Tietojen yhdistäminen

InDesignin Tietojen yhdistäminen ‑paneelissa voit helposti luoda julkaisustasi useita versioita yhdistämällä tietolähdetiedoston (CSV- tai TXT-tiedoston) InDesign-julkaisuun. Tietojen yhdistämistoiminnolla voit luoda esimerkiksi kirjeistä, kirjekuorista tai osoitetarroista satoja muunnelmia nopeasti ja tarkasti. Tietojen yhdistämistä kutsutaan myös postitietojen yhdistämiseksi.

Edellytykset

Tarvitset tietojen yhdistämiseen vain tietolähdetiedoston ja kohdejulkaisun. 

• Tietolähdetiedosto sisältää kohdejulkaisun jokaisen iteroinnin tapauksessa muuttuvat tiedot, kuten mallikirjeen vastaanottajien nimet ja osoitteet. Tietolähdetiedosto koostuu kentistä ja tietueista. Kentät ovat ryhmitettyjä tietoja, kuten yritysten nimiä tai postinumeroita, kun taas tietueet ovat täydellisten tietojoukkojen rivejä, joihin voi sisältyä esimerkiksi yrityksen nimi, katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka. Tietolähdetiedostot ovat tekstitiedostoja, joiden erottimena voi olla pilkku (.csv), sarkainmerkki (.txt) tai puolipiste. Toisin sanoen kyseisessä tietomuodossa yksittäiset tiedot erotetaan toisistaan pilkulla tai sarkaimella.

• Kohdejulkaisu on InDesign-julkaisu, jossa tietokentän paikalla on paikkamerkki. Julkaisussa on myös pohjateksti ja muita yhdistetyn julkaisun iteroinneilla muuttumattomina pysyviä tietoja.

Yhdistetty julkaisu on InDesign-julkaisu, jossa on kohdejulkaisun pohjatekstitiedot toistettuna yhtä monta kertaa kuin tietolähteessä on tietueita.

Tietojen yhdistäminen ‑paneeli

Voit avata Tietojen yhdistäminen ‑paneelin valitsemalla Ikkuna > Apuohjelmat. Kunkin tietokentän nimi ja tyyppi näkyvät paneelissa. Jos olet lisännyt julkaisuun tietokenttiä, näet myös sivunumerot, joihin tietokenttä on lisätty.

Tietojen yhdistämisen vaiheet

1. Päätä, mitä tietokenttiä käytät lähde- ja kohdejulkaisuissa.

Päätä, miltä haluat lopullisen julkaisun näyttävän, jotta saat selville, mitkä kentät on yhdistettävä. Jos esimerkiksi luot asiakkaille lähettävän postikortin, voit käyttää seuraavia kenttiä:

<<Yrityksen nimi>><<Osoite>><<Kaupunki>>, <<Osavaltio>><<Postinumero>>

Laskentataulukko tai tietokanta voi näyttää esimerkiksi tältä:

2. Tallenna tietolähdetiedosto, joka on tavallisesti laskentataulukko tai tietokantatiedosto, pilkku- (.csv), sarkain- (txt) tai puolipiste-eroteltuna tekstitiedostona.

Varmista, että tietolähdetiedoston rakenne vastaa kohdejulkaisun kenttiä. Esimerkki: Laskentataulukon ensimmäisellä rivillä ovat kentät, joita käytät kohdejulkaisussa. Näitä kenttiä ovat esimerkiksi Yritys ja Katuosoite.

Lisätietoja: Tietoja tietolähdetiedostoista.

3. Luo kohdejulkaisu, jossa on kaikissa lähdejulkaisuissa muuttumattomina säilyvät teksti ja muut kohdat.

Lisätietoja: Tietoja kohdejulkaisuista.

4. Valitse tietolähde Tietojen yhdistäminen -paneelista.

Lisätietoja: Tietolähteen valitseminen.

5. Lisää Tietojen yhdistäminen -paneelista kentät kohdejulkaisuun.

Voit lisätä tietokenttiä joko julkaisun sivulle tai sivupohjaan. Jos lisäät tietokenttiä sivupohjaan, saat lisää vaihtoehtoja.

