus:

    Jos näyttöön tulee virheilmoitus, kun kirjoitat kentän alkuun @-merkin, @-merkin eteen täytyy kirjoittaa heittomerkki ('), jotta toimintoa voi käyttää (esimerkiksi '@Kuvat). Joissakin sovelluksissa (esimerkiksi Microsoft Excelissä) @-merkki on varattu toiminnoille.

(Windows) Esimerkki tietolähdetiedoston kuvaviittauksista

Nimi

Ikä

@Kuvat

Matti Tuominen

36

C:\Kuvat\MattiTuominen.jpg

Jan Nylund

53

C:\Omat tiedostot\jan.gif

Maria Reitala

26

C:\Kuvat\Reitala.psd

(Mac OS) Esimerkki tietolähdetiedoston kuvaviittauksista

Nimi

Ikä

@Kuvat

Matti Tuominen

36

Mac HD:Kuvat:MattiTuominen.jpg

Jan Nylund

53

Tietokone:Perhe:jan.gif

Maria Reitala

26

Mac HD:Kuvat:Reitala.psd

Huomautus:

Voit tarkastella kuvan käyttöjärjestelmäpolkua InDesignissa. Sijoita kuva InDesign-julkaisuun ja katso kuvan sijainti Linkit-paneelin avulla. Kun kuva on valittuna, valitse Linkit-paneelin valikosta Kopioi Info > Kopioi koko polku. Polkua on ehkä muokattava sen jälkeen, kun se on liitetty tietolähteeseen. Tämä menetelmä on erityisen hyödyllinen käytettäessä palvelimeen tallennettuja kuvia.

Tietoja kohdejulkaisuista

Kun tietolähdetiedosto on luotu, on määritettävä kohdejulkaisu, johon tietolähdetiedoston kentät lisätään. Kohdejulkaisussa on tietokentän paikkamerkkiteksti ja -kuva. Se voi olla esimerkiksi kuva, jonka haluat näkyvän jokaisessa postikortissa. Kun valitset tietolähteen, nämä kentät ovat lisättävissä.

Tietolähteen kentät näkyvät kohdejulkaisussa
Tietolähteen kentät näkyvät kohdejulkaisussa paikkamerkkiteksteineen.

Kun yhdistät tiedot, InDesign luo uuden julkaisun, jossa kenttien tilalla on tietolähdetiedostossa määrittämäsi kentät. Voit sijoittaa tietokenttiä joko julkaisun sivulle tai sivupohjaan.

Tietolähteen valitseminen

Valitse tietolähde Tietojen yhdistäminen -paneelista, ennen kuin lisäät kenttiä kohdejulkaisuun. Julkaisuun voi valita vain yhden tietolähdetiedoston.

  1. Luo tai avaa julkaisu, jota käytät kohdejulkaisuna.
  2. Valitse Ikkuna > Apuohjelmat > Tietojen yhdistäminen.

  3. Valitse Tietojen yhdistäminen -paneelivalikosta Valitse tietolähde.

  4. Voit muuttaa erotellun tekstin asetuksia valitsemalla Näytä tuontiasetukset.

    InDesign havaitsee erottelumerkin tyypin ja tietolähdetiedoston koodauksen automaattisesti, joten tuontiasetuksia ei yleensä tarvitse näyttää. Voit kuitenkin muuttaa koodauksen ja erottelumerkkien asetuksia, jos ne eivät mielestäsi ole oikein määritetty.

  5. Etsi tietolähdetiedosto ja valitse Avaa.

  6. Jos valitsit Näytä tuontiasetukset, muuta erottelumerkkien ja koodauksen asetuksia tarpeen mukaan ja valitse OK. Tietokentät tulevat näkyviin Tietojen yhdistäminen -paneeliin.

Huomautus:

jos näkyviin tulee viesti, että tiedostoa ei voida avata, tai jos luetteloruudussa näkyy vääriä kenttiä, laskentataulukkoa tai tietokantatiedostoa kannattaa muokata ja tallentaa se sitten pilkku- tai sarkaineroteltuna tiedostona.

Kun tietolähde on valittu ja kentät ladattu Tietojen yhdistäminen -paneeliin, tietolähteeseen mahdollisesti tehtävät muutokset eivät näy kohdejulkaisussa, ennen kuin päivität tietolähteen.

Tietokenttien lisääminen

Kun valitset tietolähteen, tietokenttien nimiluettelo tulee näkyviin Tietojen yhdistäminen -paneeliin. Nämä nimet vastaavat tietolähdetiedoston sarakkeiden otsikoita. Kuvakkeet osoittavat, onko kyseessä teksti- vai kuvakenttä. Kun lisäät tietokenttiä julkaisuun, niistä tulee kenttien paikkamerkkejä, kuten <<Yritys>>. Voit valita ja muotoilla paikkamerkkejä kuten muutakin tekstiä tai kuvia.

Voit määrittää kuvakentän olemassa olevaan kehykseen tai luoda kelluvan kuvan. Jos kuvakenttää lisätessä kohdistin on tekstikehyksessä tai jos tekstiä on valittuna, pieni paikkamerkki lisätään sidottuna kehyksenä. Voit määrittää kuvapaikkamerkkiä muokkaamalla yhdistettävien kuvien koon.

Kun olet lisännyt tietokentän, InDesign muistaa sen tietolähteen. Kenttäluettelossa olevat virheet, kuten kirjoitusvirheet, tyhjät kentät ja vahingossa luodut kentät, on korjattava lähdesovelluksessa ja päivitettävä Tietojen yhdistäminen -paneelissa.

Tekstitietokentän lisääminen kohdejulkaisuun

  1. Luo tekstikehys julkaisun sivulle tai sivupohjaan.

    Jos lisäät tietokenttiä sivupohjaan, katso kohta Tietokenttien paikkamerkkien lisääminen sivupohjiin.

  2. Vie kohdistin tekstikehykseen, johon haluat lisätä kentän paikkamerkin, tai valitse teksti, jonka haluat korvata.
  3. Lisää kentän paikkamerkki jommallakummalla tavalla:
    • Valitse kenttä Tietojen yhdistäminen -paneelin luettelosta.

    • Lisää paikkamerkki vetämällä kentän nimi Tietojen yhdistäminen -paneelista ja pudottamalla se tekstikehykseen. Jos vedät tekstikentän tyhjään kehykseen, kehys muuttuu tekstikehykseksi.

Tekstikentän paikkamerkki näkyy kohdejulkaisussa kaksinkertaisissa kulmasuluissa (esimerkiksi <<Nimi>>). Niiden muotoilu (kuten kirjasin ja koko) noudattaa nykyisiä määreitä.

Huomautus:

Kelvollista kenttää ei voi luoda kirjoittamalla kentän nimi tai muokkaamalla valmista kenttää. Kenttä on lisättävä Tietojen yhdistäminen -paneelista.

Kuvatietokentän lisääminen kohdejulkaisuun

  • Lisää uusi tekstiin sijoitetun grafiikan paikkamerkki vetämällä kuvakenttä tekstikehykseen tai viemällä kohdistin tekstikehykseen ja napsauttamalla kuvakenttää.
  • Lisää uusi kelluva kuva vetämällä kuvakenttä tyhjään grafiikkakehykseen. Jos vedät kuvakentän tyhjään kehykseen, kehys muuttuu grafiikkakehykseksi.
  • Lisää kenttä ryhmitettyihin kohteisiin, taulukon soluihin tai sisäkkäisiin kohteisiin vetämällä kuva kohteeseen.

    Kuvakentän paikkamerkit näkyvät kehyksinä, joissa on kentän nimi.

QR-koodin lisääminen

Voit integroida QR-koodin yhdistettyyn julkaisuun. Tietojen yhdistämistyönkulun kautta voidaan lisätä seuraavan tyyppisiä QR-koodikenttiä:

  • Vain teksti
  • Web-hyperlinkki
  • Tekstiviesti
  • Sähköposti
  • Käyntikortti

Tietolähteenä käytettävissä .txt- tai .csv-tiedostoissa olevat tiedot ovat QR-koodien luontia varten seuraavassa muodossa:

  • Vain teksti: kirjoita teksti QR-koodin sarakkeeseen sellaisenaan.
  • Verkon hyperlinkki: URL:<url> (esimerkiksi ”URL:http://www.google.com”)
  • Tekstiviesti: SMSTO:<Puhelinnumero>:<Viesti> (esimerkiksi ”SMSTO:9818143551:Hi”)
  • Sähköposti: MATMSG:\nVastaanottaja:<sähköpostiosoite> (esimerkki: ”MATMSG:\nTO:johndoe@adobe.com\nSUB:Hi;\nBODY:;;”)
  • Käyntikortti: BEGIN:VCARD\nVERSIO:2.1\nN:Smith;John\nFN:John Smith\nORG:Adobe\nTYÖNIMIKE:Insinööri\nPUHELIN;MATKAPUHELIN:+919876543210\nPUHELIN;MATKAPUHELIN;VASTAAJA:123456789\nOSOITE;TYÖ:;;Street ABC;Seattle;Washington;98101;US\nSÄHKÖPOSTIOSOITE;TYÖ;INTERNET:abc@adobe.com\nURL:www.adobe.com\nEND:VCARD

Tiedoissa voi olla sähköpostiviestejä, tekstiviestejä, hyperlinkkejä ja pelkkää tekstiä. Kirjoita ne edellä mainitussa muodossa .csv- ja txt-kenttiin lisäämällä niiden sarakkeen nimeen merkin #. Luo QR-koodit toimimalla seuraavien ohjeiden mukaan:

  1. Valitse Windows > Apuohjelmat > Tietojen yhdistäminen.

  2. Valitse avattavasta valikosta Valitse tietolähde.

  3. Valitse QR-kentän tiedot sisältävä datatiedosto. Valitse Avaa.

  4. Valitse paikkamerkki julkaisusta.

  5. Luo yhdistetty julkaisu napsauttamalla Luo yhdistetty julkaisu -kuvaketta.

Tietokenttien paikkamerkkien lisääminen sivupohjiin

Tietokenttien paikkamerkit kannattaa lisätä sivupohjaan eikä julkaisun sivuille:

  • Alkuperäiset paikkamerkit ovat yhdistetyn julkaisun sivupohjassa ja yhdistämisen tulokset näkyvät julkaisun sivuilla ohitettuina sivupohjakohteina.

  • Yhdistetyn julkaisun yhteys tietolähteeseen säilyy, joten jos tietolähteen tietueita muokataan, voit päivittää yhdistetyn julkaisun sisällön valitsemalla Päivitä tietokenttien sisältö. Tämä asetus on erityisen hyödyllinen silloin, jos muutat yhdistetyn julkaisun asettelua ja haluat myöhemmin lisätä uusia tietoja tietolähteestä.

  • Luo yhdistetty julkaisu -valintaikkunan asetukset ovat samat kuin kohdejulkaisussa, joten voit luoda nykyisen julkaisun nopeasti uudelleen ulkoasultaan samanlaisena. Näiden jaettujen asetusten avulla voit luoda myös samanlaisen julkaisun eri tietolähteistä tai uuden julkaisun, jonka asettelua on muokattu jonkin verran.

Huomautus:

Jos lisäät tietokenttiä sivupohjaan, varmista, että sivupohjan kohteiden ohitukset on sallittu tietokentät sisältävässä tekstikehyksessä. Valitse sivupohjan tekstikehys ja valitse Sivut-paneelivalikosta asetus Salli sivupohjan kohteiden ohitukset valitulla alueella. Jos tämä asetus ei ole valittuna, tietoja ei yhdistetä. (Lisätietoja: Sivupohjien luominen.)

Tietokenttiä ei voi sijoittaa sekä sivupohjaan että julkaisun sivuille. Jotta yhdistäminen tapahtuisi oikein, julkaisun ensimmäisellä sivulla on käytettävä tietokentät sisältävää sivupohjaa.

Huomautus:

Jos näyttöön tuleva virheviesti ilmoittaa, että InDesign ei voi yhdistää julkaisua, koska siinä ei ole paikkamerkkejä, olet saattanut lisätä paikkamerkit yksisivuisen julkaisun vasemmalle sivupohjalle. Sivu 1 perustuu oikeanpuoleiseen sivupohjaan, joten lisää paikkamerkit oikeaan sivupohjaan.

Tietolähdetiedostojen päivittäminen, poistaminen tai korvaaminen

  • Kun haluat päivittää tietolähdetiedostoja, muokkaa pilkku- tai sarkaineroteltua tietolähdetiedostoa, tallenna se ja valitse Tietojen yhdistäminen -paneelista Päivitä tietolähde.