Lisätietoja: Tietokenttien lisääminen ja Tietokenttien paikkamerkkien lisääminen sivupohjiin.

6. Varmista esikatselussa, että tietueet asettuvat kohdejulkaisuun oikein.

Lisätietoja: Tietueiden esikatselu kohdejulkaisussa.

7. Yhdistä kohdejulkaisu tietolähdetiedoston kanssa tai vie se PDF-muotoon.

Lisätietoja: Tietueiden yhdistäminen.

Tietoja tietolähdetiedostoista

Tietolähteet on tavallisesti luotu laskentataulukko- tai tietokantasovelluksella, mutta voit luoda oman tietolähdetiedoston InDesignilla tai millä tahansa tekstieditorilla. Tietolähdetiedostot on tallennettava pilkku- (.csv), sarkain- (.txt) tai puolipiste-erotellussa tekstimuodossa. Lisätietoja tiedostojen viemisestä näihin muotoihin on lähdesovelluksen käyttöoppaassa.

Tietueet erotellaan pilkku-, sarkain- tai puolipiste-erotelluissa tekstitiedostoissa kappaleenjakomerkein ja kentät pilkuin tai sarkaimin. Tietolähdetiedostoon voi sisältyä myös levyllä oleviin kuviin viittaavaa tekstiä tai polkuja.

Esimerkki pilkkuerotellusta tietolähdetiedostosta

Et voi lisätä rivinvaihtoa tietolähdetiedoston kenttään. Jos kenttä on jaettava eri riveille, luo kaksi erillistä kenttää, kuten <<Osoite1>> ja <<Osoite2>>.

Voit estää tyhjien rivien syntymisen yhdistettävään julkaisuun valitsemalla Poista tyhjien kenttien tyhjät rivit. Jos rivillä on mitä tahansa merkkejä, mukaan lukien välilyönnit, riviä ei kuitenkaan poisteta.

Kuvakenttien lisääminen tietolähdetiedostoon

Saat eri kuvan näkymään jokaisessa yhdistetyssä tietueessa lisäämällä tietolähdetiedostoon kuvakenttiä. Kun yhdistät esimerkiksi julkaisuja, joissa on tietoa eri yrityksistä, voit liittää mukaan kuvan jokaisen yrityksen logosta.

Esimerkki tietolähdetiedoston kuvaviittauksista:

Tietoja kohdejulkaisuista

Kun tietolähdetiedosto on luotu, on määritettävä kohdejulkaisu, johon tietolähdetiedoston kentät lisätään. Kohdejulkaisussa on tietokentän paikkamerkkiteksti ja -kuva. Se voi olla esimerkiksi kuva, jonka haluat näkyvän jokaisessa postikortissa. Kun valitset tietolähteen, nämä kentät ovat lisättävissä.

Kun yhdistät tiedot, InDesign luo uuden julkaisun, jossa kenttien tilalla on tietolähdetiedostossa määrittämäsi kentät. Voit sijoittaa tietokenttiä joko sivupohjaan tai julkaisun sivulle.

Tietolähteen valitseminen

Valitse tietolähde Tietojen yhdistäminen -paneelista, ennen kuin lisäät kenttiä kohdejulkaisuun. Julkaisuun voi valita vain yhden tietolähdetiedoston.

Kun tietolähde on valittu ja kentät ladattu Tietojen yhdistäminen -paneeliin, tietolähteeseen mahdollisesti tehtävät muutokset eivät näy kohdejulkaisussa, ennen kuin päivität tietolähteen.

Tietokenttien lisääminen

Kun valitset tietolähteen, tietokenttien nimiluettelo tulee näkyviin Tietojen yhdistäminen -paneeliin. Nämä nimet vastaavat tietolähdetiedoston sarakkeiden otsikoita. Kuvakkeet osoittavat, onko kyseessä teksti- vai kuvakenttä. Kun lisäät tietokenttiä julkaisuun, niistä tulee kenttien paikkamerkkejä, kuten <<Yritys>>. Voit valita ja muotoilla paikkamerkkejä kuten muutakin tekstiä tai kuvia.

Voit määrittää kuvakentän olemassa olevaan kehykseen tai luoda kelluvan kuvan. Jos kuvakenttää lisätessä kohdistin on tekstikehyksessä tai jos tekstiä on valittuna, pieni paikkamerkki lisätään sidottuna kehyksenä. Voit määrittää kuvapaikkamerkkiä muokkaamalla yhdistettävien kuvien koon.

Kun olet lisännyt tietokentän, InDesign muistaa sen tietolähteen. Kenttäluettelossa olevat virheet, kuten kirjoitusvirheet, tyhjät kentät ja vahingossa luodut kentät, on korjattava lähdesovelluksessa ja päivitettävä Tietojen yhdistäminen -paneelissa.

Tekstitietokentän lisääminen kohdejulkaisuun

Tekstikentän paikkamerkki näkyy kohdejulkaisussa kaksinkertaisissa kulmasuluissa (esimerkiksi <<Nimi>>). Niiden muotoilu (kuten kirjasin ja koko) noudattaa nykyisiä määreitä.

Kuvatietokentän lisääminen kohdejulkaisuun

• Lisää uusi tekstiin sijoitetun grafiikan paikkamerkki vetämällä kuvakenttä tekstikehykseen tai viemällä kohdistin tekstikehykseen ja napsauttamalla kuvakenttää.
• Lisää uusi kelluva kuva vetämällä kuvakenttä tyhjään grafiikkakehykseen. Jos vedät kuvakentän tyhjään kehykseen, kehys muuttuu grafiikkakehykseksi.
• Lisää kenttä ryhmitettyihin kohteisiin, taulukon soluihin tai sisäkkäisiin kohteisiin vetämällä kuva kohteeseen.

  Kuvakentän paikkamerkit näkyvät kehyksinä, joissa on kentän nimi.

QR-koodin lisääminen

Voit integroida QR-koodin yhdistettyyn julkaisuun. Tietojen yhdistämistyönkulun kautta voidaan lisätä seuraavan tyyppisiä QR-koodikenttiä:

• Vain teksti
• Web-hyperlinkki
• Tekstiviesti
• Sähköposti
• Käyntikortti

Tietolähteenä käytettävissä .txt- tai .csv-tiedostoissa olevat tiedot ovat QR-koodien luontia varten seuraavassa muodossa niin, että niiden sarakkeen nimessä on #-merkki:

• Vain teksti: kirjoita teksti QR-koodin sarakkeeseen sellaisenaan.
• Verkon hyperlinkki: URL:<url> (esimerkiksi ”URL:http://www.google.com”)
• Tekstiviesti: SMSTO:<Puhelinnumero>:<Viesti> (esimerkiksi ”SMSTO:9818143551:Hi”)
• Sähköposti: MATMSG:\nVastaanottaja:<sähköpostiosoite> (esimerkki: ”MATMSG:\nTO:johndoe@adobe.com\nSUB:Hi;\nBODY:;;”)
• Käyntikortti: "BEGIN:VCARD\nVERSION:2.1\nN:Smith;John\nFN:John Smith\nORG:Adobe\nTITLE:Engineer\nTEL;CELL:+919876543210\nTEL;WORK;VOICE:123456789\nADR;WORK:;;Street ABC;Seattle;Washington;98101;US\nEMAIL;WORK;INTERNET:abc@adobe.com\nURL:www.adobe.com\nEND:VCARD"

Tiedoissa voi olla sähköpostiviestejä, tekstiviestejä, hyperlinkkejä ja pelkkää tekstiä. Luo QR-koodit toimimalla seuraavien ohjeiden mukaan:

Tietokenttien paikkamerkkien lisääminen sivupohjiin

Tietokenttien paikkamerkit kannattaa lisätä sivupohjaan eikä julkaisun sivuille:

• Alkuperäiset paikkamerkit ovat yhdistetyn julkaisun sivupohjassa ja yhdistämisen tulokset näkyvät julkaisun sivuilla ohitettuina sivupohjakohteina.