    Muutokset näkyvät Tietojen yhdistäminen -paneelissa. Jos muutokset eivät näy julkaisussa päivittämisen jälkeen, ota esikatseluasetus pois käytöstä poistamalla sen valinta ja ota se uudelleen käyttöön valitsemalla se toistamiseen.

  • Voit poistaa yhteyden tietolähdetiedostoon valitsemalla Tietojen yhdistäminen -paneelivalikosta Poista tietolähde.
  • Voit vaihtaa uuteen tietolähdetiedostoon valitsemalla Tietojen yhdistäminen -paneelivalikosta Valitse tietolähde ja määrittämällä sitten uuden tietolähdetiedoston. InDesign ei ehkä tunnista kaikkia kenttiä. Tässä tapauksessa on järkevintä poistaa paikkamerkkikentät ja lisätä ne uudelleen.

Huomautus:

Voit päivittää yhdistetyn julkaisun tietokentät, jos luot yhdistetyn julkaisun kohdejulkaisusta, jossa tietokentät on sijoitettu sivupohjiin.

Kohdejulkaisun tietueiden esikatselu

Tietueet kannattaa esikatsella ennen kohdejulkaisun ja tietolähdetiedoston yhdistämistä. Tällä tavoin voit varmistaa, että kenttien tiedot näkyvät oikein, kun tiedot yhdistetään. Tietueita esikatseltaessa Tietojen yhdistäminen -paneelissa näkyy tietolähdetiedostojen varsinaisia tietoja kenttien paikkamerkkien sijaan. Esimerkiksi paikkamerkin <<Yritys>> sijaan voi näkyä nimi Adobe . Voit selata tietueita Tietojen yhdistäminen -paneelin navigointipainikkeilla.

Jos havaitset tietueissa typografisia virheitä, ylimääräisiä välilyöntejä tai muita virheitä, muokkaa lähdetiedostoa alkuperäissovelluksessa. (Lisätietoja: Tietoja tietolähdetiedostoista.)

  1. Valitse Tietojen yhdistäminen -paneelin alaosasta Esikatselu tai valitse Tietojen yhdistäminen -paneelivalikosta Esikatselu.

  2. Selaa tietueiden tietoja navigointipainikkeilla.

Huomautus:

Voit siirtyä haluamaasi tietueeseen paneelin alaosan navigointipainikkeilla. Voit myös kirjoittaa haluamasi tietueen numeron paneelin alaosan navigointiruutuun. Paina sitten Enter- tai Return-näppäintä.

Esikatselun käyttöön ottaminen ja käytöstä poistaminen vuorotellen

Tiettyjä seikkoja voi tulla esiin tai ne voivat poistua, kun vaihtelet esikatselutilojen välillä. Muista seuraavat ohjeet:

  • Paikkamerkit korvaavat esikatselusisällön, kun Tietueiden esikatselu -asetus ei ole valittuna. Jos poistat kuvan kehyksineen tai koko tekstijonon tai kun poistat Tietueiden esikatselu -asetuksen valinnan, vastaavat paikkamerkit eivät enää näy, sillä myös ne on poistettu.

  • Sisällön sijoitusasetukset -valintaikkunassa tehdyt muutokset tulevat näkyviin, kun valitset OK. Jos Tietueiden esikatselu -asetus on valittuna, tiedot eivät vastaa päivitettyjä sijoitusasetuksia, ennen kuin olet ensin poistanut asetuksen valinnan ja valinnut sen sitten uudelleen.

  • Jos yrität tallentaa julkaisun esikatselutilassa, saat viestin, jossa sinua pyydetään poistumaan esikatselutilasta ennen julkaisun tallentamista.

Tietokenttien paikkamerkkien muokkaaminen

Kun lisäät tekstitietokentän julkaisuun, lisättävän kentän paikkamerkkiteksti käyttää lisäyskohdassa käytettyjä aktiivisia muotoilumääreitä (kuten kirjasinta ja kokoa). Voit muokata paikkamerkkitekstin määritteitä ja määrittää tällä tavoin tietojen ulkoasun.