• Yhdistetyn julkaisun yhteys tietolähteeseen säilyy, joten jos tietolähteen tietueita muokataan, voit päivittää yhdistetyn julkaisun sisällön valitsemalla Päivitä tietokenttien sisältö. Tämä asetus on erityisen hyödyllinen silloin, jos muutat yhdistetyn julkaisun asettelua ja haluat myöhemmin lisätä uusia tietoja tietolähteestä.

• Luo yhdistetty julkaisu -valintaikkunan asetukset ovat samat kuin kohdejulkaisussa, joten voit luoda nykyisen julkaisun nopeasti uudelleen ulkoasultaan samanlaisena. Näiden jaettujen asetusten avulla voit luoda myös samanlaisen julkaisun eri tietolähteistä tai uuden julkaisun, jonka asettelua on muokattu jonkin verran.

Tietokenttiä ei voi sijoittaa sekä sivupohjaan että julkaisun sivuille. Jotta yhdistäminen tapahtuisi oikein, julkaisun ensimmäisellä sivulla on käytettävä tietokentät sisältävää sivupohjaa.

Tietolähdetiedostojen päivittäminen, poistaminen tai korvaaminen

• Kun haluat päivittää tietolähdetiedostoja, muokkaa pilkku-, sarkain- tai puolipiste-eroteltua tietolähdetiedostoa, tallenna se ja valitse Tietojen yhdistäminen -paneelista Päivitä tietolähde.

  Muutokset näkyvät Tietojen yhdistäminen -paneelissa. Jos muutokset eivät näy julkaisussa päivittämisen jälkeen, ota esikatseluasetus pois käytöstä poistamalla sen valinta ja ota se uudelleen käyttöön valitsemalla se toistamiseen.

• Voit poistaa yhteyden tietolähdetiedostoon valitsemalla Tietojen yhdistäminen -paneelivalikosta Poista tietolähde.
• Voit vaihtaa uuteen tietolähdetiedostoon valitsemalla Tietojen yhdistäminen -paneelivalikosta Valitse tietolähde ja määrittämällä sitten uuden tietolähdetiedoston. InDesign ei ehkä tunnista kaikkia kenttiä. Tässä tapauksessa on järkevintä poistaa paikkamerkkikentät ja lisätä ne uudelleen.

Kohdejulkaisun tietueiden esikatselu

Tietueet kannattaa esikatsella ennen kohdejulkaisun ja tietolähdetiedoston yhdistämistä. Tällä tavoin voit varmistaa, että kenttien tiedot näkyvät oikein, kun tiedot yhdistetään. Tietueita esikatseltaessa Tietojen yhdistäminen -paneelissa näkyy tietolähdetiedostojen varsinaisia tietoja kenttien paikkamerkkien sijaan. Esimerkiksi paikkamerkin <<Yritys>> sijaan voi näkyä nimi Adobe . Voit selata tietueita Tietojen yhdistäminen -paneelin navigointipainikkeilla.

Jos havaitset tietueissa typografisia virheitä, ylimääräisiä välilyöntejä tai muita virheitä, muokkaa lähdetiedostoa alkuperäissovelluksessa. (Katso Tietoja tietolähdetiedostoista.)

Esikatselun käyttöön ottaminen ja käytöstä poistaminen vuorotellen

Tiettyjä seikkoja voi tulla esiin tai ne voivat poistua, kun vaihtelet esikatselutilojen välillä. Muista seuraavat ohjeet:

• Paikkamerkit korvaavat esikatselusisällön, kun Tietueiden esikatselu -asetus ei ole valittuna. Jos poistat kuvan kehyksineen tai koko tekstijonon tai kun poistat Tietueiden esikatselu -asetuksen valinnan, vastaavat paikkamerkit eivät enää näy, sillä myös ne on poistettu.

• Sisällön sijoitusasetukset -valintaikkunassa tehdyt muutokset tulevat näkyviin, kun valitset OK. Jos Tietueiden esikatselu -asetus on valittuna, tiedot eivät vastaa päivitettyjä sijoitusasetuksia, ennen kuin olet ensin poistanut asetuksen valinnan ja valinnut sen sitten uudelleen.