  1. Tee jokin seuraavista:
    • Voit muuttaa paikkamerkkien määritteitä valitsemalla ensin paikkamerkkitekstin ja muuttamalla sitten muotoilumääritteitä samaan tapaan kuin muidenkin tekstien kohdalla.

    • Jos haluat vaihtaa paikkamerkin, valitse ensin paikkamerkki tai varsinaiset tiedot ja sitten uusi kenttänimi Tietojen yhdistäminen -paneelista.

    • Voit poistaa paikkamerkin valitsemalla sen ja painamalla askelpalautinta tai Delete-näppäintä.

Huomautus:

Tekstin paikkamerkit näkyvät juttueditorinäkymässä hyperlinkkien tavoin. Kaikkia Tietojen yhdistäminen -paneelin asetuksia ei voi käyttää juttueditorinäkymässä.

Sisällön sijoitusasetusten määrittäminen

Voit määrittää nykyisen julkaisun tai kaikkien uusien tietojen yhdistämisprojektien oletusasetukset Sisällön sijoitusasetukset -valintaikkunassa. Voit määrittää, miten kuvat sijoitetaan, liitetäänkö kuvat linkkeinä vai upotettuina, poistetaanko tyhjien kenttien tyhjät rivit ja mikä on yhdistettävien julkaisujen tietueiden enimmäismäärä.

  1. Tee jokin seuraavista:
    • Jos haluat asetusten vaikuttavan vain nykyiseen julkaisuun, avaa kohdejulkaisu.

    • Jos haluat asetusten vaikuttavan kaikkiin uusiin julkaisuihin, sulje kaikki julkaisut.

  2. Valitse Ikkuna > Apuohjelmat > Tietojen yhdistäminen.

  3. Valitse Tietojen yhdistäminen -paneelivalikosta Sisällön sijoitusasetukset.

  4. Muuta sisällön sijoitusasetuksia. (Lisätietoja: Sisällön sijoitusasetukset.)
  5. Valitse OK.

Tietueiden yhdistäminen

Kun olet muotoillut kohdejulkaisun ja lisännyt kentät tietolähdetiedostosta, voit yhdistää tietolähteen tiedot kohdejulkaisuun. Voit yhdistää tietueet toiseen InDesign-julkaisuun tai suoraan PDF-julkaisuun. InDesign luo yhdistämisen aikana uuden julkaisun tai PDF-julkaisun, joka perustuu kohdejulkaisuun ja joka korvaa kohdejulkaisun kentät vastaavilla tietolähdetiedoston tiedoilla.

Sivupohjien kohteet kopioidaan luotavan julkaisun sivupohjiin, kun yhdistät julkaisun, jonka sivupohjissa on tietokenttien paikkamerkkejä.

Yhden tai usean tietueen yhdistäminen

  1. Kun kohdejulkaisu on avoinna, tee jokin seuraavista:
    • Valitse Tietojen yhdistäminen -paneelin valikosta Luo yhdistetty julkaisu tai napsauta Luo yhdistetty julkaisu -painiketta .

    • Valitse Tietojen yhdistäminen -paneelin valikosta Vie PDF-tiedostoksi.

    Yhdistetyn julkaisun luominen
    Yhdistetyn julkaisun luominen
  2. Valitse Tietueet-välilehdessä Yhdistettävät tietueet -asetukseksi Kaikki tietueet (kaikki tietolähdetiedoston tietueet yhdistetään), Yksi tietue (tietyn tietueen yhdistäminen) tai määritä yhdistettävien tietueiden alue.

  3. Määritä Tietueita julkaisun sivulla -asetus valitsemalla jompikumpi seuraavista:

    • Valitse Yksi tietue, jolloin kukin tietue alkaa seuraavan sivun yläosasta.

    • Valitse Useita tietueita, jos haluat luoda sivulla vähintään kaksi tietuetta. (Esimerkiksi osoitetarrojen tulostamista varten.)

      Et voi yhdistää useita tietueita, jos tietokentät näkyvät monisivuisen julkaisun sivulla tai jos tietokentät näkyvät useilla sivupohjilla.

  4. Valitsemalla Luo raportti ylijuoksevasta tekstistä julkaisun luonnin yhteydessä -asetuksen avaat automaattisesti raportin, joka jäljittää tietojen yhdistämisessä InDesign-julkaisuun syntyneen ylijuoksevan tekstin tilannetta. (Lisätietoja: Ylijuoksevaa tekstiä koskevat raportit.)

  5. Valitse Varoita puuttuvista kuvista, kun haluat ilmoituksen puuttuvasta linkistä tilanteissa, joissa vähintään yhtä kuvaa ei voi käyttää.

  6. Jos valitsit Tietueet-välilehdessä Useita tietueita, napsauta Usean tietueen asettelu -välilehteä. Määritä sitten seuraavat asetukset:

    • Kirjoita Reunukset-kohtaan arvot, jotka määrittävät reunusten apuviivojen etäisyyden sivun reunoista.

    • Valitse Tietueiden asettelu -asetukseksi Rivit ensin tai Palstat ensin. Määritä sitten palstojen ja rivien välinen etäisyys.

  7. Jos olet valinnut Useita tietueita -asetuksen, voit tarkastella Luo yhdistämistietueita -valintaikkunassa tehtyjä muutoksia valitsemalla Monen tietueen asettelun esikatselu. Voit selata tietueita sivupainikkeilla.

  8. Napsauta Asetukset-välilehteä ja määritä sijoitusasetukset. (Lisätietoja: Sisällön sijoitusasetukset.)

  9. Valitse lopuksi OK.

  10. Jos viet suoraan PDF-muotoon, määritä PDF-asetukset ja valitse Vie. Määritä sitten tiedoston nimi sekä sijainti ja valitse Tallenna. (Lisätietoja: Adobe PDF -asetukset.)

Jos tietolähdetiedosto viittaa tiedostomuotoihin, joita ei tueta, tai kuviin, joita ei voi käyttää, tietolähdetiedostoa on muokattava siten, että se viittaa tuettuun tiedostoon. Myös puuttuvien tiedostojen polut on poistettava. Tiedoston voi myös siirtää oikeaan kansioon, jotta InDesign löytää sen ja voi sijoittaa sen.

Usean tietueen yhdistämisen rajoitukset

Valitse Useita tietueita, jos haluat luoda sivua kohden vähintään kaksi tietuetta. Jos esimerkiksi tulostat osoitetarroja, samalle sivulle kannattaa tulostaa useita osoitteita. Tapa, jolla tietueet näkyvät yhdistetyssä julkaisussa, määräytyy pääasiassa asetteluasetusten mukaan. Tässä on luettelo rajoituksista, joita saattaa esiintyä käyttäessäsi Useita tietueita -asetusta:

  • Et voi yhdistää useita tietueita, jos tietokentät näkyvät monisivuisen julkaisun sivulla tai jos tietokentät näkyvät useilla sivupohjilla.

  • Tietojen yhdistäminen sallii vain yhdenkokoisen paikkamerkin.

  • Tietueen poistaminen yhdistetystä julkaisusta ei siirrä jäljelle jääviä tietueita tyhjään paikkamerkkiin.

Yhdistäminen PDF-tiedostoon

PDF-tiedostoon yhdistettäessä käytetään samoja asetuksia kuin yhdistettyä InDesign-julkaisua luotaessa. Tuloksena saatava PDF-tiedosto hyödyntää PDF XObject -rakenteita sivun staattisissa osissa. Näin PDF-tiedoston koko pienenee ja tiedostosta tulee tehokkaampi.

Tietokenttien päivittäminen

Voit muuttaa yhdistetyn julkaisun asettelua ja päivittää edelleen tietolähteen tietokenttien arvoja yhdistettyäsi julkaisun, jonka sivupojissa on tietojen paikkamerkkejä. Voit päivittää tietokentät julkaisun asettelua muuttamatta valitsemalla Päivitä tietokentät. Tätä asetusta voi käyttää vain yhdistetyssä julkaisussa, jossa paikkamerkit näkyvät sivupohjissa.

  1. Tee haluamasi muutokset tietolähdetiedostoon ja tallenna ja sulje sitten tietolähdetiedosto.
  2. Valitse yhdistetystä julkaisusta Päivitä tietokentät.

Tietokenttien päivittämisen aiheuttamat muutokset näkyvät lokitiedostossa.