• Jos yrität tallentaa julkaisun esikatselutilassa, saat viestin, jossa sinua pyydetään poistumaan esikatselutilasta ennen julkaisun tallentamista.

Tietokenttien paikkamerkkien muokkaaminen

Kun lisäät tekstitietokentän julkaisuun, lisättävän kentän paikkamerkkiteksti käyttää lisäyskohdassa käytettyjä aktiivisia muotoilumääreitä (kuten kirjasinta ja kokoa). Voit muokata paikkamerkkitekstin määritteitä ja määrittää tällä tavoin tietojen ulkoasun.

Sisällön sijoitusasetusten määrittäminen

Voit määrittää nykyisen julkaisun tai kaikkien uusien tietojen yhdistämisprojektien oletusasetukset Sisällön sijoitusasetukset -valintaikkunassa. Voit määrittää, miten kuvat sijoitetaan, liitetäänkö kuvat linkkeinä vai upotettuina, poistetaanko tyhjien kenttien tyhjät rivit ja mikä on yhdistettävien julkaisujen tietueiden enimmäismäärä.

Tietueiden yhdistäminen

Kun olet muotoillut kohdejulkaisun ja lisännyt kentät tietolähdetiedostosta, voit yhdistää tietolähteen tiedot kohdejulkaisuun. Voit yhdistää tietueet toiseen InDesign-julkaisuun tai suoraan PDF-julkaisuun. InDesign luo yhdistämisen aikana uuden julkaisun tai PDF-julkaisun, joka perustuu kohdejulkaisuun ja joka korvaa kohdejulkaisun kentät vastaavilla tietolähdetiedoston tiedoilla.

Sivupohjien kohteet kopioidaan luotavan julkaisun sivupohjiin, kun yhdistät julkaisun, jonka sivupohjissa on tietokenttien paikkamerkkejä.

Yhden tai usean tietueen yhdistäminen

Jos tietolähdetiedosto viittaa tiedostomuotoihin, joita ei tueta, tai kuviin, joita ei voi käyttää, tietolähdetiedostoa on muokattava siten, että se viittaa tuettuun tiedostoon. Myös puuttuvien tiedostojen polut on poistettava. Tiedoston voi myös siirtää oikeaan kansioon, jotta InDesign löytää sen ja voi sijoittaa sen.

Usean tietueen yhdistämisen rajoitukset

Valitse Useita tietueita, jos haluat luoda sivua kohden vähintään kaksi tietuetta. Jos esimerkiksi tulostat osoitetarroja, samalle sivulle kannattaa tulostaa useita osoitteita. Tapa, jolla tietueet näkyvät yhdistetyssä julkaisussa, määräytyy pääasiassa asetteluasetusten mukaan. Tässä on luettelo rajoituksista, joita saattaa esiintyä käyttäessäsi Useita tietueita -asetusta:

• Et voi yhdistää useita tietueita, jos tietokentät näkyvät monisivuisen julkaisun sivulla tai jos tietokentät näkyvät useilla sivupohjilla.

• Tietojen yhdistäminen sallii vain yhdenkokoisen paikkamerkin.

• Tietueen poistaminen yhdistetystä julkaisusta ei siirrä jäljelle jääviä tietueita tyhjään paikkamerkkiin.

Yhdistäminen PDF-tiedostoon

PDF-tiedostoon yhdistettäessä käytetään samoja asetuksia kuin yhdistettyä InDesign-julkaisua luotaessa. Tuloksena saatava PDF-tiedosto hyödyntää PDF XObject -rakenteita sivun staattisissa osissa. Näin PDF-tiedoston koko pienenee ja tiedostosta tulee tehokkaampi.

Tietokenttien päivittäminen

Voit muuttaa yhdistetyn julkaisun asettelua ja päivittää edelleen tietolähteen tietokenttien arvoja yhdistettyäsi julkaisun, jonka sivupojissa on tietojen paikkamerkkejä. Voit päivittää tietokentät julkaisun asettelua muuttamatta valitsemalla Päivitä tietokentät. Tätä asetusta voi käyttää vain yhdistetyssä julkaisussa, jossa paikkamerkit näkyvät sivupohjissa.