Huomautus:

Tämä asetus toimii parhaiten, kun vain muokkaat tai lisäät tietueita tietolähdetiedostossa. Jos lisäät uusia paikkamerkkikenttiä tai uusia kenttiä tietolähteeseen tai muutat Luo yhdistetty julkaisu -valintaikkunan asetuksia, luo uusi yhdistetty julkaisu Luo yhdistetty julkaisu -toiminnon avulla.

Sijoittamattoman tekstin raportit

Sijoittamattoman tekstin raportti tulee näkyviin, jos Luo sijoittamattoman tekstin raportti -asetus on valittuna Luo yhdistetty julkaisu -valintaikkunassa ja jos vähintään yhdessä kentässä on sijoittamatonta tekstiä tietojen yhdistämisen jälkeen.

Raportissa on numeroitu luettelo, jossa on tietoja sijoittamattomasta tekstistä: kyseisen tekstin sisältävän sivun numero, sijoittamattoman tekstin merkki- tai sanamäärä ja katkelma kyseisestä tekstistä.

Jos näyttöön tulee raportti, kun luot yhdistetyn julkaisun, korjaa ylijuokseva teksti raportin tietojen avulla. Voit esimerkiksi lisätä tekstikehyksen kokoa, pienentää fonttia tai muokata tekstiä.

Sisällön sijoitusasetukset

Seuraavat asetukset näkyvät Sisällön sijoitusasetukset -valintaikkunassa:

Sovita kuvat suhteessa

Säilyttää kuvan mittasuhteet ja skaalaa kuvan sopimaan kehykseen (oletus).

Sovita kuvat kehyksiin

Skaalaa kuvan siten, että kuvan ja kehyksen mittasuhteet ovat yhtenevät.

Sovita kehykset kuviin

Säilyttää kuvan koon ja muuttaa kehyksen kokoa kuvaan sopivaksi.

Säilytä kehyksen ja kuvan koot

Sijoittaa kuvan luonnollisessa koossa kehyksen vasempaan yläkulmaan. Kuvaa leikataan, jos se ei sovi kehykseen.

Täytä kehykset suhteessa

Sijoittaa kuvan siten, että sen korkeus tai leveys täyttää kehyksen, ja leikkaa kehyksen ulkopuolelle jäävät osat.

Sisältötietoinen sovitus

Sovittaa kuvan automaattisesti kehyksen sisälle kuvan sisällön ja kehyksen koon mukaan.

Keskitä kehykseen

Sijoittaa kuvan keskikohdan kehyksen keskikohtaan. Tämä toiminto on poistettu käytöstä, jos sovitusvaihtoehdoksi on valittu Sisältötietoinen sovitus.

Linkitä kuvat

Luo linkin tai tiedostopolun alkuperäiseen kuvatiedostoon. Jos tätä asetusta ei ole valittu, kaikki kuvatiedot upotetaan InDesign-julkaisuun.

Poista tyhjien kenttien tyhjät rivit

Poista tyhjiin kenttiin lisätyt kappalemerkit. Tämä on kätevää etenkin, kun teet postituksia, joissa on valinnainen osoitekenttä. Tämä asetus ohittaa pakotetut rivinvaihdot. Jos rivillä on mitä tahansa merkkejä, mukaan lukien välilyönnit, riviä ei poisteta.

Julkaisun tietuerajoitus

Määrittää tietueiden enimmäismäärän kussakin yhdistetyssä julkaisussa. Kun yläraja saavutetaan, luodaan uusi julkaisu. Tässä julkaisussa on tarvittava määrä sivuja jäljellä olevien tietueiden yhdistämiseen (tietuerajoitusmäärään saakka). Tämä asetus on käytettävissä vain, kun Yksi tietue on valittuna.

Julkaisun sivurajoitus

Määrittää sivujen enimmäismäärän kussakin julkaisussa. Kun yläraja saavutetaan, luodaan uusi julkaisu, jossa on tarvittava määrä sivuja jäljellä olevien tietueiden yhdistämiseen (sivurajoitusmäärään saakka). Tämä asetus on valittavissa vain, kun Tietueita julkaisun sivulla -valikosta on yhdistettäessä valittu Useita tietueita.

Lisensoitu Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License -lisenssin mukaan.  Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.

Lakisääteiset ilmoitukset   |   Online-tietosuojakäytäntö