Tietokenttien päivittämisen aiheuttamat muutokset näkyvät lokitiedostossa.

Sijoittamattoman tekstin raportit

Sijoittamattoman tekstin raportti tulee näkyviin, jos Luo sijoittamattoman tekstin raportti -asetus on valittuna Luo yhdistetty julkaisu -valintaikkunassa ja jos vähintään yhdessä kentässä on sijoittamatonta tekstiä tietojen yhdistämisen jälkeen.

Raportissa on numeroitu luettelo, jossa on tietoja sijoittamattomasta tekstistä: kyseisen tekstin sisältävän sivun numero, sijoittamattoman tekstin merkki- tai sanamäärä ja katkelma kyseisestä tekstistä.

Jos näyttöön tulee raportti, kun luot yhdistetyn julkaisun, korjaa ylijuokseva teksti raportin tietojen avulla. Voit esimerkiksi lisätä tekstikehyksen kokoa, pienentää fonttia tai muokata tekstiä.

Sisällön sijoitusasetukset

Seuraavat asetukset näkyvät Sisällön sijoitusasetukset -valintaikkunassa:

Säilyttää kuvan mittasuhteet ja skaalaa kuvan sopimaan kehykseen (oletus).

Skaalaa kuvan siten, että kuvan ja kehyksen mittasuhteet ovat yhtenevät.

Säilyttää kuvan koon ja muuttaa kehyksen kokoa kuvaan sopivaksi.

Sijoittaa kuvan luonnollisessa koossa kehyksen vasempaan yläkulmaan. Kuvaa leikataan, jos se ei sovi kehykseen.

Sijoittaa kuvan siten, että sen korkeus tai leveys täyttää kehyksen, ja leikkaa kehyksen ulkopuolelle jäävät osat.

Sovittaa kuvan automaattisesti kehyksen sisälle kuvan sisällön ja kehyksen koon mukaan.

Käyttää olemassa olevaa yksittäisen kehyksen sovitusvaihtoehtoa kuvakehyksille. Tämä vaihtoehto on hyödyllinen, kun haluat valita jo olemassa olevan sovituksen kohdekehykseen.

Sijoittaa kuvan keskikohdan kehyksen keskikohtaan. Tämä toiminto on poistettu käytöstä, jos sovitusvaihtoehdoksi on valittu Sisältötietoinen sovitus.

Luo linkin tai tiedostopolun alkuperäiseen kuvatiedostoon. Jos tätä asetusta ei ole valittu, kaikki kuvatiedot upotetaan InDesign-julkaisuun.

Poista tyhjiin kenttiin lisätyt kappalemerkit. Tämä on kätevää etenkin, kun teet postituksia, joissa on valinnainen osoitekenttä. Tämä asetus ohittaa pakotetut rivinvaihdot. Jos rivillä on mitä tahansa merkkejä, mukaan lukien välilyönnit, riviä ei poisteta.

Määrittää tietueiden enimmäismäärän kussakin yhdistetyssä julkaisussa. Kun yläraja saavutetaan, luodaan uusi julkaisu. Tässä julkaisussa on tarvittava määrä sivuja jäljellä olevien tietueiden yhdistämiseen (tietuerajoitusmäärään saakka). Tämä asetus on käytettävissä vain, kun Yksi tietue on valittuna.

Määrittää sivujen enimmäismäärän kussakin julkaisussa. Kun yläraja saavutetaan, luodaan uusi julkaisu, jossa on tarvittava määrä sivuja jäljellä olevien tietueiden yhdistämiseen (sivurajoitusmäärään saakka). Tämä asetus on valittavissa vain, kun Tietueita julkaisun sivulla -valikosta on yhdistettäessä valittu Useita tietueita.

Enemmän tällaisia

• Vienti Adobe PDF -muotoon

Onko sinulla kysymys tai idea?